CHƢƠNG 4 : CÁC CÔNG CỤ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
4.3. Một số phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả
4.3.1. Giới thiệu sơ lược về phần mềm VS_ ERP
Bạn biết gì về VS_ERP ? Có bao giờ bạn tự hỏi: VS_ERP làm được những gì ?
Là một kế toán cho một doanh nghiệp, bạn phải làm việc cật lực vào những ngày cuối tháng, cuối quý hay cuối năm, để hoàn tất một báo cáo. Khi một giám đốc muốn kiểm tra tình hình kinh doanh của doanh nghiệp ngay tức thì. Lúc bạn cần, khi bạn muốn một báo cáo đầy đủ, chi tiết mà khơng phải ngồi tính tốn, khơng phải chờ đợi
VS_ERP đáp ứng tất cả các nhu cầu này:
- Cung cấp các báo cáo tài chính nhanh chóng, chính xác, tức thời;
- Xem và phân tích số liệu theo nhiều gốc độ khác nhau từ chi tiết đến tổng hợp.
- Theo dõi truy xuất chi tiết hoặc tổng hợp theo từng đối tượng.
- Trở về chứng từ gốc chỉnh sửa khi cần thiết.
- Xử lý số liệu nhanh chóng và hiệu quả.
4.3.2. Giới thiệu sơ lược về phần mềm
Bạn biết gì về VS_ERP ? Có bao giờ bạn tự hỏi: VS_ERP làm được những gì ?
Là một kế toán cho một doanh nghiệp, bạn phải làm việc cật lực vào những ngày cuối tháng, cuối quý hay cuối năm, để hoàn tất một báo cáo.
- 63 -
Khi một giám đốc muốn kiểm tra tình hình kinh doanh của doanh nghiệp ngay tức thì. Lúc bạn cần, khi bạn muốn một báo cáo đầy đủ, chi tiết mà không phải ngồi tính tốn, khơng phải chờ đợi.
VS_ERP đáp ứng tất cả các nhu cầu này:
- Cung cấp các báo cáo tài chính nhanh chóng, chính xác, tức thời;
- Xem và phân tích số liệu theo nhiều gốc độ khác nhau từ chi tiết đến tổng hợp.
- Theo dõi truy xuất chi tiết hoặc tổng hợp theo từng đối tượng.
- Trở về chứng từ gốc chỉnh sửa khi cần thiết.
- Xử lý số liệu nhanh chóng và hiệu quả.
- 64 -
1. Hệ thống:
+ Khai báo các thông số cần thiết cho hệ thống + Quản lý người dùng
+ Phân quyền/bảo mật
2. Quản lý kho:
+ Danh mục: hệ thống danh mục liên quan đến dữ liệu quản lý kho. + Nhập kho
+ Xuất kho giao hàng + Hoàn kho
+ Chuyển kho
+ Nhập/Xuất hàng gửi kho + Kiểm kho
+ Điều khối giao hàng
+ Theo dõi sổ kho chi tiết, tổng hợp, hàng khuyến mãi (chi tiết/ tổng hợp), điều khối giao hàng.
3. Quản lý mua hàng:
+ Danh mục: hệ thống danh mục liên quan. + Theo dõi thời gian giao hàng
- 65 -
4. Quản lý bán hàng:
+ Danh mục: hệ thống danh mục liên quan.
+ Bảng giá: Phân loại khách hàng, cập nhật bảng giá (ưu tiên theo loại khách hàng). + Quản lý bán hàng: bán hàng thông thường, ký gửi hàng
+ Kế hoạch bán hàng:
+ Theo dõi đặt hàng, bán hàng. + Theo dõi chênh lệch giá bán. + Theo dõi lãi gộp.
+ Quản trị bán hàng.
5. Quản lý kế toán
+ Số dư ban đầu + Tiền mặt + Tiền gửi
- 66 -
+ Tạm ứng + Kho + Giá thành
+ Công nợ phải thu/ phải trả + VAT
+ Tài sản
+ Chi phí chờ phân bổ + Tổng hợp
Hướng dẫn sử dụng chung
1. Chức năng cơ bản đối với mỗi màn hình:
Thêm mới chứng từ: Nhấn nút thêm hoặc Alt-1 Sửa chứng từ: Nhấn nút sửa
Xóa chứng từ: Nhấn nút xóa hoặc Alt-3 Lưu chứng từ: Nhấn nút ghi hoặc Alt-4 Hủy việc lưu chứng từ: Nhấn nút không ghi Tra cứu chứng từ cũ: Nhấn nút tìm hoặc Alt-6 Xem chứng từ trước khi in: Nhấn nút xem
In chứng từ: Nhấn nút in hoặc Alt-8
Thốt khỏi màn hình nhập chứng từ: Nhấn nút Thốt hoặc Alt-C Xác nhận chứng từ: Nhấn nút xác nhận hoặc Alt-X
Hủy chứng từ: Nhấn nút hủy .
