c. Trình tự hạch tốn xác định kết quả bán hàng.
3.2. MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY
TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ TỔNG HỢP XUÂN TRƯỜNG.
Qua thời gian thực tập tại Công ty cổ phần vật tư tổng hợp Xuân Truờng, trên cơ sở tìm hiểu và nắm vững tình hình thực tế cũng như những kiến thức lý luận đã được học, em nhận thấy trong cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng của Cơng ty vẫn cịn một số mặt tồn tại. Nếu được khắc phục thì phần hành kế tốn này tại Cơng ty sẽ được hồn thiện hơn. Vì vậy em xin đưa ra một số kiến nghị như sau:
Thứ nhất: Về hệ thống sổ kế tốn của Cơng ty.
Cơng ty nên mở sổ chi tiết TK 641, TK 642 theo từng tài khoản cấp 2 (641.1, 641.2,……. 641.7). Sổ chi tiết có thể được mở cho mỗi quý và mỗi tài khoản cấp 2 có thể mở một tờ. Khi đó kế tốn sẽ theo dõi được thường xuyên liên tục các khoản chi phí phát sinh theo khoản mục.
Mẫu sổ chi tiết TK 641, TK 642:
Sổ chi tiết… TK 641.1 …, TK 642.1 …. Ngày … tháng … năm … Đơn vị tính: Nghìn đồng Chứng từ Nội dung Ghi Nợ các TK641.1(642.1), ghi Có các TK Ghi Có các TK641.1(642.1), Ghi Nợ các TK Ghi chú S ố Ngà y 111 214 … Cộng Nợ TK 641.1 (642.1) 111 911 … Cộng Có TK 641.1 (642.1) … …. …. …. …. … ….. …. … … …. …. … …. …. … …. … ….. … … … … …
Để có cơ sở kiểm tra số liệu giữa bảng cân đối tài khoản và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, trước khi lập báo cáo tài chính, Cơng ty nên mở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo mẫu sau:
Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ:
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền
Số Ngày Số Ngày … …. ….. …. ….. … 14 6/1/2005 30.287.000 …. …….. …… …. ….. …. 17 9/1/2005 7.491.100 … …. …. …. …. …. … … …
Để đảm bảo thơng tin kế tốn được đầy đủ và mẫu sổ chi tiết tài khoản 131 được hợp lý thì Cơng ty nên mở sổ chi tiết tài khoản 131 theo mẫu sau:
Mẫu sổ chi tiết TK 131:
Sổ chi tiết TK 131
Phải thu của HTX Giao Thiện
Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phải thu (Nợ) Số đã thu (Có) Số cịn phải thu (Dư) Số Ngày Dư đầu kỳ 0
HĐ 35 9/1 Mua hàng của C.ty 511.1 33311 7.949.100 397.455 PT 39 9/1 Trả nợ tiền hàng 111 7.000.000 Cộng PS 8.346.555 7.000.000 Dư cuối kỳ 511.1 33311 1.297.227 67.328
Thứ hai: Về lập dự phịng phải thu khó địi.
Nợ phải thu khó địi là các khoản phải thu mà vì một lý do nào đó người nợ khơng có khả năng thanh tốn đúng kỳ hạn và đầy đủ trong năm kế hoạch. Do Công ty thực hiện nhiều phương thức thanh toán: thanh toán ngay, thanh tốn trả chậm… nên rất dễ xảy ra tình trạng thu hồi nợ chậm hoặc vì lý do nào đó mà Cơng ty khơng thu hồi được khoản nợ đó. Vì vậy để đảm nguyên tắc trận trọng trong kế tốn thì kế tốn phải trích trước các khoản dự phịng cho khoản nợ có thể khơng thu hồi được vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ, tránh trường hợp nợ khơng địi được trong kỳ lớn sẽ làm ảnh
hưởng tới tình hình kinh doanh cũng như tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Việc lập dự phịng phải thu khó địi được thực hiện vào cuối niên độ kế toán, trước khi lập các báo cáo tài chính. Mức lập dự phịng đối với nợ phải thu khó đòi phải tuân theo quy định của chế độ tài chính doanh nghiệp.
Căn cứ vào số dự phịng cịn lại trên số dư của TK139 so với số dự phòng cần phải trích lập cho năm tiếp theo.
Nếu số dự phịng phải trích lập cao hơn số dư khoản dự phịng nợ phải thu khó địi đã trích lập năm trước, thì Cơng ty phải trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch giữa số phải trích lập cho năm sau với số dư dự phịng đã trích lập năm trước, bút tốn ghi sổ:
Nợ TK 642: “Chi phí quản lý doanh nghiệp.” Có TK 139: “Dự phịng phải thu khó địi”
Nếu số dự phịng phải trích năm sau thấp hơn số dư khoản dự phịng nợ phải thu khó địi, thì Cơng ty phải hồn nhập vào thu nhập khác phần chênh lệch giữa số dư khoản dự phịng đã trích lập năm trước với số dư dự phịng phải trích lập cho năm sau.
Nợ TK 139: “Dự phịng phải thu khó địi”
Có TK 642: “CPQLDN (hồn nhập dự phịng phải thu khó địi)” Các khoản nợ phải thu khó địi khi xác định thực sự là khơng địi được, được phép xố nợ. Cơng ty hạch tốn vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nợ TK 139: “Số nợ xoá sổ đã được lập dự phịng” Nợ TK 642: “Số nợ xố sổ chưa được lập dự phịng”
Có TK 131: “Số nợ phải thu của khách hàng được xố” Có TK 138: “Số nợ phải thu của khách hàng chưa được xoá” Đồng thời ghi: Nợ TK 004: “Nợ khó địi đã xử lý”
Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xố nợ, Cơng ty vẫn phải theo dõi riêng trên sổ sách trong thời hạn tối thiểu là 5 năm và tiếp tục có các biệp pháp thu hồi nợ. Nếu thu hồi được nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ, Cơng ty hạch tốn vào thu nhập khác.
Nợ TK 111, 112: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Có TK 711: Thu nhập khác.
Đồng thời ghi Có TK 004: Số nợ được thu hồi.
Thứ ba: Về xác định doanh thu và kết quả bán hàng cho từng mặt hàng.
Nhằm đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý và có quyết định chính xác cho các mặt hàng kinh doanh có lãi thì Cơng ty cần phải hạch tốn chi tiết kết quả bán hàng cho từng mặt hàng như sau:
= – –
Cuối tháng kế toán doanh thu của từng mặt hàng sau khi đã tập hợp CPBH và CPQLDN, kế toán tiến hành phân bổ cho từng mặt hàng theo chỉ tiêu sau:
= x
Ví dụ: Tại Cơng ty cổ phần vật tư tổng hợp Xuân Trường trong tháng
1/2005 tổng doanh thu bán hàng là: 1.950.000.000đ, CPBH là: 76.707.000đ, CPQLDN là: 65.155.000đ. Doanh thu của mặt hàng Đạm là: 916.500.000đ, giá vốn là: 835.500.000đ.