1.3 Những vấn đề chung về cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán
1.3.4 Kế tốn chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng là biểu hiện bằng tiền của tồn bộ các hao phí về lao động sống, lao động vật hóa và các chi phí cần thiết khác phát sinh trong quá trình bảo quản tiêu thụ và phục vụ trực tiếp cho q trình tiêu thụ hàng hóa.
- Chi phí nhân viên bán hàng: là tồn bộ các khoản tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bảo quản sản phẩm, hàng hố, vận chuyển đi tiêu thụ và các khoản tính theo lương (khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ).
- Chi phí vật liệu bao bì: là các khoản chi phí về vật liệu bao bì để đóng gói, bảo quản sản phẩm, hàng hố, vật liệu dùng để sửa chữa TSCĐ dùng trong khâu bán hàng, nhiên liệu cho vận chuyển sản phẩm hàng hố.
- Chi phí dụng cụ đồ dùng: Là chi phí về cơng cụ, dụng cụ, đồ dùng đo lường, tính tốn, làm việc ở khâu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
- Chi phí khấu hao TSCĐ: Chi phí khấu hao TSCĐ dùng ở khâu tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá và cung cấp dịch vụ như nhà kho, cửa hàng, phương tiện vận chuyển bốc dỡ.
- Chi phí bảo hàng sản phẩm: Là các khoản chi phí bỏ ra để sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hoá trong thời gian quy định và bảo hành.
- Chi phí dịch vụ mua ngồi: Là các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho khâu tiêu thụ sản phẩm, hàng hố và dịch vụ như: chi phí th tài sản, thuê kho, thuê bến bãi, thuê bốc vác vận chuyển, tiền hoa hồng đại lý …
- Chi phí bằng tiền khác: Là các khoản chi phí bằng tiền phát sinh cho khâu tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá và cung cấp dịch vụ nằm ngồi những chi phí kể trên như: chi phí tiếp khách, hội nghị khách hàng, chi phí quảng cáo giới thiệu sản phẩm hàng hố…
Ngồi những cách phân loại trên, để phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp, có thể phân loại chi phí bán hàng theo mối quan hệ với khối lượng thực hiện (DTBH), có thể chia chi phí thành chi phí bất biến và chi phí khả biến. Hoặc
theo mối quan hệ với đối tượng tập hợp chi phí, thì chi phí bán hàng chia thành chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.
Trong kế tốn tài chính phục vụ u cầu cung cấp thơng tin kế tốn, CPBH thực tế phát sinh trong kỳ được phân loại và tập hợp theo 7 yếu tố chi phí nói trên. Cuối kỳ, kế tốn chi phí bán hàng cần được phân bổ và kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh. Việc phân bổ và kết chuyển chi phí này tuỳ vào từng loại hình doanh nghiệp và đặc điểm sản xuất kinh doanh.
- Đối với doanh nghiệp sản xuất: trường hợp chu kỳ sản xuất dài, trong kỳ khơng có sản phẩm tiêu thụ thì cuối kỳ kết chuyển tồn bộ chi phí bán hàng sang theo dõi ở “Chi phí chờ kết chuyển”.
- Đối với doanh nghiệp thương mại, dịch vụ: Trường hợp có dự trữ hàng hố biến động giữa các kỳ thì phải phân bổ chi phí bán hàng cho hàng tồn cuối kỳ, tức là chuyển một phần chi phí bán hàng thành “ Chi phí chờ kết chuyển” và phần chi phí bán hàng đã được bán trong kỳ để xách định kết quả. Chi phí bán hàng phân bổ cho hàng bán ra được tính theo cơng thức:
- Tiêu chuẩn phân bổ là trị giá vốn thực tế của thành phẩm, hàng hoá và hàng gửi đi bán.
