Ƣu điểm:
Đã xây dựng các chính sách về nhân sự hiện tại giúp cơng ty có đội ngũ nhân viên có năng lực và đáng tin cậy, giúp cho hệ thống kiểm soát nội bộ vận hành hữu hiệu với kết quả 100% ý kiến được khảo sát đồng ý: Hoạt động quản lý nhân sự tại cơng ty do Phịng nhân sự đảm nhận, với trách nhiệm đánh giá liên tục về tình hình nhân sự tại cơng ty. Khi có nhu cầu tuyển dụng, đào tạo hoặc bổ nhiệm vị trí trong cơng ty, Phịng nhân sự sẽ lập đề xuất, trình cho Ban tổng giám đốc xét duyệt, dựa trên ý kiến của Ban tổng giám đốc để thực hiện kế hoạch nhân sự tại cơng ty.
Hạn chế:
Vẫn cịn một số nhân viên chưa nhận thức được rõ ràng vai trò, trách nhiệm và những mong đợi của nhà quản l đối với họ, kết quả khảo sát cho thấy tỉ lệ này là: 36%, các nhân viên này chỉ làm việc theo yêu cầu, kế hoạch được giao mà chưa nhận thức được rõ ràng về hoạt động trong thành quả chung của công ty, chưa thấy rõ được hướng phát triển trong tương lai của bản thân để đáp ứng được yêu cầu công việc cũng như kỳ vọng của nhà quản lý.
Chưa tổ chức nhiều kênh thông tin để tiếp nhận ý kiến, nguyện vọng của nhân viên với nhà quản lý: Kết quả khảo sát là 68% trả lời không với câu hỏi về việc trao đổi giữa nhà quản lý và nhân viên, Hiện tại nhân viên chỉ có thể đề bạt nguyện vọng, ý kiến tại bộ phận và cuộc họp tổng kết cuối năm của tồn cơng ty, do đó họ khơng có nhiều cơ hội để thể hiện ý kiến cá nhân đến người quản lý. Việc đánh giá kết quả hoạt động của mỗi nhân viên, và hướng phát triển chỉ dựa trên kết quả đánh giá và quan điểm của trưởng bộ phận, kết quả này cịn mang
nhiều tính chủ quan của người quản lý trực tiếp, mà chưa có nhiều kênh khác để đánh giá chính xác kết quả nhân viên.
2.2.2 Đánh giá rủi ro
2.2.2.1Xác định mục tiêu chung tồn cơng ty
Ƣu điểm:
Với 100% trả lời đồng ý với câu hỏi: “Nhà quản trị có thiết lập mục tiêu
chung cho tồn cơng ty, cũng như là cho từng bộ phận, và phổ biến đến tồn thể nhân viên trong cơng ty” , cho thấy cơng ty đã xác định mục tiêu chung của mình cũng như là cho từng bộ phận. Thông qua các cuộc họp hàng quý, giữa năm và cuối năm để phổ phiến các mục tiêu này tới trưởng các bộ phận, căn cứ vào đó trưởng các bộ phận liên quan xây dựng phương phướng hoạt động của bộ phận mình đảm nhiệm và phổ biến đến nhân viên tại bộ phận mình quản lý.
Hội đồng quản trị và ban tổng giám đốc dựa trên thực trạng và dự báo của môi trường kinh doanh; các nguồn lực của mình gồm nhân sự, tài chính, cơng nghệ… để xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp với mục tiêu chung, điều này cho thấy sự nhất quán giữa chiến lược kinh doanh, nguồn lực và mục tiêu chung của công ty. đánh giá này được sự chấp thuận của 88% nhân viên được khảo sát.
