Vào Tab Mua hàng hóa, dịch vụ, nhấn vào mũi tên ở mục “Thêm”; chọn “Chứng từ mua dịch vụ” phần mềm tự động hiển thị ra màn hình nhập liệu.
Sau đó ta chọn thanh tốn ngay bằng tiền mặt, nhận kèm hóa đơn. Tiếp theo ta điền đầy đủ các thơng tin cần thiết.
Sau đó chuyển sang tab Thuế. Sau đó ta tiếp tục điền đẩy đủ các thơng tin cần thiết.
Sau khi hoàn tất việc nhập liệu để chi tiền. Ta nhấn vào “Cất” để hoàn thành việc nhập liệu cho việc chi bằng tiền mặt.
Hình 2.7: Giao diện nhập chứng từ mua dịch vụ
2.2.2.3 Kế toán xác định kết quả bán hàng
Kế toán xác định kết quả bán hàng được hạch toán chung vào tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh. Ngồi ra cịn có tài khoản 421 – lợi nhuận kế tốn chưa phân phối.
Cơng thức xác định lợi nhuận trước thuế:
Lợi nhuận trước thuế thuế = (Doanh thu thuần từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ – Giá vốn hàng bán) + (Doanh thu tài chính – Chi phí tài chính) + (Thu nhập khác – Chi phí khác) – Chi phí bán hàng – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Lợi nhuận sau thuế = Lợi nhuận trước thuế - Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp.
Cuối kỳ, để xác định kết quả kinh doanh, kế toán cần thực hiện các bút tốn kết chuyển.
Hình 2.8: Giao diện thực hiện bút tốn kết chuyển cuối kỳ
Các bút toán kết chuyển thực hiện là: - Kết chuyển TK 511 sang TK 911. - Kết chuyển TK 632 sang TK 911. - Kết chuyển TK 515, 635 sang TK 911. - Kết chuyển TK 642 sang TK 911 - Kết chuyển TK711, 811 sang TK 911. - Kết chuyển TK 821 sang TK 911. - Kết chuyển lãi hoặc lỗ sang TK 421.
Phần mềm kế toán cho phép thực hiện các bút tốn kết chuyển tự động thơng qua bảng kết chuyển.
Cuối mỗi quý, kế toán thực hiện bút toán kết chuyển. Cụ thể:
Vào phân hệ Tổng hợp Chọn Tab “Kết chuyển lãi lỗ” Nhấn “Thêm”.
Chọn ngày kết chuyển là ngày cuối năm, phần mềm sẽ tự động kết chuyển.
Hình 2.9: Giao diện kết chuyển lãi lỗ
Tại cơng ty, việc xác định kết quả bán hàng được thực hiện đơn giản qua những thao tác trên phần mềm kế tốn, giúp cho cơng việc kết xuất dữ liệu và tính tốn được nhanh gọn, chính xác hơn.
Kế tốn lập và phân tích BCTC
Sau khi khóa sổ kỳ kế tốn, kế toán vào phần “Báo cáo” từ “Bàn làm việc” để lựa chọn Báo cáo và Sổ kế toán muốn lập. Phần mềm sẽ tự động lập Báo cáo tài chính theo các dữ liệu đã nhập trong kỳ.
Hình 2.10: Giao diện xuất sổ kế tốn, báo cáo kế toán
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN KẾ TỐN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH
ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI, DỊCH VỤ A&T TOÀN CẦU
3.1. Định hướng phát triển của công ty
Hiện nay công ty đang chủ yếu hoạt động trên địa bàn quận Hà Đông và chuẩn bị mở rộng ra các khu vực quận huyện khác. Điều này tồn tại rủi ro nhưng cũng có thể sẽ đem về khoản lợi nhuận lớn cho công ty. Tuy nhiên điều này là cần thiết bởi chỉ có như vậy cơng ty mới tìm được nguồn cầu lớn và đạt được mục tiêu đề ra.
Phát triển toàn diện danh mục các mặt hàng về linh phụ kiện, thiết bị máy tính cũng như viễn thông đồng thời mở rộng sang những mặt hàng khác như đồ gia dụng và các sản phẩm làm từ plastic.
