Phần 1 : TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng công tác quản lý kho ở Viện máy và Dụng cụ
2.2.2. Phân tích và đánh giá thực trạng công tác quản lý kho ở Viện máy và Dụng
cụ Công nghiệp
2.2.2.1. Thực trạng công tác quản lý kho ở Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp
Kho vật tư hàng hóa tại viện là nơi lưu trữ các linh kiện, thiết bị, máy móc, dụng cụ… được nhập về từ các nhà cung cấp, sau đó sẽ được sử dụng cho các đề tài nghiên
cứu của viện, hoặc thực hiện những hợp đồng lắp ráp, chế tạo máy móc, thiết bị của khách hàng.
Kho vật tư hàng hóa của viện được quản lý bởi các nhân viên thuộc bộ phận quản lý kho:
Thủ kho: Là người chịu trách nhiệm cao nhất ở bộ phận quản lý kho. Trực tiếp chỉ đạo việc thực thi các tác vụ nhập, xuất vật tư hàng hóa ra, vào kho, kiểm sốt lượng hàng tồn trong kho.
Các nhân viên trợ giúp: Là người trực tiếp thực thi các tác vụ nhập, xuất, kiểm soát tồn vật tư hàng hóa.
Nghiệp vụ nhập hàng:
Theo nhu cầu mua hàng của viện, các nhà cung cấp sẽ vận chuyển vật tư hàng hóa tới và tiến hành giao hàng. Việc này được xác nhận bằng chứng từ giao hàng.
Chứng từ giao hàng bao gồm các thông tin: Số chứng từ, ngày giao, theo hợp đồng nào, bên giao, bên nhận, chi tiết về vật tư hàng hóa được giao…
Mỗi chứng từ giao hàng có thể có nhiều chi tiết hàng hóa được giao với các thơng tin về mặt hàng, số lượng, đơn vị tính, phẩm chất, thời gian bảo hành...
Mẫu chứng từ giao hàng của một nhà cung cấp vật tư hàng hóa cho Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp:
Khoa: Hệ thống thơng tin kinh tế
Hình 2.6. Biên bản giao nhận vật tư thiết bị kiêm phiếu bảo hành.
Nhân viên quản lý kho sẽ căn cứ vào ngày giao và thơng tin vật tư hàng hóa trên chứng từ giao hàng để xác định thời hạn bảo hành cho từng loại vật tư hàng hóa.
Các vật tư hàng hóa vừa được nhập về từ các nhà cung cấp phải được nhân viên quản lý, theo dõi bằng các chứng từ nhập kho.
Chứng từ nhập cần cung cấp một cách đầy đủ các thông tin: Số chứng từ, ngày nhập, người giao, theo hợp đồng nào, và chi tiết các hàng nhập…
Mỗi chứng từ nhập có thể có nhiều chi tiết hàng nhập với các thơng tin về mặt hàng, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền…
Hình 2.7. Phiếu nhập kho
Các số liệu chứng từ nhập kho phải được nhân viên quản lý cập nhật lên số liệu tồn kho cả về số lượng lẫn giá trị của mặt hàng tương ứng.
Giá trị của kho tại một thời điểm được tính như sau: Giá trị kho = Tổng số lượng tồn kho * Đơn giá
Sau mỗi lần nhập hàng thì giá trị kho thay đổi theo cơng thức: Giá trị kho mới = Giá trị kho cũ + Số lượng nhập * Đơn giá
Các thông tin về giao dịch với nhà cung cấp cũng được ghi lại vào giấy tờ, cụ thể là danh sách các hợp đồng mua hàng:
Khoa: Hệ thống thơng tin kinh tế
Hình 2.8. Danh sách hợp đồng mua hàng Nghiệp vụ xuất hàng:
Theo nhu cầu xuất hàng của viện, bộ phận quản lý kho sẽ tiến hành kiểm tra số hàng tồn tại thời điểm đó trong kho. Nếu trong kho cịn đủ hàng thì nhân viên sẽ tiến hành nghiệp vụ xuất bằng các chứng từ xuất. Nếu thiếu hàng sẽ báo cho bộ phận dự trù mua bán vật tư hàng hóa của viện.
Chứng từ xuất cần phải cung cấp đầy đủ các thông tin: Số chứng từ, ngày xuất, người nhận, theo hợp đồng nào và chi tiết các hàng xuất.
Mỗi chứng từ xuất có thể có nhiều chi tiết hàng xuất với các thông tin về mặt hàng, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền…
Hình 2.9. Phiếu xuất kho
Các số liệu chứng từ xuất kho phải được nhân viên quản lý cập nhật lên số liệu tồn kho cả về số lượng lẫn giá trị của mặt hàng tương ứng.
Sau mỗi lần xuất hàng thì giá trị kho thay đổi theo công thức: Giá trị kho mới = Giá trị kho cũ - Số lượng xuất * Đơn giá
Sau khi xuất hàng, nếu vật tư hàng hóa không phục vụ cho đề tài nghiên cứu tại viện, mà xuất theo hợp đồng của khách hàng, thì viện sẽ tiến hành giao hàng. Việc này được xác nhận bằng chứng từ giao hàng.
Cũng tương tự như trên, chứng từ giao hàng bao gồm các thông tin: Số chứng từ, ngày giao, theo hợp đồng nào, bên giao, bên nhận, chi tiết về vật tư hàng hóa được giao…
Khoa: Hệ thống thơng tin kinh tế
Mỗi chứng từ giao hàng có thể có nhiều chi tiết hàng hóa được giao với các thơng tin về mặt hàng, số lượng, đơn vị tính, phẩm chất, thời gian bảo hành...
