ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
Theo cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng, bộ phận trực tuyến là quan hệ giữa Tổng giám đốc, Phó giám đốc với các đội, cơng ty con trực thuộc. Bộ phận chức năng là quan hệ giữa các phòng ban với các đơn vị phụ thuộc, đội thi cơng. Theo đó, các phịng ban có chức năng là tham mưu cho Ban giám đốc trên các lĩnh vực có liên quan, báo cáo lên Ban giám đốc Cơng ty tình hình hoạt động, kết quả của mình. Ban giám đốc sẽ là người đưa ra các quyết định cuối cùng. Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm về mọi lĩnh vực hoạt động của Công ty trước Hội đồng quản trị. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban như sau:
- Đại hội đồng cổ đơng:
Đại hội đồng cổ đơng có thẩm quyền quyết định cao nhất của Công ty, bao gồm tất cả các cổ đơng có quyền biểu quyết. Đại hội đồng cổ đơng sẽ
Giám đốc cơng ty Phó Giám đốc Phó Giám đốc Phịng TCHC Phịng TCKT Phịng QLDA Phịng KD Phịng PTDA Phịng KHT Ban thi cơng XL Đội XL sơ 8 Cơng ty HUD3.2 Công ty HUD3.2
quyết định những vấn đề cơ bản, những kế hoạch cũng như chiến lược phát triển dài hạn của Công ty.
- Hội đồng quản trị.
Hội đồng quản trị do Đại hội đồng cổ đơng bẩu ra, có tồn quyền nhân danh Cơng ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Đứng đầu Hội đồng quản trị là Chủ tịch hội đồng quản trị, thay mặt Hội đồng quản trị điều hành Công ty là Giám đốc..
- Ban kiểm soát.
Ban kiểm sốt do Đại hội đồng cổ đơng bầu ra, có chức năng kiểm tra, giám sát hoạt động quản lý điều hành Công ty, việc chấp hành điều lệ Công ty, nghị quyết Đại hội cổ đông và pháp luật Nhà nước của Hội đồng quản trị, kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh và báo cáo tài chính của Cơng ty. Ban kiểm sốt gồm ba thành viên trong đó tất cả các thành viên đều có chun mơn kế tốn, một người làm trưởng ban kiểm soát.
- Giám đốc công ty.
Giám đốc điều hành Công ty là người Đại diện của Công ty trong việc điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Giám đốc điều hành Công ty do Hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm. Giám đốc điều hành Công ty chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và pháp luật về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Phó giám đốc:
Là những người hỗ trợ, tham mưu cho Giám đốc về các lĩnh vực theo sự phân công của giám đốc. Hiện nay, Cơng ty có 3 Phó giám đốc phụ trách về các lĩnh vực: thi cơng xây lắp cơng trình, Đầu tư phát triển dự án, Tư vấn quản lý dựng án và tư vấn chuyển bị giai đoạn đầu tư dự án.
Chức năng chính là tham mưu cho Ban giám đốc về công tác tổ chức thi công, theo dõi quản lý kỹ thuật, chất lượng cơng trình tổng thầu, nhận thầu của Cơng ty, quản lý cơng tác an tồn lao động, phòng chống cháy nổ, lập dự trữ vật tư thiết bị, máy móc, tiến độ thi cơng cho các cơng trình, tính tốn các thơng số kỹ thuật, đề ra các biện pháp thi công, thường xuyên tổ chức kiểm tra đánh giá chất lượng cơng trình từ khâu vật tư, kết cấu sản phẩm theo giai đoạn đến sản phẩm hoàn thiện. Chịu trách nhiệm soạn và ký kết các hợp đồng giao khốn với các Chủ nhiệm cơng trình, đội trực thuộc.
- Phòng kinh doanh.
Xây dựng kế hoạch phát triển, khai thác và kinh doanh bất động sản phù hợp với mục tiêu kinh doanh của Công ty đã đề ra bao gồm kinh doanh các sản phẩm nhà ở để bán hoặc cho thuê, kinh doanh dịch vụ thương mại, văn phịng cho th, kinh doanh hạ tầng.
Nghiên cứu, hồn thiện các hồ sơ pháp lý làm thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất cho các sản phẩm bất động sản Công ty triển khai kinh doanh.
- Phịng tài chính kế tốn.
