III. Gắn kết các kết quả phân tích cơng việc với các hoạt động quản trị nhân lực tại Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội.
2. Kiến nghị với phòng Tổ chức Hành chính
Phịng Tổ chức - Hành chính đóng vai trị vơ cùng quan trọng trong q trình phân tích cơng việc là người tham gia trực tiếp xây dựng các kết quả phân tích cơng việc . Phải cử ra người có chun mơn chịu trách nhiệm khởi xướng, tổ chức, thúc đẩy quá trình phân tích cơng việc, tìm hiểu để có được các phương pháp thích hợp thu thập thơng tin, xử lý thơng tin cũng như trong q trình tiến hành viết các bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Và đặc biệt là vấn đề truyền đạt các tài liệu này như thế nào đến các nhân viên. Đó là câu hỏi làm đau đầu các nhà quản lý nhân lực hiện nay. Bởi thực tế các nhà quản lý cấp cao (ban lãnh đạo Sở) phải bận bịu với việc giải quyết các vấn đề liên quan đến nhiệm vụ của mình. Các trưởng phó phịng ban chun mơn chủ yếu phải lo toan các công việc chuyên môn. Khi tuyển thêm một người phụ trách nguồn nhân lực thì người này được giao chịu trách nhiệm về tồn bộ các hoạt động truyền đạt thơng tin. Việc xây dựng các bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện cơng việc có chất lượng tốt đóng vai trị quan trọng đối với việc quản lý hiệu quả nguồn nhân lực. Tuy nhiên việc truyền đạt những tài liệu này tới tất cả mọi người trong tổ chức thậm chí cịn quan trọng hơn. Ví dụ hãy hình dung một cơng ty nhỏ th một nhà tư vấn viết một bản mô tả công việc thật hay cho tất cả các vị trí cơng việc của cơng ty nhưng khơng một ai ngoài nhà quản lý hiểu được các tài liệu này. Liệu khi đó có thể nghĩ rằng những tài liệu này có ích hay khơng?. Câu trả lời tất nhiên là không.
Truyền đạt các kết quả phân tích cơng việc tới nhân viên là một q trình liên tục, bởi vì các kết quả phân tích cơng việc được cập nhật liên tục. Doanh
xong mới phổ biến chúng tới các nhân viên. Việc truyền đạt các tài liệu này có thể bắt đầu bằng q trình phân tích cơng việc thơng qua việc lôi cuốn các nhân viên tham gia vào phát triển bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện cơng việc của họ. Cũng có thể áp dụng một số phương pháp truyền đạt thông tin sau:
Lôi cuốn sự tham gia của nhân viên: Việc lôi cuốn những người đảm nhiệm công việc, những người quản lý trực tiếp của họ và các nhân viên có liên quan khác tham gia vào q trình phân tích cơng việc là rất quan trọng không chỉ bởi họ là nguồn thơng tin mà cịn do họ là những người sẽ triển khai thực hiện các kết quả phân tích cơng việc đã được xây dựng. Việc lôi cuốn các nhân viên tham gia xây dựng bản phân tích cơng việc và kết quả phân tích cơng việc sẽ giúp họ:
- Hiểu được tài liệu
- Và điều quan trọng hơn cam kết thực hiện các ý tưởng và quy chế được đề ra trong các kết quả phân tích cơng việc.
Sổ tay hướng dẫn: Có thể truyền đạt các kết quả phân tích cơng việc này bằng cách tập hợp tồn bộ các bản mơ tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện công việc của tất cả các vị trí cơng việc hiện tại (và tương lai) vào trong sổ tay hướng dẫn của doanh nghiệp và cho phép tất cả các nhân viên tiếp cận được chúng.
Bảng thông báo: Bảng thông báo của doanh nghiệp là một phương pháp khác để truyền đạt cho nhân viên. Có thể đưa lên bảng thơng báo các kết quả phân tích cơng việc hoặc bất cứ sự thay đổi nào trong các kết quả phân tích cơng việc. Để thực hiện có hiệu quả việc này, cần phải có các quy tắc về việc sử dụng bảng thông báo của doanh nghiệp. Bảng thông báo của doanh nghiệp phải được đặt tại các khu vực mà tất cả các nhân viên có thể tiếp cận chúng dễ dàng.
Bản tin: Một số doanh nghiệp thường phân phát bản tin tới tất cả các nhân viên của mình. Bản tin có thể bao gồm các kết quả phân tích cơng việc
và nó là một cơng cụ quý báu phục vụ cho việc truyền đạt thơng tin đến các nhân viên.
Chương trình định hướng nhân viên: Chương trình này đóng vai trị đặc biệt quan trọng đối với những người mới vào làm việc tại doanh nghiệp. Các chương trình định hướng cũng là một cơng cụ phục vụ cho việc cập nhật những thay đổi trong các kết quả phân tích cơng việc của các nhân viên hiện có.