2.2.2.2 Xác định mục tiêu ở từng cấp độ hoạt động
Ƣu điểm:
Đã thiết lập sự liên kết giữa các mục tiêu ở mức độ hoạt động với mục tiêu chung và chiến lược kinh doanh: Kết quả khảo sát cho thấy 100% ý kiến đồng ý với ý kiến này. Tại công ty dựa trên chiến lược và mục tiêu dài hạn để nhà quản l đã thiết lập các mục tiêu ở mức độ hoạt động. Ngoài ra, để đảm bảo hồn thành mục tiêu chung thì các mục tiêu ở mức độ hoạt động luôn được kiểm tra đánh giá dựa trên kết quả thực tế khi triển khai, nếu có vấn đề bất thường hoặc khó khăn thì nhà quản lý tại cấp tương ứng sẽ phân tích, đánh giá và báo cáo lên ban quản trị để có hướng xử lý kịp thời nhằm đảm bảo việc thực hiện mục tiêu chung.
80% Đồng ý với ý kiến về sự nhất quán giữa các mục tiêu hoạt động trong công ty: Dựa vào mục tiêu chung đã được xác lập, nhà quản l căn cứ vào nguồn lực của đơn vị, dự báo trong tương lai để xây dựng các mục tiêu hoạt động, do đó các mục tiêu được thiết lập phải bổ sung, hỗ trợ với nhau không chỉ trong cùng một hoạt động mà còn hỗ trợ nhau giữa các hoạt động.
100% ý kiến khảo sát cho thấy công ty đã áp dụng các tiêu chuẩn định lượng để đánh giá việc hoàn thành mục tiêu: Để đánh giá kết quả thực hiện trong thực tế của các cấp hoạt động, kiểm tra về tính phù hợp của các mục tiêu, khi xây dựng chiến lược và các mục tiêu của công ty, nhà quản l đã thiết lập các tiêu chuẩn định lượng như chỉ tiêu về số lượng sản phẩn sản xuất, doanh thu, lợi nhuận, thị phần… Đây là cơ sở quan trọng để đánh giá khả năng làm việc của mỗi cá nhân, bộ phận trong việc hoàn thành mục tiêu chung của cơng ty.
2.2.2.3Phân tích và đánh giá rủi ro
Ƣu điểm:
Với kết quả 88% ý kiến khảo sát đồng ý rằng công ty vận dụng các cơng cụ để phân tích, nhận diện, đánh giá rủi ro:
Đối với các rủi ro từ nhân tố bên ngoài, các nhà quản lý sử dụng ma trận
SWOT để xác định các ro có thể phát sinh, phân tích điểm mạnh điểm yếu của cơng ty để từ đó có thể hạn chế các rủi ro, chuyển hóa rủi ro thành cơ hội phát triển cho công ty. Chẳng hạn: khi trên thị trường bắt đầu xuất hiện các đối thủ cạnh tranh, đặc biệt là các cơng ty nước ngồi với thương hiệu, nguồn tài chính mạnh và chất lượng sản phẩm tốt, đây là nguy cơ đối với hoạt động của công ty, tuy nhiên dựa vào phân tích ma trận các nhà quản lý nhận thấy được những điểm mạnh và điểm yếu của mình, và cơ hội do đó, Vĩnh Tường quyết định liên kết với đối tác chiến lược là tập đoàn Saint Gobain là nhà sản xuất vật liệu xây dựng hàng đầu trên thế giới. Qua đó nâng cao được uy tín, thương hiệu cũng như là cơ hội để phát triển, tiếp cận công nghệ tiên tiến và các thị trường mới đầy tiền năng.
Đối với các rủi ro bên trong, nhà quản lý thông qua việc đánh giá hệ
ro bên trong công ty. Kết quả công ty đã nhận diện được các rủi ro trong hoạt động của mình như: Hoạt động khơng hiệu quả của một số vị trí lãnh đạo, gian lận của nhân viên mua hàng, lưu, bảo quản hàng tồn kho khơng tốt…
Q trình phân tích, đánh giá rủi ro được thực hiện nghiêm túc tại công ty, hàng tháng, qu căn cứ vào kết quả thực tế hoạt động các nhà quản l đều đánh giá, phân tích tình hình thực hiện các mục tiêu của công ty, nhận định những rủi ro có thể phát sinh, và đánh giá, phân tích những rủi ro này. Kết quả khảo sát cho thấy 80% ý kiến cho rằng công ty đã thực hiện nghiêm túc những biện pháp phân tích, đánh giá rủi ro.
