Số TT
Vùng
nguyên liệu
Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Tỷ trọng
bình quân Sản lượng Tỷ trọng Sản lượng Tỷ trọng Sản lượng Tỷ trọng 1 Yên Bái 350 61% 332 62% 533 65% 63% 2 Quảng Nam 40 7% 27 5% 41 5% 6% 3 Quảng Ninh 86 15% 86 16% 148 18% 17% 4 Thanh Hóa 63 11% 69 13% 82 10% 10% 5 Khác 35 6% 21 4% 16 2% 4% Tổng 574 100% 535 100% 820 100% 100%
(Nguồn: phòng xuất khẩu)
Nhận xét:
Bảng tổng hợp cho thấy Yên Bái là khu vực chính cung cấp nguồn nguyên liệu quế cho Công ty với tỷ trọng sản lượng thu gom trung bình hàng năm trên 60%. Bên cạnh Yên Bái, Quảng Ninh cũng là vùng nguyên liệu chủ yếu của Công ty với chất lượng quế tương đối ổn định, tỷ trọng sản lượng thu gom vùng này bình quân một năm là 16%. Các khu vực khác mặc dù tỷ trọng thu gom nhỏ nhưng khá ổn
định. So với các vùng trồng quế trong cả nước thì Quảng Nam, Đà Nẵng là vùng có quế tốt nhất ( là quế loại 1) nhưng công ty chỉ thực hiện thu gom với số lượng nhỏ.
Phương pháp thu gom nguồn quế
Hình thức tổ chức thu mua của cơng ty thơng thường qua hai hình thức là thu mua trực tiếp từ người trồng quế hoặc qua các đầu mối lớn.
Nếu quyết định thu mua trực tiếp Công ty sẽ trực tiếp cử cán bộ tới khảo sát tại các vùng nguyên liệu, tiến hành đánh giá và quyết định lựa chọn nhà cung cấp và phương thức thu mua. Với phương pháp này địi hỏi Cơng ty phải có một đội ngũ làm cơng tác chun mơn, nhưng bên cạnh đó phương pháp này cũng giúp cho Cơng ty có thể khảo sát và đánh giá chính xác hơn nguồn hàng cung ứng. Trong điều kiện hạn chế nhân lực, hình thức này cũng ít được Cơng ty áp dụng.
Nếu thông qua các đầu mối , với những đầu mối có quan hệ gắn bó Cơng ty tiến hành thơng báo nhu cầu nguyên liệu với đầy đủ thông tin về số lượng, chất lượng, thời hạn …Các đầu mối lớn tổ chức thu gom và chuyên chở trực tiếp về giao tại Công ty. Bằng phương pháp này Công ty giảm bớt được nguồn lực phải có chun mơn trong việc thu gom. Nhưng bên cạnh đó, đơi khi phương pháp này cũng tạo ra những hạn chế cho Công ty trong việc kiểm soát chất lượng sản phẩm quế.
Khối lượng quế đã thu gom được vận chuyển về Cơng ty chuẩn bị cho q trình sơ chế và bảo quản.
3.3.3.3 Sơ chế nguồn hàng, đóng gói, bảo quản
Để đảm bảo nguồn quế thu mua khơng giảm chất lượng. Công ty phải tiến hành sơ chế và bảo quản. Q trình sơ chế có thể được mơ tả như sau:
Sơ đồ 3.10: Q trình sơ chế, đóng gói, bảo quản hàng quế của Cơng ty Thanh Hiên
Sau khi hàng được tập kết về công ty việc đầu tiên công ty tiến hành là phân loại sản phẩm quế. Căn cứ vào các chỉ tiêu chất lượng nguồn quế thu gom được phân loại thành quế loại 1, loại 2…loại 4 và quế vụn. Quế sau khi phân loại được rửa sạch phơi khơ đảm bảo độ ẩm an tồn. Tùy theo yêu cầu chất lượng của từng loại quế mà quá trình sơ chế có thể phải đi qua các bước: cắt quế, cạo vỏ, sang quế, nghiền quế. Sau khi sơ chế đạt tiêu chuẩn thì tiến hành kiểm định và đóng gói lưu kho. Bao bì đóng gói sản phẩm quế thường có hai lớp một lớp plastic và một lớp BP hoặc thùng caton tùy theo yêu cầu của khách hàng.
