- Bước 1: Người nhận tiền chuẩn bị chứng từ liên quan đến chi tiền (lập giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán hoặc lệnh chi đã được Giám Đốc ký duyệt) cho bộ phận duyệt chi (thường là Kế toán trưởng).
- Bước 2: Kế toán thanh toán căn cứ duyệt chi viết phiếu chi (2 liên). Kế toán thanh toán ký và chuyển phiếu chi sang kế toán trưởng. Kế tốn trưởng kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ thanh toán và các nghiệp vụ phát sinh ký duyệt phiếu
chi rồi chuyển lại cho kế toán thanh toán.
- Bước 3: Kế toán thanh toán chuyển phiếu chi cho thủ quỹ.
- Bước 4: Thủ quỹ chi tiền cho người nhận tiền đồng thời ghi vào sổ quỹ, người nhận tiền ký xác nhận vào phiếu chi, nhận lại liên 2, trả liên 1 cho thủ quỹ
- Bước 5: Thủ quỹ chuyển phiếu chi cho Giám đốc
SV: Nguyễn Thị Mai Hương GVHD: ThS.Phan Phước Longxlvii i
- Bước 6: Giám Đốc kiểm tra lại phiếu chi, ký duyệt chuyển lại cho kế tốn thanh tốn.
2.2.5.Quy trình hạch tốn kế tốn
* Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu
Doanh thu: là tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ hoạch toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
Doanh thu thuần: được xác định bằng tổng doanh thu sau khi trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bị trả lại.
Để kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán sử dụng các tài khoản kế toán sau:
+ TK 511 (Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ): Phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh từ các giao dịch và các nghiệp vụ bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Bán hàng trực tiếp, thu tiền ngay hoặc chưa thu tiền.
Hình 2.5: Trình tự kế tốn bán hàng tăng doanh thu
Giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại
Hình 2.6: Trình tự kế tốn giảm trừ doanh thu
2.2.6. Hệ thống sổ kế tốn
Tạị Cơng ty TNHH Minh Ly đang mở các loại sổ kế toán sau: Sổ kế toán tổng hợp:
+ Sổ Cái TK: 111,112,156,511,131,… Sổ kế toán chi tiết:
+ Sổ chi tiết doanh thu 511 + Sổ quỹ tiền mặt (TK 111 ). + Sổ chi tiết tiền gửi (TK112 ).
+ Sổ chi tiết phải thu của khách hàng (TK 131 ). + Các sổ chi tiết khác.
2.3. Đánh giá hệ thống kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty và huớng khắc phục.
Qua quá trình tìm hiểu thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn doanh thu bán hàng tại Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Minh Ly, tơi có một số đánh giá như sau:
2.3.1. Về tổ chức bộ máy kế toán,cơ sở vật chất,con người Ưu điểm:
+ Tổ chức bộ máy kế toán : Tổ chức kế tốn của Cơng ty là hợp lý, đáp ứng được các yêu cầu nhiệm vụ quản lý về mặt tài chính – kế tốn.
+ Cơ sở vật chất: Bộ phận kế tốn của Cơng ty đã được trang bị máy tính để làm việc. Mỗi kế tốn viên được sử dụng một máy tính riêng. Tồn bộ hệ thống máy tính của cơng ty cũng đều đã nối mạng internet.
Nhược điểm:
+ Cơ sở vật chất: Tuy đã được trang bị về hệ thống máy tính nhưng hầu như các máy tính đều đã cũ và sử dụng từ lâu nên hầu như tốc độ xử lý của các máy đều rất chậm.
+ Con người: Bộ phận kế toán của nhà máy vẫn chưa nắm rõ những ứng dụng tin học trong kế toán nên cơng tác kế tốn cịn gặp nhiều khó khăn, khối lượng cơng việc cần xử lý là rất lớn.
Giải pháp khắc phục:
+ Cơ sở vật chất: phịng kế tốn cần đề xuất với ban lãnh đạo quyết định thay hệ thống máy tính mới, hoạt động tốt hơn.
