- Trong quá trình tham gia vào hoạt động SXKD, NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và biến đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành nên thực thể của sản phẩm mới. NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất, giá trị của NVL sẽ được chuyển dịch hết một lần vào chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.
- CCDC tham gia vào nhiều chu kỳ SX, nhưng vẫn giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu. Trong quá trình tham gia vào SX, giá trị CCDC có những đặc điểm giống NVL về chủng loại rất nhiều. CCDC sử dụng thường xuyên trong quá trình SX, giá trị CCDC bị hao mòn dần và được dịch chuyển một lần vào giá trị của sản phẩm mới và chuyển từng phần vào chi phí SXKD trong kỳ.
- Phân loại NVL,CCDC ở Cơng ty TNHH Môi trường Đô thị Tiền Hải: Để tạo điều kiện cho cơng tác quản lý và sử dụng có hiệu quả, Cơng ty đã tiến hành phân loại vật liệu ra thành những loại sau:
+ Nguyên vật liệu chính là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây dựng: Xi măng, sắt, thép, cát, sỏi...
+ Nhiên liệu dùng để cung cấp phục vụ cho các loại máy thi công, xe như các loại xăng, dầu ...
+ Phụ tùng thay thế: Các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị: Các loại vịng bi, xéc măng, săm, lốp xe, ác quy…
+ Vật liệu khác:
▪Phế liệu thu hồi (gồm các đoạn thừa của sắt, thép, gỗ không dùng hết, vỏ bao xi măng...).
▪ Văn phịng phẩm (giấy, bút, pin…).
Đối với cơng cụ dụng cụ, Công ty chia ra làm những loại sau: + Phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng (máy vi tính, máy in…) + Đà giáo, ván khn, cơng cụ vá lắp chun dùng…
- Chi phí nguyên vật liệu chiếm từ 70 - 80% giá trị tổng sản lượng, mà vật liệu sử dụng trong xây dựng nói chung rất đa dạng phong phú. Để thi cơng các cơng trình, cần rất nhiều loại vật liệu khác nhau được tập kết tại chân cơng trình nên việc quản lý vật liệu ở Cơng ty cũng gặp khơng ít những khó khăn. Do điều kiện nền kinh tế thị trường có nhiều thuận lợi như: thuận lợi trong việc thu mua các nguyên vật liệu mang tính chất và chính sách giao khốn cơng trình cho từng đội sản xuất nên Cơng ty thường khơng bố trí một hệ thống kho tàng cụ thể mà chủ yếu là những bãi dự trữ nguyên vật liệu ngay dưới chân cơng trình, một số loại vật liệu có độ hao mịn và giá trị lớn mới được bảo quản trong kho như: xi măng, sơn, tấm lợp…
Các loại vật tư khác được sử dụng tại Cơng ty như nhóm văn phịng phẩm, thiết bị văn phịng phục vụ cho cơng tác quản lý, nhóm máy móc cơng cụ dụng cụ dùng trong quá trình sản xuất như máy cắt sắt, máy phát điện, máy bơm…khi chưa được sử dụng thường bảo quản tại kho của Công ty.
- Công tác quản lý vật tư ở Công ty được thực hiện tại kho, bãi dự trữ và phịng kế tốn.
▪Tại kho, bãi dự trữ vật tư chỉ quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ về mặt số lượng và chủng loại.
▪Phịng kế tốn quản lý về mặt số lượng và giá trị.
Đối với nguyên vật liệu: với đặc thù của ngành xây dựng là vật liệu thường được sử dụng với khối lượng lớn, việc tổ chức thu mua rất tiện lợi nên để là giảm sự hư hỏng, mất mát Công ty thường lập kế hoạch thu mua theo tiến độ từng cơng trình, hạng mục cơng trình một cách hợp lý tránh gây ứ đọng vốn và lãng phí chi phí bảo quản sau khi mua.
Đối với công cụ dụng cụ phục vụ cho công tác quản lý thường được mua về và sử dụng ln như máy tính, máy in,…Cịn các loại vật liệu sử dụng trong công tác xây lắp như máy bơn nước, máy phát điện, máy cắt sắt…nếu khơng cần sử dụng đến thì được lưu trữ bảo quản tại kho của Cơng ty.
Để hạch tốn NVL,CCDC Cơng ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, ghi nhận NVL,CCDC theo nguyên tắc giá gốc và tính giá xuất kho NVL theo phương pháp nhập trước xuất trước.