Chức năng chính là tham mưu giúp Hội đồng quản trị, Ban giám đốc công ty trong lĩnh vực tài chính kế tốn, hạch tốn kinh tế, quản lý nguồn vốn đầu tư và công tác kế tốn thống kê đối với tồn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, các Công ty con, Công ty liên kết và các Đội xây lắp, các Ban quản lý dự án, Ban chỉ huy cơng trình(nếu có). Hạch tốn kế tốn, thu thập, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày về tình hình biến động vật tư, tài sản, tiền vốn, công nợ của Công ty, thực hiện thu, chi, giám sát tài chính của Cơng ty
Phịng dự án có chức năng tham mưu giúp việc cho Hội đồng quản trị, Ban giám đốc Công ty trong việc nghiên cứu và phát triển các dự án đầu tư xây dựng nhà ở để bán hoặc cho thuê; khu đô thị mới; khu cơng nghiệp và phụ trợ; cơng trình hạ tầng; Thực hiện tất cả các công việc chuẩn bị đầu tư dự án như lập phương án đầu tư, tổ chức lập dự án đầu tư, hồ sơ thiết kế trình các cấp có thẩm quyền xem xét phê duyệt theo đúng quy định của Pháp luật.
- Ban quản lý dự án công ty:
Ban quản lý dự án giúp Ban lãnh đạo công ty trong việc điều hành thi công các dự án do Công ty làm chủ đầu tư từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư, giai đoạn thực hiện đầu tư và giai đoạn sau đầu tư (quản lý, vận hành, khai thác)
- Ban thi công xây lắp: Thực hiện thi cơng xây lắp một số gói thầu của cơng ty
Ngồi ra cịn một số phịng ban chức năng khác.
b) Tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty cổ phần Đầu tư và Xây dựng HUD3
Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần Đầu tư và Xây dựng HUD3 theo hình thức tập trung. Tại các đội xây lắp đều có nhân viên kế tốn đội thực hiện cơng tác hạch toán ban đầu, thu nhận chứng từ, kiểm tra sắp xếp chứng từ, chuyển chứng từ về phịng Tài chính kế tốn để hạch tốn.
Phịng tài chính kế tốn của các đơn vị thực hiện đầy đủ các chế độ kế toán và quản lý tài chính của đơn vị, giúp Ban giám đốc chỉ đạo thực hiện tồn bộ cơng tác tài chính kế tốn trong đơn vị theo chế độ, chính sách của Nhà nước. Hơn nữa, phịng thực hiện ghi chép, phản ánh tồn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các chứng từ, cung cấp đầy đủ thông tin về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, tổ chức lập báo cáo tài chính, cung cấp thơng tin tài chính cho nhà quản trị của đơn vị, tham mưu cho Ban giám đốc về các quyết định trong quản lý tài chính của đơn vị.
Sơ đồ 2.5 : Tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty cổ phần Đầu tư và Xây dựng HUD3 được mô tả qua sơ đồ:
Kế toán trưởng: Là người trực tiếp theo dõi, kiểm tra, chỉ đạo và
hướng dẫn bộ phận kế tốn. Phân tích hoạt động kinh doanh, phê duyệt các hóa đơn chứng từ. Kế tốn trưởng cũng là tham mưu cho Ban giám đốc trong ra quyết định kinh doanh cũng như tình hình tài chính của đơn vị. Kế tốn trưởng cũng là người chịu hồn tồn trách nhiệm về kế tốn trước Ban giám đốc Cơng ty và trước pháp luật.
Phó kế tốn trưởng kiêm Kế tốn tổng hợp: Có chức năng lập báo cáo
tài chính, báo cáo thuế nộp cho các cơ quan chức năng, theo dõi, kiểm tra lại các số liệu đã xử lý của các phần hành kế tốn từ đó đánh giá giá trị sản phẩm dở dang và tính giá thành sản phẩm, chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng và trước pháp luật, và có trách nhiệm điều hành, chỉ đạo cơng việc kế tốn khi kế toán trưởng đi vắng.
Kế toán tài sản cố định: Theo dõi tình hình tăng giảm tài sản cố định
tại Cơng ty, xác định ngun giá, trích và phân bổ khấu hao TSCĐ, phản ánh kịp thời tăng giảm của TSCĐ.
