*Đặc điểm tài sản cố định:
+ Tài sản cố định tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh.
+ Giữ nguyên hình thái ban đầu cho đến lúc hỏng.
+ Khi tham gia vào sản xuất kinh doanh TSCĐ bị hao mịn dần và giá trị hao mịn đó được dịch chuyển dần vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Mỗi TSCĐ trong Cơng ty có một bộ hồ sơ riêng gồm: Biên bản giao nhận TSCĐ, Hợp đồng, hoá đơn mua TSCĐ và các chứng từ khác có liên quan. TSCĐ phải được phân loại, thống kê đánh giá và có thẻ riêng được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng và được phản ánh trong sổ theo dõi TSCĐ.
Mỗi TSCĐ được quản lý theo nguyên giá, số khấu hao luỹ kế, và giá trị cịn lại ghi trên sổ kế tốn:
Giá trị còn lại = Nguyên giá – Giá trị hao mòn
Định kỳ vào cuối mỗi quý hoặc cuối mỗi năm (ngày 31/12) Công ty phải tiến hành kiểm kê TSCĐ. Trong trường hợp phát hiện thiếu hay thừa TSCĐ đều phải lập biên bản, tìm ngun nhân và có biện pháp xử lý.
* Phân loại TSCĐ:
- Theo hình thái biểu hiện, TSCĐ được chia thành: TSCĐ hữu hình, gồm:
● Nhà cửa, vật kiến trúc: Nhà điều hành Công ty. Gara xe.
● Máy móc thiết bị: Máy Cắt cỏ, Máy trộn bê tông, máy trộn vữa, …
● Phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn: Xe chở rác, xe ben…
● Thiết bị, dụng cụ quản lý: Xe Ford, bộ máy vi tính và máy in, máy tính xách tay…
TCSĐ vơ hình: Quyền sử dụng đất…
- Theo nguồn hình thành, TSCĐ được phân thành:
● TSCĐ hình thành từ nội bộ doanh nghiệp.
● TSCĐ hình thành từ nguồn khác.
* Khấu hao TSCĐ:
Để phù hợp với đặc thù của ngành xây dựng, Cơng ty áp dụng phương pháp trích khấu hao tuyến tính, với tỷ lệ khấu hao phụ thuộc vào thời gian sử dụng của từng TSCĐ cụ thể.
Hàng quý, căn cứ vào tình hình hoạt động của máy móc, thiết bị tính khấu hao TSCĐ và lập Biểu phân bổ khấu hao vào cuối quý.
Phương pháp này căn cứ vào nguyên giá của TSCĐ và tỷ lệ khấu hao TSCĐ để tính ra mức khấu hao năm, quý hoặc tháng theo công thức sau:
* Sửa chữa lớn TSCĐ:
- TSCĐ có mức hư hỏng nặng, kỹ thuật sửa chữa phức tạp. - Việc sửa chữa do doanh nghiệp tự làm hoặc thuê ngoài.
Mức khấu hao năm Nguyên giá TSCĐ Thời gian sử dụng =
Mức khấu hao quý Mức khấu hao năm 4
- Thời gian sửa chữa dài nên làm ảnh hưởng đến tiến độ thi cơng. - Chi phí sửa chữa lớn nên phải tiến hành phân bổ.
2.3.3. Chứng từ kế toán:
* Chứng từ sử dụng:
- Biên bản giao nhận TSCĐ. (Mẫu 01- TSCĐ) - Biên bản thanh lý TSCĐ. (Mẫu 02- TSCĐ) - Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành. (Mẫu 03- TSCĐ) - Biên bản đánh giá lại TSCĐ. (Mẫu 04- TSCĐ) - Biên bản kiểm kê TSCĐ. (Mẫu 05- TSCĐ) - Biểu tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. (Mẫu 06- TSCĐ) - Các loại hóa đơn và chứng từ có liên quan khác.
* Hệ thống sổ kế toán: - Sổ chi tiết: + Thẻ TSCĐ.
+ Sổ chi tiết các TK 211, 214.
+ Sổ theo dõi TSCĐ tại nơi sử dụng. - Sổ tổng hợp: Sổ cái tài khoản 211.
2.3.4. Quy trình luân chuyển chứng từ:
Thủ tục bàn giao, thanh lý tài sản cố định:
- Mỗi khi có TSCĐ tăng lên, Cơng ty thành lập hội đồng giao nhận (gồm: đại diện bên giao, đại diện bên nhận, và một số uỷ viên) để nghiệm thu và kiểm nhận TSCĐ, sau đó lập ra “Biên bản giao nhận TSCĐ”. Phịng Tài chính kế tốn lập sao cho mỗi đối tượng TSCĐ một bản để lưu vào hồ sơ riêng. Kế tốn căn cứ vào các chứng từ có liên quan để lập Thẻ TSCĐ theo từng đối tượng ghi TSCĐ, sau đó ghi vào sổ TSCĐ đồng thời xác định và tính số khấu hao lũy kế.
