1.2. Quản lý kê khai thuế đối với doanh nghiệp ngoài quốc doan hở Chi cục
1.2.4. Nội dung của quản lý kê khai thuế
1.2.4.1. Quản lý người khai thuế
Cơ quan quản lý thuế có nhiệm vụ chủ yếu là tổ chức, triển khai, đôn đốc hoạt động thu thuế và kiểm tra q trình chấp hành pháp luật thuế của NNT. Cơng tác quản lý thuế gồm: Quản lý NNT, quản lý căn cứ tính thuế, quản lý q trình khai thuế, nộp thuế; quản lý nợ thuế và cưỡng chế thu nợ thuế, quản lý việc thực hiện miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế,... Các hoạt động này được gọi là hoạt động quản lý thu thuế. Mục đích chính là quản lý đầy đủ, chính xác nhất số lượng và các hoạt động của NNT; xác định được các căn cứ tính thuế; đơn đốc việc nộp thuế kịp thời, đầy đủ; kiểm tra, thanh tra, xử lý kịp thời các vi phạm, đảm bảo chính sách thuế được thực hiện tốt nhất.
NNT là đối tượng quản lý trong công tác quản lý thuế, phải thực hiện các nghĩa vụ để đảm bảo tuân thủ hệ thống chính sách thuế đầy đủ, kịp thời và chính xác, đồng thời mang lại hiệu quả cao nhất trong sản xuất, kinh doanh của mình. NNT cần chủ động nắm bắt đầy đủ, kịp thời các quy định pháp luật về thuế, nghĩa vụ, quyền hạn của NNT; thực hiện tốt cơng tác kế tốn, chế độ hóa đơn, chứng từ; khai thuế, nộp HSKT và nộp thuế chính xác, đầy đủ, đúng thời hạn quy định; thực hiện đúng nghĩa vụ, quyền hạn của NNT,... Ngồi ra, CQT có sự hỗ trợ cho NNT trong quá trình tổ chức thực hiện chấp hành pháp luật thuế. Sự tuân thủ của NNT trong quá trình thực thi hệ thống thuế là yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác quản lý thuế.
Bên cạnh hai chủ thể trên, tất cả các tổ chức, cá nhân khác có liên quan, các nội dung quản lý thuế đều có nghĩa vụ tham gia vào q trình quản lý thuế
bằng cách góp ý kiến, cung cấp thông tin cho CQT, NNT để đảm bảo các nội dung quản lý thuế nói trên được thực hiện nhanh nhất, chính xác nhất và đầy đủ nhất.
1.2.4.2. Quản lý hồ sơ khai thuế
Quản lý HSKT có nội dung cụ thể là quản lý tình trạng nộp HSKT; nhập HSKT và kiểm tra xác định lỗi trong khai. Cụ thể như sau:
a. Quản lý tình trạng nộp hồ sơ khai thuế
Đây là khâu xử lý công việc rất quan trọng của ngành Thuế khi tiếp nhận HSKT của NNT và là bước đầu tiên trong việc thực hiện công việc xử lý HSKT. Đối với mỗi một NNT, CQT phải xác định được NNT đó sẽ phải nộp những loại HSKT nào, theo những kỳ kê khai thuế nào. Khi NNT nộp HSKT, công việc tiếp theo của CQT là phải xác định được HSKT đó là chính thức hoặc thay thế, điều chỉnh hay bổ sung và ngày nộp (đúng hạn hay quá thời hạn qui định), mặt khác phải kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp, đúng thủ tục của HSKT để làm căn cứ xác nhận nghĩa vụ thuế theo kê khai của NNT, trên cơ sở đó hạch tốn theo dõi và đơn đốc NNT nộp thuế vào ngân sách. CQT phải thường xuyên theo dõi quá trình hoạt động của NNT để cập nhật nghĩa vụ khai thuế của NNT.
b. Nhập hồ sơ khai thuế
Nhập HSKT là q trình xử lý các thơng tin kê khai thuế của NNT, đây là thông tin đầu vào của quản lý thuế nên các số liêu, thông tin NNT đã khai trên HSKT địi hỏi phải được phản ánh trung thực, chính xác, Bộ phận được phân công không được tự can thiệp (thêm bớt hoặc sửa chữa) vào số liệu kê khai của NNT và có trách nhiệm hỗ trợ, nhắc nhở NNT trong q trình thực hiện kê khai thuế. Khơng chỉ riêng thông tin trên HSKT mà các thông tin, số liệu trên chứng từ nộp tiền thuế và các số liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế của NNT cũng cần phải được nhập vào hệ thống ứng dụng ngành thuế đầy đủ,
chính xác, kịp thời phục vụ cho việc lập và tính sổ thuế, khóa và in sổ thuế, đối chiếu hay xác nhận số thuế đã nộp với NNT và phục vụ cho các chức năng đôn đốc nợ, xứ lý hoàn thuế, thanh tra, kiểm tra thuế... Trong q trình nhập các thơng tin, số liệu trên HSKT, chứng từ nộp thuế mà phát hiện HSKT, chứng từ nộp thuế của NNT có lỗi phải đơn đốc NNT sửa lỗi kê khai để đảm bảo thông tin trên HSKT, chứng từ nộp thuế có độ tin cậy. Để hạn chế những lỗi phát sinh lặp đi lặp lại, CQT cần lập danh sách các lỗi trong kê khai, nộp thuế chuyển Đội Tuyên truyền hỗ trợ NNT – trước bạ và thu khác để cung cấp, hướng dẫn NNT thực hiện.
Dưới đây là mơ hình xử lý kê khai thuế trong ngành Thuế hiện nay:
Sơ đồ
Sơ đồ 1.2: Mơ hình quy trình xử lý kê khai thuế
Sau khi tiếp nhận HSKT của NNT, bộ phận KK&KTT xử lý dữ liệu, kiểm tra và điều chỉnh HSKT trong trường hợp có sai sót, đồng thời kế tốn theo dõi thu nộp và lưu trữ HSKT.
Kết quả đầu tiên và quan trọng nhất của việc nhập HSKT là xác định được số thuế phát sinh phải nộp theo kê khai của NNT, đồng thời ghi nhận các thông tin liên quan trên HSKT phục vụ cơng việc kiểm sốt, phân tích, đánh giá số liệu kê khai và tình hình sản xuất kinh doanh của NNT. Ngồi ra, xác định được tính tuân thủ quy định về thủ tục hành chính trong lĩnh vực
NNT nộp HSKT
Bộ phận nhận hồ sơ, tiếp nhận HSKT, quét mã vạch, kiểm tra hồ sơ
Bộ phận KK&KTT nhập HSKT
Bộ phận KK&KTT kiểm tra hồ sơ có lỗi số học
Bộ phận KK&KTT điều chỉnh HSKT
Bộ phận KK&KTT lưu HSKT Bộ phận KK&KTT
theo dõi thu nộp ĐTNT
Bộ phận kiểm tra thuế rà sốt kê khai thuế, xem xét thơng tin điều chỉnh HSKT
thuế các mặt: NNT có nộp HSKT hay khơng, có đúng hạn hay khơng, HSKT có lỗi thơng tin định danh khơng? có lỗi số học khơng? có giải trình đầy đủ các chỉ tiêu điều chỉnh khơng,... từ đó có những biện pháp đơn đốc, và kiểm sốt NNT.
Nguồn thơng tin thu thập từ HSKT là cơ sở để các bộ phận kiểm tra thuế, bộ phận thanh tra, kiểm tra, bộ phận tổng hợp dự tốn phân tích đánh giá và làm căn cứ cho các hoạt động quản lý của các bộ phận trong CQT như: cung cấp thông tin cho các bộ phận khác và CQT cấp trên; đối chiếu dữ liệu với NNT; thống kê phân tích đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và điều tiết thu thuế đối với từng thành phần kinh tế, từng ngành nghề và theo từng loại hình doanh nghiệp,...
c. Kiểm tra, xác định lỗi trong kê khai thuế
Nội dung kiểm tra xác định lỗi trong kê khai thuế bao gồm: kiểm tra xác định lỗi về thông tin định danh và kiểm tra xác định lỗi về số học.
