Phần 1 : TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
3.1. Đặt bài toán
3.1.1. Yêu cầu về nghiệp vụ3.1.1.1. Nghiệp vụ nhập hàng: 3.1.1.1. Nghiệp vụ nhập hàng:
Sau khi nhận được hàng từ nhà cung cấp kèm theo phiếu giao hàng đã có xác nhận của hai bên, nhân viên quản lý tiến hành nghiệp vụ nhập kho. Nhân viên quản lý chọn chức năng nhập hàng (lập phiếu nhập):
Hệ thống yêu cầu nhập đầy đủ thông tin phiếu nhập.
Lấy thông tin trong CSDL nhà cung cấp, mặt hàng, hợp đồng mua hàng (từ HTTT quản lý bán hàng) giúp hoàn thành phiếu nhập.
Nhân viên xác nhận thông tin phiếu nhập: Hệ thống ghi thông tin phiếu nhập vào CSDL.
Cập nhập tự động và tức thì thơng tin phiếu nhập lên số tồn kho cả về số lượng lẫn giá trị của mặt hàng tương ứng.
Tự động cập nhật giá trị kho theo công thức: Giá trị kho = Tổng số lượng tồn kho * Đơn giá
Giá trị kho mới = Giá trị kho cũ + Số lượng nhập * Đơn giá
3.1.1.2. Nghiệp vụ xuất hàng:
Khi có yêu cầu xuất hàng, nhân viên quản lý sẽ tiến hành kiểm tra số hàng tồn tại thời điểm đó trong kho. Chọn chức năng xem hàng tồn:
Hệ thống lấy thơng tin hàng tồn tại thời điểm đó và xuất ra số lượng tồn. Nếu trong kho còn đủ hàng thì nhân viên sẽ tiến hành nghiệp vụ xuất. Để tiến hành được nghiệp vụ này, nhân viên quản lý chọn chức năng xuất hàng (lập phiếu xuất):
Lấy thông tin trong CSDL khách hàng, mặt hàng, hợp đồng bán hàng (từ HTTT quản lý bán hàng) giúp hoàn thành phiếu xuất.
Nhân viên xác nhận thông tin phiếu xuất: Hệ thống ghi thông tin phiếu xuất vào CSDL.
Cập nhập tự động và tức thì thơng tin phiếu xuất lên số tồn kho cả về số lượng lẫn giá trị của mặt hàng tương ứng.
Tự động cập nhật giá trị kho theo công thức: Giá trị kho = Tổng số lượng tồn kho * Đơn giá
Giá trị kho mới = Giá trị kho cũ - Số lượng xuất * Đơn giá
Sau khi xuất hàng, để tiến hàng giao hàng, nhân viên quản lý sẽ lập phiếu giao hàng. Phiếu này đồng thời là phiếu bảo hành vật tư hàng hóa cho bên mua. Nhân viên chọn chức năng giao hàng (lập phiếu giao hàng):
Hệ thống yêu cầu nhập đầy đủ thông tin phiếu giao hàng. Nhân viên xác nhận thông tin phiếu giao hàng:
Hệ thống ghi thông tin phiếu giao hàng vào CSDL.
3.1.1.3. Nghiệp vụ kiểm soát hàng tồn:
Sau mỗi lần tiến hành nghiệp vụ nhập, xuất:
Hệ thống sẽ tự động cập nhật số liệu từ các chứng từ xuất, nhập lên số liệu tồn kho cả về số lượng lẫn giá trị của mặt hàng tương ứng.
Khi muốn biết lượng tồn kho tại một thời điểm của từng vật tư hàng hóa, nhân viên sẽ chọn chức năng xem hàng tồn:
Hệ thống lấy thông tin hàng tồn trong CSDL, cho phép hiển thị nhưng không cho phép thay đổi thông tin.
Khi cần những báo cáo về tình hình xuất, nhập từng vật tư hàng hóa trong một thời kì, nhân viên quản lý sẽ chọn các chức năng báo cáo tương ứng:
Hệ thống cũng lấy thơng tin xuất, nhập trong thời kì từ CSDL và hiển thị nhưng không cho phép thay đổi.
3.1.1.4. Các nghiệp vụ khác:
Các thao tác tính tốn số liệu đều được hệ thống tự động thực hiện và lưu trong CSDL trên máy tính.
Khoa: Hệ thống thơng tin kinh tế
Hệ thống cịn cho phép tạo các chứng từ, báo cáo và các mẫu giấy tờ khác theo nhu cầu của nghiệp vụ quản lý. Nhân viên chọn chức năng tạo chứng từ, báo cáo tương ứng:
Hệ thống có thể lấy thơng tin trong CSDL giúp nhân viên hoàn thành chứng từ, báo cáo và cung cấp tùy chọn in ra.