- Khi có TSCĐ cần thanh lý, đơn vị phải lập Hội đồng thanh lý TSCĐ. Hội đồng sẽ xác định giá, thông báo công khai, tổ chức bán sau đó lập Hợp đồng mua bán ghi vào biên bản giao nhận TSCĐ và lập Biên bản thanh lý
TSCĐ, lập làm 2 bản (1bản chuyển cho phịng kế tốn để ghi sổ, 1 chuyển cho bộ phận quản lý, sử dụng TSCĐ).
Một bộ hồ sơ liên quan đến thanh lý TSCĐ bao gồm: - Quyết định thanh lý của ban giám đốc.
- Biên bản thanh lý TSCĐ. - Hợp đồng mua bán (nếu có). - Biên bản giao nhận TSCĐ.
- Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT. 2.3.5. Tài khoản kế tốn:
Cơng ty sử dụng một tài khoản 211 để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ, tài khoản này được chi tiết thành các loại tài khoản sau:
- TK 2111: TSCĐ hữu hình. Bao gồm: Nhà cửa, vật kiến trúc; máy móc, thiết bị; phương tiện vận tải; thiết bị, dụng cụ quản lý.
- TK 213: TSCĐ vơ hình - TK 214: Hao mịn TSCĐ
+ 2141: Hao mịn TSCĐ hữu hình + 2143: Hao mịn TSCĐ vơ hình - TK 2413 – Sửa chữa lớn TSCĐ.
- Các tài khoản có liên quan khác.
2.3.6. Quy trình và phương pháp ghi sổ kế tốn:
❖ Kế toán chi tiết TSCĐ:
* Tại bộ phận sử dụng:
Tại mỗi bộ phận sử dụng, để theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ nhằm quản lý tài sản đã cấp cho các bộ phận, làm căn cứ để đối chiếu khi kiểm kê tài sản, kế toán mở sổ theo dõi TSCĐ tại nơi sử dụng. Sổ này mở cho từng nơi sử dụng, dùng cho từng năm, mỗi bộ phận sử dụng lập thành 2 quyển, 1 quyển lưu tại phịng kế tốn, 1 quyển bộ phận sử dụng tài sản giữ. Mỗi loại tài sản được ghi trên một trang hoặc một số trang.
Căn cứ vào các chứng từ có liên quan, phịng kế tốn mở Thẻ TSCĐ để theo dõi chi tiết TSCĐ tại đơn vị. Thẻ này được lập cho từng đối tượng ghi TSCĐ, trong đó phản ánh các chỉ tiêu chi tiết về TSCĐ theo dõi. Đồng thời, để theo dõi và quản lý tồn bộ TSCĐ của Cơng ty từ khi mua, đưa vào sử dụng đến khi ghi giảm và theo dõi số khấu hao TSCĐ đã trích kế tốn mở sổ TCSĐ.
❖ Kế tốn tổng hợp TSCĐ:
Khi có nghiệp vụ phát sinh, kế tốn căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng, biên bản giao nhận… kế toán lập thẻ tài sản cố định, sổ tài sản cố định để tiện quản lý và theo dõi từng loại tài sản.
Đồng thời căn cứ vào các chứng từ đó, kế tốn phản ánh vào chứng từ ghi sổ, từ chứng từ ghi sổ vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ, kế toán ghi vào sổ cái các tài khoản có liên quan, cuối tháng đối chiếu sổ tài sản cố định và Biểu cân đối số phát sinh.
Cuối năm, kế toán tổng hợp số liệu trên sổ cái để vào Biểu cân đối số phát sinh và từ Biểu cân đối số phát sinh vào các báo cáo tài chính.
Kế toán căn cứ vào nguyên giá TSCĐ, số năm sử dụng để tính tốn mức khấu hao cho từng loại tài sản và vào Biểu tính khấu hao TSCĐ.
Sơ đồ 08: Kế toán tổng hợp TSCĐ tại Công ty
Sổ, thẻ chi tiết TSCĐ
Sổ cái Chứng từ ghi sổ Hóa đơn GTGT, biên
bản giao nhận…
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ đăng ký chứng từ ghi
(Nguồn: Phịng Tài chính- Kế tốn)
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày : Quan hệ đối chiếu : Ghi cuối kỳ