2.2.3. Chứng từ kế toán:
* Chứng từ sử dụng:
+ Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
+ Giấy đề nghị cấp vật tư, giấy đề ngị xuất vật tư.
+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
+ Biên bản kiểm kê vật tư, cơng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
+ Biểu phân bổ NVL, CCDC.
+ Các chứng từ khác có liên quan (hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng…)
* Sổ sách sử dụng:
+ Thẻ kho.
+ Chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
+ Sổ cái tài khoản 152, 153.
2.2.4. Quy trình luân chuyển chứng từ:
❖Thủ tục nhập kho:
Theo chế độ kế toán qui định tất cả các loại vật tư khi về đến Công ty đều phải tiến hành kiểm nhận theo đúng thủ tục kế toán.
− Hàng tháng, căn cứ vào nhu cầu của Cơng ty, Phịng Kế hoạch chịu trách nhiệm lập Giấy đề nghị mua vật tư để đáp ứng nhu cầu trong tháng. Giấy đề nghị mua vật tư được phê duyệt bởi các cấp có thẩm quyền tại Cơng ty, cán bộ thu mua sẽ gửi đơn đặt hàng đến 3 nhà cung cấp có khả năng để nhận được các Giấy báo giá.
− Căn cứ vào các Giấy báo giá, Công ty lập hội đồng duyệt giá để chọn ra giấy báo giá phù hợp với yêu cầu của Công ty rồi lập biên bản duyệt giá.
− Tiếp theo, Cơng ty tiến hành kí kết Hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp được chọn. Trong hợp đồng phải ghi rõ: Tên vật tư, mã hiệu, quy cách, chủng loại, số lượng, đơn giá, thời gian, địa điểm giao nhận hàng và phương thức thanh toán, trách nhiệm của mỗi bên.
− Khi NVL, CCDC về, Công ty tiến hành kiểm tra thông qua ban kiểm nghiệm, kiểm tra về số lượng, chất lượng, chủng loại của từng loại vật liệu, CCDC và ghi vào Biên bản kiểm nghiệm vật tư. Nếu thấy số vật liệu mua về khơng đúng chủng loại, số lượng, chất lượng thì phải ghi vào biên bản kiểm nghiệm và chờ ý kiến của lãnh đạo Công ty. Biên bản kiểm nghiệm vật tư được lập thành 2 bản:
+ Bản 1: Phòng Kế hoạch giữ để ghi sổ theo dõi tình hình thực hiện hợp
đồng.
− Sau đó vật liệu, CCDC thường là được chuyển thẳng đến các kho có cơng trình đang thi cơng, thủ kho tiến hành nhận vật tư, xác nhận số lượng vật tư, chủng loại vật tư và tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên phiếu, 1 liên lưu tại cuống, 1 liên giao cho thủ kho ghi thẻ kho liên này sau đó được chuyển lên phịng để kế tốn vật tư theo dõi (TK 152) và kế toán cơng nợ thanh tốn, liên cịn lại giao cho người nhập vật tư theo dõi tại bộ phận. Khi làm phiếu nhập kho thủ kho phải đánh số hiệu phiếu nhập, ngày tháng nhập kho vật tư và vào thẻ kho để đối chiếu.
− Cuối tháng thì kế tốn vật liệu phải đối chiếu với kế tốn cơng nợ để phát hiện nhiều trường hợp mà thủ kho thiếu chưa vào thẻ kho, hoặc chưa thanh tốn, để kế tốn cơng nợ theo dõi được chính xác số dư của các chủ hàng và có biện pháp để thanh tốn dứt điểm.
− Cuối tháng thủ kho mang thẻ kho và gửi chứng từ lên để kế toán vật liệu đối chiếu giữa số liệu của phiếu nhập kho và thẻ kho, đồng thời kế toán rút số dư của mỗi loại vật tư và ký xác nhận vào thẻ kho.
❖ Thủ tục xuất kho:
Sản phẩm của Cơng ty chủ yếu là các cơng trình xây dựng được thi cơng theo hợp đồng nên việc mua sắm vật liệu chủ yếu dựa vào các thông số kỹ thuật của Hợp đồng, dựa vào bản thiết kế kỹ thuật mà phòng Kỹ thuật dự trữ khối lượng vật tư tiêu hao sau đó chuyển cho Phịng vật tư căn cứ vào đó Phịng vật tư lên kế hoạch mua sắm vật tư phục vụ thi cơng.