Nơi sơ chế và bảo quản gần nhau. Công ty xây dựng hệ thống kho xưởng như vậy để thuận lợi cho việc vận chuyển hàng, trông coi và kiểm tra thường xuyên.
Nhập nguyên liệu
Phân loại
Làm sạch, cạo vỏ
Phơ i khô
Cắt đoạn Nghiền nhỏ Cắt thanh
Nhà xưởng được thiết kế cao, thơng thống, chống ẩm ướt, mối mọt và có các thiết bị cần thiết để tạo môi trường bảo quản đúng tiêu chuẩn. Nếu khơng độ ẩm của quế có thể bị thay đổi và có thể gây ảnh hưởng rất lớn đến độ dầu của quế. Độ ẩm lý tưởng nhất để bảo quản quế là 13%.
3.3.3.4. Tổ chức vận chuyển,xếp hàng và chuẩn bị chứng từ xuất khẩu.Tổ chức vận chuyển, xếp hàng: Tổ chức vận chuyển, xếp hàng:
Công ty thực hiện một phần đồng thời công ty thuê dịch vụ của cơng ty khác. Với những hợp đồng lớn có quy định về thời gian giao hàng nhanh chóng cơng ty phải th dịch vụ, cịn những hợp đồng nhỏ cơng ty có thể tự thực hiện. Trong quá trình vận chuyển hàng ra điểm tập kết, Công ty phải cử người ra giám sát quá trình này để tránh những thiệt hại về hàng hóa.
Một số chứng từ cần thiết để xuất khẩu hàng quế của cơng ty:
Giấy chứng nhận xuất sứ (CO), hóa đơn thương mại (voice), tờ khai hải quan, packing list. Ngồi ra cơng ty có thể chuẩn bị thêm những loại giấy tờ khác theo yêu cầu của nhà nhập khẩu.
3.4. Nhận xét chung về thực trạng chuẩn bị hàng quế xuất khẩu sang thị trường Ấn Độ của công ty trường Ấn Độ của công ty
3.4.1. Kết quả đạt được
Trong những năm qua hoạt động xuất khẩu quế của công ty tư nhân Thanh Hiên ln được duy trì và phát triển ổn định là nhờ đóng góp một phần hết sức quan trọng của nghiệp vụ chuẩn bị hàng. Mặc dù lực lượng lao động tại cơng ty cịn những hạn chế tuy nhiên việc lựa chọn nguồn thu gom, phương pháp và hình thức thu gom phù hợp đã đảm bảo duy trì được nguồn hàng xuất khẩu tại cơng ty.
Với hình thức thu gom nguyên liệu quế thông qua các đầu mối lớn mặc dù giá thành nguyên liệu cao hơn nhưng đã giúp cho công ty hạn chế được tối đa việc bố trí sử dụng cán bộ để phụ trách hoạt động này. Hình thức này được duy trì thường xuyên tạo cho công ty một số đầu mối ổn định và truyền thống, đảm bảo được một lượng nguồn quế nhất định. Với hình thức thu gom nguyên liệu trực tiếp mặc dù cần phải có cán bộ trực tiếp làm cơng tác nghiên cứu nguồn quế và tổ chức thu gom nhưng nó đảm bảo được một nguồn quế có chất lượng đồng đều và ổn định
hơn với giá thành thấp. Có thể nói cả hai phương pháp trên đều có những ưu điểm nhất định.
