III. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý mạng lướ
1. Đối với doanh nghiệp BHNT
1.1 Về công tác tổ chức
Trước những khó khăn mà Bảo Việt gặp phải trong quá trình “chuyên mơn
hố” đại lý BHNT, đồng thời qua quá trình tìm hiểu và tham khảo một số ý kiến, em xin đưa ra một vài ý kiến với hy vọng ứng dụng được trong thực tế:
Giảm số lượng đại lý tổng hợp: Về tổng thể các cơng ty đều đã có đại lý chuyên khai thác và đại lý chuyên thu phí, nhưng số lượng đại lý tổng hợp vẫn còn khá lớn. Ngun nhân chính là vì các đại lý tổng hợp trước đây vẫn hoàn thành một cách xuất sắc cả hai chức năng của mình là khai thác hợp đồng mới và thu phí định kỳ. Tuy nhiên, số đại lý tổng hợp này thường được phân bố ở các vùng đặc thù xa xơi, hẻo lánh, tiềm năng khai thác ít, khơng thể phân cơng được đại lý chun thu phí.
Phân cơng đại lý chun thu theo địa bàn và đại lý chuyên khai thác: Hiện tại, đại lý chuyên thu phí được giao theo dõi và thu phí các hợp đồng của nhiều đại lý chuyên khai thác, rải rác tại nhiều vùng địa bàn khác nhau. Việc phân công như vậy khiến đại lý chun thu phí tốn nhiều cơng sức, thời gian để có thể thu đủ phí theo u cầu của cơng ty. Giải pháp tốt nhất là phân công mỗi địa bàn một đại lý chun thu phí chun trách. Ngồi ra căn cứ vào tình hình thực tế, khi bàn giao hợp đồng các đại lý chuyên khai thác thường có xu hướng chuyển cho những đại lý thu phí “quen biết mình” nên có thể phân cơng một đại lý chun thu phí nhận tồn bộ hợp đồng của từ một đến ba đại lý chuyên khai thác, nhất là các đại lý chuyên khai thác có mối quan hệ tốt với đại lý chuyên thu phí.
Tăng cường hỗ trợ mạnh đại lý chuyên khai thác: Nhiệm vụ chính của đại lý chuyên khai thác là tìm kiếm khách hàng mới, thuyết phục khách hàng tham gia bảo hiểm , thu phí bảo hiểm đầu tiên. Muốn tăng được doanh thu, tăng được số hợp đồng thì các đại lý chuyên khai thác phải nhận được sự hỗ trợ đặc bịêt từ phía các cơng ty như: tìm kiếm các đầu mối khách hàng lớn là tổ chức, tập thể; hỗ trợ phương tiện, cơ sở vật chất để đại lý đi khai thác như cung cấp tờ rơi, bố trí xe đưa đón đại lý; trường hợp đại lý tự khai thác được các khách hàng lớn là tổ chức, tập thể, thậm chí là cá nhân, nhưng khách hàng yêu cầu công ty đến làm việc, cơng ty bố trí thời gian làm việc với khách hàng, khơng khốn trắng cho đại lý; xây dựng chế độ hoa hồng phù hợp; tăng cường thi đua khen thưởng khai thác mới; đẩy mạnh dịch vụ khách hàng.
1.2 Về công tác tuyển chọn đại lý BHNT
Để đảm bảo chất lượng đại lý ngay từ những bước ban đầu, mỗi công ty cần xây dựng cho mình một quy chế thi tuyển chặt chẽ, bài bản trên cơ sở các quy định của tổng cơng ty và phù hợp với địa phương mình. Dưới đây là một số đề xuất nhỏ mà các cơng ty có thể tham khảo trong q trình xây dựng quy chế tuyển chọn.