- “Hàng tồn cuối kỳ”: Đối với doanh nghiệp sản xuất là trị giá vốn thực tế của thành phẩm tồn kho cuối kỳ và hàng gửi đi bán chưa được tiêu thụ cuối kỳ (Số dư TK 151,155,157). CPBH cần Phân bổ đầu kỳ CPBH cần phân bổ phát sinh trong kỳ Tiêu chuẩn phân bổ của hàng đã xuất bán trong kỳ x
Tổng tiêu chuẩn phân bổ của hàng xuất bán trong kỳ và “hàng tồn cuối kỳ” CPBH phân bổ
- Để phản ánh chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ và kết chuyển chi phí bán hàng vào giá vốn kỳ bán, kế toán sử dụng tài khoản 641- Chi phí bán hàng, để tập hợp và kết chuyển chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh.
* Chứng từ sử dụng: bảng thanh toán tiền lương (mã số 02 LĐTL), bảng tính trích khấu hao TSCĐ, hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu chi, giấy báo Nợ của ngân hàng
* Tài khoản sử dụng: Công ty áp dụng theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 sử dụng tài khoản 6421 – Chi phí bán hàng. Dùng để tập hợp và kết chuyển các khoản chi phí thực tế phát sinh trong kỳ liên quan đến tiêu thụ sản phẩm hàng hóa, lao vụ, dịch vụ của doanh nghiệp (kể cả chi phí bảo quản tại kho hàng, quầy hàng)
* Phương pháp hạch tốn:
Trình tự một số nghiệp vụ chủ yếu: (Sơ đồ 1.3.4.1)
TK 334,338,335 TK 641 TK 911 (1) (5) TK142,242,152… TK 142 (2) (6) (7) (3) TK 214 TK 111,112,331
(1)Trích tiền lương và các khoản theo lương. (2) Chi phí kết chuyển, xuất kho CCDC,vật tư. (3) Trích khấu hao TSCĐ
(4) Các chi phí khác phát sinh trong kỳ bằng tiền công nợ.
(5) Kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả kinh doanh. (6) Kết chuyển chi phí chờ phân bổ.
(7) Kết chuyển chi phí để xác định kết quả kinh doanh.
Trường hợp doanh nghệp bán hàng có chi phí bảo hành sản phẩm, có bộ phận bảo hành riêng, khơng hạch tốn riêng: (Sơ đồ 1.3.4.2)
(1)Chi phí bảo hành thực tế phát sinh. (2)Chi phí cho cơng nhân bảo hành.
TK111,152 TK 621 TK 154 TK6415 (8) (4) (1) TK334 ,338 TK 622 TK 335 (7) (1) (5) (2) TK214,111,331 TK627 TK155 (9) (2) (6)
(3)Khấu hao máy móc bảo hành.
(4)Kết chuyển chi phí tính giá thành cơng việc bảo hành. (5)Kết chuyển chi phí cơng nhân bảo hành.
(6)Kết chuyển chi phí bảo hành chung.
(7)Giá thành cơng việc bảo hành bàn giao cho khách hàng nếu doanh nghiệp trích trước chi phí bảo hành.
(8)Giá thành cơng việc bảo hành bàn giao cho khách hàng nếu doanh nghiệp khơng thực hiện trích trước chi phí bảo hành
Trường hợp: bộ phận bảo hành có hạch tốn riêng (Sơ đồ 1.3.4.3)
(1)Chi phí phát sinh trong q trình bảo hành. (2)Tập hợp chi phí bảo hành.
(3a) Giá thành cơng việc bảo hành hồn thành bàn giao cho khách hàng. (3b) Phản ánh doanh thu nội bộ về cung cấp dịch vụ bảo hành.
(4a) Kết chuyển chi phí để xác định kết quả kinh doanh.
(4b) Kết chuyển doanh thu nội bộ xác định kết quả kinh doanh.
TK111,152 TK 621 TK 154 TK 632 TK911 (1) (2) (3b) (4a) TK334,338 TK622 TK512(4b) TK111,112 TK 136 (3a) TK3331 (5) (2) (2) (1) TK214,111… (1) TK627
(5) Số tiền phải trả cho bộ phận bảo hành.