KẾ TỐN TRƯỞNG Phó phịng, Kế tốn tổng hợp chi phí SX và tính giá thành Kếtốn thanh tốn Kế tốn tiền lương, BHXH Kế tốn cơng nợ Thủ quỹ
Nhân viên kế toán tại các tổ, đội trực thuộc. Kế toán TSCĐ, vật
Kế toán cơng nợ: Theo dõi tình hình các khoản phải thu khách hàng
và các khoản phải thu khác, các khoản phải trả khách hàng và phải trả khác trên sổ chi tiết và Sổ Cái tài khoản liên quan nhằm đôn đốc việc thu nợ đảm bảo hơn khả năng tài chính của Cơng ty và tránh thất thốt tài sản, trả nợ đúng thời hạn đảm bảo uy tín của Cơng ty.
Kế tốn thanh tốn: Nhập dữ liệu chứng từ liên quan đến nhập hóa
đơn chứng từ chi phí cơng trình khi nhận được chứng từ liên quan từ kế tốn đội. Theo dõi tình hình thu, chi tiền tại đơn vị, thanh tốn quyết toán các khoản tạm ứng trong đơn vị cũng như khách hàng.
Kế tốn tiền lương: Tính lương và phân bổ tiền lương cho các công
nhân, cán bộ cơng nhân viên trong Cơng ty.
Thủ quỹ: Có trách nhiệm quản lý tiền tồn quỹ, thu chi tiền mặt, xác
định tồn quỹ, lập báo cáo tồn quỹ hàng ngày hoặc định kỳ.
Kế tốn đội: Có chức năng tập hợp các chứng từ liên quan tại đội thi
công định kỳ 10 ngày hoặc 1 tháng gửi về phịng kế tốn của Cơng ty để hạch toán.
Các bộ phận kế toán tuy độc lập về chức năng, nhiệm vụ nhưng lại có mối quan hệ mật thiết với nhau, bộ phận này là cơ sở để đối chiếu cho bộ phận khác và ngược lại. Mối quan hệ đối chiếu giữa các bộ phận là cơng cụ quản lý chi phí, là cơ sở để đánh giá tính trung thực trong việc phản ánh chi phí, tránh gian lận, biển thủ.
2.1.3. Khái qt tình hình quản trị tài chính của Cơng ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng HUD3
2.1.3.1. Những thuận lợi và khó khăn của Cơng ty Thuận lợi
+ Cơng ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng HUD3 là thành
viên của HDU (Tồng công ty Đầu tư Phát triển nhà và đô thị), là một trong những Doanh nghiệp đứng đầu về xây lắp tại Việt Nam. Do đó HUD3 ln nhận được những sự quan tâm, giúp đỡ, hỗ trợ của HDU về mọi mặt. Đó cũng là một yếu tố quan trọng để HUD3 có thể mở rộng thị trường, khẳng định vị thế của mình trong ngành Xây dựng.
+ Về nguồn nhân lực:
Cơng ty có một ban lãnh đạo điều hành gồm các tiến sĩ, thạc sỹ và cử nhân chuyên ngành, có trình độ, năng lực, phẩm chất đạo đức tốt, năng động và nhiệt huyết với công việc. Cơng ty đặc biệt quan tâm xây dựng chính sách đào tạo nhằm mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ công nhân viên mang tính chuyên nghiệp cao, đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty trong giai đoạn mới.
+ Vật chất kỹ thuật:
Máy móc, cơ sở vật chất ngày càng được cải thiện và nâng cao, đáp ứng u cầu tiến độ của các cơng trình, rút ngắn được thời gian thi công, đem lại hiệu quả cao.
Khó khăn
Cơng ty hoạt động đầu tư kinh doanh trong lĩnh vực bất động sản, là thị trường ảnh hưởng nhiều bởi chính sách điều hành vĩ mơ. Vì vậy ẩn chứa nhiều rủi ro mà Công ty chưa đánh giá hết được. Ban lãnh đạo công ty HUD3 luôn ý thức được điều đó và có các biện pháp hạn chế rủi ro ở mức thấp nhất.
+ Chính sách và pháp luật:
Chính sách và pháp luật của Nhà nước ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động SXKD của Cơng ty. Vì vậy, khi có sự thay đổi về chính sách pháp luật áp dụng cho lĩnh vục bất động sản sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch trung và dài hạn của đơn vị, hiện tại Công ty phải chịu sự điều chỉnh từ Luật doanh
nghiệp, Luật đầu tư, Luật xây dựng, Luật kinh doanh, Luật Chứng khoán, Luật thuế GTGT, thuế TNDN và các luật khác.