Về tiêu chuẩn tuyển chọn:
Các cơng ty nên tuyển những người đã có một nghề nghiệp hay một trình độ chun mơn nhất định - nếu khơng phải là tốt nghiệp đại học, cao đẳng thì có thể là trung cấp hoặc đã qua một khố đào tạo nghề hoặc đã đi làm, khơng nên tuyển những người có trình độ đơn thuần chỉ là phổ thông trung học. Đồng thời cần chú trọng đến khả năng giao tiếp, ứng xử và các mối quan hệ mà họ có.
Về tuổi tác: Độ tuổi phù hợp có thể là trong khoảng từ 26-40, vì lứa tuổi trên 26 thường đã đạt tới độ chín trong suy nghĩ và hành động, việc lựa chọn nghề đã qua cân nhắc khá kỹ lưỡng, còn dưới 40 tuổi để đảm bảo không quá già, sức khoẻ cịn tốt và cịn hăng say với cơng việc. Tuy vậy vẫn có thể giao động xung quanh khung này tuỳ theo từng địa phương.
Đối với các yếu tố khác như ngoại hình, phương tiện đi lại, khả năng tài chính...cũng rất đáng quan tâm và cần có sự ưu tiên cho những người có ngoại hình ưa nhìn, có xe máy và có thể tự chủ về mặt tài chính. Đặc biệt, khơng thể bỏ qua yếu tố tư cách đạo đức và tiểu sử công tác của ứng cử viên.
Về cách thức tuyển chọn.
Có thể tuyển đại lý từ tất cả các kênh, tuy nhiên nên tập trung chủ yếu vào hai kênh là qua đại lý giới thiệu và qua các phương tiện thông tin đại chúng.
Đối với kênh tuyển qua đại lý cũ: Các công ty cần phải chú trọng hơn bằng cách phát động và khuyến khích đại lý cũ giới thiệu đại lý mới, đưa ra các hình thức khen thưởng thích đáng cho những người giới thiệu được đại lý mới với số lượng lớn và hiệu quả khai thác cao.
Đối với việc tuyển qua các phương tiện thông tin đại chúng: Để phát huy được tác dụng, chúng ta cần phải khắc phục những mặt hạn chế của hình thức này:
Về vấn đề chi phí: Các cơng ty có thể chọn các phương tiện vừa đơn giản, tiết kiệm lại hiệu quả như đài truyền thanh hoặc đề nghị với lãnh đạo chính quyền, ngành, đồn thể ...hợp tác để kết hợp phổ biến trong các cuộc họp, hội nghị. Sau đó sẽ cử cán bộ cơng ty xuống tận nơi để tiến hành sơ tuyển vòng 1 (trước khi thi tuyển ở công ty).
Về việc xác minh thông tin của người dự tuyển: Để tránh tiếp cận nhầm người, các cán bộ của công ty được giao nhiệm vụ tuyển đại lý nên phối hợp chặt chẽ với chính quyền địa phương nơi thí sinh cư trú, mặt khác cần làm tốt khâu phỏng vấn.
1.3 Về công tác đào tạo đại lý
Để khắc phục những hạn chế của công tác đào tạo như: Đội ngũ cán bộ làm công tác đào tạo chưa đều tay, khả năng sư phạm chưa cao và hầu như cũng chỉ đào tạo những gì mình có, chưa thực sự đáp ứng được những mong đợi của người đại lý. Nên chăng chúng ta cần đổi mới và cải tiến một số mặt sau:
Tập trung nghiên cứu, tổng hợp kinh nghiệm để đào “thầy” là chính, tức là đào tạo và bồi dưỡng thường xuyên cho những người làm công tác đào tạo của các công ty, chuyển việc đào tạo đại lý trực tiếp cho công ty.
Đẩy mạnh công tác đào tạo từ xa thông qua bản tin hoặc đưa ra chủ đề tham luận, nghiên cứu...
Về phía những người làm công tác đào tạo tại công ty:
Yêu cầu người làm công tác đào tạo cần đáp ứng một số yêu cầu như phải hiểu sâu sắc và đầy đủ về BHNT, về các sản phẩm cuả mình và các cơng ty khác.
