1.3. QUY TRÌNH THỰC HIỆN THỦ TỤC KIỂM TRA CHI TIẾT TRONG
1.3.1. Lập kế hoạch kiểm tra chi tiết
1.3.1.1. Đánh giá về hệ thống KSNB, tính trọng yếu và các rủi ro
Để lập kế hoạch cho một cuộc kiểm tra chi tiết, KTV phải dự kiến được kết quả của các thử nghiệm kiểm soát và các thủ tục phân tích mà họ sẽ thực hiện. Tuy nhiên, việc dự kiến kết quả các thử nghiệm kiểm sốt muốn chính xác lại phụ thuộc vào sự hiểu biết của KTV về hệ thống kế toán, đặc điểm và hệ thống KSNB của khách hàng.
Thật vậy, các q trình kiểm sốt hiệu quả sẽ làm mức rủi ro kiểm sốt giảm xuống; tình hình kinh doanh của đơn vị khả quan, hệ thống kế toán đồng bộ sẽ làm giảm rủi ro tiềm tang, theo đó các thử nghiệm cơ bản cũng được thực hiện với số lượng ít mà mục tiêu kiểm tốn vẫn được đảm bảo. Ngược lại, nếu q trình kiểm sốt khơng hiệu quả thì KTV sẽ tăng cường các thử nghiệm cơ bản để thu thập các bằng chứng cần thiết bổ trợ cho ý kiến của mình.
Mục đích của phương pháp kiểm tra chi tiết là kiểm tra tính trung thực và hợp lý của số dư tài khoản phản ánh trên BCTC thông qua việc xem xét các bằng chứng bổ trợ cho một số hoặc tất cả các phần tử tạo nên số dư tài khoản đó. Nếu trong q trình kiểm tra, KTV nhận thấy khơng có sai sót hoặc sai sót khơng trọng yếu thì có thể kết luận số dư tài khoản khơng có sai sót trọng yếu.
1.3.1.2. Lựa chọn số dư và nghiệp vụ cho kiểm tra chi tiết
Để thiết kế và thực hiện việc kiểm tra chi tiết, trước tiên KTV nên xác định số dư và nghiệp vụ cho kiểm tra. Số dư đó có thể là số dư của một tài khoản hoặc một nhóm các nghiệp vụ. Sau đó, KTV kiểm tra tới các khoản mục tạo nên số dư tài khoản đó. Số dư tài khoản được kiểm tra được gọi là tổng thể. Tổng thể là toàn bộ dữ liệu về một vấn đề gì đó mà KTV muốn lập
mẫu kiểm tra để rút ra các kết luận. KTV phải xác định rằng tổng thể mà KTV muốn lập mẫu kiểm tra là thích hợp với mục đích của kiểm tốn.
Tuy nhiên việc áp dụng kiểm tra chi tiết đối với toàn bộ nghiệp vụ tạo nên số dư là một cơng việc gây lãng phí về thời gian và chi phí. Do đó, kiểm tra chi tiết sẽ được tiến hành trên một số số dư trọng yếu hoặc có khả năng chứa đựng sai phạm trọng yếu. Khi đó, KTV phải chấp nhận một mức độ rủi ro bởi vì:
Trong kiểm toán BCTC, KTV cần thu thập được những bằng chứng có tính thuyết phục chứ khơng phải là bằng chứng có tính kết luận.
Bằng chứng kiểm tốn có thể thu thập từ nhiều nguồn khác nhau hoặc từ việc kiểm tra chi tiết số dư và nghiêp vụ hoặc từ các thủ tục phân tích.
Thậm chí vẫn tồn tại một mức độ khơng chắc chắn nào đó cho dù KTV kiểm tốn tồn bộ các nghiệp vụ.
Đặc biệt chi phí cho việc kiểm tra tất cả các số dư tài khoản thường rất tốn kém.
Như vậy, nếu không lựa chọn tất cả các khoản mục từ một tài khoản thì KTV có thể lựa chọn một số khoản mục dựa trên cơ sở chọn điển hình những khoản mục chính hoặc chọn mẫu đại diện hoặc kết hợp cả hai phương pháp.
Lựa chọn khoản mục chính
Các khoản mục chính là những khoản mục mà dựa trên kinh nghiệm, sự đánh giá và sự hiểu biết về tình hình kinh doanh của khách hàng, KTV nhận thấy chúng có khả năng chứa đựng những sai sót trọng yếu.