+ Con người: có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ sử dụng các ứng dụng tin hoc áp dụng trong các phần hành kế toán, đặc biệt là kế tốn bán hàng.
2.3.2. Hình thức kế tốn áp dụng
Cơng ty đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ để tiến hành ghi sổ kế tốn.
Ưu điểm:
Hình thức Chứng từ ghi sổ có ưu điểm dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, công việc kế tốn được phân cơng đều trong kỳ. Nó thích hợp với mọi loại hình, qui mơ đơn vị kinh tế.
Nhược điểm:
Sử dụng hình thức kế tốn này dẫn đến khối lượng ghi chép lớn do việc ghi chép bị trùng lắp
Giải pháp khắc phục:
Áp dụng hình thức kế tốn trên máy vi tính với trình tự ghi sổ kế toán như sau: + Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn.
Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
+Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khố sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
2.3.3. Tài khoản sử dụngƯu điểm: Ưu điểm:
Tại Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Minh Ly, các tài khoản sử dụng trong kế toán bán hàng và xác định doanh thu chủ yếu là tài khoản tổng hợp nên hệ thống tài khoản khá đơn giản. Kết cấu và nội dung của các tài khoản sử dụng được thực hiện theo đúng quy định của Bộ Tài chính.
Nhược điểm:
+ Tại cơng ty kế tốn chưa theo dõi được khoản chiết khấu thương mại đối với những khách hàng lâu năm hoặc KH mua sản phẩm với số lượng nhiều.
+ Tài khoản 511 mới chỉ mở đến tài khoản cấp 2:
- TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa. - TK5112: Doanh thu bán thành phẩm.
+ Công ty chưa mở sổ chi tiết 156 cho từng loại sản phẩm sẽ rất khó để theo dõi tính hình tiêu thụ của mỗi sản phẩm.
Giải pháp khắc phục:
+ Khi KH mua sản phẩm với khối lượng lớn, thanh tốn nhanh hoặc những KH có tiềm năng hoặc những KH đã hợp tác với Công ty trong thời gian lâu dài, kế tốn Cơng ty phải mở TK 521 “ chiết khấu thương mại” để theo dõi:
Nợ TK 521: chiết khấu thương mại KH được hưởng (chi tiết cho KH) Nợ TK 3331: thuế GTGT phải nộp
Có TK 111, 112, 131: số tiền trả lại hoặc giảm nợ cho KH
Cuối kỳ, kết chuyển số tiền chiết khấu thương mại cho KH sang TK 511 “doanh thu bán hàng”
Nợ TK 511 Có TK 521
+ Cần mở sổ chi tiết TK 156: để phản ánh chi tiết giá trị của từng sản phẩm chi tiết
2.3.4. Các chứng từ sử dụng
Các chứng từ liên quan đến bán hàng và xác định doanh thu được lập và luân chuyển theo trình tự hợp lí, cơ sở lập chứng từ chặt chẽ, đảm bảo các yếu tố pháp lí như các chữ kí bắt buộc, họ tên người lập, số hiệu chứng từ, nội dung kinh tế rõ ràng. Các chứng từ được đánh số thứ tự liên tục, đầy đủ và được kiểm tra kĩ lưỡng trước khi ghi sổ, đảm bảo các yếu tố cần thiết cũng như hiệu lực của chứng từ. Việc lập các chứng từ có sự độc lập tương đối và có sự kiểm tra, đối chiếu lẫn nhau. Các chứng từ luân chuyển nội bộ được thiết kế khá phù hợp và cung cấp được những thông tin cần thiết, đáp ứng yêu cầu quản lí cơng tác bán hàng của Cơng ty. Sau khi ghi sổ kế toán, các chứng từ được đưa vào lưu trữ và bảo quản cẩn thận.
