CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
4.2 Các giải pháp cụ thể và kiến nghị
4.2.1 Các giải pháp cụ thể.
4.2.1.1 Hồn thiện cơng tác chuẩn bị chứng từ.
Để giải quyết những hạn chế trong công tác chuẩn bị chứng từ cơng ty nên có các biện pháp nhằm nâng cao trình độ của nhân viên làm công tác chuẩn bị chứng từ và tăng cường trách nhiệm của cá nhân, bao gồm:
- Ln có ít nhất 2 cán bộ cùng thực hiện công việc này để có thể giám sát nhau, bổ trợ cho nhau và tìm ra những thiếu sót trong khi chuẩn bị chứng từ.
- Luôn theo dõi cập nhật thông tin, những thay đổi liên quan đến lĩnh vực giao nhận hàng hóa tại cơ quan chức năng có thẩm quyền để có sự thay đổi cho phù hợp.
- Giáo dục tính trách nhiệm, tính cẩn thận cho cán bộ chuẩn bị chứng từ mọi sai sót cần báo ngay cho cán bộ cơng ty để có hướng khắc phục, có những quy định thưởng đối với nhân viên sáng tạo và phạt với người thiếu trách nhiệm.
4.2.1.2 Hồn thiện cơng tác làm thủ tục hải quan.
Trong khâu tính thuế nhân viên cơng ty cần chú ý:
- Biểu thuế hàng hóa NK hay thay đổi, vì vậy nhân viên cần cập nhật thường xuyên để tính thuế chính xác. Biểu thuế danh mục hàng hóa NK của VN kém chi tiết mà đối tượng hàng hóa phải nhận của cơng ty rất đa dạng đặc biệt. Theo như tìm hiểu gần đây nhất thì mức thuế áp dụng cho hàng mỹ phẩm đã thay đổi và có chính sách tăng mức thuế lên.
- Xây dựng mối quan hệ với hải quan thật tốt và hạn chế việc nhận hàng ngồi giờ hành chính của cơ quan hải quan.
Khâu kiểm hóa là khâu quyết định hàng có được nhập hay khơng. Vì vậy cơng ty cần thực hiện tốt cơng tác này.
- Nhanh chóng liên lạc với cán bộ kiểm hóa sao cho hàng hóa thể lên tàu đúng tiến độ hay giải phóng hàng đúng thời điểm.
- Để việc kiểm hóa diễn ra nhanh chóng dễ dàng, thì cán bộ phụ trách phải là người có kinh nghiệm nắm vững về mặt hàng nhận và chuẩn bị các phương án giải trình khi hải quan chất vấn. Để giải quyết vấn đề này cơng ty nên chọn những cán bộ có tài giao tiếp và chun mơn phù hợp với từng mặt hàng.
4.2.1.3 Hồn thiện cơng tác nhận và kiểm tra hàng.
Khi nhận hàng phải kiểm tra hàng hóa cho thật chính xác.
- Tên hàng: Tên hàng phải phù hợp với hợp đồng, nhân viên cán bộ phải kiểm tra kỹ trong packing list bởi có một số hợp đồng, hàng hóa thường có nhiều loại vì vậy sẽ có một danh mục hàng hóa khá dài và rất dễ bị nhầm lẫn.
- Số lượng: Nhân viên nhận hàng phải đếm kỹ số lượng hàng nhận, kiểm tra xem có khớp với lượng hàng hóa phải nhận trong hợp đồng hay không.
- Chất lượng: Hàng được giao phải đủ quy cách phẩm chất theo hợp đồng hoặc theo mẫu.
4.2.1.4 Hồn thiện cơng tác bốc xếp và vận chuyển hàng.
Hàng hóa bốc xếp lên phương tiện vận chuyển phải tiến hành sao cho nhẹ nhàng, nhanh chóng, đúng tiến độ chú ý khơng để hỏng, móp méo hàng hóa hoặc trầy xước bao bì.
Khi vận chuyển hàng hóa phải chú ý sao cho kịp tiến độ đưa hàng về kho. Hàng hóa khi nhận phải giữ nguyên được hiện trạng như trước khi giao. Và để làm được điều đó cần có các biện pháp sau:
- Cơng ty cần đầu tư một đội ngũ xe chuyên dụng để đáp ứng tối đa nhu cầu bốc xếp, vận chuyển hàng hóa. Đặc biệt chú ý đến thời gian bị cấm trong thành phố đối với các xe chuyên dụng, các xe có trọng tải lớn để có thể đề ra phương án vận chuyển tối ưu.
4.2.1.5 Hoàn thiện nghiệp vụ nhận hàng với tàu.
Để khắc phục những hạn chế trong khâu nhận hàng với tàu, cơng ty cần có các biện pháp như:
- Hồn thành tốt cơng tác theo dõi hành trình tàu, phải ln liên lạc với hãng tàu để có thơng tin chi tiết về ngày giờ tàu đến, tàu có thể đến sớm hay đến muộn để có thể lập phương án nhận hàng một cách kịp thời.
- Thường xuyên liên lạc với người ủy thác, yêu cầu họ nhanh chóng cung cấp chứng từ nhanh nhất trong phạm vi có thể.
Trong q trình nhận hàng, để có thể đạt được kết quả cao nhất thì cần có sự phối hợp giữa các khâu trong tồn bộ q trình như chuẩn bị chứng từ, nhận hàng, chuyên chở, làm thủ tục hải quan…thì cơng ty cần chú ý người lãnh đạo. Người
lãnh đạo là người giám sát, móc nối các khâu lại với nhau sao cho chặt chẽ và cũng là người kiểm tra đôn đốc điều phối các nhân viên dưới quyền sao cho đúng sở trường để họ làm tốt công việc.
4.2.1.6 Kịp thời xử lý các khiếu nại.
Khi có tổn thất xảy ra cơng ty cần xác định rõ tổn thất có liên quan đến ai? Người bán, người vận tải hay người bảo hiểm để có những biện pháp khắc phục kịp thời nhằm hạn chế những tổn thất do tranh chấp đem lại gây thiệt hại về người và của.
Khi có tổn thất xảy ra thì hai bên cùng thương lượng – đây là phương án tốt nhất vì bảo vệ được mối quan hệ giữa các bên, lại nhanh chóng và ít tốn kém. Cơng ty có thể sử dụng trọng tài cuối cùng là tịa án TMQT để xét xử nếu thương lượng khơng thành.
4.2.2 Các giải pháp khác.
4.2.2.1 Nâng cao trình độ chun mơn của cán bộ tại cơng ty.
- Phổ biến những kiến thức luật pháp và nghiệp vụ liên quan, giới thiệu luật hàng hải của một số nước điển hình mà cơng ty thường có mối quan hệ bn bán như Nhật Bản, Trung Quốc, Hàn Quốc…
- Tổ chức thường xuyên các khóa học đào tạo ngắn hạn về nghiệp vụ TMQT, ngoại ngữ, vi tính, pháp luật cho các cán bộ của cơng ty.
- Tổ chức các chuyến đi thực tế, học hỏi, trao đổi kinh nghiệm với đồng nghiệp trong cũng như ngồi nước nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ làm công tác giao nhận.
4.2.2.2 Tăng cường đầu tư để hiện đại hóa các trang thiết bị phục vụ tiếp nhận hàng nhập khẩu. nhận hàng nhập khẩu.
Công ty cần tiếp tục đầu tư để hiện đại hóa các trang thiết bị hiện có, mua sắm các trang thiết bị mới để tạo điều kiện cho công tác quản lý cũng như hoạt động nhập khẩu và cơng tác tiếp nhận của cơng ty có hiệu quả.
- Hiện đại hóa các trang thiết bị phục vụ cho tiếp nhận hàng hóa. Khi đầu tư vào các phương tiện khơng chỉ dùng cho hàng hóa chun chở NK mà cịn có thể dùng để cho thuê xe. Khi phát triển phương tiện vận chuyển nên hoạt động tiếp nhận diễn ra nhanh chóng, thời gian lưu kho giảm xuống giúp công ty giảm được các khoản chi phí cho hoạt động kinh doanh của mình.
- Hiện đại hóa các trang thiết bị phục vụ cơng tác quản lý của cơng ty. Để có được kết quả cao hơn nữa trong kinh doanh công ty nhất thiết phải trang bị một mạng máy tính hiện đại trong phạm vi tồn cơng ty giúp cho cán bộ xử lý số liệu, xác định đúng lượng hàng tồn kho tại bất cứ thời điểm nào.
4.2.3 Kiến nghị.
4.2.3.1 Đối với Nhà nước.
* Đơn giản hóa thủ tục hải quan:
Nâng cao chất lượng của cán bộ hải quan để họ có thái độ phục vụ một cách đúng mực khi các doanh nghiệp làm thủ tục hải quan. Áp dụng rộng rãi hải quan điện tử và hải quan từ xa. Bên cạnh đó, cần sửa đổi một số quy định về hải quan, tránh nhiều thủ tục rườm rà, mất thời gian, gây trở ngại cho người nhập khẩu. Cứ như vậy chúng ta mới đẩy mạnh được giao lưu buôn bán quốc tế, giảm bớt nguy cơ tụt hậu với các nước thành viên.
