2.2. Đánh giá, phân tích thực trạng HTTT quản lý bán hàng tại HC – Smart Parking
2.2.1.5. Ngành nghề kinh doanh
Công ty Cổ phần HC – Phát triển công nghệ Smart Parking chuyên: Sản xuất, lắp ráp và cung cấp thiết bị giám sát hành trình cho xe ơ tơ. Sản xuất, lắp ráp và cung cấp hệ thống đỗ xe ô tô, xe máy tự động. Được thành lập từ năm 2010, hiện nay cơng ty có trụ sở chính tại Hà Nội, các showroom, xưởng cơ khí, cửa hàng phụ tùng ô tô, Garage trên địa bàn HN. Các sản phẩm điện tử - viễn thông phục vụ cho hàng hải, thiết bị phụ vụ cho công tác an ninh, bảo mật … cùng với đó là các sản phẩm cơ khí – điện tử như hệ thống đỗ xe thông minh, vận thăng, cầu nâng, chế tạo máy móc dây chuyền điều khiển tự động. Danh mục sản phẩm của HC rất đa dạng và phong phú.
2.2.2. Tình hình ứng dụng CNTT và hiệu quả đạt được.
2.2.2.1. Một số vấn đề về HTTT tại công ty HC – Smart Parking.
Về hoạt động quản lý thông tin:
Công ty sử dụng 2 phương pháp để xử lý thông tin thu thập được:
Xử lý logic đối với thơng tin định tính. Đây là việc đưa ra những phán đoán về bản chất của sự kiện.
Xử lý toán học đối với các thông tin định lượng. Đây là việc sử dụng phương pháp thống kê toán để xác định xu hướng, diễn biến của tập hợp số liệu thu thập được.
Phương thức thu thập và truyền nhận thông tin của công ty sử dụng đường truyền của mạng LAN, Wifi và Internet để truyền nhận thông tin giữa cấp trên và cấp dưới và giữa nhân viên các phòng ban với nhau. Tương tự như vậy, việc thu thập thông tin cũng từ các nguồn nội bộ, trên mạng Internet, báo chí và các nguồn khác.
Về hoạt động quản lý kinh doanh:
Phòng Kế hoạch đầu tư – Lao động tiền lương đảm nhận chức năng tổng hợp số liệu từ các bộ phận chức năng trong đơn vị, phân tích tình hình nội bộ, kết hợp với các thu nhập, xử lý các thơng tin về tình hình thị trường, khách hàng, đối thủ cạnh tranh. Trên cơ sở đó, phịng sẽ lên kế hoạch, hoạch định chiến lược từng kì cho tồn đơn vị.
Phịng Kinh doanh tổng hợp đảm nhiệm chức năng thu thập các số liệu về tình hình thị trường kinh doanh: Tình hình khách hàng thường xuyên, tình hình khách hàng tiềm năng, các nhà cung cấp, các đối thủ cạnh tranh để báo cáo cho phòng Kế hoạch
biết, đồng thời phịng Kinh doanh tổng hợp có nhiệm vụ thực hiện các chính sách về khách hàng.
Về hoạt động quản lý xuất nhập hàng:
Tại mỗi kho hàng phải có thủ kho chuyên trách quản lý hàng hóa xuất nhập kho. Khi có yêu cầu nhập hàng thủ kho thực hiện nhiệm vụ kiểm tra xem hàng thực tế có đúng như giấy tờ khơng. Khi hàng được xác nhận là hợp lý thủ kho thực hiện viết và ký rồi nhập hàng vào kho. Khi có giấy yêu cầu xuất hàng, thủ kho thực hiện xem xét tính hợp lệ của giấy tờ yêu cầu xuất kho. Khi yêu cầu được chấp nhận thủ kho viết phiếu xuất rồi xuất hàng. Hàng ngày thủ kho có trách nhiệm kiểm kê, báo cáo lượng hàng trong kho cho phòng Kinh doanh tổng hợp.
Nhân viên kế toán nhiệm vụ định khoản cho các phiếu xuất, phiếu nhập. Định kỳ hàng tháng , phịng Tài chính – Kế tốn lập báo cáo về hoạt động của kho hàng như: báo cáo chi tiết hàng xuất kho, báo cáo chi tiết hàng nhập kho, báo cáo hàng tại kho. Đồng thời, phịng Kế tốn cịn có nhiệm vụ tính tốn lượng tồn cuối kỳ dựa trên cơ sở số dư đầu kỳ, số nhập, xuất bán trong kỳ của từng mặt hàng, sau đó lập báo cáo cân đối hàng hóa để nộp lên lãnh đạo.