2.3.5. Tổ chức bộ sổ kế toán Ưu điểm:
+ Là một đơn vị sản xuất, thực hiện kế tốn thủ cơng thì việc lựa chọn hình thức sổ kế tốn Chứng từ ghi sổ là rất phù hợp. Bởi hình thức sổ này khá đơn giản, phù hợp với trình độ của kế tốn viên, cơng việc kế toán được phân đều trong tháng dễ phân công chia nhỏ cho phép theo dõi một cách chi tiết nhất về cả mặt thời gian và nội dung kinh tế các nghiệp vụ phát sinh từ đó biết được tình hình sản xuất kinh doanh của Cơng ty.
+ Đối với phần hành kế toán bán hàng và xác định doanh thu, Công ty sử dụng đầy đủ các loại sổ theo quy định của Bộ Tài chính, đáp ứng được yêu cầu quản lí bán hàng, từ các loại sổ chi tiết đến các sổ tổng hợp. Cách trình bày sổ dễ hiểu, được ghi chép một cách đầy đủ, rõ ràng và hợp lí. Quy trình ghi sổ kế tốn bán hàng được thực hiện theo đúng chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành, đảm bảo thuận tiện trong việc đối chiếu và kiểm tra số liệu.
Nhược điểm:
Tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế về tổ chức bộ sổ kế tốn mà Cơng ty nên xem xét: ghi chép dễ bị trùng lặp, làm tăng khối lượng ghi chép chung nên ảnh hưởng đến năng suất hoạt động và hiệu quả của cơng tác kế tốn.
Giải pháp khắc phục:
+ Đòi hỏi kế toán viên, kế toán trưởng phải đối chiếu khớp đúng số liệu giữa CTGS với CTGS khác do các đồng nghiệp khác, ở phần hành kế toán khác lập trước khi ghi vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái.
+ Trình độ kế tốn viên phải tương đối đồng đều.
+ Khi và chỉ khi đã ghi số liệu vào sổ cái mới ghi ngày tháng vào chổ: “Đã ghi sổ cái ngày…” trên CTGS, như vậy mới khỏi bị sai sót, ghi trùng. Nếu chứng từ cùng loại của một nghiệp vụ nào đó trong 10 chứng từ trở lên trong ngày thì nên áp dụng hình thức CTGS để giảm việc ghi chép từng chứng từ vào sổ cái.
2.3.6. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Ưu điểm:
Hệ thống báo cáo kế tốn của Cơng ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Minh Ly gồm có hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo quản trị. Khoản mục bán hàng được trình bày rất hợp lí trên hệ thống báo cáo tài chính.
Nhược điểm:
Báo cáo kế toán quản trị chỉ được lập vào cuối quý nên không đáp ứng được yêu cầu quản lý, điều hành công việc của các cấp lãnh đạo Công ty.
Giải pháp khắc phục:
Báo cáo kế tốn quản trị khơng những chỉ được lập theo định kỳ từng quý mà còn phải lập được bất cứ khi nào có yêu cầu quản lý hay có những biến động bất thường để ban lãnh đạo kịp thời đưa ra các quyết định sản xuất kinh doanh.
2.3.7. Tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin:
Hiện nay phần mềm được kế toán doanh thu bán hàng của công ty sử dụng chủ yếu là Microsoft Office Excel. Cơng cụ này có ưu, nhược điểm như sau:
Ưu điểm:
+ Phần mềm Microsoft Office Excel có tốc độ lọc dữ liệu nhanh và rất dễ sử dụng, hiện nay được áp dụng phổ biến và không tốn nhiều chi phí để mua bản quyền phần mềm.
+ Phần mềm này đã in được đầy đủ sổ kế tốn và các báo cáo tài chính theo quy định.
Nhược điểm:
+ Phần mềm Microsoft Office Excel chỉ phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ.
+ Phần mềm Excel hoạt động độc lập, khơng có sự kết nối dữ liệu vì thế khơng đáp ứng được tiêu chuẩn tin cậy của một hệ thống thông tin.