Hạn chế:
Việc nhận diện rủi ro chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và khả năng của ban quản trị và các thành viên chủ chốt mà chưa có sự tham khảo ý kiến của các nhân viên trong công ty.
Hạn chế trong sử dụng các công cụ để phân tích, đánh giá rủi ro: Mỗi cơng cụ đánh giá có những ưu điểm, hạn chế khác nhau, tuy nhiên thực tế công ty chỉ sử dụng cố định một số công cụ do đó việc đánh giá phân tích rủi ro là chưa tồn điện.
Đánh giá rủi ro chưa bao quát hết các hoạt động: Hiện tại công ty chỉ mới đánh giá rủi ro và các biện pháp đối phó rủi ro đối với các hoạt động chính mà chưa quan tâm phân tích, đánh giá với các hoạt động khác, nếu các hoạt động này mức độ rủi ro lớn, mà công ty không kịp thời phân tích, ngăn chặn thì sẽ ảnh hưởng đến các hoạt động khác đặc biệt là hoạt động chính dẫn đến khó hồn thành mục tiêu chung của cơng ty.
2.2.3 Hoạt động kiểm sốt.
2.2.3.1Các chu trình hoạt động trong cơng ty.
Chu trình chi phí
Chu trình chi phí bao gồm các hoạt động từ việc xác định nhu cầu các yếu tố đầu vào; lựa chọn nhà cung cấp phù hợp; đặt hàng và thỏa thuận với nhà cung cấp về các điều khoản mua hàng; nhận hàng và thanh tốn cho nhà cung cấp.
Quy trình mua hàng – thanh toán bằng tiền mặt
Bộ phận mua hàng Bộ phận nhận hàng Bộ phận kho Kế toán
BPSX
Đơn đặt hàng 2
Hóa đơn Hóa đơn
Phiếu nhập kho 1 Phiếu nhập
kho 2 Phiếu nhập kho 1
Kế hoạch sản xuất
Đối chiếu chứng từ Lập phiếu NK Lựa chọn nhà cung cấp
Lập ĐĐH Kiểm tra dữ liệu trên TT hàng tồn kho
Đối chiếu hàng tồn kho Phiếu nhập kho 1 Phiếu nhập
kho 2
Đơn đặt hàng 2 Ghi nhận nợ phải trả
Cập nhật dữ liệu hàng tồn kho
Đơn đặt hàng 1 NCC
Đơn đặt hàng 3
Hóa đơn Cập nhật dữ liệu trên tập tin hàng tồn kho Cập nhật dữ liệu phải trả nhà cung cấp
Kế hoạch sản xuất 1
Đơn đặt hàng 2 N
2 Phiếu nhập kho 1 Phiếu nhập
kho 2 In phiếu chi
N Phiếu chi 1 Phiếu chi 2 2 Xác nhận chi tiền Phiếu chi 1 Phiếu chi 2 ĐCT Hóa đơn Phiếu nhập kho 1 N
Lƣu đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng trả bằng tiền mặt
(Nguồn: Phịng Tài chính – Kế tốn Cơng ty CP Cơng nghiệp Vĩnh Tường)
TT n hà c un g cấ p TT h àn g tồ n kh o
1 Phiếu nhập kho 1 Phiếu nhập kho 2
Đối chiếu hàng tồn kho
Cập nhật dữ liệu hàng tồn kho
Cập nhật dữ liệu trên tập tin hàng tồn kho
Phiếu nhập kho 1 Phiếu nhập
kho 2 Đến t điể thanh t
2
Ký b ngừo thầ quy
Ngân hàng
Chu trình mua hàng – thanh tốn bằng tiền gửi ngân hàng
Bộ phận mua hàng Bộ phận nhận hàng Bộ phận kho Kế toán
BPSX Kế hoạch sản xuất Lựa chọn nhà cung cấp Lập ĐĐH Đơn đặt hàng 2 Đơn đặt hàng 1 NCC Đơn đặt hàng 3 Kế hoạch sản xuất 1 N 2 Đơn đặt hàng 2 Hóa đơn Đối chiếu chứng từ Lập phiếu NK Phiếu nhập kho 1 Phiếu nhập kho 2 Hóa đơn 1 Đơn đặt hàng 2 N T T n hàT T n hàT T h à ng cấ p cấ p Đơn đặt hàng 3 Hóa đơn Phiếu nhập kho 1
