2.1 Tổng quan về Công ty Cổ phần kỹ thuật và thương mại DOHA Việt Nam
2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản suất kinh doanh của công ty Cổ phần kỹ thuật và thương
và thương mại DOHA Việt Nam
Theo giấy phép đăng ký kinh doanh và điều lệ tổ chức họat động của Cơng ty thì các ngành nghề kinh doanh của cơng ty bao gồm:
- Xây dựng nhà các loại.
- Lắp đặt máy móc và thiết bị cơng nghiệp.
- Bán lẻ máy tắnh, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trong các cửa hàng chuyên doanh.
- Lắp đặt hệ thống điện - Sửa chữa máy móc, thiết bị
- Bán bn máy vi tắnh, thiết bị ngoại vi và phần mềm - Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông
- Bán lẻ thiết bị nghe nhìn trong các cửa hang chuyên doanh
- Hoạt động thiết kế chuyên dụng (Chi tiết: hoạt động trang trắ nội thất không bao gồm thiết kế cơng trình).
- Bán bn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng (Chi tiết: bán buôn xi măng, gạch xây, ngói, đá, cát, sỏi, gạch, ốp lát và thiết bị vệ sinh, sơn, véc ni, đồ ngũ kim).
- Bán lẻ đồ ngũ kim, sơn, kắnh và thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng trong các cửa hàng chuyên doanh (Chi tiết: bán lẻ xi măng, gạch xây, ngói, đá, cát, sỏi, và vật liệu xây dựng, gạch ốp lát và thiết bị vệ sinh, sơn, véc ni, đồ ngũ kim, kắnh xây dựng trong các cửa hàng chuyên doanh).
- Lắp đặt hệ thống xây dựng khác (Chi tiết: lắp đặt hệ thống thiết bị công nghiệp trong ngành xây dựng và xây dựng dân dụng như: thang máy, cầu thang tự động, các loại cửa tự động, hệ thống thiết bị dùng cho vui chơi giải trắ).
- Gia công cơ khắ, xử lý và tráng phủ kim loại - Sửa chữa thiết bị điện.
- Bán buôn kim loại và quặng kim loại (khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép và chỉ kinh doanh theo đúng quy định pháp luật).
- Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình (Chi tiết: bán bn đồ điện gia dụng, đèn và bộ đèn điện, giường, tủ, bàn ghế và đồ dùng nội thất tương tự).
- Bán lẻ đồ điện gia dụng, giường, tủ, bàn, ghế và đồ nội thất tương tự, đèn và bộ đèn điện, đồ dùng gia đình khác chưa được phân vào đâu trong các cửa hàng chuyên doanh.
- Lắp đặt hệ thống cấp, thốt nước, lị sưởi và điều hồ khơng khắ - Hồn thiện cơng trình xây dựng
- Cho th máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác (Chi tiết: cho th máy móc, thiết bị xây dựng)
- Đại lý, mơi giới, đấu giá (Chỉ gồm có: đại lý mua bán và ký gửi hàng hoá theo quy định pháp luật)
- Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được phân vào đâu (Chỉ gồm có: xuất khẩu, nhập khẩu hàng hố khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép và chỉ kinh doanh theo quy định của pháp luật).
Quy trình sản xuất được thực hiện như sau:
Sơ đồ 2.1 : Quy trình cơng nghệ sản xuất kinh doanh của công ty
Sau khi nhận được thư mời thầu, cơng ty tiến hành khảo sát quy trình, tìm hiểu những yếu tố về tự nhiên, địa lý tại điểm chào thầu, khảo giá thành vật tư, nhân cơng. Sau đó lập hồ sơ dự thầu.
Nếu trúng thầu, công ty thực hiện ký kết hợp đồng, đồng thời thực hiện những biện pháp đảm bảo thực hiện nghĩa vụ như: bảo lãnh hoặc ký kết.
Lập bảng nghiệm thu thanh tốn cơng trình Cơng trình hồn thành, làm quyết
tốn bàn giao cơng trình cho chủ thầu
Tổ chức nghiệm thu khối lượng, chất lượng cơng trình Tiến hành tổ chức thi công
theo thiết kế được duyệt
Thành lập ban chỉ huy công trường Lập phương án tổ
chức thi công Bảo vệ phương án và
biện pháp thi công
Thông báo nhận thầu Tổ chức hồ sơ dự thầu Giao thầu Thông báo trúng thầu
Bên chủ đầu tư ứng vốn thi cơng, và cơng trình được triển khai thực hiện, chuẩn bị về mặt bằng, nhân lực, vật tư.
