2.2.4Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu

Xây dựng định mức nguyên vật liệu trong sản xuất gồm:

- Xây dựng định mức nguyên vật liệu cần cho từng loại công việc (Tham khảo tại phụ lục 1)

Xét mức độ ảnh hưởng của công tác xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu tới khối lượng nguyên vật liệu sử dụng qua ví dụ về khới lượng NVL sử dụng trong cơng việc đở bê tơng mác 250 của cơng trình cải tạo, tu sửa kho, bếp ăn tập thể cơng an quận Tây Hồ như sau :

Bảng định mức NVL tiêu hao

(Trích từ phụ lục 2) Cơng

việc

Loại NVL

Đvt Mức tiêu hao NVl cho 1 đơn vị sản phẩm

Đơn giá từng loạiNVL (1000đ)

Khới lượng cơng việc hồn thành (m3) KH TT KH TT KH TT Đổ bê tông mác 200 chiều rộng <250 xi măng PC30 kg 350,550 340 800 820 21,052 22.2 Cát vàng m3 0,481 0,47 92 90 Đá 1x2 m3 0,9 0,85 170 180

Bằng công cụ thống kê, ta có thể nhận xét: Tởng khới lượng NVL sử dụng kỳ thực tế so với kỳ kế hoạch tăng 4,8% , tương ứng tăng 285.720.000 đồng do ảnh hưởng của 3 nhân tố:

- Đơn giá NVL kỳ thực tế so với kỳ kế hoạch tăng 2,5 %, làm cho tổng khối lượng NVL sử dụng tăng 151.137.600 đồng.

- Mức tiêu hao NVL cho 1 đơn vị sản phẩm kỳ thực tế so với kỳ kế hoạch giảm 3,01%, làm cho tổng khối lượng NVL sử dụng giảm 8.450.000 đồng.

- Khối lượng sản phẩm sản xuất thực tế so với kế hoạch tăng 14,8%, làm cho tổng khối lượng NVL sử dụng tăng 143.033.000 đồng.

Nhận xét: Định mức NVL dự kiến cao hơn thực tế đã làm cho khối lượng nguyên vật liệu giảm, có thể do;

- Dự tốn cao, làm tăng giá thành, giảm khả năng cạnh tranh khi tham gia dự thầu, hay dự trữ NVl nhiều hơn làm giảm kahr năng sử dụng vốn cho công việc khác

- Thực tế thi công chưa đạt kỹ thuật, mặc dù chi phí có giảm nhưng sẽ ảnh hưởng chất lượng cơng trình, hoặc cso thể do thất thoát

Dù là do ngun nhân nào thì cũng ảnh hưởng khơng tớt tới cơng tác xây dựng, sản xuất của công ty. Cho nên công ty cần xem xét, xây dựng định mức tiêu hao NVL cụ thể, chính xác hơn

- Xây dựng định mức tiêu hao NVL: bên cạnh việc xác định định mức nguyên vật liệu cần cho từng loại công việc công ty cũng căn cứ vào định mức hao hụt nguyên vật liệu trong thi công để xác định số lượng NVL cần mua. Theo CV 1784/BXD – VP ngày 16/08/2007 của Bộ Xây dựng quy định định mức hao hụt vật liệu trong thi công như sau:

Bảng 2.4: Bảng định mức hao hụt nguyên vật liệu trong thi công:

Loại vật liệu Mức hao hụt thi công theo % khối lượng gốc

Cát vàng 2,0

Cát mịn 2,5

Dây thép buộc 2,0

Đá dăm các loại 1,5

Gạch nung 4 lỗ, 6 lỗ, 10 lỗ 1,0

Gạch lát 0,5

Gỗ ván khuôn 5,0

Sơn 2,0

Sỏi 2,0

Sắt tròn cuộn 0,5

Sắt tấm 5,0

Sắt hình 2,5

Xi măng các loại 1,0

2.2.2 Xây dựng kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu

Việc xác định nhu cầu dự trữ vật liệu của công ty cổ phần xây dựng và kinh doanh BĐS Đạt Phát phụ thuộc vào các yếu tố: Khối lượng hạng mục cơng trình, tiến độ thi cơng dự án, vùng cung cấp nguyên vật liệu nhiều hay ít ( nếu nhiều thì lượng dự trữ vật liệu sẽ giảm ít nhằm giảm chi phí lưu kho, lưu bãi và ngược lại nếu ít thì lượng dự trữ vật liệu sẽ nhiều), phụ thuộc vào mùa khai thác vật liệu ( ví dụ đới với cát: mùa cạn dễ khai thác, nên dự trữ ít, mùa nước khai thác bị hạn chế, giá cao nên dự trữ nhiều)., sự biến động giá cả vật liệu,…

Như vậy nhìn chung, việc xác định lượng vật liệu dự trữ phải căn cứ vào tình hình thực tế của cơng trình cũng như thị trường nguyên vật liệu để đưa ra chủng loại, số lượng cần thiết cho dự trữ, căn cứ vào định mức tiêu dùng vật liệu do Nhà nước quy định ban hành.

Theo kinh nghiệm trên công trường, Công ty cổ phần xây dựng và kinh doanh BĐS Đạt Phát trước khi khởi cơng cơng trình ln phải đảm bảo dự trữ 30% khối lượng các loại vật liệu chính của năm kế hoạch đầu tiên mới cho phép khởi công do vậy vật liệu ln sẵn sàng cho q trình sản xuất.

2.2.3 Xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu

Sơ đồ 2.3: Quy trình mua nguyên vật liệu của công ty

Tìm và chọn người bán Thương lượng và đặt hàng Biểu hiện cầu

Thực hiện đơn hàng Đánh giá kết quả mua Không thỏa mãn Thỏa mãn

2.2.3.1 Xác định nhu cầu nguyên vật liệu cần mua

a. Căn cứ xác định nhu cầu nguyên vật liệu

Căn cứ đầu tiên là sớ lượng cơng trình mà doanh nghiệp đang thi công. Mặt khác căn cứ vào dự tốn ngun vật liệu cho mỡi cơng trình, mỡi cơng trình được chia thành nhiều hạng mục nhỏ với các phần công việc khác nhau. Phòng Kĩ thuật chịu trách nhiệm xác định khối lượng, đơn giá dự tốn và nhân cơng cho từng cơng trình.

Bên cạnh đó căn cứ vào dự tốn NVL cho mỡi cơng trình: với mỡi một cơng trình lại chia. Sau đó, các đội xây dựng dựa vào bảng dự tốn để lập danh sách, sớ lượng, chủng loại nguyên vật liệu cần mua, thông báo cho phòng Vật tư và quy trình mua sắm nguyên vật liệu được bắt đầu.

b. Phương pháp tính:

Công ty xác định nhu cầu NVL cần mua sắm dựa trên cơ sở khối lượng thi công của Công ty và định mức NVL được quy định cho từng hạng mục cơng trình của Bộ Xây dựng.

Nhu cầu NVL được xác định như sau:

Nci = KL × ĐMi Trong đó:

Nci: Nhu cầu NVL loại i trong kỳ thực hiện. KL: Khối lượng thi công công việc thứ i.

ĐMi: Định mức NVL loại i cho 1 đơn vị sản phẩm

i: Loại nguyên vật liệu ( sỏi, cát, gạch…)

Ví dụ cho việc xác định nhu cầu NVL cho cơng trình “ Cải tạo, sửa chữa nhà kho, bếp ăn tập thể công an Quận Tây Hồ “ doanh nghiệp tính được như bảng tính tại phụ lục 2

Từ bảng dự toán nhu cầu nguyên vật liệu theo từng hạng mục nhỏ của cơng trình như trên thì bằng cách cộng tởng hợp các loại nguyên vật liệu như đá dăm, sỏi, cát mịn, cát nền…. trong tất cả các hạng mục lại thì phòng kỹ thuật có thể xác định được tởng nhu cầu của mỗi loại NVL (xem phụ lục 3)