Hàng quý, kế tốn thực hiện kiểm kê tình hình hàng hóa tại kho, xem có khớp về mặt số lượng với giấy tờ hay khơng, đồng thời kết hợp với thủ kho kiểm tra chất lượng hàng hóa để thực hiện chuẩn hóa chuyển khoản hàng tổn thất. Trên cơ sở đó phịng Tài chính - kế tốn phải lập biên bản kiểm kê kho để nộp cho các cấp lãnh đạo.
Quy trình bán hàng tại cơng ty:
Khi đến công ty đặt mua sản phẩm khách hàng sẽ lên phòng Kinh doanh tổng hợp nộp đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng sẽ được bộ phận bán hàng duyệt và trả lời khách hàng là có chấp nhận hay khơng, sau đó hợp đồng mua bán sẽ được kí kết, một bản được lưu lại tại phòng Kinh doanh tổng hợp, một bản được gửi lại cho khách hàng.
Đồng thời bộ phận bán hàng sẽ gửi lệnh bán hàng tới bộ phận kho để bộ phận này tiến hành giao hàng cho khách hàng kèm theo giấy giao hàng. Một liên giấy giao hàng sẽ được gửi lại cho phịng Tài chính - Kế tốn để lập hóa đơn bán hàng. Khi khách hàng trả lại hàng do không đúng yêu cầu của hàng hóa ghi trong đơn đặt hàng, bộ phận quản lý kho sẽ chuyển một liên của phiếu nhập hàng bán bị trả lại cho bộ phận bán hàng để theo dõi hàng bán.
Khách hàng doanh tổng hợpPhòng Kinh Phịng Tài chính - Kế tốn Bợ phận kho (1) Đơn hàng (2) Trả lời KH (3) Ký hợp đồng (4) Lệnh bán hàng (5) Giao hàng + Giấy giao hàng
(6) Thanh toán
(8) Trả lại hàng
(9) Phiếu trả hàng (7) Hóa đơn
Cuối mỗi ngày nhân viên quản lý kho xem xét tồn kho. Nếu lượng tồn kho nhỏ hơn lượng tồn kho tối thiểu thì sẽ lập phiếu xin nhập hàng.
Định kì bộ phận bán hàng phải lập báo cáo doanh thu bán hàng theo tháng, theo quý, theo năm hoặc bất thường khi có yêu cầu của cấp trên.
Đa số các loại hàng đều nhập từ nước ngoài nên đơn vị tiền tệ chuẩn được giao dịch ở đây là USD (sau khi lập phiếu bán hàng thì quy ra tiền VNĐ được tính theo tỷ giá hiện hành)
Quy trình bán hàng của Công ty được mô tả bằng mô hình sau:
Hình 2.1. Quy trình bán hàng tại CTCP HC – Smart Parking. Tình hình xử lý, lưu trữ, truyền nhận thơng tin trong công ty:
Hiện công ty chưa có một HTTT thực sự rõ ràng. Cơng việc truyền nhận thông tin trong công ty chỉ thông qua một hệ thống nhỏ, là một hệ thống tổng thể cho toàn bộ cơng ty. Hệ thống được phịng quản trị mạng quản lý, với 3 nhân viên đều tốt nghiệp đại học chun ngành CNTT. Ngồi cơng việc đó, phịng cịn chịu trách nhiệm các vấn đề liên quan đến đường truyền, sữa chữa các vấn đề liên quan đến máy tính, đường
truyền trong cơng ty, đảm bảo tính bảo mật và an tồn thơng tin. Cơng việc thiết kế và quản trị website được giao cho 1 NV đảm nhận.
Hệ thống hỗ trợ các công việc:
- Hỗ trợ báo cáo định kỳ: các thơng tin đầu vào từ các phịng ban được hệ thống tổng hợp, lưu trữ và báo cáo lên lãnh đạo thông qua người quản trị hệ thống. Ví dụ như trưởng phịng kinh doanh cuối tháng sẽ nhận được các báo cáo từ các nhân viên kinh doanh như là số lượng sản phẩm bán được, doanh số, các sản phẩm bị lỗi được gửi trả. Khi trưởng phịng nhập vào hệ thống thì hệ thống sẽ tự tổng hợp lại tất cả số liệu theo danh mục mà các nhân viên kinh doanh đã cung cấp. Sau đó trưởng phịng kinh doanh lại gửi bản báo cáo tổng hợp đến Giám đốc thông qua người quản trị cao hơn. Người quản trị hệ thống cũng tổng hợp lại tất cả các báo cáo bằng hệ thống rồi cuối cùng gửi đến Giám đốc.
- Hỗ trợ kinh doanh: thông tin kinh doanh được các thành viên cập nhật liên tục vào hệ thống, tình hình hàng hóa trong kho cịn hay hết. Dựa vào hệ thống, lãnh đạo cơng ty có thể theo dõi được tình hình kinh doanh của cơng ty như các hợp đồng sản phẩm với các đại lý lớn, tình hình kinh doanh với các khách hàng lẻ….
