Thực trạng kế toán bán mặt hàng sơn tại cơng ty TNHH hóa chất và

1.1 .Cơ sở lý luận của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại

2.2. Thực trạng kế toán bán mặt hàng sơn tại cơng ty TNHH hóa chất và

thương mại Trần Vũ.

2.2.1. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng tại công ty.2.2.1.1. Mặt hàng sơn kinh doanh 2.2.1.1. Mặt hàng sơn kinh doanh

Bảng 2.1. Danh mục hàng hóa của cơng ty

STT Tên Hàng Hóa Mã hàng hóa Đơn vị tính

1 Sơn Kamax mịn nội thất cao cấp KM01 Thùng, hộp

2 Sơn Kamax nội thất 5 in 1 KM02 Thùng, hộp

3 Sơn Kamax lót kiềm đa năng KM03 Thùng, hộp

4 Sơn Kamax ong satin nội thất KM04 Thùng, hộp

5 Sơn Kamax siêu ong ngoại thất KM05 Thùng, hộp

6 Sơn Dewpont lót kiềm ngoại DP01 Thùng, hộp

7 Sơn Dewpont lót kiềm nội DP02 Thùng, hộp

8 Sơn Dewpont siêu trắng nội thất DP03 Thùng, hộp

9 Sơn Dewpont chống thấm DP04 Thùng, hộp

2.2.1.2. Phương thức bán hàng

Với đặc điểm của loại hàng hóa mà cơng ty đang kinh doanh cơng ty TNHH hóa chất và thương mại Trần Vũ chọn cho mình 2 phương thức bán hàng là bán hàng theo hợp đồng và bán lẻ.

- Phương thức bán hàng theo hợp đồng

Phương thức bán hàng theo hợp đồng là phương thức bán hàng chủ yếu của Công ty. Theo phương thức này, sau khi khách hàng chấp nhận báo giá, hai bên sẽ thỏa thuận các điều khoản hợp đồng và ký kết hợp đồng kinh tế. Hàng hóa được nhập về kho dựa trên yêu cầu cụ thể ghi trên hợp đồng. Sau khi nhập hàng về đầy đủ tiến hành xuất bán cho khách hàng đúng thời gian và địa điểm ghi trên hợp đồng.

- Phương thức bán lẻ

Theo phương thức bán lẻ, các hàng hóa được nhập về kho để xuất bán khi có yêu cầu của khách hàng. Khách hàng có nhu cầu liên hệ trực tiếp với phòng kinh doanh và hẹn thời gian nhận hàng. Đến ngày hẹn, khách hàng trực tiếp tới văn phịng cơng ty nhận hàng và trả tiền hoặc công ty cử người giao đến tận nơi cho khách hàng và thu tiền.

2.2.1.3. Phương thức thanh toán tiền hàng.

Hiện nay phương thức bán hàng chủ yếu của công ty là bán bn với hai phương thức thanh tốn:

- Bán hàng thu tiền ngay: trong phương thức thanh toán này, thời điểm thu tiền trùng vời thời điểm giao hàng, hàng bán được coi là tiêu thụ và doanh thu tiêu thụ được xác định ngay.

- Bán hàng chậm trả: theo phương thức này, khi xuất giao hàng cho khách hàng thì số lượng hàng đó được coi là tiêu thụ, khách hàng chấp nhận thanh toán. Việc trả tiền của khách hàng sẽ được thực hiện sau khi giao hàng, trường hợp lấy với số lượng lớn có thể thanh tốn một phần tiền hàng.

- Hình thức thanh tốn thường bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản thông qua ngân hàng. 2.2.1.4. Phương pháp xác định giá vốn hàng bán tại công ty.

Cơng ty tính giá hàng tồn kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Giá trị của hàng xuất kho được tính theo giá của lơ hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc

gần đầu kỳ, giá trị hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ tồn kho.

 Giá hàng hóa nhập: khi hàng hóa nhập kho thì giá của hàng hóa nhập vào chính

là giá thực tế:

Giá thực tế nhập kho = Giá mua + Chi phí mua

 Giá hàng hóa xuất: Cơng ty áp dụng theo phương pháp tính giá thực tế đích

danh:

Giá hàng xuất = Đơn giá nhập × Số lượng xuất

2.2.2. Kế tốn bán hàng tại cơng ty TNHH hóa chất và thương mại Trần Vũ. 2.2.2.1. Chứng từ kế toán

Phiếu xuất kho (phụ lục 2.2): Được dùng để theo dõi số lượng hàng hóaxuất

bán cho các đơn vị khác. Khi bán hàng cho khách hàng, thủ kho tiến hành lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên. Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu. Liên 2: Giao cho thủ kho giữ để lưu vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để ghi vào sổ kế toán. Liên3: Người nhận hàng giữ.

Hóa đơn GTGT (Mẫu 01GTKT3/001) (phụ lục 2.3): Khi có hợp đồng kinh tế

hay yêu cầu đặt hàng của khách hàng nhân viên kinh doanh sẽ báo lên phịng kế tốn để căn cứ trên lệnh xuất kho, kế tốn bán hàng lập Hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT sử dụng theo mẫu của Bộ Tài Chính ban hành và được lập thành 3 liên:

- Liên1: Được lưu tại quyển hóa đơn

- Liên2: Giao cho khách hàng

- Liên 3: Được dùng để thanh toán

Phiếu thu (phụ lục 2.5): Khi khách hàng nhận hàng và thanh toán ngay bằng tiền

mặt thì chứng từ sử dụng là Phiếu thu. Phiếu thu do kế toán thanh toán lập và lập thành 3 liên :

- Liên 1 : Lưu tại quyển phiếu thu của Công ty

- Liên 2: Giao cho khách hàng.

- Liên 3 : Giao cho thủ quỹ ghi sổ

Giấy báo có của ngân hàng: Khi khách hàng thanh toán tiền bằng chuyến khoản

kế tốn.

Hóa đơn bán hàng: được lập khi kế tốn bán lẻ hàng hóa cho khách hàng khơng

lấy hóa đơn GTGT.

Trình tự luân chuyển chứng từ

Khi có lệnh xuất hàng từ phịng kinh doanh, thủ kho xuất hàng theo lệnh xuất đồng thời lập phiếu xuất kho ghi đúng mã hàng hóa số lượng xuất sau đó lấy chữ ký của người nhận hàng và kí bảo vệ sau đó trình giám đốc ký.

Khi thủ kho chuyển phiếu xuất kho lên phịng kế tốn, kế toán kiểm tra tập hợp và nhập số liệu vào máy. Căn cứ vào phiếu xuất, kế tốn nhập thơng tin khách hàng, số liệu vào hóa đơn bán hàng sau đó chuyển cho khách hàng.

Khi khách hàng trả tiền mặt kế toán lập phiếu thu số tiền khách hàng trả, nếu khách hàng chuyển khoản ngân hàng, giao dịch của công ty sẽ thông báo giấy báo nợ cho cơng ty. Khi hàng hóa xác định là tiêu thụ kế tốn dùng các bút toán kết chuyển để xác định doanh thu và giá vốn.

2.2.2.2. Tài khoản và vận dụng tài khoản.

Tài khoản sử dụng

Hệ thống tài khoản công ty được áp dụng thống nhất với hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 48/2006-QĐ/BTC của bộ trưởng bộ tài chính.

Để hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế bán hàng phát sinh, kế toán sử dụng các tài khoản sau:

TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: phản ánh doanh thu bán hàng thực tế, các khoản giảm trừ doanh thu và xác định doanh thu thuần trong DN.

TK 511 có 2 TK cấp 2 sau:

- Tài khoản 5111:Doanh thu bán hàng hóa

- Tài khoản 5118: Doanh thu khác TK 521:Các khoản giảm trừ doanh thu

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu trong một kỳ kế toán của hoạt động bán hàng.

Tài khoản 521 có 3 tài khoản cấp 2 là:

- Tài khoản 5212: Giảm giá hàng bán

- Tài khoản 5213: Hàng bán bị trả lại

TK 131 “ phải thu khách hàng”: Theo dõi các khoản phải thu của khách, tình hình các khoản nợ và thanh tốn của khách hàng. Được mở chi tiết cho từng khách hàng. TK 156 “ hàng hóa”: Được dùng để theo dõi hàng hóa nhập, xuất, tồn trong kỳ. TK 632 “ giá vốn hàng bán”: Dùng để phản ánh trị giá của hàng hóa tiêu thụ trong kỳ.

TK 6421 “ chi phí bán hàng”: phản ánh các chi phí phát sinh trong q trình bán hàng..

Ngồi ra, kế tốn cịn sử dụng một số các TK sau: TK 111 “ tiền mặt”, TK 112 “ tiền gửi ngân hàng”, TK 3331 “ thuế GTGT đầu ra phải nộp”.

2.2.2.3.Một số nghiệp vụ kế toán phát sinh trong tháng 3 năm 2013

Trong tháng 3, nghiệp vụ kế tốn chủ yếu phát sinh tại cơng ty là bán hàng theo hợp đồng với hình thức là bán bn qua kho.

Sau khi nhận được yêu cầu mua hàng của khách hàng , phòng kinh doanh tiến hành lập Lệnh xuất hàng. Sau đó, trên cơ sở của Lệnh xuất hàng do phịng kinh doanh chuyển đến, thủ kho tiến hành lập Phiếu xuất kho. Khi thủ kho chuyển phiếu xuất kho lên phịng kế tốn, kế tốn kiểm tra và nhập số liệu vào máy.

Công ty ghi nhận doanh thu khi khách hàng nhận được hàng và chấp nhận thanh toán. Kế tốn ghi nhận doanh thu và cơng nợ phải thu khách hàng bằng cách ghi tăng TK doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá chưa thuế của số sản phẩm đã bán và ghi tăng khoản thuế đầu ra phải nộp của số hàng bán ( TK 3331), đồng thời ghi tăng công nợ phải thu khách hàng ( ghi tăng bên Nợ TK 131) hoặc khi khách hàng đã thanh tốn thì ghi tăng bên Nợ TK Tiền mặt hay Tiền gửi ngân hàng. Ví dụ: Ngày 22-3-2013, xuất bán mặt hàng sơn Kamax nội thất ( KM 01) và sơn Kamax lót kiềm ( KM 03) cho cơng ty TNHH LTC. Địa chỉ: Số 183, Hồng Hoa Thám, Hà Nội. Cơng ty đã thanh tốn bằng tiền mặt.