Từ ví dụ về bảng nhu cầu nguyên vật liệu của một cơng trình trong kì kinh doanh, với việc tởng hợp hết các cơng trình trong kì thì cơng ty xác định được mức nguyên vật liệu được dùng trong quý 1/2015 như sau:

Bảng 2.5 Bảng số lượng NVL đã mua trong quý 1/2015

STT Tên nguyên vật liệu Số lượng (kg)

1 Xi măng 370.900 2 Thép 6 1968.000 3 Thép  8 3012.000 4 Thép  10 58.946.000 5 Cát 15.350.000 6 Sỏi 13.049.000 7 Đá 26.782..000

(Nguồn: Phòng Vật tư )

So sánh với bảng số lượng NVL đã mua trong quý 4/2014 ta có :

Bảng 2.6 Số lượng NVL đã mua trong quý 4/2014

STT Tên NVL Đơn vị Năm Chênh lệch Quý 4/2014 Quý1/2015 1 Xi măng kg 355.960 370.900 14.940 2 Thép 6 kg 1719.000 1968.000 249.000 3 Thép  8 kg 2897.000 3012.000 115.000 4 Thép 10 kg 58.723.000 58.946.000 223.000 5 Cát kg 15.302.000 15.350.000 48.000 6 Sỏi kg 13.013.000 13.049.000 36.000 7 Đá kg 26.000.000 26.782..000 782.000

Qua bảng trên ta có thể thấy được sự chênh lệch đáng kể về việc mua NVL trong quý 4/2014 và quý 1/2015 mặc dù sớ lượng cơng trình thi cơng trong hai quý vẫn khơng thay đởi và trong quý 1/2015 doanh nghiệp chưa có kế hoạch lưu kho và dự trữ nguyên vật liệu.

Một trong những nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch như đã thấy trên là do doanh nghiệp chưa có cơng tác xác định định mức tiêu dùng NVL để dễ kiểm soát lượng NVL dùng trong sản xuất cũng như thi công. Bên cạnh công tác xác định định mức tiêu hao NVL trong thi công khá tớt thì cơng tác xác định định mức hao phí NVL trong q trình quản lí chưa được thực sự chú trọng dẫn đến tỉ lệ NVL bị hao hụt cao, từ đó dẫn đến hành vi mua NVL tăng lên như ta đã thấy ở bảng trên. Mặt khác, doanh nghiệp chưa có cán bộ chun mơn hóa về định mức NVL để nhằm hỗ trợ công tác mua sắm NVL được hiệu quả hơn cũng như giảm thiểu sự hao phí NVL trong doanh nghiệp. Nhìn chung, cơng tác chuẩn bị trước khi mua NVL của doanh nghiệp khá tốt cung ứng đủ lượng NVL phục vụ cho kinh doanh. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một sớ hạn chế như đã nói đến ở trên khiến cho lượng NVL được mua tăng lên so với các quý trước trong khi lượng cơng trình và lượng sản phẩm được sản xuất khơng thay đởi, dẫn đến chi phí mua NVL tăng lên, chưa đạt được mục tiêu tiết kiệm chi phí NVL và hạ giá thành sản phẩm.

Bảng 2.7: Danh sách các nhà cung ứng NVL của công ty Đạt Phát (năm 2012)

TT Sản phẩm Nhà cung cấp

1 Thép xây dựng Công ty Cổ phần thép Hòa Phát

2 Xi măng Cơng ty xi măng Hồng Thạch

3 Cát, đá, gạch

Công ty Khai Thác & Kinh Doanh Cát Sỏi Sơng Lơ

Xí nghiệp sản xuất VLXD Hà Nam

4 Các loại cọc bê tông Cơng ty TNHH Song Hồng

5 Bê tông thương phẩm Công ty CP liên doanh bê tông Thành Hưng

6 Gỗ dán và gỗ các loại DNTN Trường Cát

7 Các loại NVL khác Cơng ty TNHH Tân Trường Thành

(Nguồn: Phịng Vật tư)

