1.1 .Cơ sở lý luận của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại
3.2. Các đề xuất, kiến nghị về kế toán bán mặt hàng sơn tại cơng ty TNHH hóa
chất và thương mại Trần Vũ.
3.2.1. Nguyên tắc hoàn thiện
Bất kỳ một công ty nào cũng ln chú trọng hồn thiện những khuyết điểm của mình để nâng cao tối đa hiệu quả kinh doanh. Cơng ty TNHH hóa chất và thương mại Trần Vũ cũng vậy. Công ty luôn chú trọng đổi mới cách thức tổ chức quản lý của mình, đặc biệt là cơng tác kế tốn. Trong đó khơng thể thiếu các nghiệp vụ liên quan đến kế tốn bán hàng, có ảnh hưởng khơng nhỏ đến tình hình tài chính của cơng ty. Do đó, việc hồn thiện kế tốn bán hàng phải tn theo các nguyên tắc nhất định sau: - Đảm bảo tổ chức hạch toán đơn giản rõ ràng, phân trách nhiệm hợp lý khoa học áp dụng phương pháp hạch toán hiện đại nhằm nâng cao hiệu quả của các kế toán viên liên quan đến phần hành kế toán bán hàng.
- Đảm bảo tuân thủ đúng chế độ tài chính, chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành.
Hiện nay các cơng ty ln muốn cắt giảm chi phí, tối đa hố lợi nhuận. Nhưng việc cắt giảm đó khơng được trái với chế độ và chuẩn mực kế tốn, tài chính hiện hành. - Phù hợp với đặc điểm kinh doanh của DN và trình độ đội ngũ cán bộ kế tốn của DN.
3.2.2. Nội dung, giải pháp hoàn thiện
Giải pháp 1:Hoàn thiện chính sách tín dụng.
Hiện nay trong việc thanh toán cơng nợ với khách hàng cơng ty cịn để cho khách hàng chiếm dụng vốn quá nhiều. Để khuyến khích khách hàng thanh tốn nhanh tiền hàng, hạn chế tình trạng chiếm dụng vốn, giúp cơng ty thu hồi vốn nhanh, công ty nên triển khai áp dụng thêm hình thức thanh tốn. Chiết khấu thanh tốn là khoản người bán giảm trừ cho người mua do người mua thanh toán tiền hàng trước quy định trong hợp đồng. Mức chiết khấu được quy định theo tỷ lệ phần trăm nhất định trên doanh thu và có thể càng cao nếu thời gian thanh tốn càng sớm. Cơng ty có thể tham khảo lãi suất ngắn hạn của ngân hàng để đưa ra mức chiết khấu cho phù hợp. Bên cạnh việc đưa ra biện pháp thưởng, cơng ty cũng nên có biện pháp phạt đối với khách hàng trả chậm so với thời gian quy định.
TK dùng để hạch toán chiết khấu thanh tốn là TK 635- chi phí tài chính. Khi khách hàng thanh tốn trước thời hạn, căn cứ hợp đồng và chứng từ liên quan như
Phiếu thu, giấy báo Nợ của ngân hàng , kế toán hạch toán số tiền thực tế thu được ( Ghi Nợ TK 111,112), tăng chi phí tài chính ( Ghi Nợ TK 635)- đây là khoản chiết khấu cho khách hàng và ghi giảm số tiền phải thu khách hàng theo hợp đồng ( Ghi Có TK 131). Căn cứ vào các thơng tin chiết khấu, kế toán vào mục Phiếu thu trên phần mềm nhập đầy đủ thơng tin về số tiền, bút tốn. Từ Phiếu Thu này, phần mềm sẽ tự động ghi sổ Nhật Ký Chung, Sổ Cái TK 111(112), TK 635, TK 131, Sổ chi tiết thanh toán với khách hàng.
Giải pháp 2: Lập dự phịng phải thu khó địi.
Để được lập dự phịng nợ phải thu khó địi, các khoản nợ phải thu khó địi phải đảm bảo các điều kiện sau:
- Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ, bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác. Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất.
.- Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó địi:
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác.
+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng, ...) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết.
Phương pháp lập dự phòng và xử lý khoản dự phòng nợ phải thu khó địi
Doanh nghiệp nên dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó địi, kèm theo các chứng từ chứng minh các khoản nợ khó địi nói trên. Trong đó:
-Đối với nợ phải thu q hạn thanh tốn, mức trích lập dự phòng như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn trên 6 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70%giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.
- Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết … thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất khơng thu hồi được để trích lập dự phịng. - Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó địi, DN tổng hợp tồn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch tốn vào chi phí quản lý của DN.