Đơn vị thi công thường thuê một đơn vị độc lập nhằm tư vấn, giám sát chất lượng. Khi cơng trình hồn thành, thực hiện nghiệm thu, quyết tốn cơng trình, và bàn giao cho chủ thầu.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần kỹ thuật và thương mại DOHA Việt Nam
Công ty cổ phần kỹ thuật và thương mại DOHA Việt Nam là một cơng ty có tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ, ban lãnh đạo của công ty là những người có năng lực và trình độ trong quản lý điều hành. Cơng ty gồm: 6 phịng ban và các đội thi công đảm nhận thi cơng, lắp đặt các thiết bị và cơng trình do Cơng ty giao.
-Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý cơng ty, có tồn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đắch, quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
-Giám đốc công ty: Là người điều hành cao nhất trong công ty và người
chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, quyết định quản lý điều hành sản xuất của tồn cơng ty. Giám đốc cơng ty có quyền ký kết các hợp đồng kinh tế, quan hệ giao dịch với các bên có liên quan.
-Phó giám đốc kinh doanh: phụ trách trực tiếp phòng kinh doanh và
phòng hành chắnh. Là người hỗ trợ hỗ trợ cho Giám đốc trong công tác kinh doanh, công tác chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh của Cơng ty, cùng với giám đốc tìm kiếm việc làm và chỉ đạo sản xuất có hiệu quả, đúng pháp luật, duy trì kỷ luật và các chế độ sinh hoạt khác.
-Phó giám đốc kế hoạch - kỹ thuật: tham mưu cho giám đốc các vấn đề
kỹ thuật, phụ trách phòng nghiên cứu Ờ phát triển, phòng kỹ thuật và quản lý đội thợ.
-Phòng tài chắnh: thực hiện chức năng quản lý các vấn đề thu chi trong
mọi hoạt động của công ty, đáp ứng các nhu cầu tài chắnh cho hoạt động sản xuất, kinh doanh như: thu mua nguyên vật liệu, vật tư, thiết bị sản xuất, trả công lao động và các chi phắ cho hoạt động hỗ trợ khác, đảm bảo tắnh minh bạch nhất quán, phù hợp với pháp luật và quy định của Việt Nam.
Tổ trực thuộc, tổ kho vận: là bộ phận chịu sự quản lý trực tiếp của kế tốn kho hàng, có chức năng đáp ứng kịp thời nhu cầu vật tư kiểm kê, lập báo cáo nhập - xuất - tồn lên phịng kế tốn.
-Phòng hành chắnh: thực hiện chức năng lập kế hoạch và tuyển dụng,
đào tạo nhân sự đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty, xây dựng và áp dụng thang bậc lương, định mức lao động, thực hiện việc tắnh lương hợp lý, đánh giá năng lực nhân viên, đề bạt khen thưởng/kỷ luật.
Quản lý và đảm bảo môi trường làm việc thắch hợp, an toàn lao động, vệ sinh lao động, phịng chống cháy nổ, cơng nghệ thơng tin.
Tổ trực thuộc: tổ bảo vệ, tổ vệ sinh, tài xế.
-Phòng kinh doanh: thực hiện các công tác tiếp thị, lập hồ sơ đấu thầu,
tham gia đấu thầu. Quản lý thực hiện các hợp đồng kinh tế của Cơng ty và tổng kết tình hình sản xuất kinh doanh của Cơng ty.
-Phịng dự án: quản lý, tổ chức thực hiện thi cơng, lập dự tốn, nghiệm
thu cơng trình xây dựng. Kiểm tra theo dõi việc thực hiện tiến độ, chất lượng, thu hồi vốn, biện pháp thi cơng, biện pháp an tồn lao động, hiệu quả các dự ánẦ
Tổ trực thuộc: đội thi công xây dựng số 1 và đội thi cơng xây dựng số 2 -Phịng kỹ thuật: thực hiện chức năng lập kế hoạch, lắp đặt, bảo trì, và
sửa chữa các thiết bị sản xuất, đảm bảo chất lượng các sản phẩm bán ra, các thiết bị thực hiện trong các cơng trình theo hợp đồng kinh tế. Đảm bảo việc lắp đặt các thiết bị đúng yêu cầu kỹ thuật, thông số công nghệ
Tổ trực thuộc: Đội thi công lắp đặt số 1 và đội thi công lắp đặt số 2 trực tiếp lắp đặt các thiết bị sản phẩm và xây dựng cơng trình.
