TẠI CƠNG TY CƠNG TRÌNH GIAO THƠNG I – HÀ NỘI
1. Quá trình hình thành và phát triển tại công ty
Cơng ty cơng trình giao thơng I – Hà nội hiện nay, trƣớc đây là xí nghiệp cầu đƣờng ngoại thành Hà nội. Đƣợc thành lập ngày 15/7/1965 là một doanh nghiệp Nhà nƣớc thuộc nghành xây dựng cơ bản với nhiệm vụ chủ yếu là: xây dựng và sửa chữa các cơng trình giao thơng.
Quá trình hình thành và phát triển của công ty qua khơng ít thăng trầm: từ khi thành lập cho đến năm 1990, trong giai đoạn này các cơng trình mà cơng ty xây dựng đều nằm trong kế hoạch đƣợc giao hàng năm của Nhà nƣớc và đƣợc thực hiện chủ yếu bằng nguồn vốn ngân sách Nhà nƣớc cấp. Trong giai đoạn này công việc của công ty đa phần tập trung vào duy tu bảo dƣỡng các tuyến đƣờng thuộc phạm vi ngoại thành Hà Nội
Từ năm 1990 cho đến nay, khi Nhà nƣớc chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế từ tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trƣờng, với chi phối của các qyi luật của nền kinh tế thị trƣờng và sự quản lý trên tầm vĩ mơ của Nhà nƣóc. Để phù hợp với tình hình đó, cơng ty cơng trình giao thơngI cũng chuyển đổi sang lĩnh vực kinh doanh. Bên cạnh việc đảm nhận công việc duy tu sửa chữa trên cơng ty cịn tham gia đấu thầu các cơng trinhf ngồi, nâng cấp các đƣờng thuộc kế hoạch của sở giao thơng cơng chính đảm nhận việc khảo sát thiết kế. Cùng với việc chuyển đổi lĩnh vực kinh doanh, công ty đồng thời đổi tên thành cơng ty cơng trình giao thơng I - Hà nội theo quyết định 1297 QĐ/UB ngày 27/3/1993 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội.
Để đứng vững trong nền kinh tế thị trƣờng và uy tín đối với Nhà nƣớc, công ty không ngừng chú trọng đến chất lƣợng của từng cơng trình cải tiến kỹ thuật, nâng cao trình độ của cán bộ cơng nhân viên chức, trang bị thêm
máy móc thiết bị mới để phục vụ cho những cơng trình có qui mơ lớn, trình độ kỹ thuật cao nhƣ dải thảm bê tơng nhựa ASFAN.
Đặc biệt từ năm 1995 đến nay, do xác định đƣợc hƣớng đi đúng đắn nên hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty phát triển mạnh mẽ, sản lƣợng không ngừng tăng, nộp ngân sách cho Nhà nƣớc cũng tăng lên và đời sống cán bộ công nhân viên của công ty đƣợc cải thiện rõ rệt.
Vƣợt lên mọi khó khăn để đứng vững trong nền kinh tế thị trƣờng nhƣ hiện nay của công ty là cả một sự cố gắng lớn của lãnh đạo công ty cũng nhƣ tồn thể cán bộ cơng nhân viên trong cơng ty.
Trong những năm gần đây cơng ty đã đạt đƣợc những thành tích sau: Đơn vị tính: Triệu đồng Chỉ tiêu 1999 2000 Tài sản cố định 4.272 4.972 Tài sản lƣu động 1.217 1.217 Doanh thu 13.910 29 Lãi 168 725 Nộp ngân sách Nhà nƣớc 859 1.100 Thu nhập bình quân CNV/ tháng 600 0.55
2. Công tác quản lý và đặc điểm vật liệu sử dụng tại cơng ty cơng trình giao thơng I -Hà nội
Cơng ty cơng trình giao thông I Hà Nội là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản với nhiệm vụ chủ yếu là sửa chữa và làm mới những con đƣờng giao thơng theo kế hoạch của Nhà nƣóc. Vì vậy vật liệu sử dụng tại công ty là vật liệu của nghành xây dựng cơ bản. Chúng đa dạng về chủng loại, quy cách nhƣ: xi măng, đá, cát, sỏi, nhựa đƣờng... ngồi ra cịn có những vật liệu và công cụ dụng cụ khác nhƣ: sơn, xăng dầu, củi, các loại phụ tùng thay thế. Do đó việc tổ chức quản lý tình hình thu mua và sử dụng vật liệu là rất phức tạp địi hỏi kế tốn vật liệu phải có trình độ chun mơn và trách nhiệm trong cơng việc.
Trong giai đoạn hiện nay, vật liệu phục vụ cho nghành xây dựng cơ bản đƣợc thị trƣờng cung cấp rất kịp thời, giá cả ít biến động. Ngồi ra Nhà nƣớc quy định giá bán theo thông tƣ 1216 và định mức cho một số mặt hàng nhƣ xi măng, sắt thép...
Đây là điều kiện thuận lợi để công ty giảm bớt lƣợng dữ trữ vật liệu trong kho. Nhƣ vậy sẽ tạo điều kiện cho cơng ty sử dụng vốn có hiệu quả và giảm bớt đƣợc một số chi phí nhƣ: chi phí lƣu kho, lƣu bãi, chi phí vận chuyển bảo quản vật liệu.
Trong thực tế hoạt động sản xuất công ty, một phần lớn vật liệu mà công ty sử dụng có khối lƣợng lớn, cồng kềnh khơng phù hợp với việc nhập kho nhƣ: đá xanh các loại, cát các loại, cấu kiện bê tông... đối với những loại này cơng ty cơng trình giao thơng I đã vận dụng linh hoạt là căn cứ vào hạn mức vật liệu đƣợc duyệt để tiến hành mua và đổ tại chân cơng trình ( nơi sản xuất ) mà khơng qua nhập kho. Đối với những cơng trình có quy mơ lớn thì bộ phận vật tƣ sẽ trực tiếp mua vật tƣ đổ tại chân cơng trình và hoàn tất các thủ tục về nhập xuất vật tƣ. Cịn đối với cơng trình có qui mơ nhỏ thì đội sản xuất sẽ đứng ra mua vật liệu, sau đó chuyển hố đơn chứng từ xuống phịng kế tốn để làm thủ tục thanh toán, hầu hết tiền mua vật tƣ đều đƣợc phịng tài vụ thanh tốn bằng ngân phiếu, séc hoặc tiền mặt.
Tại Công ty Cơng trình giao thơng I Hà Nội, vật tƣ phục vụ cho quá trình sản xuất chủ yếu là xuất thẳng đến chân cơng trình chỉ có nhựa đƣờng đƣợc Cơng ty mua về nhâp kho để phục vụ cho công tác duy tu bảo dƣỡng thƣờng xuyên. Nhựa đƣờng thƣờng đƣợc nhập vàp kho của 3 đội duy tu là: kho Sài Đồng-Gia Lâm, kho Đơng Anh và kho Sóc Sơn.
Nguồn cung cấp vật liệu cho Cơng ty là những bạn hàng có quan hệ từ lâu năm nhƣ: xí nghiệp khai thác đá, các cơng ty vật liệu xây dựng... vì vậy việc cung cấp vật liệu cho Công ty là rất kịp thời, đảm bảo cho quá trình sản xuất của cơng ty khơng bị gián đoạn, hồn thành cơng trình theo đúng tiến độ thi cơng và đúng kế hoạch đặt ra.
Cơng ty cơng trình giao thơng I là một doanh nghiệp Nhà nƣớc, chủ yếu làm các cơng trình giao thơng do Nhà nƣớc giao ( chỉ định thầu ) và những cơng trình do cơng ty trúng thầu ( nhƣng vẫn là những cơng trình của Nhà nƣớc ). Do vậy việc sử dụng vật liệu công cụ dụng cụ của công ty
phải tuân theo các định mức số1242 và bảng giá vật liệu xây dựng của Bộ xây dựng
Bảng số 1
BẢNG GIÁ VẬT LIỆU XÂY DỰNG ÁP DỤNG TỪ 1/10/1996 THEO 1216
STT Loại vật liệu, vật tƣ và trang thiết bị
Đơn vị tính
Giá tại hiện
trƣờng xây lắp Ghi chú 1 2 3 4 5 Cát đen đổ nền Cụ ly < 7km < 10km < 13km > 13km Xi măng Hoàng Thạch Xi măng Bỉm Sơn Xi măng trắng Hải Phòng Xi măng trắng Trung Quốc Nhựa đƣờng Cát vàng Gạch đặc tƣ nhân Dầu Diezel Dầu DHO M3 Tấn Tấn Tấn Tấn Tấn M3 1000v lít lít 17.350 18.630 20.690 25.000 805.000 800.000 1.469.000 1.669.000 3.000.000 59.500 270.000 3.700 10.000
Căn cứ vào bảng định mức trên, ta lập phiếu xuất kho theo định mức sau:
Bảng số 3
Cơng ty Cơng trình Giao thơng I Hà Nội
Phiếu xuất kho theo hạn mức
Bộ phận sử dụng : Đội Gia Lâm - Duy tu địa phƣonƣg tháng 6/2000 Đối tƣợng sử dụng: Vá ổ gà 10 cm nhựa 5,5: 2000m2
Xuát tại kho: Số phiếu: 01
SốTT Tên quy cách vật tƣ Đơn vị tính Mã vật tƣ Hạn mức đƣợc duyệt
Số lƣợng thực xuất Nhựa đƣờng
Đá dăm tiêu chuẩn Đá 2x4 Đá 1x2 Đá 0,5x1 Củi Diezel Dầu phụ kg m3 m3 m3 m3 kg lít lít 6.507,5 218,8 5.86 28,2 24,3 5.086,2 250 10 11.770 263,8 7,2 47,4 44 9.200 Bảng số 4 Cơng ty Cơng trình
Giao thơng I Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO
Tên ngƣời nhập : Ông An đội Gia Lâm Ngày 15 tháng 6 năm 2000 Lý do xuất : Duy tu tháng 6/2000
Số phiếu : 10
Xuất tại kho : Sài Đồng-theo hạn mức 01
SốTT Tên hàng Đơn vị tính Số lƣợng
thực xuất
Đơn giá Thành tiền
1 Nhựa đƣờng
Singapo
Kg 11.770
Ngƣời nhận Thủ kho Kế toán trƣởng Thủ trƣởng đơn vị (Ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên)
II- THỰC TRẠNG CƠNG TÁC HẠCH TỐN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY CƠNG TRÌNH GIAO THƠNG I HÀ NỘI:
1. Một số vấn đề về cơng tác quản lý và hạch tốn ngun vật liệu tại Cơng ty Cơng trình Giao thơng I Hà Nội:
1.1.Phân loại vật liệu:
Cơng ty Cơng trình Giao thơng I Hà Nội phân loại vật liệu căn cứ vào nội dung kinh tế và chức năng của vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh. Theo cách phân loại này bao gồm:
Vật liệu chính: vật liệu chính mà cơng ty sử dụng là nhựa đƣờng, đá xanh các loại, xi măng các loại, đất cấp phối và cấu kiện bê tơng. Trong đó đất cấp phối là loại đất lẫn đá đƣợc dùng để làm nền cho những con đƣờng mà Cơng ty đang thi cơng. Cịn cấu kiện bê tông là loại bê tông đúc sẵn thƣờng làm vỉa đƣờng và nắp cống.
Vật liệu phụ gồm có: sơn kẻ đƣờng,vơi, dầu bơi trơn máy móc. Nhiên liệu phụ gồm có: xăng các loại, dầu, diezel.
Phụ tùng thay thế gồm có: chi tiết máy móc thi
Bảng số 5:
MỤC LỤC VẬT TƢ
Số TT Số thẻ kho Tên quy cách vật tƣ Đơn vị tính
1 2 1 2 1 2 1 !521-Vật liệu chính Nhựa đƣờng Singapo Đá 4x6 Đá 2x4 Đá 1x2 Đá 1x0,5 .............. 1522-Vật liệu phụ Sơn
Dầu bôi trơn .............. 1523-Nhiên liệu Xăng Dầu diezel .............. 1524-Phụ tùng thay thế Phụ tùng máy móc kg m3 m3 m3 m3 kg lít lít lít
1.2. Đánh giá vật liệu:
1.2.1 Đánh giá vật liệu theo giá thực tế nhập kho.
