2.2..1 .4 kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty
2.2.1.5.2 Kế toán tổng hợp xuất NVL
Quy trình tính giá vốn thực tế vật liệu xuất kho: Cơng ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ để tính đơn giá xuất kho, cơng thức được cài đặt trong phần mềm. Kế toán viên nhập số lượng xuất từ phiếu xuất kho, cuối tháng thực hiên thao tác tính giá vốn xuất kho, máy sẽ tự động tính ra đơn giá xuất kho cho từng lần xuất.
Từ màn hình hệ thống vào “ Kế tốn hàng tồn kho” chọn “phiếu xuất kho”. Sau đó màn hình sẽ hiện lên màn hình nhập liệu của lần kề trước đó. Ta chọn “Mới” để thêm mới, màn hình sẽ cho phép nhập liệu.
Ví dụ:
Ngày 15/3/2009 cơng ty xuất vật tư bảo dưỡng cho NH VPBank, căn cú vào phiếu xuất kho và chứng từ liên quan kế toán nhập liệu trên màn hình “Phiếu xuất kho” như sau:
- Ơ “ Loại phiếu xuất”: nhập 2
- Ô “ Mã khách”: VPBANK01
Tên công ty: Công ty TNHH Quản lý tài sản – VPBank Địa chỉ: 141 Bà Triệu- HBT- HN
Những thông tin trên đã được khai báo khi lập danh mục đối tượng nhà cung cấp nên khi điền mã đối tượng chương trính sẽ tự động lên các thơng tin khác về đối tượng này. Trường hợp đối tượng nhà cung cấp chưa có trong danh mục sẽ được thêm mới.
- Ơ “ Người nhận hàng”: Cơng ty TNHH Quản lý tài sản - Ô “Diễn giải”: Xuất vật tư bảo dưỡng cho NH Vpbank - Ô “Mã kho”: VT(vật tư)
- Ô “Số px”: 2/3
- Ô “Ngày phiếu xuất”: 15/03/2009 - Ở cột “Mã hàng” Nhập mã vật tư G01
Sau khi nhập chương trình sẽ tự động điền các thơng tin về tên hàng, Đvt, TK Nợ, TK Có do khi khai báo danh mục các thông tin này đã được nhập.
- Tại cột “ Số lượng” nhập số lượng vật liệu xuất kho: 475
Nhấn F4 để nhập vật liệu thứ 2, tiếp tục nhập cho vật liệu thứ 2 tương tự như vật liệu thứ nhất.
Sau đó nhấn “ Lưu” chứng từ này được lưu vào tệp chứng từ máy của chương trình, dữ liệu này sẽ tự động nhẩy vào sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết Tk 152, Sổ Cái liên quan.
2.2 .2 Kiểm kê NVL tại công ty cổ phần kỹ thuật cơ điện nhiệt Mirai:
Trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lắp đặt và sửa chữa như công ty cổ phần kỹ thuật cơ điện nhiệt Mirai tuy thời gian hồnh thành xong hợp đồng đã ký kết khơng kéo dài nhưng kiểm kê vật liệu tờn kho là rất cần thiết. Tại công ty, mỗi năm tiến hành kiểm kê vật tư tồn kho một lần vào cuối năm. Do đặc điểm vật liệu của công ty rất đa dạng nhỏ gon nên việc kiểm kê vật liệu đòi hỏi phải tỷ mỉ. Mặc dù số nguyên vật liệu khi mua đã có sự phân tích của các kỹ thuật viên nên lượng vật tư tồn kho trong công ty thường hạn chế nhưng kiểm kê vật tư trong kho sẽ đảm bảo sự cung ứng vật tư trong các trường hợp cần thiết.
Chính vì vậy mà cơng ty đã lập ra ban kiểm kê, trước khi kiểm kê ban kiểm kê tiến hành khóa sổ sách, xác định số dư tồn kho ở thời điểm kiểm kê, sau đó đối chiếu số
liệu giữa giá trị ghi trên sổ và giá trị thực tế tồn kh. Sau quá trình kiểm kê, ban kiểm kê phải trình bày đầy đủ kết quả kiểm kê và “ Báo cáo kiểm kê vật tư tồn kho” Trên cơ sở bản kiểm kê, ban kiểm kê của công ty phải tổ chức đánh giá lại nguyên vật liệu để tìm hiểu, phát hiện nguyên nhân thừa thiếu nguyên vật liệu, vật liệu kếm phẩm chất…Từ đó đưa ra biện pháp xử lý phù hợp.
CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ THUẬT CƠ ĐIỆN NHIỆT MIRAI Số 101 D11 tập thể Thành Cơng, Ba Đình, Hà Nội
BÁO CÁO KIỂM KÊ VẬT TƯ TỒN KHO
(Đến 0 giờ ngày 1/1/2010)
TT Tên VT Đv Giá trị sổ sách Giá trị thực tế Chênh lệch
SL TT Sl TT Thừa Thiếu
1 Cầu trì Chiếc 10 150.000 10 150.000
2 Dây Bộ 5 750.000 5 750.000
3 Dây thít Cái 8 60.000 8 60.000
4 Keo dán nhựa Tuýp 5 22.500 5 22.500
5 Dây cốt Cái 10 15.000 10 15.000
6 Khăn lau
thường kg 6 150.000 6 150.000
Trưởng ban kiểm kê
( Ký, họ tên)
Số liệu cho thấy : trị giá nguyên vật liệu tồn kho thực tế kiểm kê so với sổ sách là bằng nhau, chất lượng vật tư được đánh giá là tốt, ít xảy ra tình trạng hư hỏng, kém phẩm chất, điều này chứng tổ công tác bảo quản vật tư của công ty là tốt.
MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN KỸ
THUẬT CƠ ĐIỆN NHIỆT MIRAI
3.1 Nhận xét, đánh giá thực trạng kế tốn ngun vật liệu tại Cơng ty 3.1.1 Nhận xét về ưu điểm trong cơng tác kế tốn NVL tại Cơng ty:
Từ khi thành lập đến nay công ty cổ phần kỹ thuật cơ điên nhiệt Mirai khơng nhừng phát triển và đã khẳng định mình trong cơ chế thị trường bằng những dịch vụ sửa chữa lắp đặt máy điều hịa khơng khí… cho khách hàng một cách chất lượng, vì vậy đã tạo sự tin tưởng đặc biệt từ phía khách hàng, và có sức chiếm lĩnh thị trường ngày càng mở rộng. Để có được thành cơng đó trong khi cơng ty cịn non trẻ cơng ty chính vì vậy vơng ty phải nỗ lực vượt bậc trong các khâu và đắc biệt là sự đóng góp quan trọng của cơng tác kế tốn. Trước sự hội nhập kinh tế địi hỏi cơng ty phải ngày càng hồn thiện hơn nữa, khắc phục dần những hạn chế còn tồn đọng. Bằng việc tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ, hợp lý hóa, nghiên cứu và ứng dụng các biện pháp quản lý kinh tế hiện đại với công tác kế tốn nói chung và cơng tác kế tốn ngun vật liệu nói riêng cơng ty đã có nhiều cố gắng nhằm hồn thiện hệ thống kiểm soát.
Sau thời gian thực tập tại công ty cổ phần kỹ thuật cơ điện nhiệt Mirai, được tìm hiểu cơng tác kế tốn tại cơng ty và đi sâu vào nghiên phần hành kế toán nguyên vật liệu, em thấy công ty đã phát huy được nhiều mặt mạnh mẽ và thể hiện được những ưu điểm sau:
- Trong suốt hơn 4 năm qua, với sự nỗ lực hết mình của tập thể lãnh đạo, cán bộ cơng nhân viên của cơng ty trong đó có các bộ phịng tài chính - kế tốn, cơng ty đã đạt được nhiều thành tích trong cơng tác quản lý sản xuất kinh doanh và quản lý tài chính. Cơng ty đã ln tận dụng, phát huy mọi tiềm lực sẵn có của mình, kịp thời chớp lấy thời cơ trong kinh doanh tạo chỗ đứng vững chắc cho mình trong cạnh tranh gay gắt với các doanh nghiệp khác. Cơng ty đã và đang có những bước đi vững chắc, khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế thị trường. Chính vì vậy cơng ty đã chiếm được sự tin tưởng của khách hàng và đã ký được các hợp đồng giá trị lớn. Với những thành tích đáng kể trong hoạt động, cơng ty ln hồn thành
nhiệm vụ được giao và góp phần nâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
Về vấn đề tổ chức bộ máy kế tốn trong cơng ty:
- Trong công tác kế tốn, cơng ty đã xây dựng cho mình một đội ngũ kế tốn viên vững vàng, có kinh nghiệm trong cơng tác kế tốn, ln áp dụng chế độ kế tốn hiện hành kịp thời. Cơng việc kế tốn được phân cơng cụ thể, phù hợp với trình độ nhân viên kế tốn, từ đó tạo điều kiện phát huy và nâng cao trình độ kiến thức cho từng người. Chính điều này tạo ra một bộ máy kế tốn được tổ chức một cách gọn nhẹ, chặt chẽ, khoa học, tận dụng được hết khả năng của từng nhân viên kế toán đồng thời tăng thêm thu nhập cho từng người.
