Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, từ màn hình giao diện của phần mềm Misa, kế toán vào phần bán hàng để nhập các thông tin liên quan và định khoản:
Hình 2.2: Giao diện nhập liệu trên phần mềm kế toán
Thao tác nhập dữ liệu trên phần mềm đối với bán hàng thu tiền ngay bằng tiền mặt:
- Vào phân hệ Bán hàng; tại tab “Bán hàng” nhấn “Thêm”; phần mềm mặc định là “Bán hàng hóa trong nước”.
- Chọn “Thu tiền ngay”-> “Tiền mặt”.
- Nhập thông tin của khách hàng: Chỉ cần chọn mã khách hàng như đã khai báo trong danh sách khách hàng. Phần mềm sẽ tự động hiển thị tên công ty, địa chỉ, mã số thuế như trong khai báo.
- Nhập ngày hạch toán và ngày chứng từ
- Nhập mã hàng: Chỉ cần chọn mã mà đã thiết lập từ trước, phần mềm sẽ tự động hiển thị danh sách hàng hóa phù hợp. Sau đó phần mềm sẽ hiển thị tên hàng hóa, số hiệu tài khoản thu là 1111 và tài khoản doanh thu là 5111. - Nhập số lượng và đơn giá cho mặt hàng bán.
- Tại Tab “Thuế”: Phần mềm tự động cập nhật % thuê GTGT theo như khai báo cho mặt hàng này; tự động tính số tiền thuế.
- Tại Tab “Hóa đơn”: Kế tốn nhập “Mẫu HĐ”; “Ký hiệu”; “Số hóa đơn”. Những thơng tin khách phần mềm đã cập nhật sang.
- Tab “Phiếu xuất”: Phần mềm tự động cập nhật.
Kết xuất ra sổ kế toán liên quan:
Sổ chi tiết tài khoản 111:
Để xuất khầu ra sổ chi tiết tài khoản 111 cho nghiệp vụ nào đó, vào chọn Báo cáo Tổng hợp Sổ chi tiết các tài khoản Chọn TK 111; ngày hiển thị Thực hiện. Phần mềm tự động xuất khẩu sổ chi tiết tài khoản 111. Hoặc chọn Quỹ Báo cáo phân tích chọn loại báo cáo tổng hợp hay chi tiết, ngày hiển thị Thực hiện.
Thao tác nhập dữ liệu trên phần mềm đối với bán hàng thu tiền bằng tiền gửi:
Ghi nhận doanh thu bán hàng: Nhập liệu tương tự giống như nghiệp vụ bán hàng thu ngay bằng tiền mặt. Tuy nhiên để dễ theo dõi công nợ đối với khách hàng, kế toán thường hạch toán nghiệp vụ là chưa thu tiền – theo dõi trên TK 131. Ngay sau đó, thực hiện nhập vào phần mềm bút toán thu ngay bằng tiền gửi ngân hàng.
- Nếu bán hàng có nhận tiền ứng trước thì tại ngày nhận tiền ứng trước: Vào phân hệ “Ngân hàng”, chọn tab “Thu, chi tiền”, phần mềm sẽ hiển thị màn hình nhập liệu.
- Chọn mã khách hàng.
- Chọn tài khoản ngân hàng nộp vào. - Nhập lý do thu.
- Nhập ngày chứng từ, ngày hạch toán.
- Tại tab “hạch toán”: nhập số liệu tài khoản và số tiền. Sau đó nhấn “Cất” để lưu trữ dữ liệu.
Khi khách hàng thanh tốn nốt số tiền cịn nợ:
- Vào phân hệ “Ngân hàng” chọn “Thu tiền khách hàng”; phần mềm sẽ hiển thị màn hình nhập liệu.
- Chọn mã khách hàng chọn ngày thu tiền lấy dữ liệu tích chọn vào hóa đơn đã lập (khi nhận trước tiền) nhập số tiền trả tiếp Chọn “thực hiện” Nhấn “cất” để lưu dữ liệu.
Thực hiện đối trừ cơng nợ cho các lần thanh tốn:
Tại phân hệ ngân hàng chọn “Đối trừ chứng từ”, nhập mã khách hàng cần đối trừ và ngày tháng đối trừ sau đó lấy dữ liệu để đối trừ cơng nợ khách hàng.
Kết xuất ra sổ kế toán liên quán:
Sau khi nhập xong dữ liệu vào máy tính, phần mềm sẽ tự động cập nhật vào các sổ liên quan: Sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 5111...
chỉnh sửa xong, quay ra màn hình “Xem báo cáo” kích vào biểu tượng in trên góc trái phía trên thanh cơng cụ để in báo cáo.
