1.3 Những vấn đề chung về cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán
1.3.5 Kế tốn chi phí quảnlý doanh nghiệp
CPQLDN là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các hao phí về lao động sống, lao động vật hóa và các chi phí cần thiết khác phát sinh trong q trình quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí chung khác liên quan đến tồn doanh nghiệp. Chi phí này tương đối ổn định trong các kỳ kinh doanh của doanh nghiệp.
Theo quy định của chế độ kế tốn hiện hành, chi phí quản lý doanh nghiệp chia ra các khoản chi phí sau:
1- Chi phí nhân viên quản lý: Gồm tiền lương, phụ cấp phải trả cho ban giám đốc, nhân viên các phịng ban của doanh nghiệp và khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ trên tiền lương nhân viên quản lý theo tỷ lệ quy định.
2- Chi phí vật liêu quản lý: Trị giá thực tế các loại vật liệu, nhiên liệu xuất dùng cho hoạt động quản lýcủa ban giám đốc và các phòng ban nghiệp vụ của doanh nghiệp, cho việc sửa chữa TSCĐ công cụ, dụng cụ dùng chung cho doanh nghiệp.
3- Chi phí đồ dùng văn phịng: chi phí về dụng cụ, đồ dùng văn phịngdùng cho cơng tác quản lý chung của doanh nghiệp.
4- Chi phí khấu hao TSCĐ: Khấu hao của những TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như văn phòng làm việc, kho tàng,vật kiến trúc, phương tiện truyêng dẫn…
5- Thuế, phí, lệ phí: Các khoản thuế như thuế nhà đất, thuế môn bài… và các khoản phí, lệ phí giao thơng, cầu phà…
6- Chi phí dự phịng: Khoản trích dự phịng phải thu khó địi.
7- Chi phí dịch vụ mua ngồi: Các khoản chi phí về dịch vụ mua ngồi, mua ngoài như tiền điện, nước, thuê sử chữa TSCĐ dung chung của doanh nghiệp.
8- Chi phí bằng tiền khác: Các khoản chi phí bằng tiền ngoài các khoản đã kể trên, như chi hội nghị, tiếp khách, chi cơng tác phí, chi đào tạo cán bộ và các khoản chi khác…
- Cũng giống như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cịn có thể phân loại theo mối quan hệ với khối lượng hoạt động, có thể chia ra chi phí bất biến và chi phí khả biến; phân loại theo mối quan hệ với đối tượng tập hợp chi phí, có thể chia ra chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp là loại chi phí gián tiếp sản xuất kinh doanh, cần được dự tính (lập dự tốn) và quản lý chi tiêu tiết kiệm, hợp lý. Hoạt động quản lý doanh nghiệp liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp, do vậy, cuối kỳ cần được tính tốn phân bổ- kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh. Trường hợp doanh nghiệp sản xuất có chu kỳ sản xuất dài trong kỳ khơng có (hoặc có ít) sản phẩm tiêu thụ hoặc doanh nghiệp thương mại có dự trữ hàng hố giữa các kỳ có biến động lớn, chi phí quản lý doanh nghiệp cũng cần tính tốn phân bổ cho sản phẩm, hang hóa cịn lại chưa tiêu thụ cuối kỳ, cơng thức phân bổ giống như chi phí bán hàng đã nêu ở trên.
* Chứng từ sử dụng: bảng thanh tốn tiền lương, bảng trích khấu hao TSCĐ, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, phiếu chi, giấy báo Nợ của ngân hàng
* Tài khoản sử dụng: 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. Dùng để tập hợp và kết chuyển các chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí khác liên quan đến hoạt động chung của doanh nghiệp.
Trình tự một số nghiệp vụ chủ yếu (Sơ đồ số 1.3.5.1)
(1)Trích trước tiền lương và các khoản theo lương. (2)Phân bổ chi phí, xuất kho cơng cụ dụng cụ, vật tư (3)Trích khấu hao TSCĐ, lập dự phịng phải thu khó địi (4)Các chi phí khác phat sinh trong kỳ bằng tiền, cơng nợ. (5)Kết chuyển chi phí chờ phân bổ.
(6)Kết chuyển chi phí để xác định kết quả sản xuất kinh doanh.
(7)Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp để xách định kết quả sản xuất kinh doanh. 1.3.6. Kế toán xác định kết quả bán hàng TK334,338,335 TK 642 TK911 (1) (2) (7) TK 142 (6) (5) TK 214,139 (3) (4)
- Kết quả hoạt động kinh doanh là biểu hiện số tiền lãi hay lỗ từ các hoạt động của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Đây là kết quả cuối cùng của hoạt động kinh doanh thông thường và các hoạt động khác của doanh nghiệp.
- Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm kết quả hoạt động kinh doanh thông thường và kết quả hoạt động khác.
- Kết quả hoạt động kinh doanh thông thường là kết quả từng hoạt động tạo ra doanh thu của doanh nghiệp, đây là hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ và hoạt động tài chính. Kết quả hoạt động kinh doanh thơng thường được xác định theo công thức sau:
Lãi (lỗ) từ DT thuần về Giá vốn DT hoạt Chi phí CPBH&CPQL hoạtđộng = bán hàng & - hàng + động - tài - DN cho hàng KD cung cấp DV bán tài chính chính tiêu thụ.