- Lưu trữ cơ sở dữ liệu: các thông tin của DN đuợc lưu trữ trong những cơ sở dữ liệu. Tài sản dữ liệu là một thế mạnh và tạo nên sự khác biệt cho Cơng ty. Từ đó, dữ liệu được cập nhật vào hệ thống để lưu trữ.
2.2.2.2. Hiệu quả mà công ty đạt được nhờ HTTT.
Quản lý hoạt động kinh doanh dễ dàng hơn.
Như đã nêu, HTTT hỗ trợ công việc báo cáo định kỳ lên lãnh đạo công ty, hỗ trợ việc kinh doanh, bán hàng, quản lý nhân sự… Công việc báo cáo được thực hiện bằng hệ thống sẽ giúp rút ngắn thời gian so với thực hiện thủ công, dữ liệu khi được nhập vào hệ thống có thể truy xuất một cách nhanh chóng khi có u cầu báo cáo. Cơng việc kinh doanh, bán hàng địi hỏi những thơng tin nhanh chóng về khách hàng, thị trường cũng như thông tin về các loại sản phẩm. Những thơng tin đó góp phần hỗ trợ những nhân viên kinh doanh, nhân viên bán hàng đưa ra những chiến lược kinh doanh, những quyết định bán hàng một cách kịp thời và phù hợp, và đó sẽ quyết định tới phần nào thành công cho công ty. Ngược lại, hoạt động kinh doanh, bán hàng sẽ
được báo cáo định kỳ lên lãnh đạo mà không cần thiết phải gặp trực tiếp, mọi thao tác sẽ được thực hiện ngay trên hệ thống.
Quản lý danh mục các mặt hàng, sản phẩm kinh doanh.
- Quản lý việc nhập, xuất sản phẩm: tất cả các mặt hàng khi được nhập khẩu để chuyển vào kho hoặc là xuất kho để chuyển đến cho các đại lý đều được nhập vào hệ thống với đầy đủ các thông tin như: tên sản phẩm, mã sản phẩm, giá cả, số lượng.
- Hỗ trợ quản lý bán hàng: tất cả sản phẩm phục vụ công tác bán lẻ ở showroom được lấy trực tiếp từ công ty. Hệ thống giúp cho việc lưu thông tin của các mặt hàng được xuất và bán dễ dàng hơn, bên canh đó cịn giúp cho nhân viên bán hàng có thể báo cáo trực tiếp tình hình bán hàng lên lãnh đạo thường xuyên.
Hiệu quả kinh tế.
Sử dụng HTTT trong công ty giúp giảm bớt những công việc được thực hiện thủ công, tiết kiệm được thời gian, kéo theo năng suất làm việc được nâng cao. Bên cạnh đó, việc sử dụng HTTT trong cơng ty giúp giảm bớt nguồn nhân lực, góp phần tiết kiệm được chi phí. HTTT của cơng ty cịn góp phần hỗ trợ hồn thiện q trình phân phối sản phẩm được nhanh chóng, từ đó tạo được lợi thế cạnh tranh, tạo dựng được mối quan hệ cũng như vị trí đáng tin cậy trong lịng khách hàng và các đối tác. Chính những điều đó giúp cho q trình kinh doanh trở nên thuận lợi hơn, nâng cao được doanh thu, giảm chi phí.
2.2.3 Phân tích thực trạng, nhu cầu được đáp ứng về HTTT quản lý bán hàng.
2.2.3.1 Phân tích thực trạng về hệ thống quản lý bán hàng của công ty HC- SmartParking. Parking.
Sau một thời gian nghiên cứu hoạt động kinh doanh tại CTCP HC – Smart Parking cho thấy công việc quản lý bán hàng được thực hiện bằng phương pháp thủ công dẫn đến những bất cập như:
- Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo.
- Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn tới việc sai sót.
- Quản lý thủ cơng thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tác động của mơi trường bên ngồi.
- Thông tin thường lưu trữ trên giấy gây lãng phí lớn.
- Khi mở rộng quy mơ hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đáp ứng được.