- TK kế toán: Sử dụng TK 1592 để hạch tốn khoản dự phịng phải thu khó địi. - Phương pháp kế toán:
+ Cuối niên độ kế tốn khi trích lập dự phịng kế tốn ghi nhận vào bên Nợ TK 6422 và bên Có TK 1592 số trích lập dự phòng.
+ Trong niên độ kế tốn sau, các khoản nợ phải thu khó địi khi xác định thực sự là khơng địi được thì được phép xóa nợ. Việc xóa nợ các khoản phải thu khó địi phải ghi nhận vào bên Có TK 131 hoặc bên có TK 138 “ Phải thu khác” và ghi nhận khoản doanh thu khó địi đó vào bên nợ TK 1592 nếu đã lập dự phịng cịn nếu chưa lập dự phịng thì ghi nhận vào bên Nợ TK 6422. Đồng thời ghi đơn vào bên Nợ TK 004 “ Nợ khó địi phải xử lý”.
+ Cuối niên độ kế toán, xác định mức dự phịng mới kế tốn ghi:
Nếu số dự phòng mới lớn hơn số dự phịng hiện cịn thì trích lập thêm, số trích lập thêm hạch tốn vào bên Nợ TK 6422 và bên Có TK 1592.
Nếu số dự phòng mới nhỏ hơn số dự phòng hiện cịn thì hồn nhập số dự phịng thừa, số dự phòng được ghi nhận vào bên Nợ TK 1592, bên Có TK 6422.
+ Đối với những khoản phải thu khó địi đã được xử lý xóa nợ, nếu sau đó lại thu hồi được nợ, kế toán ghi nhận số tiền thu được vào bên Nợ TK 111 nếu thu bằng tiền mặt, TK 112 nếu thu qua ngân hàng và ghi nhận vào bên có TK 711 “ Thu nhập khác”. Đồng thời ghi vào bên có TK 004 “ Nợ khó địi đã xử lý”.
Giải pháp 3: Hoàn thiện sổ kế tốn
Cơng ty cần mở thêm một số sổ chi tiết để theo dõi doanh số bán hàng của từng mặt hàng trên các thị trường nhất định. Để thực hiện được công việc trên, công ty nên mở Sổ chi tiết doanh thu bán hàng theo mặt hàng và thị trường. Do hoạt động bán hàng của công ty chủ yếu được thực hiện trên phần mềm kế tốn, nên việc quản
lý sổ sách được thực hiện thông qua những mã hàng, mã thị trường mà công ty đã đặt sẵn.
Việc mở sổ chi tiết nhằm nâng cao hiệu quả của công tác bán hàng, biết rõ được doanh thu cụ thể của từng đối tượng hàng hóa, từ đó có thể biết được mặt hàng nào mạnh để tập trung chiến lược kinh doanh, cũng như biết được thị trường nào tiềm năng để phát triển hướng kinh doanh cho tương lai.
Mẫu sổ chi tiết doanh thu bán hàng theo mặt hàng và thì trường ( phụ lục 3.1)
Chi phí mua hàng là chi phí khá lớn nên cơng ty nên theo dõi phần chi phí này trên một sổ chi tiết TK 1562. Cơng ty có thể áp dụng mẫu ( phụ lục 3.2)
Giải pháp 4: Kế toán quản trị doanh thu
Các báo cáo quản trị có vai trị rất quan trọng, đặc biệt trong công tác định hướng kế hoạch kinh doanh kỳ tới vì vậy cơng ty nên u cầu phịng kế tốn lập thêm các báo cáo quản trị liên quan đến bán hàng và công nợ với khách hàng như:
+ Báo cáo tổng hợp tiêu thụ theo giá bán + Báo cáo phân tích bán hàng theo thời gian
+ Báo cáo doanh số bán hàng theo khách hàng, hợp đồng
Giải pháp 5: Phối hợp chặt chẽ với phòng kinh doanh trong quá trình bán hàng.
Từ các sổ tổng hợp và chi tiết thanh tốn của khách hàng có theo dõi thời hạn thanh tốn, báo cáo tình hình nợ và thanh tốn của kế tốn quản trị, kế tốn gửi báo cáo đánh giá tình hình tín dụng và doanh thu bán hàng của từng khách hàng cho phòng kinh doanh. Đồng thời nên đưa ra những nhận xét về khả năng thanh toán của khách hàng nhằm cung cấp thông tin giúp phịng kinh doanh có quyết định tốt hơn trong việc ký kết hợp đồng tiếp theo.