Kiểm tra dữ liệu trên TT hàng tồn kho Ghi nhận nợ phải trả Cập nhật dữ liệu phải trả nhà cung cấp
In Ủy nhiệm chi hời
m
oán Ủy nhiệm chi 1
Ủy nhiệm chi 2
ởi
i có Xét duyệt chi
m tiền
ền
Ủy nhiệm chi 1 ĐD Ủy nhiệm chi
2 ĐD Giấy báo nợ Nhập liệu Giảm cơng nợp phải trả Hóa đơn Phiếu nhập kho 1 Giấy báo nợ Đơn đặt hàng 3 N
Lƣu đồ 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ mua hàng trả bằng tiền gửi ngân hàng
(Nguồn: Phịng Tài chính – Kế tốn Cơng ty CP Cơng nghiệp Vĩnh Tường)
cu ng cu ng tồ n kh o
Nội dung các cơng việc trong quy trình:
Lập đơn đặt hàng:
Lập đơn đặt hàng là khâu đầu tiên trong chu trình mua hàng và thanh tốn. Dựa vào kế hoạch sản xuất, tình trạng hàng tồn kho, các yếu tố đầu vào khác phục vụ cho hoạt động sản xuất, bộ phận có yêu cầu lập yêu cầu mua hàng chuyển cho bộ phận mua hàng. Bộ phận mua hàng tiến hành lập đơn đặt hàng sau khi đã tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với mặt hàng cần mua, chuyển cho giám đốc mua hàng để xét duyệt (đối với giá trị dưới 100 triệu đồng). Trường hợp mua hàng có giá trị lớn như dây chuyển sản xuất, thiết bị vận tải, kho bãi…thì phải thơng qua ý kiến của ban tổng giám đốc và hội đồng quản trị.
Ký hợp đồng mua hàng:
hi hai bên đã thống nhất về số lượng, giá trị, thời điểm và các điều khoản khác trong hợp đồng thì tiến hành ký kết hợp đồng. Đối với nhà cung cấp chính cơng ty ký hợp đồng ghi nhận hàng năm, còn đối với các nhà cung cấp khác thì giá trị từ 10 triệu trở lên sẽ ký hợp đồng kinh tế để ghi nhận, giá trị hợp đồng dưới 10 triệu thì chỉ cần xác nhận qua đơn đặt hàng chứ không cần hợp đồng kinh tế.
Nhận hàng:
Căn cứ vào hợp đồng/đơn đặt hàng đã thỏa thuận giữa hai bên, người bán tiến hành giao hàng tại địa điểm, thời gian đã thỏa thuận. Bộ phận nhận hàng tiến hàng kiểm tra chất lượng, cân đo đong đếm và đối chiếu đơn đặt hàng với hóa đơn của người bán. Sau đó bộ phận này lập 2 liên phiếu nhập kho đã được đánh số trước có sự ký nhận của người giao hàng bên bán và gởi hóa đơn người bán cho bộ phận kế tốn. Khi có vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận, chẳng hạn hàng nhận không đúng theo thỏa thuận giữa hai bên về số lượng, quy cách, chất lượng thời gian… Bộ phận nhận hàng sẽ lập một biên bản ghi nhận việc này, sau đó gửi cho các bộ phận liên quan để có quyết định kịp thời. Sau khi hàng được chuyển vào kho, thủ kho sẽ kiểm tra hàng nhập, cập nhật chi tiết hàng tồn kho và ký nhận lên 2 liên phiếu nhập kho.
