2.2. Đánh giá, phân tích thực trạng HTTT quản lý bán hàng tại HC – Smart Parking
2.2.3.1 Phân tích thực trạng về hệ thống quản lý bán hàng của công ty HC Smart
Parking.
Sau một thời gian nghiên cứu hoạt động kinh doanh tại CTCP HC – Smart Parking cho thấy công việc quản lý bán hàng được thực hiện bằng phương pháp thủ công dẫn đến những bất cập như:
- Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo.
- Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn tới việc sai sót.
- Quản lý thủ cơng thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tác động của mơi trường bên ngồi.
- Thông tin thường lưu trữ trên giấy gây lãng phí lớn.
- Khi mở rộng quy mơ hoạt động thì hệ thống quản lý thủ cơng sẽ không đáp ứng được.
Việc quản lý bán hàng trong cơng ty cịn rất riêng lẻ, mỗi cán bộ chuyên viên trong cơng ty đảm nhận một nhóm cơng việc riêng. Chính vì lẽ đó nên mỗi khi cấp trên hoặc một phịng ban cần một thơng tin nào đó việc tìm kiếm sẽ khá mất thời gian khi mà trưởng phòng của phòng Kinh doanh tổng hợp phải chỉ đạo đúng chuyên viên liên quan đến vấn đề đó thực hiện, sau đó chun viên đảm nhận sẽ tìm kiếm thơng tin cần tìm và xuất báo cáo khi có u cầu. Đơi khi việc tìm kiếm sẽ khá mất thời gian vì có thể thơng tin cần tìm lại liên quan đến nhiều chuyên viên đảm nhận. Bên cạnh đó việc cập nhật, lưu trữ đều thực hiện trên máy tính bằng cơng cụ Excel và trên các giấy tờ hồ sơ. Điều này khá tốn kém thời gian và nhân lực mà khó có thể quản lý một cách tốt nhất.
Nhu cầu về hệ thống trong tương lai
Số lần chọn Phần trăm Tỉ lệ phần trăm Phần trăm tích lũy Quản lý khách hàng 1 20.0 20.0 20.0 Quản lý nhân sự 1 20.0 20.0 40.0 Quản lý bán hàng 3 60.0 60.0 100.0 Tổng 5 100.0 100.0
Bảng 2.3. Nhu cầu về HTTT trong tương lai
Theo kết quả điều tra thì có tới 60% nhân viên có nhu cầu hệ thống quản lý bán hàng, nhu cầu hệ thống quản lý khách hàng và quản lý nhân sự đều chiếm 20%. Điều đó chứng tỏ quy trình bán hàng của cơng ty hiện nay đã gây cho các nhân viên những khó khăn và bất cập. Khi mà ứng dụng hiện thời trên Excel còn nhiều hạn chế, chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lý của nhân viên và lãnh đạo quản lý về việc quản lý bán hàng như lập kế hoạch, lập phiếu nhập, phiếu xuất, lập báo cáo… dẫn tới việc quản lý ngày càng phức tạp, từ đó thúc đẩy cán bộ cơng nhân viên và lãnh đạo phải tiến hành phát triển HTTT hiện thời để đáp ứng u cầu quản lý của mình có hiệu quả tốt hơn.
Chức năng cần thiết khi xây dựng hệ thống quản lý bán hàng Số lần chọn Phần trăm Tỉ lệ phần trăm Phần trăm tích lũy Chức năng tìm kiếm 2 20.0 20.0 20.0 Chức năng thống kê 2 20.0 20.0 40.0
Chức năng lập hóa đơn 4 40.0 40.0 80.0
Chức năng lập báo cáo 2 20.0 20.0 100.0
Tổng 10 100.0 100.0
Bảng 2.4. Yêu cầu chức năng của HTTT quản lý bán hàng
Bảng 2.4 cho thấy trong số 10 nhân viên được điều tra thì có tới 40% cho rằng chức năng cần thiết của HTTT quản lý bán hàng là lập hóa đơn, 20% chọn chức năng tìm kiếm, 20% chọn chức năng thống kê và 20% chọn chức năng lập báo cáo. Như vậy chức năng lập hóa đơn là một chức năng cần thiết của hệ thống quản lý bán hàng.
Yêu cầu đối với hệ thống tương lai
Số lần chọn Phần trăm Tỉ lệ phần trăm Phần trăm tích lũy
Thao tác đơn giản 1 20.0 20.0 20.0
Phân luồng thông tin rõ ràng 1 20.0 20.0 40.0
Dễ sửa chữa 2 40.0 40.0 80.0
Ngôn ngữ tiếng Việt 1 20.0 20.0 100.0
Tổng 5 100.0 100.0
Bảng 2.5. Nhu cầu đối với hệ thống trong tương lai
Qua bảng 2.5 cho thấy nhu cầu đối với hệ thống trong tương lai của nhân viên trong công ty là nhu cầu dễ sửa chữa (chiếm 40%). Quá trình thao tác của nhân viên chắc chắn sẽ gây ra những lỗi, nếu hệ thống khơng cho phép sửa lỗi hoặc q trình sửa chữa phức tạp thì sẽ gây mất thời gian cho nhân viên, làm giảm hiệu quả trong công việc.