Tuy nhiên, việc quan trọng nhất trong quá trình chuẩn bị hàng quế cho xuất khẩu là phải đảm bảo được nguồn hàng đủ chất lượng, đủ số lượng theo yêu cầu và đúng thời gian quy định. Trong những năm qua điều này đã được thực hiện tốt nên tỷ lệ hàng không đủ tiêu chuẩn bị khách hàng trả lại là không cao.
3.4.2. Hạn chế
Bên cạnh những kết quả đạt được của hoạt động thu gom tạo nguồn nguyên liệu quế xuất khẩu vẫn còn những hạn chế cần được công ty cải thiện hơn nữa để đảm bảo được nguồn nguyên liệu có chất lượng hơn, đảm bảo về số lượng và thời gian cho xuất khẩu.
- Việc thực hiện hợp đồng nội và hợp đồng ngoại không được công ty đưa vào kế hoạch và chương trình hành động. Mọi cơng đoạn trong hợp đồng ngoại được thực hiện chung chung và lẫn lộn với nhau. Khách hàng trong hợp đồng ngoại chủ yếu khách hàng quen thuộc nên các bước được giản ước. Còn trong hợp đồng nội, các giấy tờ thủ tục với nhà cung cấp đơn giản, chủ yếu là hợp đồng viết tay.
Chậm trễ trong quá trình làm thủ tục giấy tờ để xuất khẩu hàng: việc này cũng làm mất nhiều thời gian của cơng ty, tăng chi phí và thời gian thực hiện hợp đồng.
Sai sót trong quy trình mở L/C: vấn đề khai báo khơng chính xác nội dung để mở thư tín dụng khiến cơng ty tốn nhiều thời gian, chi phí chỉnh sửa các điều khoản, thủ tục và làm ảnh hưởng đến tiến độ nhận hàng của bên nhập khẩu.
- Vùng thu gom nguyên liệu của cơng ty khơng cịn đồng đều giữa các khu vực có tiềm năng quế (chủ yếu tập trung ở Yên Bái), điều này có thể dẫn tới tình trạng thiếu ngun liệu và có thể bị chủ hàng ép giá nguyên liệu.
- Hệ thống thu gom chưa phong phú. Công ty chưa chủ động xuống vùng nguyên liệu để đánh giá nguồn quế và thực hiện thu gom ngay tại vùng trồng quế. Công ty bị động lấy thông tin từ các trung gian bán quế và điều này có thể dẫn tới tình trạng thơng tin được báo cáo cho cơng ty khơng chính xác.
- Quế là mặt hàng nơng sản với đặc thù là sản phẩm dùng làm nguyên liệu xuất khẩu, bởi vậy sơ chế là q trình vơ cùng quan trọng trước khi xuất khẩu. Nhưng quá trình này lại được thực hiện đơn giản và sơ sài, máy móc sơ chế lạc hậu. Những cơng đoạn ban đầu như phân đoạn quế, làm sạch, cạo vỏ quế đều được làm bằng tay. Điều này thể hiện sự lạc hậu trong công nghệ của công ty. Đến công đoạn cắt và nghiền quế thì được thực hiện bằng máy, nhưng máy cũ đã được mua từ lâu, khơng đảm bảo an tồn lao động và tiêu chuẩn kỹ thuật. Ngoài ra nhà xưởng được xây dựng từ lâu, kho bảo quản chưa đáp ứng được tiêu chuẩn chung và khơng có hệ thống bảo quản hiện đại, phương pháp bảo quản cịn thủ cơng. Tình trạng này dẫn đến chất lượng quế chưa cao và chưa tương xứng với tiềm năng thực của nó.