CSDL của hệ thống sẽ được nhân viên quản lý sao lưu thành các CSDL dự phịng, lưu trữ an tồn và phục hồi lại khi cần thiết, tránh việc mất dữ liệu:
Hệ thống sẽ sao chép toàn bộ CSDL sang một nơi lưu trữ khác an toàn. Khi cần sẽ tiến hành sao chép ngược trở lại.
Đưa ra cảnh báo trước khi tiến hành sao lưu, phục hồi.
Ngoài ra, hệ thống cũng cung cấp phương án bảo mật dữ liệu chặt chẽ. Nhân viên quản lý muốn sử dụng hệ thống sẽ được cấp tài khoản và mật khẩu để đăng nhập. Khi nhân viên đăng nhập:
Hệ thống buộc nhân viên cung cấp thông tin tài khoản và mật khẩu.
Hệ thống so sánh thông tin khoản và mật khẩu trong CSDL, nếu trùng khớp sẽ cho phép sử dụng hệ thống, ngược lại sẽ đưa ra cảnh báo.
Cùng với việc cấp tài khoản và mật khẩu, hệ thống sẽ cho phép quản lý các thông tin của nhân viên sở hữu mỗi tài khoản. Một nhân viên muốn được cấp tài khoản sử dụng phải có sự chấp thuận của người quản lý cao nhất, người này có trách nhiệm khai báo thơng tin nhân viên cho hệ thống:
Hệ thống yêu cầu cung cấp các tùy chọn cho phép thay đổi thông tin về các nhân viên.
Sau khi khai báo thông tin về nhân viên, quản lý sẽ chọn chức năng cho phép đăng kí tài khoản và phân quyền sử dụng (chức năng này chỉ được hiển thị khi tài khoản đăng nhập là của người quản lý cao nhất):
Hệ thống cung cấp các tùy chọn cho phép thay đổi thông tin trong CSDL tài khoản, mật khẩu và quyền sử dụng hệ thống.
Hệ thống sẽ đưa ra cảnh báo nếu thông tin bị trùng lặp.
Khi các nhân viên không phải nhân viên quản lý cao nhất đăng nhập hệ thống: Hệ thống sẽ chỉ hiển thị những chức năng cho phép sử dụng, lấy thông tin từ CSDL phân quyền.
Hệ thống tự động ghi lại nhật ký đăng nhập, đăng xuất của các tài khoản. Khi nhân viên quản lý xem nhật ký:
Hệ thống lấy thông tin nhật ký trong CSDL, hiển thị nhưng không cho phép thay đổi những thông tin này.
3.1.2. Yêu cầu về chức năng
Dựa trên các yêu cầu nghiệp vụ, có thể xác định phần mềm bao gồm những chức năng chính như sau:
Quản lý hệ thống:
Bảo mật: Đổi mật khẩu Nhật kí hệ thống
Đăng ký và phân quyền sử dụng Dữ liệu:
Sao lưu dữ liệu Phục hồi dữ liệu
Quản lý vật tư hàng hóa:
Nhập kho Xuất kho Tồn kho
Báo cáo thống kê:
Thống kê nhập, xuất, tồn theo tên VTHH. Thống kê nhập, xuất, tồn theo thời gian. Báo cáo nhập, xuất, tồn tổng hợp.
3.1.3. Yêu cầu về cơ sở dữ liệu
CSDL phải được xây dựng một cách chính xác, thống nhất trên tồn hệ thống. Xây dựng CSDL vừa đủ, tránh tình trạng thừa cũng như thiếu hụt dữ liệu cho việc quản lý.
Các thông tin phải được bảo mật cao.
Phân quyền sử dụng nhằm đảm bảo tài nguyên không bị sử dụng bởi các cá nhân khơng có quyền hoặc theo các cách khơng hợp lý, bằng cách gán cho người dùng
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
một số quyền truy cập nhất định và cho phép người dùng chính được ủy quyền hoặc giao quyền truy cập cho người khác.
3.1.4. Yêu cầu về giao diện
Phần mềm xây dựng phải có giao diện đơn giản, dễ nhìn, cài đặt dễ dàng và hỗ trợ tối đa người sử dụng.
Phần mềm phải giao tiếp dễ dàng với các phần mềm khác như Word, Excel…, cũng như dễ tương thích với các hệ điều hành, phần cứng máy tính.
Phần mềm phải đạt được mức độ bảo mật tối thiểu là việc đảm bảo những người khơng có chức năng khơng sử dụng được phần mềm.