* Nâng cấp cơ sở hạ tầng để phát triển ngành vận tải biển.
Trước hết Nhà nước cần xây dựng một chiến lược tổng thể, chính xác, quy hoạch phát triển hợp lý theo hướng đầu tư có trọng điểm và đồng bộ, tránh vụn vặt, phát tán. Đầu tư vào các cơ sở hạ tầng, chuyển giao cơng nghệ, từ đó tăng sức cạnh tranh trên mọi lĩnh vực, đặc biệt Việt Nam là nước thuận tiện cho việc phát triển giao thông đường biển với các quốc gia trên thế giới.
Bên cạnh xây dựng các cụm cảng, kho tàng bến bãi ngành vận tải biển cũng cần chú trọng phát triển đội ngũ thuyền trưởng, thuyền viên và các loại tàu có trọng tải lớn, bởi đây là cơ sở quan trọng của vận tải biển, phải đảm bảo tính hệ thống trong tồn bộ ngành, lựa chọn và tiếp thu những công nghệ mới, tiên tiến, phát triển mạng lưới công nghệ thông tin dày đặc…, nhằm nâng cao hiệu quả khai thác ngành vận tải biển một cách hiệu quả nhất.
* Nhà nước trợ giúp các doanh nghiệp về vốn:
Nhà nước nên thơng thống với các thủ tục, thế chấp với các doanh nghiệp. Ngân hàng trung ương có thể ra chính sách giảm hạn mức tín dụng, tỷ lệ dự trữ bắt buộc cho các ngân hàng thương mại để các doanh nghiệp có thể dễ dàng vay được vốn. Các ngân hàng thương mại cũng có chính sách lãi suất phù hợp nhằm giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc vay vốn và yên tâm sử dụng vốn.
* Hồn thiện chính sách thuế:
Các biểu thuế, mã số thuế cần được quy định rõ ràng, cụ thể, chính xác tình trạng chồng chéo để các doanh nghiệp có thể dễ dàng tự tính thuế và hồn thiện nghĩa vụ thuế cho Nhà nước.
* Hồn thiện cơ sở hạ tầng giao thơng vận tải
Không chỉ vận tải đường biển mà cịn các loại hình vận tải khác, nhằm giúp các doanh nghiệp áp dụng được vận tải đa phương thức, tạo hiệu quả tối đa cho cơng tác nhận hàng, bên cạnh đó cần phát triển hệ thống thơng tin liên lạc góp phần giúp các doanh nghiệp dễ dàng hơn trong công tác vận chuyển và thông tin.
4.2.3.2 Đối với doanh nghiệp.
Hoạt động kinh doanh của phòng kinh doanh cần sự chỉ đạo giúp đỡ của ban giám đốc công ty, sự phối hợp thực hiện của các phòng ban chức năng khác như phòng kinh doanh, phịng kế tốn, phịng nhân sự. Để có thể giữ vững và không ngừng nâng cao kết quả đã đạt được trong hoạt động kinh doanh NK, tôi xin đưa ra một số kiến nghị sau:
- Phòng kế tốn cần phối hợp với phịng kinh doanh ở các khâu về vay vốn, mua ngoại tệ, đòi tiền khách hàng.
- Nâng cao trình độ quản lý của cơng ty nhằm đào tạo nguồn nhân lực của công ty nhằm đào tạo nguồn nhân lực của công ty để phát huy mọi tiềm năng của nhân viên trong việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng để mở rộng mạng lưới hoạt động.
- Hạn chế những sai sót trong thực hiện thủ tục hải quan cũng như thủ tục hành chính nhằm giảm chi phí xuống thấp nhất để đảm bảo lợi nhuận cho cơng ty.
- Với tính hình kinh tế như hiện nay, cơng ty cần phải có những kế hoạch cụ thể về chiến lược trung và ngắn hạn để phòng tránh những rủi ro gây ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh của công ty. Bên cạnh đó cần phải bám sát thị trường để có những thơng tin cần thiết để điều chỉnh hoạt động kinh doanh cho phù hợp.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Tài liệu nội bộ của Cơng ty CP Thanh Bình HTC Việt Nam.
2. Nghiệp vụ giao nhận vận tải và bảo hiểm trong ngoại thương, tác giả: Phạm Mạnh Hiền, NXB thống kê.
3. Giáo trình Kỹ thuật Thương Mại Quốc Tế - TS. Đào Thị Bích Hịa (chủ biên). 4. Những điều kiện Thương Mại Quốc Tế.
5. Các tạp chí thương mại và thời báo kinh tế. 6. Luận văn của các khóa trước.