- Đa phần các hợp đồng của công ty được thực hiện khá suôn sẻ, tuy nhiên không phải hợp đồng nào cũng diến ra thuận lợi. đôi khi mắc phải những lỗi sau: (1) Nguồn hàng giao chậm, giao thiếu với thời gian ký kết hợp đồng.(2) Công ty không thuê được container để chở hàng hay giá thuê không hợp lý, giá cao.(3)Cán bộ thu mua của Cơng ty ít am hiểu về mặt hàng dẫn đến khó xác định chất lượng hàng mua đảm bảo nhu cầu xuất khẩu
- Trong công tác tập trung hàng quế XK:
Công ty Thanh Hiên chỉ áp dụng phương thức mua hàng là chính, khơng linh hoạt trong khâu tập trung hàng khiến nhiều đơn hàng không thực hiện được do thiếu hàng.
- Công tác kiểm tra hàng khi mua từ nhà cung cấp:
Kiểm tra hàng là khâu quan trọng nhưng do đặc tính sản phẩm quế là dễ bị thay đổi phẩm chất, chất lượng và các dụng cụ kiểm tra cịn hạn chế nên cơng ty gặp đơi chút khó khăn trong khâu này.
Việc kiểm tra hàng của công ty hầu hết do Vinacontrol kiểm tra. Khi công ty sản xuất hàng khâu kiểm sốt chất lượng cịn yếu, vì vậy khi Vinacontrol kiểm tra vẫn cịn hàng khơng đạt tiêu chuẩn, khiến việc đổi hàng xảy ra.
CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH CHUẨN BỊ HÀNG QUẾ XUẤT KHẨU SANG THỊ TRƯỜNG ẤN ĐỘ CỦA CÔNG TY
THANH HIÊN 4.1. Định hướng hoạt động của công ty
Trong giai đoạn tới cơng ty có dự tính chú trọng hơn nữa vào việc xuất khẩu quế sang thị trường Ấn Độ. Bởi vì Ấn Độ là đối tác quan trọng của công ty và cũng rất tiềm năng căn cứ vào thực trạng nhu cầu về hàng quế của Ấn Độ là rất lớn. Công ty tư nhân Thanh Hiên đặt ra mục tiêu chính là tăng doanh thu và lợi nhuận cho công ty và chỉ tiêu kế hoạch năm 2013- 2014 của công ty sang thị trường Ấn Độ như sau:
Bảng 4.1. Chỉ tiêu kế hoạch xuất khẩu hàng quế sang thị trường Ấn Độ của công ty Thanh Hiên
Đơn vị: triệu đồng
STT Chỉ tiêu/ Năm 2013 2014
1 Kim ngạch lợi nhuận 11500 13500
2 Lợi nhuận 3700 4200
Nguồn: Phịng Kinh Doanh
Ngồi việc đặt ra chỉ tiêu kim ngạch và lợi nhuận, cơng ty cịn đề ra một số mục tiêu liên quan khác như:
- Tìm được thêm các nhà cung ứng tiềm năng.
- Mở rộng quy mô sản xuất, đổi mới, cải tiến trang thiết bị phục vụ sản xuất. - Đẩy mạnh cơng tác tìm kiếm khách hàng nhằm mở rộng thị trường Ấn Độ hơn nữa.
- Nâng cao hiệu quả các hoạt động xúc tiến thương mại nhằm giới thiệu sản phẩm của doanh nghiệp đến khách hàng Ấn Độ
4.2. Một số giải pháp và kiến nghị
4.2.1. Quản lý tốt nguồn cung, tạo liên kết với nhà cung ứng.
Hướng vào mục tiêu 5R: đúng chất lượng (right quanlity), đúng số lượng (right quantity), đúng giá (right price), đúng thời điểm (right time), đúng nguồn cung cấp (right soure). Nguyên liệu quế được trồng rộng khắp các tỉnh miền núi dọc
miền đất nước. Việc tổ chức công tác thu mua hàng sẽ ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh, khả năng cạnh tranh của cơng ty. Việc tìm được nguồn hàng rẻ là điều quan trọng nhưng không phải là tất cả. Công ty tư nhân Thanh Hiên phải chú trọng đến chất lượng sản phẩm., làm sao để có được nguồn hàng chất lượng mà giá cả lại phải chăng.
4.2.2. Tổ chức huy động, vận chuyển hợp lý hàng xuất khẩu.
Công ty Thanh Hiên cần huy động thêm lực lượng cán bộ chuyên phụ trách vận chuyển hàng hóa, đầu tư hệ thống logistics hợp lý tạo thuận lợi và giảm thiểu chi phí trong q trình tập trung hàng xuất khẩu.
Bên cạnh đó cơng ty cần nâng cao hiệu quả công tác tổ chức tập trung hàng XK. Công ty nên xây dựng hệ thống chi nhánh, các đại lý, hệ thống kho hàng, hệ thống vận chuyển, hệ thống thơng tin…nhằm giảm chi phí đầu vào và chủ động hơn trong công tác vận chuyển, tổ chức, tập trung hàng XK.
4.2.3. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra giám sát, chuẩn bị hàng .
Việc tìm kiếm được nguồn hàng tốt là quan trọng, nhưng việc kiểm tra chất lượng của hàng cũng đóng quan trọng khơng kém. Vì vậy cơng ty cần thường xun đầu tư và tạo điều kiện cho nhân viên kiểm tra, giám sát được đào tạo một cách bài bản và chuyên sâu về lĩnh vực kiểm tra chất lượng để từ đó giúp cơng ty thực hiện q trình kiểm tra tốt hơn, đưa ra những quy chuẩn chất lượng phù hợp, khoảng cách dung sai cho khách hàng và cung cấp một cách hợp lý. Bên cạnh đó cơng ty cần đầu tư thêm những trang thiết bị kỹ thuật hỗ trợ kiểm tra hàng hóa như thiết bị kiểm tra đo màu sắc, độ ẩm… của sản phẩm. Công ty cũng nên cải tạo lại hệ thống kho bãi để có thể bảo quản hàng quế tốt hơn nữa.
4.2.2. Giải pháp nâng cao uy tín trong kinh doanh, đầu tư tạo nguồn hàng.
Trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt như hiện nay có rất nhiều đơn vị kinh doanh cũng có nhu cầu hàng hóa và cung xuất khẩu quế như cơng ty. Vì vậy việc tiếp tục tạo, phát huy, nâng cao uy tín trong khâu mua nguyên liệu là rất quan trọng. Đây có thể là công cụ để chiến thắng trong cạnh tranh. Nâng cao uy tín trong khâu thu mua, Cơng ty sẽ tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho một nguồn hàng ổn định, lâu dài với giá cả hợp lý, đảm bảo chất lượng được ưu tiên mua. Công ty nên tạo các
chính sách đầu tư thỏa đáng để tạo uy tín như: chuẩn bị vốn, tài chính cho nguồn hàng muốn mua và thanh toán đúng quy định của hợp đồng hai bên. Chuẩn bị những chứng từ cần thiết, tiến hành soạn thảo hợp đồng mua hàng để thực hiện tốt hợp đồng nội, đảm bảo lợi ích cho cả hai bên. Thường xuyên củng cố, mở rộng các quan hệ giao dịch để tạo ấn tượng tốt với người cung ứng, làm sao để họ luôn sẵn sàng bán hàng và cung ứng nguyên liệu cho cơng ty trong mọi trường hợp. Ngồi ra, theo định kỳ công ty nên tổ chức đánh giá lại tình hình hoạt động thu mua nguyên liệu. Việc đánh giá sẽ giúp cơng ty có được những con số cụ thể và khách quan về sản lượng thu mua, về hiệu quả hoạt động thu mua, từ đó có những phương hướng và kế hoạch tương đối chính xác.
Hiện tại cơng ty đang thực hiện thu gom trực tiếp từ các hộ trồng quế hay các đầu mối từ các vùng nguyên liệu. Tuy nhiên cơng ty cần mở rộng các hình thức