Việc quản lý bán hàng trong cơng ty cịn rất riêng lẻ, mỗi cán bộ chun viên trong cơng ty đảm nhận một nhóm cơng việc riêng. Chính vì lẽ đó nên mỗi khi cấp trên hoặc một phịng ban cần một thơng tin nào đó việc tìm kiếm sẽ khá mất thời gian khi mà trưởng phịng của phòng Kinh doanh tổng hợp phải chỉ đạo đúng chuyên viên liên quan đến vấn đề đó thực hiện, sau đó chun viên đảm nhận sẽ tìm kiếm thơng tin cần tìm và xuất báo cáo khi có u cầu. Đơi khi việc tìm kiếm sẽ khá mất thời gian vì có thể thơng tin cần tìm lại liên quan đến nhiều chuyên viên đảm nhận. Bên cạnh đó việc cập nhật, lưu trữ đều thực hiện trên máy tính bằng cơng cụ Excel và trên các giấy tờ hồ sơ. Điều này khá tốn kém thời gian và nhân lực mà khó có thể quản lý một cách tốt nhất.
Nhu cầu về hệ thống trong tương lai
Số lần chọn Phần trăm Tỉ lệ phần trăm Phần trăm tích lũy Quản lý khách hàng 1 20.0 20.0 20.0 Quản lý nhân sự 1 20.0 20.0 40.0 Quản lý bán hàng 3 60.0 60.0 100.0 Tổng 5 100.0 100.0
Bảng 2.3. Nhu cầu về HTTT trong tương lai
Theo kết quả điều tra thì có tới 60% nhân viên có nhu cầu hệ thống quản lý bán hàng, nhu cầu hệ thống quản lý khách hàng và quản lý nhân sự đều chiếm 20%. Điều đó chứng tỏ quy trình bán hàng của cơng ty hiện nay đã gây cho các nhân viên những khó khăn và bất cập. Khi mà ứng dụng hiện thời trên Excel còn nhiều hạn chế, chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lý của nhân viên và lãnh đạo quản lý về việc quản lý bán hàng như lập kế hoạch, lập phiếu nhập, phiếu xuất, lập báo cáo… dẫn tới việc quản lý ngày càng phức tạp, từ đó thúc đẩy cán bộ cơng nhân viên và lãnh đạo phải tiến hành phát triển HTTT hiện thời để đáp ứng u cầu quản lý của mình có hiệu quả tốt hơn.
Chức năng cần thiết khi xây dựng hệ thống quản lý bán hàng Số lần chọn Phần trăm Tỉ lệ phần trăm Phần trăm tích lũy Chức năng tìm kiếm 2 20.0 20.0 20.0 Chức năng thống kê 2 20.0 20.0 40.0
Chức năng lập hóa đơn 4 40.0 40.0 80.0
Chức năng lập báo cáo 2 20.0 20.0 100.0
Tổng 10 100.0 100.0
Bảng 2.4. Yêu cầu chức năng của HTTT quản lý bán hàng
Bảng 2.4 cho thấy trong số 10 nhân viên được điều tra thì có tới 40% cho rằng chức năng cần thiết của HTTT quản lý bán hàng là lập hóa đơn, 20% chọn chức năng tìm kiếm, 20% chọn chức năng thống kê và 20% chọn chức năng lập báo cáo. Như vậy chức năng lập hóa đơn là một chức năng cần thiết của hệ thống quản lý bán hàng.
Yêu cầu đối với hệ thống tương lai
Số lần chọn Phần trăm Tỉ lệ phần trăm Phần trăm tích lũy
Thao tác đơn giản 1 20.0 20.0 20.0
Phân luồng thông tin rõ ràng 1 20.0 20.0 40.0
Dễ sửa chữa 2 40.0 40.0 80.0
Ngôn ngữ tiếng Việt 1 20.0 20.0 100.0
Tổng 5 100.0 100.0
Bảng 2.5. Nhu cầu đối với hệ thống trong tương lai
Qua bảng 2.5 cho thấy nhu cầu đối với hệ thống trong tương lai của nhân viên trong công ty là nhu cầu dễ sửa chữa (chiếm 40%). Quá trình thao tác của nhân viên chắc chắn sẽ gây ra những lỗi, nếu hệ thống không cho phép sửa lỗi hoặc quá trình sửa chữa phức tạp thì sẽ gây mất thời gian cho nhân viên, làm giảm hiệu quả trong công việc.
Việc phát triển HTTT là một giải pháp hữu hiệu cho nhiều vấn đề mà công ty gặp phải. Sự cần thiết phát triển một HTTT của công ty nảy sinh từ những lý do sau:
- Công ty cần tạo ra những ưu thế mới, những nhận thức mới, nhờ đó mà cơng ty có thể đạt được các mục tiêu mong muốn trước những thách thức và cơ hội trong tương lai.
- Công ty gặp phải những vấn đề làm cản trở và hạn chế không cho phép tổ chức thực hiện thành công những điều mong đợi hiện nay.
- Do yêu cầu từ bên ngồi có liên quan đến sự phát triển và hợp tác của cơng ty. Với tình hình kinh doanh năng động hiện nay các cấp lãnh đạo của các đơn vị