Khi có nhu cầu về NVL, CCDC của từng đội, từng cơng trình, các đội phải làm phiếu đề nghị xuất vật tư, được kế toán trưởng ký xác nhận. Căn cứ vào phiếu lĩnh vật tư và căn cứ vào biên bản bàn giao khốn cơng trình hay hạng mục cơng trình, Kế tốn sẽ lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:
+ Liên 2: Giao cho thủ kho ghi thẻ kho rồi chuyển cho phịng kế tốn
ghi sổ.
+ Liên 3: Giao cho người nhận vật tư giữ và theo dõi ở bộ phận sử dụng.
Phiếu xuất kho được đưa lên thủ trưởng đơn vị ký duyệt rồi giao cho đội sản xuất, khi nhận được phiếu xuất kho thủ kho kiểm tra tính chính xác và căn cứ vào đó để xuất vật tư.
2.2.5. Tài khoản kế toán:
Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 152 - Nguyên liệu, vật liệu.
Tài khoản 1521 : Nguyên vật liệu (Xi măng, sắt, thép, cát, sỏi...). Tài khoản 1522 : Nhiên liệu (xăng, dầu…).
Tài khoản 1523 : Phụ tùng thay thế (Các loại vòng bi, xéc măng…). Tài khoản 1528 : Vật liệu khác.
+ TK 15283: Vật liệu thu hồi (đoạn gỗ, sắt thép thừa…). + TK 15281: Văn phòng phẩm.
Tài khoản 153: Công cụ dụng cụ.
Tài khoản liên quan khác:133, 331,111,112…
2.2.6. Quy trình và phương pháp ghi sổ kế toán:
❖ Kế toán chi tiết nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ tại Cơng ty:
Kế tốn chi tiết NVL,CCDC ở công ty sử dụng phương pháp thẻ song song.
- Tại kho: Thủ kho sử dụng Thẻ kho để theo dõi tình hình nhập, xuất vật
tư hàng ngày. Mỗi loại vật tư được mở một thẻ kho theo dõi riêng. Căn cứ vào phiếu nhập, xuất vật liệu hợp lý hợp lệ hàng ngày thủ kho ghi vào thẻ kho, mỗi chứng từ được ghi vào một dòng và chỉ ghi chỉ tiêu số lượng và tính được chỉ tiêu tồn kho cuả từng loại vật tư trong ngày, và được tính theo cơng thức sau:
Nguyên vật liệu tồn kho cuối ngày = Nguyên vật liệu tồn kho đầu ngày + Nguyên vật liệu nhập kho trong ngày - Nguyên vật liệu xuất kho trong ngày
Sơ đồ 06: Kế tốn chi tiết NVL, CCDC tại Cơng ty
(Nguồn: Phịng Tài chính - Kế tốn)
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày : Quan hệ đối chiếu : Ghi cuối kỳ
- Tại phịng kế tốn: Định kỳ nhận được phiếu nhập, phiếu xuất của thủ
kho gửi lên, phịng kế tốn mà cụ thể là bộ phận kế tốn vật liệu kiểm tra tính Thẻ kho Chứng từ nhập Sổ kế tốn chi tiết Chứng từ xuất Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn Sổ kế toán tổng hợp
ghi chép tình hình nhập xuất tồn của từng loại vật liệu theo cả 2 chỉ tiêu: số lượng và giá trị.
Cuối tháng, kế toán vật liệu tiến hành cộng sổ chi tiết vật liệu để kiểm tra đối chiếu với thẻ kho để tránh tình trạng nhầm lẫn sai sót trong q trình ghi sổ. Hàng q và cuối niên độ kế tốn Cơng ty tiến hành kiểm kê hàng tồn kho.
❖Kế tốn tổng hợp ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ tại Công ty:
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc (hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…) kế toán phản ánh vào chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết TK 152, 153.
- Từ chứng từ ghi sổ kế tốn vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 152, TK 153.
- Cuối năm, kế toán tổng hợp số liệu từ sổ cái, đối chiếu số liệu từ sổ cái với sổ chi tiết. Sau khi đã khớp đúng, đủ và chính xác các số liệu thì tiến hành vào Biểu cân đối số phát sinh, từ Biểu cân đối số phát sinh kết hợp với số liệu từ sổ tổng hợp chi tiết làm căn cứ để lập các báo cáo tài chính.
Sơ đồ 07: Kế tốn tổng hợp NVL, CCDC
Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho …
Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
Sổ Cái TK 152, 153
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ chi tiết TK 152, 153
(Nguồn: Phịng Tài chính - Kế tốn)
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày : Quan hệ đối chiếu : Ghi cuối kỳ