Chọn mẫu đại diện
“ Lấy mẫu kiểm tốn là việc xác định số lượng mẫu, kích thước mẫu và lựa chọn các phần tử từ tổng thể đưa vào mẫu để phục vụ cho việc kiểm toán”.
Mẫu đại diện là mẫu mà đặc điểm của mẫu cũng giống như những đặc điểm của tổng thể. Ví dụ: kiểm sốt nội bộ u cầu phiếu chi phải kèm theo chứng từ gốc. Qua khảo sát kiểm soát nội bộ, KTV xác định 3% phiếu chi khơng có chứng từ gốc đính kèm. Nếu trong hàng ngàn phiếu chi, chọn ra một trăm phiếu thấy đúng có 3 phiếu thiếu chứng từ gốc thì mẫu chọn là tiêu biểu. Trên thực tế, KTV khơng biết mẫu có tính đại diện hay khơng. Tuy nhiên để có thể tăng khả năng đại diện của mẫu thì KTV cần kiểm sốt được q trình lấy mẫu và kiểm tra như: xác định cỡ mẫu, xác định các phần tử được chọn vào mẫu, kiểm tra, đánh giá kết quả…
Hiện nay, chọn mẫu được sử dụng một cách thông dụng, phổ biến trong cơng tác kiểm tốn và phương pháp, kỹ thuật lấy mẫu kiểm tốn có một vị trí quan trọng trong kiểm tốn hiện đại.
Kết hợp lựa chọn khoản mục chính và chọn mẫu đại diện
Khi tổng thể mang đặc điểm của cả hai trường hợp đã trình bày ở trên, KTV có thể kết hợp lựa chọn khoản mục chính với một số dư của nhóm tài khoản này và chọn mẫu đại diện với một số số dư của nhóm tài khoản khác. Việc kết hợp hai phương pháp này đòi hỏi KTV phải có óc xét đốn và kinh nghiệm kiểm tốn tại khách hàng có được từ những lần kiểm tốn của năm trước.
Kỹ thuật lấy mẫu kiểm tốn có vị trí đặc biệt quan trọng trong kiểm tốn. Hai phương pháp chọn mẫu thường được KTV sử dụng là chọn mẫu xác suất và chọn mẫu phi xác suất. Đa số các phương pháp chọn mẫu trên đều có thể áp dụng cho quá trình kiểm tra chi tiết. KTV sẽ đưa ra kết luận về tổng thể dựa trên mẫu chọn. Song, việc áp dụng các phương pháp này tại các công ty kiểm toán lại linh hoạt hơn rất nhiều. Với HVAC, chọn mẫu để kiểm tra chi tiết bao gồm các kỹ thuật sau:
Kiểm tra mẫu đại diện
Kiểm tra toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh
Kiểm tra mẫu đại diện: là phương pháp chọn mẫu một số nghiệp vụ nhất
định trong một số dư tài khoản, kiểm tra các bằng chứng có liên quan, để rồi từ đó có thể đưa ra kết luận cho tồn bộ số dư tài khoản đó. Kiểm tra mẫu đại diện gồm hai phương pháp là phương pháp thống kê và phương pháp phi thống kê.
Kiểm tra mẫu phi đại diện: là kỹ thuật kiểm tra phi thống kê được sử
dụng để chọn mẫu các nghiệp vụ có tính chất tương tự nhau trong một số dư tài khoản.
Khi sử dụng phương pháp này, KTV chỉ đạt được độ tin cậy trên các mẫu đã chọn, mà không đạt được độ tin cậy cho toàn bộ số dư tài khoản được kiểm tra.
Kiểm tra toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh: Phương pháp này địi hỏi
nhiều cơng sức của KTV đồng thời làm chi phí kiểm tốn cũng tăng lên rất nhiều. Thực vậy, việc kiểm tra toàn bộ các nghiệp vụ trong một tổng thể chỉ hiệu quả khi tổng thể bao gồm một hoặc một vài nghiệp vụ có giá trị lớn.
Cũng vậy, nếu tổng thể quá nhỏ mà cỡ mẫu xác định được để kiểm tra chi tiết thông qua phương pháp chọn mẫu đại diện là rất nhỏ thì lúc này việc kiểm tra toàn bộ các nghiệp vụ sẽ được thực hiện.
Trên đây là các phương pháp chủ yếu nhằm xác định được số mẫu cần thiết trong một tổng thể để tiến hành kiểm tra chi tiết. Tiếp theo KTV sẽ thực hiện kiểm tra chi tiết đối với các khoản mục đã chọn.