Trong đó: Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ tính bằng tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trừ đi các khoản giảm trừ (Như: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT phải nộp tính theo phương pháp trực tiếp).
- Kết quả hoạt động khác: là kết quả từ các hoạt động bất thường khác không tạo ra doanh thu của doanh nghiệp, được tính bằng chênh lệch giữa thu nhập khác (Sau khi đã trừ đi khoản thuế GTGT phải nộp thep phương pháp trực tiếp nếu có) và chi phí khác.
Lãi (lỗ) từ hoạt động khác = Thu nhập khác - Chi phí khác.
- Để phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp, kết quả hoạt động kinh doanh có thể được phân biệt kết quả riêng từng loại hoạt động như kết quả hoạt động bán
hàng, cung cấp dịch vụ (kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh); kết quả hoạt động tài chính; kết quả khác. Trong đó kết quả hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ cịn có thể được xác định cho tưng nhóm, từng loại, từng sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ riêng biệt.
- Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ có thể lãi hoặc lỗ. Nếu lỗ sẽ được xử lý bù đắp theo chế độ quy định và quyết định của cấp có thẩm quyền. Nếu lãi được phân phối theo quy định của chế độ tài chính.
Theo chế độ tài chính hiện hành, lợi nhuận của doanh nghiệp được phân phối sử dụng theo thứ tự:
1- Nộp thuế thu nhập doanh nghiệp cho nhà nước.
2- Nộp khoản thu trên vốn do sử dụng vốn của nhà nước.
3- Bù đắp các khoản lỗ từ năm trước, các khoản chi phí khơng đước tính vào chi phí để tính thu nhập chụi thuế.
4- Trích lập các quỹ của doanh nghiệp theo quy định. 5- Chí cổ tức, chia lãi cho bên góp vốn…
Trong đó việc trích nộp cho nhà nước, trích lập từng quỹ cụ thể của doanh nghiệp, chia cổ tức, chia lãi… theo tỷ lệ là bao nhiêu tuỳ thuộc vào chế độ quy định cho từng thời kỳ nhất định và quyết định của cấp có thẩm quyền.
Trong doanh nghiệp việc phân phối lợi nhuận được tiến hành theo hai bước: - Bước 1: Tạm phân phối, định kỳ tiến hành phân phối theo kế hoạch.
- Bước 2: Phân phối chính thức, khi báo cáo quyết tốn năm được phê duyệt. * Chứng từ sử dụng: hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ, báo Có của ngân hàng, biên bản xử lý tài sản thiếu, biên lai thu thuế,….
* Tài khoản sử dụng: 911, 511, 515, 632, 642, 635, 711, 811, 421 * Phương pháp hạch toán:
TK511,512 TK 515 TK 711 TK 632 TK 911 (1) TK641,642,1422 (2) (6) TK 635 (3) (7) TK811 TK 333 (4) TK 421 (11) (8a) (5) TK414,415,431… TK111,112 (10) (9) (12) (8b)
(1)Cuối kỳ kết chuyển giá vốn hàng bán.
(2)Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. (3)Kết chuyển chi phí tài chính.
(4)Kết chuyển chi phí khác.
(5)Kết chuyển doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. (6)Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính.
(7)Kết chuyển thu nhập khác. (8)Xác định kết quả.
(8a) Lãi. (8b) Lỗ.
(9)Số thuế thu nhập doanh nghiệp, thu trên vốn phải nộp nhà nước. (10)Nộp thuế, thu trên vốn.
(11)Trích lập các quỹ của doanh nghiệp.
(12)Chia cổ tức, chia lãi liên doanh, nộp cấp trên, cấp cho cấp dưới
1.4 .Các hình thức ghi sổ kế tốn
1.4.1. Hình thức kế tốn Nhật ký chung
1.4.1.1. Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký chung
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế tốn) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế tốn Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
- Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết.
1.4.1.2. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký chung (Sơ đồ số 1.4.1.2.1)
(a) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
(b) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
Sơ đồ số 1.4.1.2.1
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
1.4.2. Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái
1.4.2.1. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt Chứng từ kế toán Sổ nhật ký chung Sổ Cái Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi
duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại.
Hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế tốn sau: - Nhật ký - Sổ Cái;
- Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết.
1.4.2.2. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái (Sơ đồ số 1.4.2.2.1)
(a) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.
Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế tốn chi tiết có liên quan.
(b) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh tồn bộ chứng từ kế tốn phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng (trong q) kế tốn tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.
Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau: Tổng số tiền của Tổng số phát sinh Tổng số phát sinh cột “Phát sinh” ở = Nợ của tất cả các = Có của tất cả các
phần Nhật ký Tài khoản Tài khoản
Tổng số dư Nợ các Tài
khoản =
Tổng số dư Có các Tài khoản.
(d) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.
Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
Biểu số 1.4.2.2.1
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký – Sổ cái
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
1.4.3. Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ
1.4.3.1. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ
Chứng từ kế toán Sổ quỹ Nhật ký – Sổ cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi Báo cáo tài chính
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; + Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế tốn cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế tốn đính kèm, phải được kế tốn trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế tốn.
Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế tốn sau: - Chứng từ ghi sổ;
- Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; - Sổ Cái;
- Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết.
1.4.3.2. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ(Sơ đồ số 1.4.3.2.1) (Sơ đồ số 1.4.3.2.1)
(a) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập