II Cỏc đường bay quốc tế
3.1.2. Những vấn đề cũn tồn tạ
Bờn cạnh những ưu điểm thỡ trong cụng tỏc tổ chức kế toỏn DT và kiểm soỏt DT của BBC Airlines vẫn cũn một số vấn đề tồn tại cần được giải quyết như sau:
* Về vấn đề quản lý đặt chỗ trờn hệ thống
Thu bỏn là một quỏ trỡnh quan trọng trong quy trỡnh DT. Việc quản lý, kiểm soỏt đặt chỗ cú tầm ảnh hưởng rất lớn đến kiểm soỏt DT. Nú được xem như yếu tố đầu vào tiờn quyết cho việc đưa ra con số DT hợp lý hay khụng. Trong vấn đề quản lý đặt chỗ trờn hệ thống của Cụng ty, việc nhập dữ liệu về thụng tin khỏch hàng như
Giỏo viờn hướng dẫn: Ths. Đỗ Thị Lan Hương Luận văn cuối khúa
tờn, số chứng minh nhõn dõn…cú thể bị sai. Hiện nay, Cụng ty cú Quyết định cho phộp sửa một lần cho mỗi booking và phải đối chiếu với giấy tờ tựy thõn của khỏch hàng, việc sửa lỗi này chỉ cú trưởng phũng vộ cú quyền làm. Sửa lỗi phải được thực hiện trước giờ đúng booking 2 tiếng và được thực hiện tại phũng vộ, phũng vộ giờ chút và khụng thu tiền. Tuy vậy hệ thống phần mềm Navitaire khụng kiểm tra lại việc sửa chữa cỏc booking dẫn đến việc đầu cơ vộ rẻ (trưởng phũng vộ cú quyền sửa cỏc ký tự trờn cỏc booking nờn việc họ đặt trước chỗ trờn hệ thống sau đú bỏn lại cho khỏch hàng khỏc rồi sửa tờn cú thể xảy ra). Điều này ảnh hưởng lớn đến DT và kiểm soỏt DT của DN.
* Về vấn đề phõn cụng cụng việc và trỏch nhiệm của nhõn viờn
Hiện nay bộ phận DT của cụng ty chưa cú sự phõn cụng cụng việc rừ ràng cú nhiều nhõn viờn chưa biết chức năng nhiệm vụ của mỡnh phải làm gỡ. Cú những người được giao cụng việc rừ ràng thỡ lại chưa được hướng dẫn cụ thể những việc cần làm.
Cụng ty chưa cú quyết định bổ nhiệm chức vụ của cỏc nhõn viờn trong ban DT dẫn đến khụng cú ai quản lý thời gian, cụng việc của từng người, đỏnh giỏ kết quả cụng việc dẫn đến khụng biết được cỏc nhõn viờn trong phũng làm gỡ, ở đõu.
*Về hệ thống bỏo cỏo DT bỏn, DT bay và số dư thu bỏn Về bỏo cỏo doanh số thu bỏn vộ: Số liệu tổng hợp thu bỏn vộ (net sale) từ hệ thống dữ liệu của bộ phận kế toỏn DT khụng đối chiếu được với bỏo cỏo Original Data (Dữ liệu từ nguồn Úc) và chưa đối chiếu được với dữ liệu thu bỏn vộ kết chuyển về từ cỏc đầu chi nhỏnh.
Về hệ thống bỏo cỏo DT bay: Việc phõn tớch chi tiết DT bay do bỏ chỗ chưa được thực hiện đầy đủ.
Số dư thu bỏn: Hiện tại trờn hệ thống Navitaire khụng in được bỏo cỏo tổng hợp số dư thu bỏn.
* Về vấn đề hạch toỏn hoàn, hủy đổi vộ:
Hiện nay Cụng ty ghi õm luụn cỏc vộ hoàn, hủy để thu được DT thuần, nhưng việc làm này sẽ khiến cho việc kiểm soỏt cỏc loại vộ hoàn, hủy, đổi chuyến
rất khú và khụng hiệu quả. Khi hạch toỏn õm thỡ bỏo cỏo in ra khụng thể hiện được cỏc nghiệp vụ hoàn hủy vộ, mà chỉ in ra tổng số bỏn, vậy nờn khụng thể kiểm soỏt được cỏc nghiệp vụ này.
* Đối với vận chuyển hàng húa:
Bộ phận hạch toỏn DTVC hàng húa chỉ nhận bỏo cỏo và AWB từ bộ phận hàng húa, chỉ cú thể kiểm tra lại về giỏ ( đối chiếu giỏ đó niờm yết của từng loại hàng trờn AWB) cũn số lượng thỡ khụng đối chiếu được do phũng hàng húa khụng gửi kốm Phiếu Cõn hay Bảng kờ hàng húa cho phũng kế toỏn, ngoài ra cỏc AWB này cũng khụng được tập hợp theo từng chuyến bay để cộng kiểm tra đối chiếu khối lượng với Cụng ty dịch vụ hàng húa. Rủi ro bộ phận hàng húa thụng đồng với khỏch hàng ghi sai khối lượng vận chuyển trờn cỏc AWB, hoặc ghi sai chủng loại hàng húa.
Về vấn đề tỷ giỏ
Hiện nay trờn hệ thống sử dụng 2 đồng tiền thanh toỏn là VND và USD trong
đú tiền USD sẽ được quy đổi theo tỷ giỏ được nhập sẵn trờn hệ thống và tự quy đổi ra tiền VND. Cỏc bỏo cỏo bỏn lấy từ hệ thống cũng được quy đổi ra VND. Như vậy phần tỷ giỏ quy đổi trờn hệ thống sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc quyết toỏn thu bỏn của đại lý được quy đổi ra VND. Tuy nhiờn hiện nay việc đưa tỷ giỏ trờn hệ thống Navitaire do NBT (Úc) thực hiện và khụng cú bộ phận nào của BBC kiểm tra đỏnh giỏ việc post tỷ giỏ trờn hệ thống. Việc này sẽ dẫn đến một rủi ro mất tiền do chờnh lệch tỷ giỏ thực tế với tỷ giỏ trờn hệ thống.
Giỏo viờn hướng dẫn: Ths. Đỗ Thị Lan Hương Luận văn cuối khúa
Trong việc nhập giỏ vào hệ thống nếu nhập sai thỡ bộ phận thương mại sẽ cú trỏch nhiệm trong vấn đề sửa giỏ. Song hiện nay Cụng ty chưa cú quy định rừ để kiểm soỏt vấn đề sửa giỏ này. Việc này dẫn đến cú thể xảy ra sai sút trong vấn đề sửa giỏ của nhõn viờn
* Việc phối hợp giữa bộ phận kế toỏn và bộ phận IT.
Hiện nay việc phõn cụng chức năng nhiệm vụ của bộ phận IT và bộ phõn kế toỏn trong việc xử lý dữ liệu trờn hệ thống đặt giữ chỗ Navitaire chưa được thể hiện bằng văn bản mà chỉ qua bàn giao bằng miệng. Chưa cú ký bàn giao.