Các thông tin về giao dịch với khách hàng cũng được ghi lại vào giấy tờ, cụ thể là danh sách các hợp đồng bán hàng:
Hình 2.10. Danh sách hợp đồng bán hàng Nghiệp vụ kiểm soát hàng tồn:
Sau mỗi lần nhập, xuất, nhân viên quản lý kho sẽ phải cập nhật số liệu từ các chứng từ xuất, nhập lên số liệu tồn kho cả về số lượng lẫn giá trị của mặt hàng tương ứng. Việc này được nhân viên quản lý tiến hành bằng chứng từ thẻ kho.
Mỗi thẻ kho dành cho một vật tư hàng hóa (mặt hàng, đơn vị tính) và bao gồm nhiều chi tiết.
Mỗi chi tiết là thông tin xuất, nhập, tồn (giá trị, số lượng) của hàng hóa đó khi nào, theo hợp đồng nào.
Hình 2.11. Thẻ kho
Khi muốn biết lượng tồn kho tại một thời điểm của từng vật tư hàng hóa, cũng như khi cần những báo cáo về tình hình xuất, nhập từng vật tư hàng hóa trong một thời kì, nhân viên quản lý sẽ căn cứ vào các số liệu đã được cập nhật trên thẻ kho.
Ngồi ra:
Các thao tác tính tốn số liệu có thể được nhân viên quản lý thực hiện trên bảng tính Microsoft Excel.
Việc tạo các mẫu chứng từ, mẫu báo cáo và các giấy tờ khác thường được thực hiện bằng công cụ soạn thảo văn bản Microsoft Word.
Chứng từ giao nhận, nhập, xuất, thẻ kho cùng mọi chứng từ khác liên quan đều được nhân viên quản lý lưu trữ, bảo quản dưới dạng sổ sách để phục vụ cho mọi công tác khi cần.
2.2.2.2. Đánh giá thực trạng công tác quản lý kho ở Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp
Khoa: Hệ thống thông tin kinh tế
Hiện tại công tác quản lý kho ở Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp đang trong q trình dần tin học hóa. Việc quản lý mới chỉ dừng lại ở mức sử dụng phương pháp truyền thống là chủ yếu, có sự hỗ trợ của một số cơng cụ tính tốn và soạn thảo văn bản trên máy tính phổ biến. Điều này có một số ưu, nhược điểm so với việc ứng dụng một phần mềm chuyên biệt cho tồn bộ cơng tác quản lý kho.
Ưu điểm:
Giúp cho nhân viên quản lý kho xác định các luồng số liệu một cách trực quan.
Người khác có thể xem được hệ thống sổ sách mà khơng phải học trình tự về phần mềm vì đó là phương pháp truyền thống, cơ bản và phổ thông.
Không yêu cầu làm việc hồn tồn trên hệ thống máy tính. Do đó có thể làm việc được ở mọi tình huống (kể cả khi khơng có máy hay nguồn điện).
Việc chỉ sử dụng các công cụ phổ biến giúp cho công tác quản lý không quá phụ thuộc vào một nhà cung cấp phần mềm chuyên biệt.
Nhược điểm:
Mất rất nhiều công sức cho việc quản lý.
Việc ghi chép dữ liệu thủ cơng rất dễ bị sai xót, khơng chính xác. Khi sai sót thì mất rất nhiều thời gian để tìm và sửa, địi hỏi nhân viên quản lý phải cẩn thận, tỉ mỉ và có tính kiên nhẫn cao. Việc nhầm lẫn, sai xót dữ liệu sẽ dễ xảy ra hơn khi lượng vật tư hàng hóa ngày càng tăng phục vụ cho nhu cầu phát triển của viện.
Việc thống kê, tìm kiếm dữ liệu phục vụ các báo cáo rất khó thực hiện.
Do các dữ liệu được lưu trữ dưới dạng sổ sách nên xác suất bị mất hoặc thất lạc là nhỏ. Nhưng khơng phải là khơng có do việc bảo mật không được chặt chẽ.
Công tác quản lý đòi hỏi nhiều ở yếu tố con người, chi phí nhân cơng cho cả bộ máy quản lý cũng khơng phải là nhỏ.
Tốc độ truy xuất dữ liệu chậm, chưa kể tới nhầm lẫn trong công tác quản lý sẽ kéo theo sự chậm trễ, sai xót trong việc ra quyết định của ban lãnh đạo.
Các hạn chế của phương pháp quản lý kho truyền thống có thể gây ảnh hưởng khơng tốt đối với doanh nghiệp, dẫn tới giảm khả năng cạnh tranh cũng như kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Để khắc phục các vấn đề khó khăn nêu trên, địi hỏi
phải tin học hóa hồn tồn cơng tác quản lý kho tại Viện máy và Dụng cụ Công nghiệp.
Khoa: Hệ thống thơng tin kinh tế Phần 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ
KHO VẬT TƯ Ở VIỆN MÁY VÀ DỤNG CỤ CÔNG NGHIỆP
Từ thực trạng trên, yêu cầu cấp thiết đặt ra hiện nay là ứng dụng một công cụ quản lý mới, chuyên biệt cho công tác quản lý kho của viện – một giải pháp phần mềm tiên tiến và phù hợp, đảm bảo kế thừa, phát huy tối đa các ưu điểm, đồng thời loại bỏ tất cả các nhược điểm của phương pháp quản lý kho truyền thống.