- 34 NGUYỄN TRỌNG ĐẠI L ỚP K43/21
2.4.2.2, Đặc điểm vận dụng hệ thống chứng từ kế toỏn:
Taị Cụng ty, tất cả cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh đều được phản ỏnh vào chứng từ kế toỏn theo quy định hiện hành, cỏc hoạt động nhập xuất kho thành phẩm đều được Cụng ty lập chứng từ đầy đủ.
* Chứng từ sử dụng:
- Lao động tiền lương: Bảng chấm cụng (Mẫu: 01-LĐTL); Bảng thanh toỏn tiền lương (Mẫu: 02-LĐTL)…
- Hàng tồn kho: Phiếu xuất kho (Mẫu: 02 – VT); Phiếu nhập kho (Mẫu: 01- VT); Thẻ kho (Mẫu: 06-VT)…
- Bỏn hàng: Hoỏ đơn GTGT (Mẫu: 01/GTKT-3LL); Bảng thanh toỏn hàng đại lý (ký gửi) (Mẫu: 14-BH)
- Tiền tệ: Phiếu thu (Mẫu: 01-TT); Phiếu chi (Mẫu: 02-TT); Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toỏn tiền tạm ứng (Mẫu: 04-TT)…
- TSCĐ: Biờn bản giao nhận TSCĐ; Thẻ TSCĐ (Mẫu: 02-TSCĐ); Biờn bản thanh lý TSCĐ (Mẫu: 03-TSCĐ)
HỌC VIấN TÀI CHÍNH – KHOA KẾ TỐN DOANH NGHIỆP
* Quy trỡnh luụn chuyển chứng từ trong nhập, xuất kho, chứng từ bỏn hàng (Hoỏ đơn GTGT)
- Chứng từ sử dụng trong nhập kho: là căn cứ để giao nhận hàng tồn kho giữa người cung cấp, thủ kho và cỏn bộ chuyờn mụn. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liờn: liờn 1 lưu tại quyển, liờn 2 giao cho người nhập hàng, liờn 3 thủ kho giữ ghi thẻ kho sau đú chuyển cho kế toỏn chi sổ chi tiết tổng hợp liờn quan tới hàng tồn kho. Phiếu nhập kho được luụn chuyển qua cỏc bước sau: Khi người giao hàng đề nghị nhập kho sản phẩm hàng hoỏ, vật tư, ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng hoỏ và lập biờn bản kiểm nghiệm, bộ phận sản xuất hoặc kế toỏn hàng tồn kho lập phiếu nhập kho và ghi số lượng nhập theo chứng từ và phụ trỏch cỏc bộ phận ký, người lập ký vào phiếu nhập kho. Thủ kho nhập hàng vào kho và ghi số lượng thực nhập vào phiếu, ký tờn vào phiếu, ghi thẻ kho sau đú chuyển chứng từ cho kế toỏn. Kế toỏn hàng tồn kho nhận chứng từ, kiểm tra chứng từ ghi đơn giỏ và tớnh tiền trờn phiếu, định khoản, ghi sổ sỏch kế toỏn liờn quan và bảo quản chứng
- Chứng từ sử dụng trong xuất kho: Phiếu xuất kho: Là căn cứ để thủ kho xuất kho hàng tồn kho, ghi thẻ kho, kế toỏn ghi sổ chi tiết, tổng hợp liờn quan đến hàng tồn kho, là căn cứ để tập hợp chi phớ sản xuất, tớnh giỏ thành sản phẩm, tớnh giỏ vốn hàng bỏn. Phiếu xuất kho được luụn chuyển qua cỏc bước sau:
Người cú nhu cầu vật tư, sản phẩm hàng hoỏ đề nghị xuất hàng, kế toỏn trưởng, đại diện ban giỏm đốc ký duyệt lệnh xuất hàng
Bộ phận kế toỏn hàng tồn kho lập phiếu xuất kho làm 3 liờn, liờn 1 lưu tại quyển, liờn 2 thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đú chuyển cho kế toỏn, liờn 3 giao cho người nhận hàng
NGUYỄN TRỌNG ĐẠI LỚP K43/21.03 K43/21.03
42
HỌC VIấN TÀI CHÍNH – KHOA KẾ TỐN DOANH NGHIỆP
Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho hàng tồn kho và ghi số thực xuất vào phiếu, sau đú cựng với người nhận hàng ký vào phiếu, ghi vào thẻ kho và chuyển chứng từ cho kế toỏn.
Kế toỏn hàng tồn kho: ghi đơn giỏ vào phiếu xuất kho, tớnh tiền trờn phiếu, định khoản kế toỏn sau đú ghi vào sổ tổng hợp chi tiết liờn quan tới hàng tồn kho, ghi sổ chi phớ sản xuất, sổ giỏ vốn, bảo quản chứng từ
- Chứng từ bỏn hàng: Hoỏ đơn GTGT: là chứng từ do người bỏn lập thành 3 liờn: Liờn mầu tớm lưu tại quyển; Liờn mầu đỏ giao cho khỏch hàng; Liờn mầu xanh luụn chuyển trong Cụng ty dựng để ghi sổ kế toỏn cú quy trỡnh luụn chuyển sau: Khi người mua đề nghị mua hàng, kế toỏn lập Hoỏ đơn GTGT, trong đú ghi đầy đủ cỏc yếu tố chủ yếu như: Giỏ bỏn chưa cú thuế, thuế xuất thuế GTGT (%), tổng tiền thuế, tổng giỏ thanh toỏn, rồi người bỏn, người mua, giỏm đốc Cụng ty ký vào hoỏ đơn GTGT, chuyển đến bộ phận kế toỏn để lập phiếu thu, lập phiếu xuất kho, sau đú kế toỏn định khoản, ghi sổ kế toỏn và lưu trữ, bảo quản chứng từ.