Việc phát triển HTTT là một giải pháp hữu hiệu cho nhiều vấn đề mà công ty gặp phải. Sự cần thiết phát triển một HTTT của công ty nảy sinh từ những lý do sau:
- Công ty cần tạo ra những ưu thế mới, những nhận thức mới, nhờ đó mà cơng ty có thể đạt được các mục tiêu mong muốn trước những thách thức và cơ hội trong tương lai.
- Công ty gặp phải những vấn đề làm cản trở và hạn chế không cho phép tổ chức thực hiện thành công những điều mong đợi hiện nay.
- Do yêu cầu từ bên ngồi có liên quan đến sự phát triển và hợp tác của cơng ty. Với tình hình kinh doanh năng động hiện nay các cấp lãnh đạo của các đơn vị rất cần những thơng tin chính xác, đầy đủ, kịp thời, khơng chỉ là các báo cáo định kỳ mà là các thơng tin thường xun khi cần là phải có. Điều này khơng thể thực hiện được nếu chỉ dựa vào hệ thống thủ cơng. Điều này địi hỏi cấp lãnh đạo của đơn vị đầu tư phát triển hệ thống thông tin phù hợp. Mặt khác lĩnh vực kinh doanh của cơng ty rất đa dạng, hàng ngày có rất nhiều nghiệp vụ phát sinh địi hỏi lượng thơng tin rất lớn. Chính vì vậy việc quản lý dữ liệu bằng những phần mềm thông thường không thể đáp ứng được nhu cầu của công ty. Hơn nữa gây tốn kém về mặt thời gian, nhân lực mà hiệu quả lại khơng cao. Chính vì những lý do trên cơng ty cần có một hệ thống quản lý bán hàng để quản lý tất cả những yêu cầu đặt ra trong quá trình bán hàng, tiết kiệm tài nguyên đồng thời nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Những dữ liệu liên quan đến hoạt động bán hàng sẽ được nhân viên chuyên trách thuộc phòng quản trị mạng tiến hành kiểm tra, thống kê, tổng hợp, tiến hành sao lưu vào những danh mục tương ứng trong phần mềm quản lý. Nếu như có sự sai sót ở bộ phận hoặc phịng ban nào trong việc nhập thơng tin ví dụ như mã sản phẩm và số lượng nhập kho khơng chính xác với thực tế, phịng quản trị mạng sẽ thơng báo lại và yêu cầu cập nhật lại thơng tin chính xác.
Năm 2010, công ty đã đầu tư khoảng 225 triệu đồng cho cơ sở hạ tầng CNTT. Cụ thể, công ty đã tiến hành nâng cấp và làm mới trang thiết bị như máy tính, máy in, phần mềm hỗ trợ, camera giám sát… nhằm phục vụ cho hoạt động kinh doanh của cơng ty nói chung và hoạt động quản lý bán hàng nói riêng. Tất cả các máy tính đều chạy trên hệ điều hành chủ yếu là Window XP và Window 7
Máy tính để bàn Máy tính xách tay Máy in
Nhãn hiệu - Microsoft - HP - Dell - HP - Asus - HP - Canon Thông số
Pentium Dual Core G640T 2.40 GHz 3M Cache, Chipset Intel, 2GB / 500GB hoặc 320GB - Intel Pentium - Intel® Core™ i3 - Intel® Core™ i5
Bảng 2.6. Thống kê liên quan của phần cứng trong hệ thống.
(Nguồn: Tài liệu thống kê của công ty năm 2012)
Tất cả các máy tính trong cơng ty đều được kết nối Internet, sử dụng mạng LAN, dữ liệu liên quan đươc truyền thông qua hệ thống mạng dây lẫn không dây (wireless),. Trụ sở của cơng ty có 5 tầng, mỗi tầng đều có một bộ phát wireless và một switch để chia đường truyền Internet đến các phịng. Vì mỗi tầng đều được trang bị như nhau nên sẽ giảm tải được bang thông, tốc độ truy cập cũng ln được duy trì ổn định. Thơng tin khi được nhập vào phần mềm của hệ thống sẽ nhanh hơn, tránh sự đụng độ thông tin.
Hoạt động nhập sản phẩm về kho:
- Phòng xuất – nhập khẩu cung cấp thông tin của những lô hàng dự kiến được nhập về công ty vào phần mềm của hệ thống. Trưởng phịng kế tốn truy xuất những thơng tin đó, tiến hành tính tốn và cân đối chi phí. Sau đó, nhập vào phần mềm quản lý bán hàng số lượng tương ứng của các mặt hàng, thơng tin này được phịng xuất – nhập khẩu dùng để đặt hàng với đối tác là nhà cung cấp sản phẩm.