Tiếp tục tận dụng nguồn đầu vào sẵn có và tìm kiếm thêm các nguồn khác chất lượng và giá cả tốt hơn
Áp dụng các biện pháp kích cầu như tặng quà cho khách hay chiết khấu cho khách khi mua với số lượng lớn
Tăng thêm kinh phí cho quảng cáo để quảng bá hình ảnh của cơng ty trên Facebook cũng như là Google
Bổ sung, đào tạo nguồn nhân lực chun nghiệp cho cơng ty sao cho có thể đáp ứng được nhu cầu phát triển của cơng ty
Tận dụng tối đa thời gian cũng như nguồn vốn của cơng ty, tránh tình trạng lãng phí từ đó có thể làm chậm đà phát triển của cơng ty
Các hoạt động của cơng ty đều phải đúng chính sách chế độ: Cùng với quá trình phát triển kinh tế đất nước, cùng với sự đổi mới sâu sắc của nền kinh tế, hệ thống kế toán Việt Nam đã khơng ngừng hồn thiện và phát triển. Hoạt động tiêu thụ hàng hóa và kế tốn xác định kết quả hoạt động bán hàng của cơng ty phải dựa vào chính sách chế độ của Nhà nước. Hồn thiện kế tốn để giải quyết những mâu thuẫn, những yếu tố chưa khoa học trong những qui định về kế tốn của cơng ty, cịn phải hồn tồn tơn trọng đúng những qui định, tuân thủ theo những chuẩn mực kế toán Nhà nước đã ban hành
Đảm bảo tiết kiệm, đơn giản, hiệu quả: Mục tiêu hàng đầu của công ty là lợi nhuận nên phải hạn chế sự lãng phí các nguồn lực, nên cần làm cho chi phí bỏ ra là ít nhất mà hiệu quả là cao nhất
Phù hợp với nguồn vốn, đặc điểm kinh doanh của cơng ty: Cơng ty có đặc điểm tổ chức kinh doanh riêng, nguồn vốn khác so với các doanh nghiệp khác do đó, yêu cầu quản lý cũng khác. Do vậy việc hoàn thiện đều phải xuất phát từ thực trạng và yêu cầu quản lý tại đơn vị. Từ đó có thể liên hệ với cơng ty khác có hoạt động tương tự
Đảm bảo rằng có thể thực hiện được: mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là lợi nhuận cho nên khơng thể thực hiện một phương pháp mà khơng tính đến tính khả thi và hiệu quả do nó mang lại. Có như thế thì cơng tác kế tốn mới đáp ứng được yêu cầu đổi mới của nền kinh tế nước ta
Đảm bảo cung cấp thơng tin kịp thời, đầy đủ, chính xác: cơng tác kế tốn của doanh nghiệp phải đáp ứng được thông tin cho mọi đối tượng một
thể, mọi hồn thiện đều tn thủ nghiêm túc chính sách, chế độ kế tốn hiện hành, chỉ sửa đổi cho phù hợp với ý nghĩa và nội dung vốn có. Nghĩa là các chỉ tiêu hoàn thiện, vẫn mang ý nghĩa, nội dung như cũ, phương pháp lập không đổi để đảm bảo cung cấp thơng tin chính sách đầy đủ, chính xác
3.3. Một số đánh giá về thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công Ty TNHH Đầu Tư Thương Mại, Dịch Vụ A&T Toàn Cầu.
3.3.1. Ưu điểm
Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty đã cung cấp những thông tin cần thiết cho việc quản lý kinh doanh thương mại của đơn vi: cơng tác bán hàng đảm bảo theo dõi tình hình bán hàng và thanh tốn tiền hàng đối với từng khách hàng, phản ánh được chính xác kế tốn xác định kết quả bán hàng của công ty thực thi, cách tính đơn giản và tổng kết tính tốn một cách chính xác.
Việc hạch toán doanh thu, giá vốn về cơ bản là đúng theo nguyên tắc chế độ hiện hành, tuân thủ theo nguyên tắc phù hợp
Đối với chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp ở cơng ty đã hạch tốn chi tiết, rõ ràng, chính xác các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ, tạo cơ sở xác định trung thực, cụ thể kết quả của từng hoạt động bán hàng.