2. Chức năng đối với những hộp text nhập ngày, tháng, năm:
Nhấn F3 để lấy ngày của hệ thống
Nhấn F4 chương trình sẽ cho chọn ngày trong hình thức cuốn lịch tháng 3. Nguyên tắc cập nhật chứng từ :
- Chứng từ được cập nhật vào hệ thống phải đầy đủ và chính xác.
- Người nhập liệu phải tuân thủ nguyên tắc “làm đúng ngay từ đầu”.
- Ngày lập chứng từ là ngày đăng nhập vào hệ thống, số chứng từ chương trình tự phát sinh.
- 67 -
Chứng từ sau khi ghi vào hệ thống chưa phải là chứng từ “chính thức”. Bạn cần phải xác nhận sau khi đã kiểm tra cẩn thận.
Chứng từ chính thức mới được xử lý đưa vào sổ sách.
Chứng từ chính thức khơng được sửa. Bạn có thể hủy đi làm lại. Hệ thống sẽ giám sát quá trình hủy chứng từ.
4. Quy ƣớc màu trên màn hình nhập liệu
Đối với các hộp text:
- Màu đỏ : Màu khóa chính – tránh trường hợp nhập trùng khóa
- Màu xanh: Màu bắt buộc phải nhập - Màu đen: Vùng thông tin không bắt buộc.
Đối với các nút lệnh:
- Nút màu xanh: Click chọn có tác dụng - Nút màu đen: Click chọn khơng có tác dụng
5. Nguyên tắc tra cứu mã:
Để chuẩn hóa dữ liệu trong q trình xử lý, hệ thống yêu cầu người nhập liệu phải tra
cứu các bảng danh mục như danh mục hàng hóa, danh mục nhà cung cấp, danh mục nguyên vật liệu,...
Nhờ tính năng mềm dẻo linh hoạt của VS_ERP bạn có thể tra cứu danh mục rất tiện lợi. Nếu bạn đã nhớ chính xác từ hoặc cụm từ cần tìm kiếm, thì hệ thống sẽ trả về ngay tên của danh mục đó.
Nếu bạn mới làm quen chưa nhớ đầy đủ hay chính xác dữ liệu cần tìm thì có thể nhập
một phần bất kỳ của từ hay cụm từ cần tìm vào hộp text tương ứng thì hệ thống sẽ lấy
danh sách gần giống với dữ liệu tương ứng cần tìm nhất để bạn chọn lựa lại cho chính xác.
6. Các thao tác sử dụng
- Để xem chi tiết 1 record trên danh sách ở dạng View, ta chọn một record tương ứng và nhấn phím Enter.
- Để copy và chèn thêm một record trên danh sách hiện hành ở dạng chỉnh sửa, nhấn tổ hợp phím Ctrl + I tại record muốn copy.
- Để xóa một record trên danh sách hiện hành ở dạng chỉnh sửa, nhấn tổ hợp phím Ctrl +
D.
- 68 -
- Dùng phím Tab/Ctrl-Tab để di chuyển con trỏ chuột giúp người dùng thuận tiện khi nhập dữ liệu.
4.3.4. Hệ thống – Danh mục
Mục đích:
Khai báo vào hệ thống chương trình những thơng số cần thiết, phân quyền sử dụng, cập nhật tập trung dữ liệu cho mục đích khai thác và quản lý sản xuất kinh doanh của cơng ty một cách có hiệu quả.
Sau phần này, người dùng có thể hiểu và thao tác sử dụng thành thạo các chức năng cơ bản của hệ thống VS_ERP của công ty:
_ Một số quy định sử dụng chung trong hệ thống. _ Cấu hình hệ thống.
_ Quản lý và Phân quyền cho người dùng.
_ Hệ thống danh mục liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
HỆ THỐNG
- 69 -
2. Thoát khỏi hệ thống VS_ERP:
Thoát khỏ i HT minimize 1. Nhập/chọn tên ngƣời dùng 2. Nhập mật mã ngƣời dùng
- 70 -
Thay đổi mật mã ngƣời dùng
4>. Cấu hình hệ thống: 2 1 3 Tên/địa chỉ server chứa data Tên file data
- 71 -
5. Quản lý và phân quyền cho ngƣời dùng:
- 72 -
Chi tiết thông tin người dùng:
Thêm mới
ngƣ ời
Chọn User cần thay đổi thông tin và click nút
- 73 -
_ Cập nhật thơng tin Nhóm người dùng:
- 74 -
_ Phân quyền tương tự cho người dùng.
