CHƢƠNG 3 : KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ
2. Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty
2.1. Kế tốn doanh thu bán hàng
2.1.1. Trình tự luân chuyển và ghi nhận chứng từ
Sơ đồ 3.2: Trình tự chứng từ Kế tốn doanh thu bán hàng
Bộ phận kinh doanh ĐĐH Lập hợp đồng 2 Hợp đồng1 ĐĐH Giám đốc duyệt ĐĐH Kế toán hàng hóa ĐĐH Lập PXK ĐĐH 2 1 PXK
Ghi Sổ chi tiết hàng hóa và bán hàng Kế tốn Kế toán thanh toán tổng hợp ĐĐH ĐĐH 2 2 PXK PXK HĐGTGT 3 Xuất HĐGTGT Ghi CTGS N ĐĐH 2 PXK 3 2 HĐGTGT 1
Ghi Sổ chi tiết công nợ 2 Hợp đồng1 N Diễn giải Khách hàng
Sau khi chắc chắn đáp ứng đƣợc các yêu cầu của khách hàng, Phòng kinh doanh tiến hành lập hợp đồng kinh tế (2 bản) bao gồm những điều khoản thỏa thuận giữa hai bên và trình Giám đốc duyệt. Mỗi bên giữ một bản của hợp đồng.
Căn cứ vào ĐĐH từ Phòng kinh doanh chuyển sang, Kế toán
GVHD: Nguyễn Hữu Thiện SVTH: Trần Thị Ngọc Thơ
và Sổ chi tiết bán hàng. Sau đó, kế toán chuyển liên 2 của PXK cùng với
ĐĐH sang Kế toán thanh toán. Liên 1 đƣợc lƣu tại quyển.
Căn cứ vào chứng từ do Kế tốn hàng hóa chuyển sang Kế tốn thanh tốn tiến hành lập HĐGTGT (3 liên) bao gồm các thông tin nhƣ: tên mặt hàng số lƣợng, đơn giá, thành tiền, thuế GTGT, tổng số tiền thanh
tốn,….Trên đó, kế tốn ghi rõ xuất hàng hóa theo giá tạm tính hay giá
chính thức. Liên 1 của HĐGTGT đƣợc dùng để ghi nhận vào Sổ chi tiết công nợ phải thu và lƣu tại quyển. Liên 2 đƣợc chuyển đến khách hàng cùng với hàng hóa. Liên 3 đƣợc luân chuyển qua Kế toán tổng hợp cùng với liên 2 của PXK và ĐĐH.
Kế toán tổng hợp tiếp nhận bộ chứng từ và tiến hành ghi CTGS.
2.1.2. Tài khoản, chứng từ và sổ sách sử dụng
Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để ghi nhận doanh thu bán hàng và không mở tài khoản chi tiết cho từng mặt hàng.
Tài khoản liên quan: 111, 112, 131, 33311.
Chứng từ và sổ sách sử dụng
Đơn đặt hàng Chứng từ ghi sổ
Hợp đồng kinh tế Sổ chi tiết hàng hóa
Phiếu xuất kho Sổ chi tiết bán hàng
Hóa đơn GTGT Sổ cái tổng hợp tài khoản
2.1.3. Nghiệp vụ minh họa
Nội dung nghiệp vụ (Xem phụ lục 03, 04, 05, 06)
Ngày 30/11/2011, công ty Thiên Lộc Phúc ký hợp đồng số 352/08/BPK - TLP/11 với công ty TNHH MTV Bảo Phúc Khang (Địa chỉ: 41 Số 11, P.7, Q.PN, TP.HCM) với nội dung nhƣ sau:
GVHD: Nguyễn Hữu Thiện SVTH: Trần Thị Ngọc Thơ
- Mặt hàng: cà phê RUBUSTA TPXK loại 2, số lƣợng 60.000 kg, giá bán thỏa thuận tại thời điểm ký kết là 49.600 đồng/kg, thuế suất thuế GTGT 5%.
- Phƣơng thức giao nhận: giao hàng qua kho công ty TNHH MTV Bảo Phúc Khang, cảng TP. HCM, Đồng Nai hoặc Bình Dƣơng.
- Thời hạn giao hàng: 7 ngày sau khi ký hợp đồng.
Ngày 06/12 công ty Thiên Lộc Phúc chuyển giao lô cà phê đến kho công ty Bảo Phúc Khang theo thời gian quy định tại hợp đồng kinh tế số 352/08/BPK-TLP/11.
Trình tự xử lí nghiệp vụ và ghi nhận doanh thu
Ngày 06/12/2011, căn cứ vào ĐĐH theo hợp đồng kinh tế số
352/08/BPK-TLP/11 từ Phòng kinh doanh chuyển sang, Kế toán hàng hóa viết PXK (2 liên) số PX09/12 (số lƣợng 60.070 kg), để xuất cà phê ra khỏi kho, đồng thời tính tốn ghi nhận số lƣợng, trị giá cà phê xuất bán theo phƣơng pháp bình quân gia quyền vào Sổ chi tiết cà phê và ghi nhận nghiệp vụ vào Sổ chi tiết bán hàng. Sau đó, Kế tốn chuyển liên 2 của PX09/12 và ĐĐH sang Kế toán thanh toán.
Căn cứ vào chứng từ nhận đƣợc, Kế toán thanh toán tiến hành viết
HĐGTGT số 00440 (3 liên). Sau khi bộ chứng từ đƣợc Giám đốc ký duyệt, liên 1 đƣợc lƣu tại quyển và dùng làm căn cứ để ghi nhận vào Sổ chi tiết
công nợ phải thu của công ty Bảo Phúc Khang. Liên 2 của hóa đơn đƣợc chuyển giao cho khách hàng. Liên 3 và các chứng từ còn lại đƣợc chuyển
đến Kế toán tổng hợp để ghi CTGS.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT 00440 đƣợc lập ngày 06/12/2011 với
các nội dung: số lƣợng cà phê là 60.070 kg, đơn giá 49.600 đồng, thành tiền 2.979.472.000 đồng, thuế GTGT tƣơng ứng với mức thuế suất 5% là 148.973.600 đồng, tổng tiền phải thu là 3.128.445.600 đồng, Kế tốn thanh tốn ghi nhận cơng nợ phải thu vào Sổ chi tiết công nợ
GVHD: Nguyễn Hữu Thiện SVTH: Trần Thị Ngọc Thơ
cũng nhƣ Kế toán tổng hợp ghi nhận doanh thu bán hàng vào CTGS05. Nội dung bút toán nhƣ sau:
Nợ TK 131 3.128.445.600
Có TK 511 2.979.472.000
Có TK 33311 148.973.600
2.2. Kế toán giá vốn hàng bán
Khi khách hàng chấp nhận mua hàng hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán hạch toán doanh thu, đồng thời xác định trị giá vốn hàng bán.
Trị giá vốn = Trị giá xuất kho + Chi phí mua hàng phân bổ (nếu có)
Trong đó: Trị giá xuất kho = Số lƣợng xuất kho x Đơn giá xuất kho (tính
theo phƣơng pháp bình quân gia quyền).
Hiện tại tại công ty chƣa ghi nhận cụ thể khoản chi phí mua hàng nên:
Trị giá vốn hàng bán = Trị giá xuất kho
Nhận xét
Đây là điểm hạn chế của công ty khi sử dụng Hệ thống tài khoản
theo Quyết định 48 vì khơng thể ghi nhận cụ thể trị giá của hàng mua và chi phí mua hàng. Thực tế, tại công ty vẫn phát sinh khoản chi phí mua hàng (chi phí vận chuyển, bốc xếp) nhƣng vẫn chƣa đƣợc ghi nhận và phân bổ cho số hàng xuất bán theo đúng nguyên tắc giá vốn đối với công ty thƣơng mại.
Việc hoạch tốn chi phí mua hàng vào chi phí quản lý gây khó khăn cho việc xác định chính xác giá vốn làm tiền đề để công ty đƣa ra giá bán thích hợp cho từng lơ hàng xuất bán nhằm đảm bảo tính hợp lý theo giá thị trƣờng cũng nhƣ mục tiêu lợi nhuận của công ty.
Để khắc phục hạn chế này công ty Thiên Lộc Phúc nên xem xét việc chuyển đổi chế độ kế toán theo Quyết định 48 sang Quyết định 15
GVHD: Nguyễn Hữu Thiện SVTH: Trần Thị Ngọc Thơ
để có thể sử dụng tài khoản 1561, 1562 để phản ánh cụ thể trị giá và chi
phí của hàng hóa mua vào.
2.2.1. Tài khoản, chứng từ và sổ sách sử dụng
Tài khoản sử dụng
Để phản ánh giá vốn, kế toán sử dụng TK 632 “Giá vốn hàng bán”. Kế tốn khơng mở tài khoản chi tiết cho từng mặt hàng.
Tài khoản liên quan: 156
Chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng
Phiếu xuất kho Chứng từ ghi sổ
Đơn đặt hàng Sổ cái tổng hợp tài khoản
Sổ chi tiết hàng hóa
2.2.2. Nghiệp vụ minh họa
Nội dung nghiệp vụ (Xem phụ lục: 07, 08)
Trong nghiệp vụ bán hàng với công ty Bảo Phúc Khang ngày 06/12/2011 theo hợp đồng kinh tế số 352/08/BPK-TLP/11, sau khi ghi nhận doanh thu bán hàng, Kế toán tổng hợp sẽ phản ánh trị giá vốn của cà
phê đã xuất bán.
Căn cứ vào PX09/12 đƣợc lập ngày 06/12/2011 và đơn giá cà phê xuất kho từ Kế tốn hàng hóa cung cấp, Kế toán tổng hợp ghi nhận trị giá vốn của 60.070 kg cà phê xuất bán vào CTGS09.
Cuối ngày 05/12/2011, trị giá cà phê tồn kho: 46.232.801.692 đồng, số lƣợng tồn kho: 935.662 kg. Kế tốn hàng hóa xác định đơn giá xuất cho lơ cà phê xuất bán trong ngày 06/12 nhƣ sau:
Đơn giá
=
xuất kho
=
Trị giá hàng hóa tồn trước lần xuất thứ i
Số lượng hàng hóa tồn trước lần xuất thứ i
46.232.801.692
= 49.411,9 đồng/kg
GVHD: Nguyễn Hữu Thiện SVTH: Trần Thị Ngọc Thơ
Trị giá xuất = 60.070 x 49.411,9 = 2.968.170.555 đồng.
Ngày 06/12/2011, Kế toán tổng hợp ghi nhận trị giá vốn cà phê cho PX09/12 vào CTGS09 nhƣ sau:
Nợ TK 632 2.968.170.555
Có TK 156 2.968.170.555
2.3. Kế tốn các khoản giảm trừ doanh thu
Kinh doanh hàng nông sản tại công ty Thiên Lộc Phúc có tính chất
đặc thù là hàng hóa đƣợc xuất bán theo hợp đồng kinh tế với giá bán theo
thoả thuận. Tới thời điểm xuất hàng và lập HĐGTGT, công ty xác định lại giá bán theo giá thị trƣờng, đồng thời lập hóa đơn điều chỉnh tăng hoặc giảm doanh thu và thuế GTGT. Những HĐGTGT đƣợc lập để điều chỉnh giảm doanh thu (giá bán > giá thị trƣờng) sẽ đƣợc dùng làm căn cứ để ghi nhận vào các khoản giảm trừ doanh thu trong kỳ. Ngoài ra, tại cơng ty cịn phát sinh các khoản giảm giá do hàng bán kém chất lƣợng
2.3.1. Trình tự luân chuyển và ghi nhận chứng từ
Sơ đồ 3.3: Trình tự chứng từ Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Phịng kinh doanh Kế tốn thanh tốn Kế toán tổng hợp
Đề nghị từ khách Lệnh HĐGTGT 3 hàng điều chỉnh Viết lệnh điều chỉnh Lệnh điều chỉnh Giám đốc duyệt Lệnh điều chỉnh Lập HĐGTGT điều chỉnh 3 HĐGTGT 2 HĐGTGT 1 Ghi Sổ chi tiết công nợ Ghi CTGS N Khách hàng
GVHD: Nguyễn Hữu Thiện SVTH: Trần Thị Ngọc Thơ
2.3.2. Tài khoản, chứng từ và sổ sách sử dụng
Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng TK 521 “Các khoản giảm trừ doanh thu”. Tài khoản liên quan: 111, 112, 131, 33311, 511,…
Chứng từ và sổ sách kế tốn sử dụng
Hóa đơn GTGT: trên hóa đơn ghi rõ hóa đơn đƣợc lập để điều chỉnh
giảm doanh thu của hợp đồng kinh tế nào. Chứng từ ghi sổ
Sổ cái tổng hợp tài khoản
2.3.3. Nghiệp vụ minh họa
Nội dung nghiệp vụ (Xem phụ lục: 06)
Trong lô cà phê xuất bán cho công ty TNHH Bảo Phúc Khang theo hợp đồng số 352/08/BPK-TLP/11 (ngày 06/12/2011) có 41.950 kg
không đạt chất lƣợng (lố tạp chất 0,1%, lố mốc 0,11%) nên công ty
Bảo Phúc Khang đã đề nghị đƣợc giảm giá 104,05 đồng/kg. Công ty Thiên Lộc Phúc đã đồng ý và xuất hóa đơn điều chỉnh.
Trình tự xử lí nghiệp vụ
Trong ngày 06/12/2011, sau khi nhận Lệnh điều chỉnh giảm giá hàng bán từ Phòng kinh doanh chuyển sang, Kế toán thanh toán viết HĐGTGT số 00444 ghi rõ điều chỉnh giảm doanh thu của hợp đồng số 352/08/BPK- TLP/11 với số tiền là 4.364.800 đồng, giảm thuế GTGT 218.240 đồng, tổng số công nợ phải thu của công ty Bảo Phúc Khang giảm 4.983.040
đồng.
Kế toán thanh toán căn cứ vào liên 1 của hóa đơn đƣợc lƣu tại quyển để ghi giảm công nợ phải thu vào Sổ chi tiết công nợ, liên 2 giao
cho khách hàng, liên 3 đƣợc chuyển đến Kế toán tổng hợp để ghi nhận vào CTGS06. Nội dung bút toán:
GVHD: Nguyễn Hữu Thiện SVTH: Trần Thị Ngọc Thơ
Nợ TK 521 4.364.800
Nợ 33311 218.240
Có TK 131 4.583.040
Nhận xét
Kế toán sử dụng TK 521 để ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu
mà không dùng đến tài khoản cấp 2 để phản ánh cụ thể các khoản
giảm trừ phát sinh là do chiết khấu thƣơng mại cho khách hàng (5211), giảm giá hàng bán (5212) hay hàng bán bị trả lại (5213). Điều này gây
khơng ít khó khăn cho công tác quản lý, phân tích hiệu quả hoạt động
kinh doanh cũng nhƣ đƣa ra các biện pháp nhằm khắc phục, hạn chế
đến mức thấp nhất các khoản mục giảm trừ doanh thu tại cơng ty.
Kế tốn nên sử dụng các TK 5211, 5212, 5213 để ghi nhận cụ thể các trƣờng hợp giảm trừ. Tuy nhiên, để kế toán dễ dàng tổng hợp nghiệp vụ vào Sổ cái tổng hợp của tài khoản phát sinh, công ty nên xem xét việc áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định 15 thay cho Quyết định
48 để có thể sử dụng các tài khoản ở cấp 1 nhƣ: TK 521, 531, 532 để ghi
nhận cho từng khoản giảm trừ doanh thu.
2.4. Kế toán hàng tồn kho
Hàng hóa tại cơng ty đƣợc ghi nhận theo phƣơng pháp thẻ song song với trình tự nhƣ sau:
Tại kho
- Hàng ngày, Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi nhận tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại nông sản theo chỉ tiêu số lƣợng vào thẻ kho.
- Cuối tháng, Thủ kho tính ra tổng số nhập, xuất và số tồn kho của
GVHD: Nguyễn Hữu Thiện SVTH: Trần Thị Ngọc Thơ
Tại phịng kế tốn
- Hàng ngày, Kế tốn hàng hóa ghi nhận sự biến động nhập, xuất, tồn cả về hiện vật và giá trị vào Sổ chi tiết cho từng loại nông sản. - Cuối kỳ, kế tốn cộng sổ và tính ra số tồn kho cho từng loại nông sản, đồng thời tiến hành đối chiếu số liệu trên Sổ chi tiết hàng hóa với thẻ kho tƣơng ứng. Căn cứ vào các Sổ chi tiết, Kế toán hàng hóa lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa.
Hiện nay tại công ty, công tác bảo quản hàng tồn kho chƣa đƣợc tổ chức tốt, phƣơng pháp bảo quản còn đơn giản nên chất lƣợng của hàng hóa dễ bị giảm súc dẫn đến công ty phải gánh chịu nhiều khoản lỗ khi bán (giảm giá hàng bán). Để khắc phục tình trạng này, cơng ty nên có kế hoạch
đầu tƣ, lắp đặt một dây chuyền sơ chế hàng nơng sản để duy trì chất lƣợng ban đầu của hàng tồn kho.
2.5. Kế toán doanh thu tài chính
Tại cơng ty, doanh thu từ các khoản lãi tiền gửi, lãi chênh lệch tỷ giá
đƣợc kế toán ghi nhận vào doanh thu tài chính.
2.5.1. Trình tự ln chuyển và ghi nhận chứng từ
Sơ đồ 3.4: Trình tự chứng từ Kế tốn doanh thu tài chính
Ngân hàng Kế toán thanh toán Kế toán tổng hợp
Lập Giấy báo Có Giấy báo Có
Giấy báo Có
Ghi Sổ TGNH Ghi CTGS
Giấy báo Có (USD, VNĐ)
N Giấy báo Có
2.5.2. Tài khoản, chứng từ và sổ sách sử dụng
Tài khoản sử dụng
GVHD: Nguyễn Hữu Thiện SVTH: Trần Thị Ngọc Thơ
Tài khoản liên quan: 1121, 1122 chi tiết cho từng ngân hàng.
Chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng
Giấy báo Có của ngân hàng. Sổ phụ ngân hàng.
Sổ tiền gửi ngân hàng. Chứng từ ghi sổ.
Sổ cái tổng hợp tài khoản.
2.5.3. Nghiệp vụ minh họa
Nội dung nghiệp vụ ( Xem phụ lục: 09, 10, 11)
Ngày 31/12, Phịng kế tốn nhận đƣợc Giấy báo Có về lãi tiền gửi tháng 12/2011 từ tài khoản tiền gửi ngân hàng Techcombank. Trong đó, lãi tiền gửi VNĐ là 237 đồng; lãi tiền gửi ngoại tệ là 0,01 USD, tỷ giá
19.500 đồng/USD tƣơng đƣơng 195 đồng. Kế toán thanh toán tiếp nhận
Giấy báo Có và ghi nhận lãi tiền gửi vào Sổ tiền gửi ngân hàng Techcombank bằng VNĐ và ngoại tệ (USD), đồng thời chuyển chứng từ sang Kế toán tổng để ghi vào CTGS03. Nội dung bút toán:
Lãi tiền gửi VNĐ tháng 12/2011:
Nợ TK 1121 TEC 237
Có TK 515 237
Lãi tiền gửi ngoại tệ (USD) tháng 12/2011:
Nợ TK 1122 TEC 195
GVHD: Nguyễn Hữu Thiện SVTH: Trần Thị Ngọc Thơ
2.6. Kế tốn chi phí tài chính
Tại cơng ty Thiên Lộc Phúc, chi phí phát sinh từ lãi tiền vay phải trả
đƣợc kế toán ghi nhận là chi phí tài chính.
2.6.1. Trình tự luân chuyển và ghi nhận chứng từ
Sơ đồ 3.5: Trình tự chứng từ Kế tốn chi phí tài chính
Ngân hàng
Lập Giấy báo Nợ
Giấy báo Nợ
Kế toán thanh toán
Giấy báo Nợ Ghi Sổ TGNH (VNĐ) Giấy báo Nợ Kế toán tổng hợp Giấy báo Nợ Ghi CTGS N 2.6.2. Tài khoản, chứng từ và sổ sách sử dụng Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng TK 635 “Chi phí tài chính”.
Tài khoản liên quan: 1121 chi tiết cho từng ngân hàng.
Chứng từ và sổ sách kế toán sử dụng
Sổ phụ ngân hàng