Với những chi phí khơng hợp lệ để đưa vào chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thì kế tốn hạch tốn vào tài khoản 242 nhờ đó kết
quả bán hàng được xác định một cách đầy đủ, chính xác, hơn nữa cịn đảm bảo ngun tắc phù hợp trong kế toán
Việc lựa chọn tài khoản, sử dụng sổ sách kế tốn phù hợp với quy mơ và đặc điểm sản xuất kinh doanh của cơng ty. Các chứng từ kế tốn đều theo hướng dẫn, quy định của Bộ Tài Chính
Đội ngũ nhân viên kế tốn có tác phong chun nghiệp, có trình độ chun mơn nghiệp vụ, đồng thời cũng có tinh thần trách nhiệm cao
3.3.2. Hạn chế và nguyên nhân
Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được như đã trình bày ở trên thì cơng tác kế tốn hàng hố và tiêu thụ tại Cơng Ty TNHH Đầu Tư Thương Mại, Dịch Vụ A&T Toàn Cầu hiện nay vẫn còn chứa đựng nhiều vấn đề cần tiếp tục hồn thiện. Đó là:
Về hệ thống sổ sách kế toán
- Sổ chi tiết TK511 – Doanh thu bán hàng còn đơn giản chỉ thể hiện ở mặt tổng số của từng lần tiêu thụ mà không thể hiện được đơn giá, số lượng của từng lần tiêu thụ.
- Việc theo dõi tình hình thanh tốn cơng nợ của khách hàng trên máy mới chỉ dừng lại ở việc cung cấp thơng tin nguội, có nghĩa là chỉ cho biết tên khách hàng, tổng số nợ trên sổ cái và sổ chi tiết TK131, mà không biết được những thông tin về khả năng thanh tốn, tình hình tài chính của khách hàng, thời hạn trả nợ.
- Công ty chưa sử dụng Bảng kê mua hàng để theo dõi tổng hợp số lượng hàng mua vào nhập kho.
- Cơng ty khơng phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng loại sản phẩm, mà chỉ tổng hợp một lần vào cuối tháng cho tất cả các loại sản phẩm. Vì vậy, mặc dù cơng ty đã theo dõi được giá vốn, doanh thu của từng loại sản phẩm nhưng vẫn chưa xác định được kết quả bán hàng của từng mặt hàng, cho nên công ty không thể biết được mặt hàng nào lãi, mặt hàng nào lỗ, cũng như xu hướng, nhu cầu của thị trường để có những chiến lược phát triển kinh doanh kịp thời, tập trung vào những mặt hàng trọng tâm nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao.
- Hiện nay, cơng ty đang áp dụng hình thức bán hàng thu tiền ngay và cả chưa thu tiền ngay nhưng lại chưa thực hiện trích lập nợ phải thu khó địi. Vì vậy, trong những trường hợp khơng địi được nợ thì việc phản ánh doanh thu bán hàng của cơng ty sẽ khơng cịn đảm bảo tính chính xác và hợp lý
- Ngồi ra thị trường Việt Nam biến động khó lường rất dễ gây ảnh hưởng tiêu cực đến tình hình kinh doanh của cơng ty nhưng kế tốn lại chưa thực hiện trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho, vì thế khi hàng hóa bị giảm giá thì cơng ty sẽ rất khó cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường ( về giá cả)
Về việc xác định kết quả kinh doanh
- Công ty kinh doanh rất nhiều loại mặt hàng nhưng vẫn chưa thực hiện xác định kết quả cho từng loại mặt hàng.
- Công ty chủ yếu sử dụng phương thức thanh tốn ngay nên có ít các hoạt động giảm trừ cho người mua hơn.
- Hiện nay việc đôn đốc thu hồi công nợ của cơng ty cịn chưa hiệu quả, với những đơn hàng nhỏ thì cơng ty thường khơng quy định ngày thanh toán cụ thể mà chỉ ấn định trong một khoảng thời gian.
Về hệ thống kiểm sốt nội bộ
Cơng ty chưa có Kiểm tốn nội bộ và hàng năm khơng th kiểm tốn độc lập. Ở cơng ty, hiện kế tốn trưởng đang là người kiểm tra giám sát mọi cơng tác kế tốn và việc chấp hành các quy định về kế toán của Nhà nước, Bộ Tài chính ban hành và nội bộ cơng ty đặt ra. Là một công ty quy mô không lớn, lại chưa niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán nên nhược điểm này cũng là điều dễ hiểu.