-Phịng vật tư - thiết bị: Tìm hiểu và khai thác thị trường cung cấp
nguyên vật liệu, vật tư, tổ chức và thực hiện các nghiệp vụ về tiêu thụ. Tổ trực thuộc: Xưởng sản xuất chế tạo thiết bị.
Sơ đồ 2.2 : Tổ chức bộ máy quản lý công ty HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
GIÁM ĐỐC CƠNG TY
PHĨ GIÁM ĐỐC KH Ờ KT PHĨ GIÁM KINH DOANH
PHỊNG KỸ THUẬT PHỊNG DỰ ÁN PHỊNG VT Ờ TB PHỊNG TÀI CHÍNH PHỊNG KD PHỊNG HÀNH CHÍNH ĐỘI THI CỐN G LẮP ĐẶT SỐ 1 ĐỘI THI CƠN G LẮP ĐẶT SỐ 2 ĐỘI THI CƠNG XÂY DỰN G SỐ 1 ĐỘI THI CƠNG XÂY DỰN G SỐ 2 XƯỞN G SẢN XUẤT CHẾ TẠO THIẾT BỊ TỔ KH O VẬ N TỔ BẢ O VỆ, TỔ VS, TÀI XẾ.
2.1.4 Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty Cổ phần kỹ thuật và thương mại DOHA Việt Nam
2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty
Công ty Cổ phần kỹ thuật và thương mại DOHA Việt Nam là một cơng ty có quy mơ vừa, địa bàn hoạt động tại Hà Nội và cung cấp hàng hoá, dịch vụ tới các tỉnh thành trên cả nước. Cơng ty đang áp dụng tổ chức cơng tác kế tốn theo hình thức tập trung. Bộ máy kế tốn của cơng ty được tổ chức thành phòng tài chắnh và nhân viên kế tốn các phần hành. Phịng tài chắnh kế tốn của cơng ty gồm: kế toán trưởng, cán bộ kế tốn và thủ quỹ. Cơng ty đã quy định rõ chức năng nhiệm vụ của nhân viên kế toán như sau:
Phịng tài chắnh có nhiệm vụ chủ yếu là tổng hợp số liệu kế toán đồng thời thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kế tốn có liên quan đến hoạt động của công ty, hướng dẫn kiểm tra tồn bộ cơng tác kế tốn trong tồn cơng ty.
-Kế tốn trưởng: là người tổ chức chỉ đạo thực hiện tồn bộ cơng tác kế
tốn tài chắnh, thơng tin kinh tế trong cơng ty. Kế tốn trưởng phụ trách chung và có quyền u cầu, giám sát và giao nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên kế tốn, kiểm tra cơng việc của họ, giám sát sử dụng vốn của phòng kinh doanh, phân tắch, đánh giá, thuyết minh báo cáo tài chắnh. Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc.
-Kế toán tổng hợp: Ghi sổ tổng hợp, lập các báo cáo công ty, tắnh lương
và các khoản phải trả người lao động. Ngồi ra kế tốn tổng hợp còn là người kiểm tra tắnh hợp lý, hợp lệ của chứng từ cũng như việc ghi chép sổ sách kế toán liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty.
-Kế tốn thanh tốn: có nhiệm vụ theo dõi quản lý tình hình chi tiền
mặt thanh tốn với ngân hang và ngân sách nhà nước, đảm bảo đáp ứng kịp thời, chắnh xác phục vụ tất cả mọi hoạt động của đơn vị. Tập hợp và kiểm
soát chứng từ trước khi thu chi, thanh tốn, cung cấp các thơng tin và lập báo cáo theo yêu cầu quản lý. Thực hiện chế độ báo cáo theo quy định với tình hình tổ chức cơng tác kế tốn tập trung như trên. Bộ náy kế tốn của cơng ty gọn nhẹ, đảm bảo tắnh thống nhất, đầy đủ, kịp thời các thông tin, số liệu giúp ban giám đốc trong việc quản lý tài chắnh theo dõi hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty.