Phải có kiến thức thực tế, đặc biệt là về kỹ năng bán hàng. Hàng quý nên dành thời gian để trực tiếp làm nghiệp vụ bán hàng của người đại lý.
Phải có khả năng truyền đạt kiến thức cho người khác, mà ta thường gọi là khả năng sư phạm.
Ham học hỏi và thường xuyên tiếp xúc, gần gũi với đại lý.
Cách thức đào tạo:Việc đào tạo được tiến hành theo hai cách thức. Một là, đào tạo bắt buộc: Đó là chương trình đào tạo có tính bắt buộc mà bất kỳ đại lý nào cũng phải trải qua và nắm vững những kiến thức cơ bản làm cơ sở tiếp nhận và phát triển các kiến thức khác như chương trình đào tạo đại lý cấp I, đại lý cấp II, III...Tuy nhiên ngay cả trong chương trình đào tạo đại lý cấp I cũng cần chia ra một số giai đoạn:
Giai đoạn 1: Đào tạo cho đại lý tương lai những kiến thức cơ bản về bảo hiểm và BHNT, tập chung vào các sản phẩm bảo hiểm chủ lực hiện nay của cơng ty. Phần kỹ năng chỉ mang tính chất giới thiệu những bước công việc.
Giai đoạn 2: Sau khi đại lý đã thực hành bán hàng trong một thời hạn nhất định, nếu chúng ta trang bị lại và sâu hơn các kiến thức về BHNT để giúp họ có thể vận dụng trả lời khách hàng trong các tình huống cụ thể thực tế. Đồng thời, giới thiệu thêm các sản phẩm còn lại và giúp đại lý ý thức được một chu trình đầy đủ về khai thác BHNT.
Giai đoạn 3: Hệ thống hố tồn bộ kiến thức của chương trình bảo hiểm cấp 1, giúp đại lý có thể ghi nhớ một cách hệ thống những kiến thức được cung cấp. Giai đoạn này người đại lý thường ở trạng thái “khủng hoảng” do các mối quen biết sẵn có bắt đầu khơ cạn, do vậy cần hỗ trợ họ bằng quy trình khai thác hồn thiện hơn.
Hai là, đào tạo theo yêu cầu: Là hình thức đào tạo đúng những kiến thức cần thiết mà đại lý đang mong đợi. Nó giúp tiết kiệm thời gian và tăng nhanh q trình hồn thiện và nâng cao trình độ nghiệp vụ của người đại lý. Đây là công việc rất quan trọng, quyết định người đại lý có trở thành người khai thác giỏi hay khơng. Người làm công tác đào tạo dựa trên yêu cầu của các phịng ban nghiệp vụ và của chính đại lý để xây dựng và thiết kế chương trình đào tạo phù hợp.
Đào tạo theo yêu cầu của các phịng ban nghiệp vụ: Trong q trình thực hiện chức năng quản lý của mình, các phịng ban chức năng sẽ nhận biết được người đại lý còn khiếm khuyết nào trong tác nghiệp và yếu ở khâu nào trong kỹ năng để đặt ra yêu cầu cần đào tạo bổ sung thêm phần thiếu và yếu đó, giúp đại lý hồn thiện được kỹ năng và đáp ứng được yêu cầu đặt ra.
Đào tạo theo yêu cầu của đại lý: Trong cơng việc thực tế, chỉ có đại lý mới nhận thấy họ cần phải có thêm kiến thức gì. u cầu này lại không giống nhau giữa các đại lý. Do vậy, nếu người làm công tác đào tạo thực hiện được yêu cầu này thì đại lý sẽ hào hứng hơn trong việc học tập, đón nhận kiến thức nhanh hơn và cũng tránh được tư tưởng đi học do công ty bắt buộc.