3.Chọn chức năng
muốn phân quyền thêm
1.Chọn nhóm cần
phân quyền 2.Hiển thị các
quyền đang có của nhóm
4.Chuyển chức
năng mới sang cho nhóm
5.Check/hủy check
các quyền
3’.Chọn chức năng
muốn giảm quyền
4’.Chuyển chức
năng giảm quyền ra khỏi nhóm
- 75 -
DANH MỤC
- 76 -
1. Hàng hóa và các danh mục liên quan:
_ Một số danh mục liên quan đến thơng tin hàng hóa: chủng loại, loại hàng hố, …
_ Danh mục hàng hóa:
1. Chọn chủng loạ i muốn hiệ u
chỉ nh thông tin
Các điề u kiệ n lọc xem DS hàng hóa
… khi chuyển hàng hóa bằng cách gián tiếp vào
hệ thống
- 77 -
_ Chi tiết thơng tin hàng hóa:
2. Khách hàng và các danh mục khác:
_ Danh mục khách hàng:
Chọn Thêm/ Sửa để vào giao diện cập nhật thông tin chi tiết của khách hàng.
Xuất DS ra file Excel 1. Chọn khách hàng cần hiệu chỉnh thông tin 2. Cập nhật thông tin điều chỉnh của KH
- 78 -
Danh mục nhân viên:
Danh mục các loại chi phí:
Cài đặt các loại chi phí mua bán hàng trong danh mục chi phí , lưu ý check chọn “là chi phí mua hàng” và “tính vào giá CIF” để hệ thống ghi nhận giá CIF tự động khi mua hàng
Chọn các chức năng của NV
- 79 -
QUẢN LÝ BÁN HÀNG Mục đích – Yêu cầu:
Quản lý các nghiệp vụ trong q trình bán hàng, kiểm sốt số liệu quản trị bán hàng, lập được kế hoạch bán hàng và theo dõi quá trình cũng như kết quả kế hoạch bán hàng đã lập ra.
Sau phần này, người dùng có thể sử dụng thành thạo các chức năng của hệ thống VS-ERP để hỗ trợ công việc quản lý bán hàng:
- Kiểm sốt bảng giá. - Quy trình bán hàng.
- Theo dõi đặt hàng, bán hàng, chênh lệch giá bán, lãi gộp. - Quản trị bán hàng.
- Kế hoạch bán hàng.
Nội dung:
Ôn lại hệ thống danh mục liên quan đến bán hàng, chi tiết thông tin trong danh mục phục vụ cho việc khai thác dữ liệu bán hàng.
1. Kiểm soát bảng giá:
Chọn menu Quản lý kinh doanh\ Cập nhật bảng giá
Xem giá bán tại một thời điểm và cập nhật giá mới:
1. Chọn thời điểm muốn xem bảng giá 2.Nhập điều kiện lọc 3. 4. Nhập ngày áp dụng giá mới 5. Nhập giá mới 6.
- 80 -
- 81 -
2. Nhận yêu cầu - Đặt hàng
3. Giao hàng:
Cách 1: Click nút lệnh “Giao hàng” ngay trên giao diện Phiếu nhận yêu cầu (xem mục 2) Cách 2: chọn menu Quản lý kinh doanh\Quản lý bán hàng\Giao hàng\Chọn ĐĐH\ Xác nhận PGH sau khi điều chỉnh data thực bán.
Hàng ghi nhận theo yêu cầu
KH
Chọn kho
hàng xuất Đơn giá tự động kết xuất từ bảng giá tuỳ thuộc vào số lượng hàng
Click khi giao hàng
Click khi có yêu cầu chia ra giao hàng
- 82 -
4. Đóng hàng:
Thực hiện khi khách hàng hủy yêu cầu đặt hàng, bộ phận bán hàng sẽ không tiếp tục theo dõi việc giao hàng cho phiếu nhận yêu cầu này:
- Chọn menu Đóng hàng trong Quản lý bán hàng - Nhập khách hàng huỷ yêu cầu mua hàng (nếu có) - Chọn đơn đặt hàng cần huỷ giao hàng
- Đóng hàng
Tìm lại phiếu
giao hàng Xem/In phiếu giao hàng
- 83 -
5. Phiếu nhận hàng trả:
6. Ký gửi hàng:
- Thực hiện trong menu Quản lý kinh doanh\ Quản lý bán hàng\ Ký gửi hàng - Nhập các thông tin ký gửi
- Xác nhận chứng từ Giá nhận hàng trả thỏa thuận Nhập các thông tin hàng ký gửi
- 84 -
7. Bán hàng ký gửi:
- Nhập mã/ tên đại lý ký gửi
- Click nút lệnh “P.Ký gửi” để vào danh sách tồn ký gửi của đại lý đã nhập - Check chọn các mặt hàng xuất bán
- Enter để hệ thống chuyển DS chọn ra giao diện chứng từ bán ký gửi.