- Khi có thơng tin của những lơ hàng sắp về, phòng phân phối sản phẩm sẽ tiến hành kiểm tra, kết hợp và đối chiếu với những thơng tin nhận được từ phịng kế toán về danh mục sản phẩm được nhập, số lượng nhập tương ứng. Sau đó, trưởng phịng phân phối sản phẩm sẽ tiến hành nhập những thơng tin đó vào phần mềm của hệ thống, những thông tin này sẽ được dùng để báo cáo lên ban lãnh đạo cơng ty kiểm tra; phịng kế toán thực hiện yêu cầu truy xuất để đối chiếu, phòng quản trị mạng tiến hành gửi yêu cầu để truy xuất những thơng tin mà các phịng đã nhập phục vụ cho việc sao lưu, cập nhật.
Biểu đồ 2.1. Biểu đồ vật lý mô tả hoạt động nhập sản phẩm về kho.
Hoạt động phân phối sản phẩm.
Khi có đơn đặt hàng từ các đại lý, NV phòng kinh doanh tiếp nhận yêu cầu và nhập vào phần mềm hệ thống quản lý bán hàng bao gồm thông tin người đặt hàng, tên và mã các sản phẩm được đặt, số lượng tương ứng… Phòng kế tốn thực hiện u cầu truy xuất những thơng tin này, tiến hành kiểm tra số lượng những mặt hàng được yêu cầu. Nếu hết hàng sẽ gửi lại thông báo cho phòng kinh doanh, nếu còn hàng, phòng kế tốn sẽ tiến hành lập hóa đơn, phiếu báo giá, phiếu xuất kho. Thông qua phần mềm hệ thống, những thông tin này sẽ được phòng phân phối sản phẩm yêu cầu truy xuất phục vụ cho việc chuyển hàng đến nơi yêu cầu.
Biểu đồ 2.2. Biểu đồ vật lý mô tả hoạt động phân phối sản phẩm.
Hoạt động bảo hành sản phẩm
Khi khách hàng có yêu cầu được bảo hành, bộ phận lễ tân sẽ tiếp nhận yêu cầu, tiến hành nhập vào phần mềm của hệ thống những thông tin về họ tên khách hàng, mã sản phầm cần được bảo hành, ngày hẹn trả bảo hành, những thơng tin này được phịng bảo hành truy xuất. Sau đó, phịng bảo hành sẽ gửi những thơng tin về linh kiện cần dùng quay lại bộ phận lễ tân, tại đây, phiếu xuất linh kiện sẽ được lập, phiếu được chuyển đến kho, từ đây linh kiện sẽ chuyển lên phòng bảo hành. Sản phẩm sau khi được bảo hành, sửa chữa sẽ được gửi trả lại cho khách hàng khi có yêu cầu nhận lại sản phẩm.
Biểu đồ 2.3. Biểu đồ vật lý mô tả hoạt động bảo hành sản phẩm.
Hiện tại công ty đang mở rộng thêm việc kinh doanh hướng tới những khách hàng là người tiêu dùng cá nhân. Hình thức có thể là bán hàng trực tiếp, hoặc có thể tiến hành giao dịch trực tiếp trên website bán hàng là www.thegioigiadung.com.vn hoặc thông qua cổng thương mại điện tử www.vatgia.com. Để có được sản phẩm phục vụ cho công tác bán hàng tại showroom, nhân viên bán hàng sẽ gửi danh mục những sản phẩm bao gồm những thông tin như tên sản phẩm, mã sản phẩm, số lượng đến phịng kế tốn, phịng kế tốn thực hiện những cơng việc tương tự như là lập phiếu báo giá, phiếu xuất, hóa đơn, sau đó phịng phân phối sản phẩm sẽ tiếp nhận và tiến hành xuất kho. Tuy nhiên, nhân viên bán hàng không được nhập những thông tin yêu cầu trực tiếp vào phần mềm của hệ thống mà chỉ thực hiện qua điện thoại, chính vì vậy, phịng kế tốn khi tiếp nhận u cầu thì phải ghi chép lại sau đó mới nhập vào phần
mềm quản lý bán hàng. Bên cạnh đó, thơng tin khách hàng, thơng tin hàng hóa đã bán được cũng như doanh thu chỉ được lưu trữ bằng Excel. Điều này khiến cho nhân viên của phòng quản trị mạng phải tiến hành nhập lại một lần nữa vào hệ thống dựa trên báo cáo từ Excel. Mọi báo cáo về hoạt động kinh doanh lên ban giám đốc sẽ được lấy từ dữ liệu của hệ thống.
Website bán hàng của showroom hiên chưa tương tác trực tiếp với HTTT quản lý bán hàng mà chỉ hỗ trợ cho hệ thống thuận tiện hơn trong việc quản lý bán hàng. Website giúp công ty giới thiệu sản phẩm đến người tiêu dùng, cung cấp cho người truy cập danh mục các sản phẩm, giá cả, chủng loại khi vào shop hoặc thực hiện việc tìm kiếm. Quản lý được thơng tin khách hàng vì khi khách hàng muốn thực hiện giao dịch trưc tuyến, họ cần phải thực hiện việc đăng nhập. Sau khi đã lựa chon được sản phẩm cần giao dịch, khách hàng chọn số lượng, lựa chọn phương thức thanh toán. Hiện chức năng mua bán trực tuyến ngay trên website chưa thực sự tối ưu mà chỉ có thể tiếp nhận yêu cầu và xử lý yêu cầu trực tuyến.