Chu trình sản xuất
Bộ phận kiểm tra chất lượng Phòng ế hoạch sản xuất Thủ kho Bộ phận sản xuất
1 Giám đốc bán hàng Lệnh sản xuất 2 Lệnh sản xuất 3 Lệnh sản xuất 1 Lệnh sản xuất 2 ĐXN Lệnh sản xuất 3 ĐXN Kế hoạch bán hàng
Xuất nguyên liệu Xác nhận vào lệnh sản xuất Lập kế hoạch sản xuất
Lập lệnh sản xuất
Lệnh sản xuất 2 ĐXN Lệnh sản xuất 3 ĐXN
Nhận vật liệu, và ký vào liên 3 của LSX
Lệnh sản xuất 3 Lệnh sản xuất 3 ĐXN Lệnh sản xuất 3 ĐXN Lệnh sản xuất 1 Lệnh sản xuất 2 ĐXN Lệnh sản xuất 2 Lệnh sản xuất 1 1 N Lệnh sản xuất 4 Kế hoạch bán hàng
Báo cáo sản xuất 1 N
2
Kiểm tra chất lượng thành phẩm
Phịng Kế tốn
Căn cứ lượng nguyên liệu đã sử dụng, chương trình in báo cáo sử dụng ngun liệu 3
2
Phân tích kết quả In phiếu nhập kho thành phẩm đạt chất lượng
In báo cáo kiểm tra chất lượng Phiếu nhập kho 1 Phiếu nhập kho 2 Phiếu nhập kho 3 Kế hoạch bán hàng Lệnh sản xuất 4 Báo cáo SDNL 1 2 Báo cáo SDNL 2 Báo cáo SDNL 1 Phiếu nhập kho
2 Phiếu nhập kho 1
Phiếu nhập kho 2 Phiếu nhập kho 3 Kiểm tra chất lượng thành phẩm, ký nhập phiếu nhập kho
Nhập liệu Nhập liệu
Nhập kho thành phẩm, in báo cáo sản xuất Phiếu nhập kho 2
Phiếu nhập kho 3 Phiếu nhập kho 1
3 Chương trình cập nhật dữ liệu HTK, thành phẩm vào phần mềm kế toán Phiếu KT chất lượng 1
Báo cáo sản xuất 1 Báo cáo sản xuất 2 Phiếu KT chất lượng 2 N
Lệnh sản xuất 4 Báo cáo SDNL 1
Phiếu nhập kho 2
Kế hoạch bán hàng Phiếu KT chất lượng 2
Phiếu nhập kho 3 A
A Căn cứ vào, hợp đồng/đơn đặt hàng, hóa đơn, phiếu nhập kho, bộ phận kế toán ghi nhận nghiệp vụ mua hàng, tăng nợ phải trả nhà cung cấp. Đến kỳ hạn thanh toán, bộ phận kế toán lập thủ tục thanh tốn. Việc thanh tốn có thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân hàng.
Chu trình chuyển đổi.
Hoạt động sản xuất tại Vĩnh Tường dựa trên kế hoạch sản xuất hàng năm và các đơn đặt hàng từ khách hàng. Qui trình sản xuất được mơ tả như lưu đồ 2.3.
Lƣu đồ 2.3: Quy trình luân chuyển chứng từ sản xuất sản phẩm tại công
ty (Nguồn: Phịng Tài chính – Kế tốn Cơng ty CP Cơng nghiệp Vĩnh