Nhấn “Xác nhận” đề hoàn tất hố đơn, sau đó xem/ in hố đơn
8. Thu hồi hàng ký gửi:
Thao tác tương tự bán hàng ký gửi * Sổ theo dõi hàng ký gửi:
- Chọn menu Quản lý Kho\Sổ theo dõi hàng ký gửi tổng hợp - Khai thác số liệu theo mục (9)
9. Khai thác dữ liệu trong các sổ tổng hợp/chi tiết:
_ Khai thác các báo cáo tương tự nhau + Nhập , check điều kiện lọc + Nhấn nút lọc
+ Xuất excel để in hay xử lý ngoài phần mềm
Đơn vị bán hàng ký gửi
- 85 - - Điề u kiệ n lọc báo cáo 1.Nhập đại lý cần xem ký gửi 2.Check để
xem chi tiết
Thông tin ký gửi theo điều kiện lọc đã chọn
3.
- 86 -
- Double click tên hàng hoá để vào sổ chi tiết
- Double click số chứng từ trong sổ chi tiết để quay về chứng từ gốc
Sổ theo dõi số lượng đặt hàng:
Đối chiếu số lượng khách hàng đặt, giao – nhận hàng bán.
Sổ quản trị bán hàng
Kiểm soát giá bán, giá vốn, lợi nhuận.
10. Kế hoạch bán hàng:
- Tổng thể.
- Phân bổ cho mỗi kênh phân phối, khu vực, tỉnh/thành, nhân viên.
Check để hiển thị số chứng từ Có thể double click trên số chứng từ để xem lại chứng từ gốc Nhập đơn vị làm tròn để rút gọn báo cáo
- 87 - Phân bổ đến khách hàng: % doanh số dự kiến thực hiện phân bổ trong mỗi tháng phân bổ cho từng đối tƣợng cấp dƣới kế tiếp Kế hoạch dự kiến bán mỗi tháng cho từng khách hàng
- 88 -
Theo dõi báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch trong một khoảng thời gian:
Doanh số ghi nhận theo kế hoạch tháng Tháng kế hoạch Doanh số thực hiện theo tháng
- 89 -
QUẢN LÝ MUA HÀNG Mục đích – Yêu cầu:
Khai thác số liệu từ kế hoạch của bộ phận bán hàng kết hợp theo dõi tồn kho để có kế hoạch mua hàng kịp thời, thực hiện các nghiệp vụ trong quá trình mua hàng, kiểm soát số liệu hàng mua trong nước hoặc nhập khẩu của công ty trong một khoảng thời gian hoặc tại một thời điểm xác định.
Sau phần này, người dùng có thể sử dụng thành thạo các chức năng của hệ thống VS- ERP để hỗ trợ công việc quản lý mua hàng:
+ Hệ thống danh mục liên quan. + Khai thác số liệu tồn kho, bán hàng. + Thực hiện quy trình quản lý mua hàng.
+ Theo dõi hàng đặt mua, hàng nhà cung cấp đã giao hay chưa giao đủ.
Nội dung:
Ôn lại hệ thống danh mục liên quan đến mua hàng, chi tiết thông tin trong danh mục phục vụ cho việc khai thác dữ liệu mua hàng.
1. Khai thác thông tin mua hàng và tồn kho:
- Sổ theo dõi số lượng đặt hàng:
- 90 -
+ Khai thác sổ theo dõi số lượng đặt hàng với nhà cung cấp:
Sổ theo dõi mua hàng:
4. Double click để xem lại chứng từ gốc
1. Check nếu muốn xem chi tiết
2. Điều kiện lọc 3 Check để xem chi tiế t Nhập hàng cần kiểm sốt thơng tin mua
- 91 -
_ Tồn kho: chọn menu Quản lý Kho\Báo cáo kho\Sổ kho tổng hợp
Xem sổ kho chi tiết:
+ Cách 1 : Double click tên hàng cần xem chi tiết trong sổ tổng hợp.
+ Cách 2: Chọn menu Quản lý kho\ Sổ kho chi tiết\ lọc mặt hàng muốn xem chi tiết.
Sơ đồ quy trình mua hàng với chức năng tƣơng ứng của VS-ERP:
Số lƣợng hàng tồn cuối kỳ tại thời điểm chọn