Qua bảng danh sách các nhà cung ứng NVL của cơng ty từ 2011-2015 ta có thể thấy được lượng nhà cung cấp NVL chính cho doanh nghiệp là tương đới ít và không thay đổi nhiều qua các năm, trong khi thị trường các nhà cung ứng NVL rất dồi dào và đơng đảo. Điều đó cho thấy doanh nghiệp hầu như dựa trên mối quan hệ cũ để lựa chọn nhà cung ứng cho mình chứ chưa có sự chủ động tìm kiếm các nhà cung ứng mới, chứng tỏ rằng công ty chưa thực sự linh hoạt trong việc tìm kiếm thơng tin các nhà cung ứng nguyên vật liệu. Điều này có thể dẫn đến việc bỏ qua cơ hội mở rộng thêm mới quan hệ kinh doanh và cơ hội tìm mua nguyên vật liệu phù hợp với chất lượng và giá cả mà công ty đặt ra.

Bảng 2.8: Danh sách các nhà cung ứng NVL của công ty Đạt Phát ( năm 2012 - 2015)

TT Sản phẩm Nhà cung cấp

1 Thép xây dựng Công ty Cổ phần thép Hòa Phát Công ty TNHH Vận tải Vật tư

2 Xi măng Công ty TNHH Anh Thư

Công ty TM Anh Minh

3 Cát, đá, gạch Công ty Khai Thác & Kinh Doanh Cát Sỏi Sơng Lơ Xí nghiệp sản xuất VLXD Hà Nam

Công ty CP Đầu tư quốc tế Đại Tây Dương 4 Các loại cọc bê tông Cơng ty TNHH Song Hồng

Công ty Cổ phần Bạch Đằng 5 Công ty LICOGI 20

5 Bê tông thương phẩm Công ty CP liên doanh bê tông Thành Hưng 6 Gỗ dán và gỗ các loại DNTN Trường Cát

DNTN Thông Phượng

7 Các loại NVL khác Công ty TNHH Tân Trường Thành Công ty TNHH TM Bích Vân Cơng ty TNHH Thắng Thanh Cơng ty TNHH cơ điện Trần Phú

(Nguồn: Phịng vật tư)

Trong đó, khới lượng ở đây là khới lượng thi cơng và đơn giá được tính theo đơn giá dự tốn. Bảng đơn giá dự toán nguyên vật liệu này giúp cho cán bộ vật tư xác định một cách tương đối số tiền cần để mua lượng NVL theo dự tốn cơng trình. Mặt khác, doanh nghiệp kết hợp với việc sử dụng định mức nguyên vật liệu mà Bộ Xây dựng quy định cho từng loại cơng trình để có những dự tốn phù hợp.

Bước 2: Tìm hiểu thơng tin về nhà cung ứng:

Bên cạnh việc thu thập thông tin về họ tên, địa chỉ nhà cung ứng, cán bộ vật tư cũng theo dõi những thông tin về giá cả, số lượng, chất lượng nguyên vật liệu, thời gian vận chuyển và uy tín của nhà cung ứng. Tất cả các thơng tin này có thể thay đởi theo thời gian, nó phụ thuộc vào thị trường

nguyên vật liệu, phụ thuộc vào nhu cầu NVL của doanh nghiệp trong từng thời kỳ, từng giai đoạn.

Việc thu thập thông tin của nhà cung ứng chủ yếu được thực hiện qua phỏng vấn trực tiếp nhà cung ứng. Sau đó, nhà cung ứng sẽ gửi một bảng báo giá hoặc trong sẽ báo trực tiếp cho cán bộ cung ứng qua điện thoại. Các cán bộ cung ứng không chỉ thu thập thông tin về nhà cung ứng qua con đường trực tiếp mà còn thông qua bạn bè quen biết hoặc các doanh nghiệp khác.