+ Cạnh tranh cùng ngành:
Trong những năm gần đây nền kinh tế phát triển nói chung và ngành xây dựng nói riêng. Thị trường nhà ở bước đầu đã có sự phục hồi nhưng chưa có những đột phá, phân khúc nhà ở dành cho người có thu nhập thấp, nhà ở xã hội có giá bán rất thấp so với nhà thương mại. Hiện tại, trên địa bàn cả nước có rất nhiều các Doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực kinh doanh bất động sản và thi cơng xây lắp các cơng trình. Đặc biệt là các tập đoàn tư nhân chiếm thị phần rất lớn trong lĩnh vực kinh doanh bất động sản. Hơn nữa, đặc điểm của ngành trong việc giành thi cơng cơng trình là phải tham gia đấu thầu, do áp lực cạnh tranh mà rất nhiều công ty bỏ thầu rất thấp, rất gần với mức sàn, do đó, để trúng thầu thì doanh nghiệp phải bỏ thầu với giá thấp hơn( nhưng không thấp hơn mức giá sàn), điều này làm tổn hại đến mục tiêu gia tăng lợi nhuận của doanh nghiệp.
+ Yếu tố đầu vào:
Yếu tố chi phí đầu vào quyết định sự thành cơng của dự án, ở đây chi phí đầu vào của Cơng ty cụ thể như chi phí giải phóng mặt bằng, quyền sử dụng đất, các nguyên vật liệu xây dựng. Do vậy, sự biến động của các chi phí này tác động ảnh hưởng trực tiếp đến giá bán và lợi nhuận của dự án. Đặc biệt là chi phí giải phóng mặt bằng, chuyển quyền sử dụng đất ảnh hưởng rất lớn nếu có sự thay đổi của Nhà nước về khung giá đất.
+ Về thu hồi vốn:
Đặc thù là DN thực hiện các cơng trình xây dựng, sản phẩm chủ yếu có giá trị cao bởi vậy mà thời gian thu hồi vốn chậm hơn nhiều so với các lĩnh vực kinh doanh khác trên thị trường. Cũng một phần do cạnh tranh mà chính sách
ưu đãi trong việc trả nợ của khách hàng được lới rộng hơn và đơi khi cũng gây khơng ít khó khăn cho DN về việc thu hồi vốn.
+ Rủi ro lãi suất
Chi phí lãi vay chiếm một phần khơng nhỏ trong các công ty kinh doanh bất động sản và thi công xây lắp như Công ty HUD3, rủi ro lãi suất lãi vay của DN cao hơn khả năng tạo ra lợi nhuận của DN. Năm 2019 thị trường tiền tệ được Ngân hàng nhà nước điều hành ổn định, linh hoạt, tuy nhiên năm 2020 và các năm tiếp theo lãi suất Ngân hàng sẽ có nhiều biến động, dặc biệt là trong năm 2020 khi hiện nay dịch bệnh Covid 19 đang gây ảnh hưởng không hề nhỏ đối với nền kinh tế.
+ Rủi ro về thanh khoản
Các DN kinh doanh bất động sản và thi công xây lắp trong ngành xây dựng thường bị đọng cốn kéo dài, ngoài những yếu tố thời gian thi công kéo dài dẫn đến chưa nghiệm thu bàn giao cơng trình cho Chủ đầu tư. Việc này làm công tác giải ngân và thanh khoản của Công ty gặp nhiều khó khăn, ngồi ra việc các Chủ đầu tư chậm phê duyệt quyết tốn cũng làm cho cơng tác thu hồi công nợ của Công ty bị ảnh hưởng.
+Về vốn sản xuất kinh doanh:
Một trong những khó khăn hàng đầu của công ty, mặc dù tạo được nhiều uy tín trong thanh tốn với chủ nợ, tuy nhiên, cơng ty vẫn luôn bị khống chế về nguồn vôn vay. Trong khi đó, nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp chủ yếu lại là đi vay( do đặc điểm của ngành) và chủ yếu là nguồn vốn ngắn hạn, do đó, doanh nghiệp ln bị áp lực trong việc thanh tốn nguồn vốn này đúng hạn. Cũng chính vì đặc điểm vốn kinh doanh như vậy mà mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp bị ảnh hưởng lớn.
+ Đặc biệt trở ngại lớn trong năm 2020 là diễn biến phức tạp của đại dịch