Bài 1 : TỔNG QUAN VỀ ĐẶT CHỖ VÀ BÁN VÉ CHƢƠNG TRÌNH DU LỊCH
2.2. Đặt chỗ và bán vé chƣơng trình du lịch trực tiếp tại văn phịng cơng ty du lịch
2.2.3. Tổng hợp và báo cáo tình trạng đặt chỗ và bán vé chương trình du lịch
Trƣớc, trong và sau khi kết thúc ca làm việc nhân viên đặt và bán vé chƣơng trình du lịch cần kiểm tra, tổng hợp và viết báo cáo về các công việc đã và đang thực hiện trong quá trình làm việc. Cụ thể, nhân viên đặt chỗ cần ghi lại và cập nhật các thông tin sau:
- Số lƣợng khách đặt chỗ
- Số lƣợng khách sửa đổi và huỷ bỏ đặt chỗ - Số khách đến hỏi thông tin trong ngày.
48
- Số khách nhân viên đặt và giữ chỗ đã liên hệ trong ca hoặc ngày làm việc
Tùy theo quy định của mỗi công ty du lịch , nhân viên đặt và giữ chỗ sẽ thực hiện báo cáo công việc hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng. Dƣới đây là một số biểu mẫu báo cáo các công ty du lịch thƣờng hay sử dụng:
Biểu mẫu 4: Bảng theo dõi quá trình bán chương trình du lịch
Dự kiến xuất phát ngày: Số khách tối đa: 35 Thời gian Số chỗ đăng ký từ tuần trƣớc Số chỗ đăng ký trong tuần Số chỗ bị hủy bỏ trong tuần Số chỗ đăng ký đến cuối tuần Số chỗ còn để tiếp tục bán 1/5 – 06/5 0 15 0 15 20 7/5- 13/5 15 6 0 21 14 13/5 -20/5 21 8 1 28 7
Biểu mẫu 5:Danh sách khách đăng ký du lịch Chương trình du lịch:
Mã số: Từ ngày: Đến ngày: stt Họ tên Giới tính Địa chỉ
Khách sạn Máy bay Tiền
trả lại
SGL DBL Khác Loại Khoảng
Biểu mẫu 6: Báo cáo tình hình đặt chỗ và bán vé chương trình du lịch
Ngày:....../......./.......... Ca:................ Nhân viên ………… Bộ phận:……….
stt Thời
gian
Nội dung Tên khách Số
điện
Tổng tiền
Ghi chú
49 thoại 1 2 3 ... Ngày...tháng...năm… Nhân viên báo cáo
Ngoài việc gửi báo cáo hàng ngày, hàng tuần theo quy định của mỗi công ty du lịch , nhân viên đặt chỗ và bán vé chƣơng trình du lịch cần lƣu hồ sơ lƣu khách hàng một cách đầy đủ. Hồ sơ khách hàng là tập hợp các thơng tin về cá nhân, sở thích và đặc điểm tiêu dùng của khách đã lƣu trú tại công ty du lịch . Những thông tin này giúp công ty du lịch hiểu rõ hơn về khách cũng nhƣ sở thích của họ để hoàn thiện sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu của nguồn khách trong tƣơng lai. Thông tin về khách hàng còn giúp cho việc nhận đặt chỗ, hoặc phục vụ khách trong thời gian tham gia chƣơng trình du lịch trong tƣơng lai có hiệu quả cao. Bên cạnh đó, hồ sơ lƣu khách hàng cịn giúp cho công ty du lịch hiểu đƣợc từng đối tƣợng khách của cơng ty du lịch và có những chƣơng trình quảng cáo hoặc tri ân khách hàng vào những dịp đặt biệt một cách phù hợp nhất.
Theo tổng cục du lịch, tiêu chuẩn kỹ năng nghề du lịch Việt Nam (VTOS), nghiệp vụ đặt chỗ lữ hành mơ tả hồ sơ lƣu khách hàng phải có đầy đủ các thơng tin nhƣ sau:
- Các thông tin chi tiết về khách hàng: tên, tuổi, ngày sinh. địa chỉ, số hộ chiếu, số điện thoại liên hệ…
- Các yêu cầu khách hàng đƣa ra, các dịch vụ đã đƣợc đáp ứng - Nhận xét của khách hàng về chất lƣợng dịch vụ của hãng - Sở thích và quan tâm của khách hàng
50
- Tất cả các bản ghi chú có thể cần đến khi xử lý bất cứ ý kiến phản hồi nào từ phía khách hàng.