-Kế tốn kho hàng: có nhiệm vụ nhập xuất vật tư, hàng hố cho các
cơng trình, theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại vật tư, hàng hố về số lượng, chủng loại trong q trình sản xuất - kinh doanh, lập báo cáo kinh doanh, báo cáo tồn kho vật tư theo niên độ kế toán.
-Thủ quỹ: là người chuyên thu tiền, chi tiền khi có các nghiệp vụ liên
quan đến tiền mặt phát sinh, hàng ngày lập sổ quỹ tiền mặt và đối chiếu sổ tồn quỹ với kế toán thanh toán.
Sơ đồ 2.3: tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty
KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TỐN KHO HÀNG THỦ QUỸ 2.1.4.2 Hình thức, chế độ và chắnh sách kế tốn áp dụng tại cơng ty
Hình thức kế tốn áp dụng: Cơng ty áp dụng kế tốn máy theo hình
thức Nhật ký chung trên phần mềm kế tốn CNS. Theo hình thức này, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ
nhật ký chung, theo trình tự thời phát sinh, và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Hình thức kế tốn nhật ký chung bao gồm các loại sổ chủ yếu như:
- Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt - Sổ cái
- Các sổ và thẻ kế toán chi tiết
Chế độ kế toán: Công ty Cổ phần kỹ thuật và thương mại DOHA
Việt Nam hiện đang áp dụng chế độ kế tốn cơng ty theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chắnh ban hành ngày14/09/2006, áp dụng các chuẩn mực kế tốn Việt Nam và các thơng tư phòng hành kèm theo hướng dẫn việc thực hiện các chuẩn mực, quyết định đó.
Chắnh sách kế tốn áp dụng:
- Cơng ty hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: ghi nhận theo giá trị gốc.
- Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định theo nguyên giá.
- Phương pháp tắnh khấu hao tài sản cố định: áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng.
- Công ty tắnh và nộp thuế gia trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. - Niên độ kế toán là 1 năm: từ 01/01 đến 31/12 năm dương lịch. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong công ty là Việt Nam đồng.
2.1.4.3 Tữ chục vẺn dông hỷ thèng sữ sịch kạ toịn
Công ty CP kỹ thuật và thương mại DOHA Việt Nam đang sử dụng phần mềm kế toán Foxman 2008.F để phục vụ cho cơng tác hạch tốn, tập hợp chi phắ, tắnh giá thành thực tế các khối lượng thi cơng hồn thành. Nhờ sử dụng phần mềm với khả năng tự tổng hợp của máy mà hai bộ phận kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp được thực hiện đồng thời. Kế tốn khơng phải cộng dồn,
ghi chép, chuyển sổ theo kiểu thủ cơng. Do đó, thơng tin trên các sổ cái tài khoản được ghi chép một cách thường xuyên trên cơ sở cộng dồn từ các nghiệp vụ đã được cập nhật một cách tự động của máy. Kế tốn khơng nhất thiết phải đến cuối kỳ mới có sổ cái, sổ chi tiết,Ầ
Sơ đồ 2.4 : Quy trình xử lý số liệu của phần mềm Foxman 2008.F mà công ty sử dụng có thể mơ tả như sau:
Error: Reference source not found
Quy trình xử lý hệ thống hố thơng tin trong kế tốn trên phần mềm được hiểu như sau:
- Thông tin đầu vào: Hàng ngày hoặc định kỳ kế toán căn cứ vào nội
dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên chứng từ gốc, cập nhật dữ liệu vào máy theo đúng đối tượng đã được mã hoá, cài đặt trong phần mềm như: Hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, danh mục khách hàng, danh mục vật tưẦ đúng quan hệ đối ứng tài khoản. Sau khi cập nhật dữ liệu xong máy sẽ tự động ghi vào sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng và tự tổng hợp ghi vào các sổ cái tài khoản có mặt trong định khoản, bảng kê liên quan.
Chứng từ gốc
Máy vi tắnh
Ghi thẳng vào các sổ chi tiết, các TK liên quan, bảng kê,Ầ
Tổng hợp số liệu ghi vào các sổ cái, Sổ NKC Mã đối tượng kế toán Nội dung nghiệp vụ