Vật liệu ở Cơng ty Cơng trình Giao thơng I Hà Nội chủ yếu là mua ngồi, Cơng ty khơng tự gia cơng chế biến đƣợc vật liệu để phục vụ cho sản xuất của mình. Đồng thời Cơng ty cũng khơng có đội xe để vận chuyển vật tƣ mua về. Do vậy khi mua vật tƣ với số lƣợng lớn và vật tƣ này không qua nhập kho mà đổ tại chân cơng trình (nơi đơn vị đang thi cơng) thì chi phí vận chuyển từ nơi cung cấp đến chân cơng trình là hồn tồn do nơi cung cấp chịu, thƣờng thì chi phí này đƣợc cộng ln vào giá mua. Ngồi ra khi công ty mua nhựa đƣờng và cấu kiện bê tơng thì ngồi giá bán, Cơng ty cịn chịu thêm chi phí vận chuyển bốc dỡ. Nhƣ vậy đối với nhựa đƣờng và cấu kiện bê tơng thì giá thực té nhập kho bao gồm giá mua ghi trên hố đơn cộng chi phí vận chuyển bốc dỡ.
Ví dụ: theo hố đơn số54232 ngày10/ 6/ 2000. Cơng ty mua của Công ty Thiết bị vật tƣ Bộ Giao thơng gồm:100.000 kg nhựa đƣờng giá bán ghi trên hố đơn là 300 triệu đồng( chƣa có thuế VAT)
Theo phiếu chi số188 ngày 15/ 6/ 2000 ở tài khoản tiền mặt trả tiền bốc xếp số nhựa trên vào kho Sài Đồng là: 12.000.000đ.
Do đó giá mua thực tế của 100 kg nhựa đƣờng là: 300.000.000 + 12.000.000 = 312.000.000đ
Nếu về đến kho mà bộ phận kiểm nghiệm vật tƣ xác định là không bị mất mát hao hụt gì thì đây chính là giá thực tế nhập kho.
1.2.2. Giá thực tế vật liệu xuất kho:
Tại Cơng ty Cơng trình Giao thông I Hà Nội, vật tƣ xuất kho đƣợc tính theo giá bình qn gia quyền. Kế tốn căn cứ vào sổ chi tiết của từng loại vật liệu để xác định giá thực tế của vật liệu xuất kho.
Theo phƣơng pháp này giá thực tế vật tƣ xuất kho đƣợc xác định theo công thức sau:
Giá thực tế vật liệu xuất kho
trong tháng = Giá thực tế vật liệu tồn đầu tháng + Giá thực tế vật liệu nhập trong tháng x Số lƣợng xuất kho vật liệu trong tháng
Số lƣợng vật liệu tồn đầu tháng +
Số lƣợng vật liệu nhập trong tháng
Trong thực tế, do đặc điểm sản xuất của Công ty nên Công ty chỉ nhập vật liệu chính là giá là nhựa đƣờng cịn các loại vật liệu khác mua về không qua nhập kho mà đổ tại chân cơng trình. Vì vậy đối với các loại vật liệu này giá thực tế xuất chính là giá thực tế nhập. Cịn nhựa đƣờng Cơng ty mua về và làm thủ tục nhập kho, sau đó phân bổ cho các đối tƣợng sử dụng. Do đó loại vật liệu này cần phải xác định giá thực tế nhập kho.
Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 10 ngày 15/ 6/ 2000 xuất cho Ông An đội Gia Lâm (xem bảng số 4) 11.770 kg nhựa đƣờng phục vụ cho việc duy tu tháng 6/2000, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế vào số lƣợng tồn kho đầu tháng, số nhập trong tháng của nhựa đƣờng trong sổ chi tiết vật liệu thì giá thực tế nhựa dƣờng xuất kho đƣợc xác định nhƣ sau:
78.875.000 + 312.000.000
x 11.770 = 35.529.000 27.500 + 100.000
1.3. Trình tự hạch tốn ngun liệu, vật liệu:
1.3.1. Thủ thục nhập kho vật liệu
Khi Công ty đƣợc Nhà nƣớc giao hoặc Công ty trúng thầu các cơng trình giao thơng thì bộ phận kế hoạch sẽ lên kế hoạch đồng thời lập dự toán cho cơng trình. Khi cơng trình chuẩn bị thi cơng theo yêu cầu của thiết kế thì bộ phận kỹ thuật dựa vào dự tốn cơng trình để bóc tách vật tƣ theo định mức đã đƣợc xây dựng. Sau đó bộ phận vật tƣ dựa vào hạn mức cơng trình làm giấy xin mua vật tƣ trình lên giám đốc duyệt, nếu đƣợc giám đốc chấp nhận thì sẽ cử ngƣời đi mua.
Thƣờng thì khi mua vật tƣ cơng ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với bên cung cấp vật tƣ. Trong trƣờng hợp này các bên sẽ soạn thảo các điều khoản qui định quyền lợi và nghĩa vụ của các bên. Chẳng hạn bên cung cấp vật tƣ phải đảm bảo về số lƣợng, chất lƣợng, quy cách mẫu mã, chủng loại,
các quy trình quy phạm về kỹ thuật, phải cung cấp đúng thời hạn. Còn đối với bên mua vật tƣ phải đảm bảo thanh toán tiền vật tƣ đầy đủ, đúng thời hạn và đúng phƣơng thức thanh toán mà hai bên đã thoả thuận với nhau.
Trong trƣờng hợp vật tƣ mua ngồi về nhƣng khơng nhập kho mà chuyển thẳng đến chân cơng trình thì bộ phận giám sát kỹ thuật và ban chỉ huy đội sẽ kiểm tra và tiếp nhận. Cịn riêng đối với thảm bê tơng ASFAN phải qua bộ phận kiểm định chất lƣợng.
Đối với vật liệu nhập kho khi tiến hành nhập kho bộ phận vật tƣ phải lập và ký vào 3 liên phiếu nhập kho vật tƣ, sau đó chuyển cho thủ kho ký và đƣa vật tƣ vào kho. Trong 3 liên phiếu nhập kho, 1 liên lƣu lại bộ phận vật tƣ, 1 liên thủ kho giữ làm căn cứ ghi thẻ kho, theo định kỳ thủ kho mang lên phịng kế tốn hoặc kế tốn xuống lấy, 1 liên cịn lại cùng với hố đơn mua vật tƣ và giấy đề nghị thanh toán cho ngƣời bán đƣợc chuyển đến phịng kế tốn. Kế tốn kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ để thanh toán cho ngƣời bán. Khi nhận đƣợc phiếu nhập kho từ thủ kho gửi lên kế toán vật tƣ sẽ phản ánh vào sổ chi tiết vật liệu.
Bảng số 6
Cơng ty Cơng trình
Giao thơng I Hà Nội PHIẾU NHẬP KHO
Tên ngƣời nhập: Ông Bảo Ngày12 tháng 6năm 2000 Nhập vào kho : Sài Đồng – Gia Lâm Hoá đơn số: 54232 Số phiếu : 05
Số TT Tên hàng Mã
số
Đơn vị tính
Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Nhựa đƣờng singapo kg 100.000 3.000 300.000.000 Cộng
Phụ trách cung tiêu Ngƣời giao hàng Thủ kho (Ký tên ) ( Ký tên) ( Ký tên )
1.3.2. Thủ tục xuất kho vật liệu:
Nhƣ trên đã nói cơng ty cơng trình giao thơng I Hà Nội chỉ nhập kho nhựa đƣờng còn các vật liệu khác xuất thẳng đến chân cơng trình khơng qua nhập kho. Khi xuất kho cho các đối tƣợng sử dụng, bộ phận vật tƣ viết phiếu xuất kho theo hạn mức vật tƣ. Đối với vật tƣ đổ tại chân cơng trình thì bộ phận vật tƣ lập phiếu xuất – xuất kho cùng một