Như vậy, doanh nghiệp áp dụng phương pháp hỏi trùn thớng để tìm hiểu thơng tin về nhà cung ứng, bên cạnh việc đạt được những thông tin cần thiết thì phương pháp này còn tồn tại hạn chế đó là những đánh giá từ bạn bè hoặc doanh nghiệp khác đơi khi chưa được khách quan và còn cảm tính cho nên độ tin cậy của thông tin không cao. Hơn nữa, doanh nghiệp chưa chủ động tự khảo sát và tìm hiểu các nhà cung ứng cũ và mới trên thị trường nhăm có cái nhìn khách quan hơn về nhà cung ứng NVL cũng như nắm rõ giá cả NVL.

Bước 3: Báo cáo đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng:

Từ các thông tin thu thập được về các nhà cung ứng, từ các yêu cầu mua NVL của các đội xây dựng, cán bộ vật tư sẽ đánh giá các nhà cung ứng, điểm mạnh, điểm yếu của họ thông qua các chỉ tiêu về giá cả, chất lượng, chủng loại, hình thức, thời gian giao hàng, chiết khấu thương mại, các dịch vụ sau bán, thái độ cung ứng… cũng như uy tín, thời gian hoạt động của các nhà cung ứng đó. Sau đó tởng kết đánh giá ưu nhược điểm của các nhà cung ứng và điều kiện hợp tác với các chi phí bỏ ra, mức độ rủi ro, tiềm năng hợp tác lâu dài và lợi ích thu được của cơng ty. Theo thơng thường, doanh nghiệp đều phải chọn hai nhà cung ứng trở lên đối với mỗi loại nguyên vật liệu nhằm đảm bảo tính cạnh tranh giữa các nhà cung ứng. Vì thế, việc doanh nghiệp quyết định nhà cung ứng được tiến hành cẩn thận trước khi đi đến ký kết hợp đồng với một nhà cung ứng cụ thể.

Giám đốc sau khi xem xét bản báo cáo lựa chọn nhà cung ứng, sẽ quyết định lựa chọn nhà cung ứng đáp ứng tốt nhất các yêu cầu do doanh nghiệp đặt ra.

2.2.3.2 ,Công tác vận chuyển nguyên vật liệu

Cũng như các hoạt động khác, mục tiêu của hoạtjđộng vận chuyển là vận chuyển từ nơi cần vậnjchuyển đến mục tiêu cần chuyển đến đúng thời gian, đảm bảo chất lượng vận chủn với chi phíjvận chủn thấp nhất. Tại cơng ty Đạt phát, công tác vận chuyển nguyênjvật liệu được diễn ra tương đới thuận lợi. Đới với các ngun vật liệu có khới lượng lớn như thép tấm, tôn, xi măng, cát, đá ,… cơng ty thường sử dụng vận chủn bên ngồi mà cụjthể là do các nhà cung ứng nguyên vật liệu tự vận chuyển vì cơng tyjkhơng phải lúc nào cũng có các phương tiện hay năng lực vận chuyển thích hợp để vận chủn. Còn đới với các nguyênjvật liệu như thép dụng cụ, các nguyên vật liệu nhỏ nhưjbảng điện, chi tiết máy,… thì cơng ty tự đi mua và chuyên chở về.

2.2.4 Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu

Có thể nói tiếp nhận nguyên vật liệujlà khâu bổ sung, hỗ trợ cho công tác mua sắm nguyên vật liệu. Công tác tổ chức tiếpjnhận nguyên vật liệu ở công ty Đạt Phát là bước chuyển giao trách nhiệmjgiữa bộ phận mua, vận chuyển và bộ phận quản lý vật tư. Theo chế độ hiệnjhành quy định, tất cả các loại nguyên vật liệu về đến công ty đều phải tiến hành làm thủ tục nhậpjkho, việc thu mua cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất của công tyjđều do bộ