- Việc tổ chức cơng tác kế tốn theo mơ hình tập trung là phù hợp với doanh nghiệp có quy mơ vừa và nhỏ, trang bị phương tiện ghi chép, tính tốn hiện đại. Mơ hình này đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với công tác kiểm tra, xử lý, cung cấp thông tin giúp ban lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng, chính xác.
Hệ thống chứng từ:
Phịng kế tốn đã xây dựng hệ thống sổ sách kế toán, cách thức ghi chép, phương pháp hoạch toán hợp lý, khoa học phù hợp với yêu cầu, mục đích của chế độ kế tốn hiện hành. Tổ chức cơng tác kế tốn tài chính, kế tốn quản trị tương đối rõ ràng khoa học, các nghiệp vụ kế toán phát sinh được cập nhập một cách đầy đủ kịp thời, phục vụ đắc lực cho cơng tác phân tích, quản trị kinh tế, cung cấp đầy đủ các thông tin hữu dụng đối với từng yêu cầu quản lý của công ty và các đối tượng liên quan khác. Hơn vậy công tác tập hợp, kiểm tra, lưu trữ chứng từ nhanh chóng, dễ dàng, việc quản lý chứng từ chặt chẽ là yếu tố làm tăng thêm phần trách nhiệm của từng cá nhân trong từng khâu luân chuyển chứng từ hiệu quả hơn, hạn chế sai sót xảy ra.
* Tài khoản sử dụng:
Hệ thống tài khoản của công ty phù hợp với quy định của bộ tài chính ban hành. Đồng thời công ty cũng cập nhập và vận dụng kịp thời những sửa đổi trong hệ thống tài khoản theo các kế toán. Số liệu phản ánh trong các sổ sách kế toán được minh chứng bằng hệ thống chứng từ hợp pháp, hợp lệ theo nguyên tắc khách quan.
Ngoài ra cịn có một số sổ phục vụ cho cơng tác thơng tư hướng dẫn của bộ tài chính. Việc mở chi tiết các tài khoản phục vụ có hiệu quả trong việc hoạch tốn từng vụ việc, cơng trình. Hệ thống tài khoản cung cấp thông tin đầy đủ với các đối tượng liên quan, đáp ứng được yêu cầu quản lý và việc sử dụng kế toán máy.
* Sổ sác kế toán:
Cơng ty tổ chức hoạch tốn kế tốn theo hình thức Sổ nhật ký chung, hình thức này phù hợp với việc áp dụng kế tốn máy. Với hình thức này hệ thống sổ của cơng ty được tổ chức tương đối gọn nhệ và khoa học. Các loại sổ được áp dụng theo mẫu chung tạo nên sự thống nhất trong sổ sách quản trị doanh nghiệp cũng như quản lý những đối tượng kế toán phức tạp.
* Kế toán chi tiết nguyên vật liệu:
Cơng ty tổ chức kế tốn chi tiết NVL theo phương pháp ghi thẻ song song phù hợp với đặc điểm NVL của công ty. Phương pháp này đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra và đảm bảo cung cấp thơng tin về NVL bất cứ lúc nào.
Kế tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nên bất cứ thời điểm nào cơng ty cũng tính được giá trị nhập, xuất, tăng, giảm, hiện có của nguyên vật liệu. Như vậy cơng ty có điều kiện để quản lý tốt nguyên vật liệu và hạch toán chặt chẽ đúng quy định, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra kế tốn tại cơng ty.
- Về bảo quản, dự trữ vật tư: Công ty luôn dự trữ vật tư ở mức hợp lý, đảm bảo
cho q trình kinh doanh và khơng gây ứ đọng vốn. Hệ thống kho tố phù hợp với quy mô kinh doanh của doanh nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng nguyên vật liệu.