+ Phần mềm Excel khơng có tính năng phân quyền, thơng tin dễ dàng bị can thiệp trái phép bởi bất kỳ người dùng nào. Sự thiếu an tồn này có thể sẽ gây ra nhiều thiệt hại đối với doanh nghiệp.
+ Việc tính tốn hàng tháng dựa trên Excel có thể rất mất thời gian làm cho việc lập các báo cáo, xác định kết quả kinh doanh không kịp thời.
+ Hệ thống khơng có khả năng tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng, thao tác với dữ liệu cịn phức tạp, chưa được đảm bảo.
+ Việc lập Báo cáo, sổ sách vào cuối kỳ không thể thực hiện được trong điều kiện hạn hẹp về thời gian, khơng thể bổ sung các tính năng cần thiết khác theo yêu cầu của doanh nghiệp.
+ Chưa có sự đồng bộ dữ liệu với các phân hệ kế toán khác trong đơn vị.
Giải pháp khắc phục:
+ Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển, Công ty cần tăng cường ứng dụng tin học vào hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Cập nhật và quản lý đầy đủ thông tin cập nhật cũng như những thay đổi về q trình mua bán hàng hóa.
+ Lập đầy đủ các báo cáo liên quan đến cơng tác mua bán hàng hóa lên Ban Giám đốc.
+ Tạo sự kết nối cho các bộ phận kế tốn trong tồn thể cơng việc hạch tốn hay trao đổi dữ liệu giữa các bộ phận này có thể làm việc trực tuyến với nhau.
CHƯƠNG 3
XÂY DỰNG HỆ THỐNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MINH LY 3.1. Phân tích hệ thống
3.1.1. Xác định u cầu và mơ tả bài tốn
3.1.1.1. Xác định các yêu cầu cơ bản
+ Hệ thống phải đảm bảo được một số yêu cầu sau:
- Quản lý được danh mục hàng hóa, danh mục khách hàng, danh mục tài khoản, danh mục ngân hàng.
- Quản lý được doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu + Đưa ra các chứng từ cần thiết:
- Phiếu nhập/ xuất.
- Phiếu thu/chi tiền, Hóa đơn GTGT - Giấy báo nợ, có.
+ Đưa ra được các báo cáo cần thiết: - Báo cáo tổng hợp doanh thu.
- Bảng kê hoá đơn bán hàng. - Sổ chi tiết TK 511.
- Báo cáo tổng hợp hàng bán.
- Báo cáo tổng hợp bán hàng theo khách hàng. - Báo cáo chi tiết doanh thu.
+ Đảm bảo tính bảo mật và an tồn dữ liệu của hệ thống
3.1.1.2. Mơ tả bài tốn
Khi nhận được yêu cầu cung cấp hàng hoá từ khách hàng, bộ phận quản lý bán hàng sẽ gửi bảng danh sách hàng hoá và bảng báo giá kèm theo cho khách hàng. Sau khi hai bên đã thống nhất để đi đến ký kết hợp đồng, khách hàng sẽ viết đơn đặt hàng bán gửi cho kế toán doanh thu bán hàng .Kế toán doanh thu bán hàng sẽ nhận được đơn đặt hàng bán và hợp đồng bán hàng từ khách hàng. Căn cứ vào chương trình chiết khấu từ ban lãnh đạo gửi về để xử lý chiết khấu thương mại cho khách hàng trong trường hợp khách hàng đạt một chương trình chiết khấu. Hố đơn GTGT cũng được lập thành 3 liên: 2 liên lưu lại quyển gốc ở phòng bán hàng, 1 liên giao cho khách hàng.
Nếu KH thanh tốn ngay bằng tiền mặt thì kế tốn lập phiếu thu rồi chuyển sang cho Thủ quỹ làm nhiệm vụ thu tiền. Nếu KH thanh tốn bằng chuyển khoản thì ghi nhận giấy báo có kèm theo chứng từ gốc và sổ chi tiết kèm theo do Ngân hàng