Bán hàng theo phương thức bán chịu:
Hình 2.3: Giao diện nhập liệu bán hàng chưa thu tiền
Tại phân hệ “ Bán hàng” nhấn “Thêm” xuất hiện màn hình nhập liệu. Chọn “Bán hàng hóa dịch vụ trong nước” “Chưa thu tiền” và tích chọn “Lập kèm hóa đơn”
Tại Tab “Hàng tiền”: Sau khi chọn mã hàng hóa, phần mềm mặc định tài khoản nợ là 1311, tài khoản doanh thu là 5111.
Tương tự, nhập mẫu hóa đơn, ký hiệu và số hóa đơn vào Tab Hóa đơn. Những Tab khác, phần mềm tự động cập nhật sang.
Nhất Ctrl + S hoặc nhấn “Cất” để lưu dữ liệu.
Kết xuất sổ kế tốn có liên quan:
Sổ chi tiết TK 131: Tương tự như xuất khẩu sổ chi tiết TK 5111; thay số tài khoản là 131
2.2.2.2. Kế tốn Chi phí tại Cơng Ty TNHH Đầu Tư Thương Mại, Dịch Vụ A&T Tồn Cầu
Kế tốn giá vốn hàng bán
Công ty xác định giá vốn hàng bán theo phương pháp bình qn gia quyền cả kỳ. Tại cơng ty, giá vốn hàng bán được kế tốn kho thực hiện tính lại cuối mỗi ngày thơng qua phần mềm kế tốn.
Cuối tháng, căn cứ vào số lương và giá trị thực tế của hàng hố tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, giá bình qn của 1 đơn vị hàng hố được tính theo cơng thức sau:
Trị giá mua của hàng xuất
bán trong kỳ =
Trị giá mua của hàng tồn đầu kỳ +
Trị giá mua của hàng mua trong kỳ × Số lượng hàng xuất bán trong kỳ Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ Chi phí mua của hàng xuất bán trong kỳ =
Chi phí thu mua của hàng tồn đầu kỳ + Chi phí thu mua của hàng mua trong kỳ × Trị giá mua của hàng xuất bán trong kỳ Trị giá mua của hàng xuất trong kỳ + Trị giá mua của hàng tồn cuối kỳ
Trị giá vốn của
hàng xuất bán =
Trị giá mua của
hàng xuất bán +
Chi phí thu mua của hàng xuất bán
Tại Công Ty TNHH Đầu Tư Thương Mại, Dịch Vụ A&T Toàn Cầu sử dụng kết quả giá vốn đã tính sẵn trên phần mềm, do vậy sau mỗi nghiệp vụ ghi nhận doanh thu chưa ghi nhận ngay giá vốn. Cuối mỗi kỳ kế tốn thì kế tốn tiến hành xác định giá vốn xuất kho bình qn cho cả kỳ.
Với kế tốn giá vốn hàng bán:
- Chứng từ sử dụng: Phiếu xuất kho, Hóa đơn bán hàng, hoá đơn GTGT...
- Tài khoản sử dụng: TK 632 và các TK liên quan khác (154, 155, 156,...)
Quy trình luân chuyển:
Phiếu xuất kho: Tại cơng ty, hàng hóa chỉ xuất kho với mục đích bán, nên phiếu xuất kho do kế tốn bán hàng lập khi khách mua hàng, kế toán bán hàng in 2 liên phiếu xuất kho, chuyển cho kế tốn trưởng ký, sau đó một liên chuyển cho thủ kho để lấy hàng; một liên giao cho nhân viên giao hàng để khách hàng ký xác nhận rồi chuyển về cho kế tốn kho lưu trữ.
Tài khoản sử dụng và quy trình kế toán trong kế toán giá vốn hàng bán. Tài khoản sử dụng: TK 632
Khi xuất kho hàng hóa để bán, kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán qua việc hạch tốn bút tốn:
Có TK 156: Trị giá hàng xuất kho theo phương pháp bình qn gia quyền
Cơng ty khơng mở chi tiết tài khoản giá vốn cho từng mặt hàng hay nhóm hàng mà hạch tốn chung vào tài khoản 632.
Kế toán kho in 2 liên phiếu xuất kho, chuyển cho kế tốn trưởng ký, sau đó một liên chuyển cho thủ kho để lấy hàng, một liên giao cho nhân viên giao hàng đê khách hàng ký xác nhận rồi chuyển về cho kế tốn kho lưu trữ:
- Quy trình hạch tốn trên phần mềm:
Để hạch toán giá vốn hàng bán, kế toán kho căn cứ vào phiếu xuất kho, từ màn hình chính, chọn “Kho”, chọn “Xuất kho” sau đó nhập các thơng tin cần thiết. Sau khi hồn thành, kích vào nút “Cất” phần mềm sẽ tự động lưu dữ liệu, và cập nhật các sổ liên quan: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 632, …