Kiểm tra thông tin định danh là việc xác định tính đầy đủ và đúng đắn của các thông tin kê khai trên phần thông tin chung của HSKT thông qua việc đối chiếu thông tin định danh NNT đã khai trên HSKT của NNT với các dữ liệu có sẵn trong CSDL đăng ký thuế quản lý NNT để đảm bảo CQT quản lý chính xác các thơng tin liên quan đến NNT. Các thông tin định danh cần kiểm tra bao gồm:
+ Tên NNT: phải chính xác như tên đã đăng ký trong hồ sơ đăng ký thuế, không sử dụng tên viết tắt hay tên thương mại.
+ Địa chỉ trụ sở: ghi đúng theo địa chỉ nơi đặt văn phòng trụ sở đã đăng ký với CQT.
+ Số điện thoại và địa chỉ E-mail của NNT để CQT có thể liên lạc khi cần thiết.
kê khai nộp thuế và chịu trách nhiệm trước pháp luật về số liệu kê khai, do đó CQT hạch toán nghĩa vụ thuế của NNT theo các chỉ tiêu trên tờ khai. Tuy nhiên, theo kết cấu của tất cả các tờ khai, quyết tốn thuế hiện hành, chỉ có một số chỉ tiêu chi tiết do NNT tổng hợp từ các sổ sách kế toán ghi lên tờ khai, phần lớn các chỉ tiêu còn lại là chỉ tiêu tổng hợp, được xác định bằng các công thức từ các chỉ tiêu chi tiết trên tờ khai và các bản giải trình, phụ lục đính kèm. Ngoải ra, có một số chỉ tiêu đặc biệt được luân chuyển qua các kỳ với các rằng buộc theo qui định của pháp luật thuế. Các chỉ tiêu này cần được CQT kiểm tra bằng cách tính tốn lại các cơng thức hoặc đối chiếu dữ liệu giữa tờ khai và phụ lục, giữa tờ khai và bản giải trình, giữa số luân chuyển kỳ này với số lưu trong CSDL kỳ trước để xác định tờ khai mắc lỗi số học. Các lỗi số học cơ bản trên tờ khai có thể làm sai nghĩa vụ thuế của NNT, cũng có một số lỗi số học làm sai tính logic của số liệu trên tờ khai dẫn đến sai số trong thống kê phân tích dữ liệu, do đó mọi trường hợp có số học cần được kiểm tra và thơng báo để NNT sửa lỗi. Công việc này do hệ thống máy tính thực hiện kiểm tra tự động các chỉ tiêu kê khai trên HSKT của NNT để phát hiện các HSKT có lỗi số học.
Có thể nói cùng với cơng tác thanh tra, kiểm tra thuế thì đây là một những nội dung phức tạp nhất trong công tác quản lý thuế, quyết định hiệu quả của công tác quản lý mà kết quả cuối cùng đầu ra của quản lý thuế là số thu nộp thuế vào NSNN. Quản lý nội dung kê khai thuế bao gồm: Xem xét tính pháp lý của tờ khai thuế, sự khớp đúng giữa số liệu tại bảng kê khai tổng hợp và số liệu tại bảng kê kèm theo, sự chính xác khi cộng số học giữa số kê khai chi tiết với số kê khai tổng hợp và sự chính xác khi cộng số học giữa các chỉ tiêu trên tờ khai tổng hợp. Ngồi ra cịn phải xem xét đến cơ sở, căn cứ của việc kê khai, các chỉ tiêu kê khai cụ thể của từng hóa đơn.