3.4. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công Ty TNHH Đầu Tư Thương Mại, Dịch Vụ A&T Toàn Cầu
Vấn đề tổ chức bộ máy kế toán
Về tổ chức bộ máy kế tốn thì hiện nay cơng ty đã phân cơng rõ ràng từng phần hành cơng việc tuy nhiên vẫn cịn tình trạng một kế tốn làm cả phần việc của kế tốn khác cần nên phân cơng lại rõ ràng từng phần việc để phong kế toán hoạt động hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.
Vấn đề kích thích hoạt động bán hàng.
Về chiết khấu giảm giá hàng hoá: Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay thì việc áp dụng các hình thức giảm giá hàng bán là cần thiết trong thực tế kinh doanh và phù hợp với thơng lệ hoạt động thương mại. Vì vậy, cơng ty nên thực hiện chính sách chiết khấu thanh tốn, chiết khấu
của hàng hoá được chiết khấu để đưa ra mức giảm giá cho khách hàng một cách hợp lý, nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh cho công ty.
Trong thời gian tới, Công ty nên đưa thêm nghiệp vụ chiết khấu thanh toán đối với những khách hàng thanh toán sớm tiền hàng theo một tỷ lệ nhất định trên doanh thu chưa có thuế GTGT, nhằm mở rộng quy mơ tiêu thụ thành phẩm và khuyến khích khách hàng thanh tốn nhanh sịng phẳng trong thời gian ngắn nhất, hạn chế vốn bị chiếm dụng.
Về TK kế toán sử dụng
Kế tốn tại cơng ty nên chi tiết TK 156 thành các loại hàng hoá khác nhau.
Làm được như trên sẽ đảm bảo cho kế tốn quản trị có sơ sở để phân tích giúp cho ban lãnh đạo Cơng ty thấy được xu hướng kinh doanh trong thời gian tới, để đầu tư vào thị trường nào, mặt hàng nào để đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất..
- Mặc dù, các khoản chi phí thu mua hàng hố phát sinh ít, đơn giản và dễ xác định nên công ty đã vận dụng nguyên tắc trọng yếu để hạch toán, song theo em, trong thời gian tới với quy mô mở rộng cơng ty như hiện nay thì kế tốn bán hàng nên sử dụng TK 1562 để hạch toán và phân bổ cho từng loại hàng hoá nhằm xác định được giá vốn và doanh thu cho từng loại mặt hàng, tiện cho việc xác định lợi nhuận. Từ đó mà có hướng đi rõ ràng cho từng loại mặt hàng khác nhau, mặt hàng nào thu được nhiều lợi nhuận thì nên tập trung phát triển, và ngược lại mặt hàng nào đem lại tỷ suất lợi nhuận thấp hoặc khơng có lợi nhuận thì nên thu hẹp hoặc ngừng sản xuất, mua bán. Tránh
trường hợp chia đều, cào bằng khó xác định được hướng đi phù hợp, đúng đắn.
- Về hạch tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, cơng ty nên chia ra thành các tài khoản chi tiết cho từng loại chi phí để tiện cho việc theo dõi, đồng thời kế toán cũng nên lập sổ chi tiết theo dõi giá vốn cho từng loại mặt hàng để tiện cho việc theo dõi và đưa ra các quyết định quản trị
Về việc lập dự phòng nợ phải thu khó địi và dự phịng giảm giá hàng tồn kho
- Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế tốn, Cơng ty nên theo dõi các khoản nợ và tính tốn khoản nợ có khả năng khó địi, tính tốn lập dự phòng để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ. Việc lập dự phịng phải thu khó địi được thực hiện vào cuối niên độ kế tốn, trước khi lập các báo cáo tài chính. Doanh nghiệp phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó địi, hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh có thể xảy ra trong một kỳ kế tốn. Khoản nợ phải thu phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận nợ bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng… Công ty phải mở TK 229 để tiện theo dõi khoản trích lập dự phịng này.
- Ngồi ra, cơng ty cần thường xun cập nhật tình hình giá cả trên thị