- Cách phân loại nguyên vật liệu: Cơng ty đã dựa vào vai trị cơng dụng của vật
liệu kết hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh mà phân loại nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu…Việc phân loại trên là hợp lý đảm bảo không nhầm lẫn khi hoạch tốn và tăng tính chặt chẽ trong các khâu. - Ứng dụng phần mềm kế toán Sao Việt trong cơng tác kế tốn: là một ưu điểm lớn mà cơng ty có được. Phần mềm Sao Việt với đặc điểm là đơn giản, dễ sử dụng, có thể thực hiện những thao tác cần thiết trong cơng tác kế tốn tạo điều kiện cho việc xử lý, thu nhận thông tin một cách kịp thời, hữu ích, giảm khối lượng cơng tác
ghi chép. Mặt khác, nó giúp cho cơng tác bảo quản lưu trữ dữ liệu, thơng tin kế tốn an toàn hơn và tạo điều kiện nâng cao hiệu quả cơng tác quản lý, kiểm sốt nội bộ của doanh nghiệp.
Trang bị kỹ thuật: Tại các phịng ban nói chung và phịng kế tốn nói riêng cơng ty
đã trang bị đầy đủ máy móc thiết bị hiện đại: ngồi máy tính cịn có máy in, máy fax, máy photocopy phục vụ tốt cho công tác kế tốn. Nhờ đó mà các bảng biểu các sổ sách được thực hiện và in ra kịp thời đảm bảo cập nhập thơng itn kế tốn cho bọ phận quản lý, góp phần xử lý thơng tin nhanh và chính xác hơn, nâng cao hiệu quả công việc.
Bên cạnh những kết quả đã đạt được cơng tác kế tốn NVL của cơng ty vẫn cịn có những vấn đề cần hồn thiện để đáp ứng yêu cầu quản lý NVL ngày càng cao trong nền kinh tế thị trường.
3.1.2 Những tồn tại trong công tác kế tốn NVL tại Cơng ty
- Thứ nhất: Những thông tin liên quan tới nguyên vật liệu thực sự cần thiết đối với
quản trị doanh nghiệp nói chung và quản lý vật liệu nói riêng, do đó cần tổ chức kế tốn trị vật tư, hàng hóa một các khoa học và hợp lý. Trong công tác quả lý vật liệu ở khâu dự trữ công ty không xây dựng dự trữ vật liệu mà chỉ dự trữ ước tính theo nhu cầu thi trường. Cơng ty cũng không xây dựng định mức tiêu hao vật tư rõ ràng mà chỉ cung ứng vật tư dựa trên kế hoạch của các kỹ sư. Điều này có thể dẫn tới việc thừa thiếu vật tư trong quá trình làm việc của các đội dịch vụ khơng có cơ ở. Nên việc thất thốt vật tư là khơng thể kiểm sốt được.
- Việc quản lý phế liệu ở công ty: Công ty cổ phần kỹ thuật cơ điện nhiệt Mirai tuy hoạt động trong lĩnh vục dich vụ, phế liệu tương đối ít nhưng việc quản lý phế liệu khơng chỉ có tác dụng thực hiện việc quản lý chặt chẽ chống thất thốt vật tư mà cịn có tác dụng kiểm tra, giám sát q trình thi cơng của các đội dịch vụ. Thực tế ở công ty phé liệu không được theo dõi chặt chẽ về cả số lượng và giá trị chính vì thế kế tốn khơng thể tính tốn chính xác định mức chi phí cho từng loại vật liệu. - Thứ hai: -Công ty hiện nay đang áp dụng phần mềm kế toán Sao Việt đây là một phần mềm kế tốn mới với nhiều tính năng ưu việt nhưng cũng vì là phần mềm kế tốn mới nên nó cũng đặt ra cho đội ngũ kế tốn của cơng ty những thách thức địi
hỏi các nhân viên kế toán phải nắm bắt, sử dụng được phần mềm này một cách thành thạo để tránh những sai sót có thể xảy ra trong q trình nhập dữ liệu kế tốn. - Thứ ba: Cơng ty khơng tiến hành lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho. Trong điều kiện giá cả biến động việc khơng lập dự phịng có thể sẽ ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, dễ dẫn đến tình trạng giá cả sản phẩm của doanh nghiệp cao hơn nhiều so với giá thị trường, làm ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
- Thứ tư: Công ty hiện nay đang áp dụng phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ cho việc tính giá vốn thực tế của NVL xuất kho. Phương pháp này có rất nhiều ưu điểm nhưng vẫn có nhược điểm là cuối kỳ mới xác định được giá vốn của NVL xuất kho. Mặc dù việc tính tốn được thực hiện tự động trên phần mềm kế tốn nhưng thơng tin về giá NVL xuất kho không phản ánh được giá trị tại thời điểm xuất kho mà phải