Kế toán sẽ căn cứ trên phiếu xuất kho để nhập vào phần mềm theo các bước: Từ màn hình chính của phần mềm vào phân hệ kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu → Cập nhật số liệu → Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho. Sau khi kế toán lưu

theo dõi chi tiết trên các sổ Chi tiết doanh thu theo từng mặt hàng, sổ Chi tiết doanh thu theo khách hàng, sổ Chi tiết công nợ phải thu theo từng khách hàng.

Màn hình máy tính Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho.

Khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt,sau khi nhận được tiền và giấy biên nhận từ phòng kinh doanh, thủ quỹ tiến hành kiểm tra và nhập quỹ, kế tốn cơng nợ viết phiếu thu đồng thời ghi giảm công nợ và tăng tiền mặt bằng cách từ màn hình chính phần mềm kế tốn vào phân hệ Kế toán tiền mặt tiền gửi và tiền vay → Cập nhật số liệu → Phiếu thu tiền mặt để ghi giảm công nợ phải thu khách hàng và ghi tăng tiền mặt theo định khoản:

Nợ TK 1111 : 228.250.000 Có TK 131 : 228.250.000

Kế toán ghi nhận giá vốn.

Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán cập nhật số liệu vào phân hệ Kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu theo định khoản:

Nợ TK 632 : 196.800.000 Có TK 156 : 196.800.000

Cuối tháng, kế tốn thực hiện tính giá vốn hàng bán xuất kho qua phần mềm bằng cách từ màn hình chính của Fast Accounting, kế toán vào phân hệ Kế toán hàng tồn kho → Cập nhật số liệu → Tính giá nhập trước xuất trước.

Sau khi tính được giá hàng hóa xuất kho trong tháng, phần mềm tự động tính giá hàng xuất trong tháng và cập nhật những hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho đã lập trong tháng. Đồng thời phần mềm cũng tự động cập nhật số liệu vào sổ cái các TK 632 và TK 156.

Ví dụ: Ngày 10-3, chi tiền mặt thanh tốn tiền hàng KM 02 cho công ty TNHH thương mại Lợi Tường số tiền là 100.000.000 VNĐ.

định khoản:

Nợ TK 331 : 100.000.000 Có TK 1111 : 100.000.000 Màn hình máy tính Phiếu chi tiền mặt

- Kế tốn hàng bán bị trả lại

Khi có người mua đề nghị trả lại hàng hóa, phịng kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra, xem xét lý do trả lại hàng của khách hàng. Nếu chấp nhận sẽ lập xác nhận hàng bán bị trả lại và gửi xác nhận đến phòng kế tốn đồng thời u cầu bên mua xuất hóa đơn GTGT cho số hàng bán bị trả lại.

Khi nhận lại hóa đơn bị trả lại, thủ kho kiểm tra sau đó gửi thơng báo cho kế tốn tại văn phịng của cơng ty để lập phiếu nhập kho hàng hóa.

Khi cơng ty chấp nhận nhận lại hàng hóa bị trả lại, tùy thỏa thuận giữa cơng ty và khách hàng, cơng ty sẽ thanh tốn số tiền của hàng trả lại bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc trừ vào số tiền khách hiện vẫn đang nợ công ty. Căn cứ hóa đơn GTGT bên mua đã gửi lại và phiếu nhập kho, kế toán ghi nhận khoản tiền của số hàng bị trả lại và số thuế GTGT của hàng trả lại bằng cách từ màn hình chính của phần mềm kế toán vào phân hệ kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu → Cập nhật số liệu → Phiếu nhập hàng bán bị trả lại. Kế toán ghi giảm cho doanh thu theo giá bán chưa thuế của hàng bị trả lại ( TK 5213), ghi giảm khoản thuế GTGT phải nộp của

số hàng bán bị trả lại ( TK 3331) đồng thời ghi giảm cho các khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng ( TK 111,112) hay ghi tăng khoản phải trả (TK 331)

Kế tốn phải cung cấp thơng tin về số hàng trả lại bao gồm số hiệu, số seri, ngày tháng lập hóa đơn bán hàng. Căn cứ vào những thông tin này, phần mềm tính giá vốn cho số hàng trả lại theo giá vốn trước đó đã tính, đồng thời ghi sổ cái : Ghi tăng TK giá vốn (TK 632) và ghi giảm TK hàng hóa ( TK 156).

Cuối kỳ, kế tốn kết chuyển tồn bộ doanh thu của hàng bán bị trả lại phát sinh trong kỳ vào TK doanh thu bán hàng bằng cách từ màn hình chính của phần mềm vào Phân hệ Kế tốn tổng hợp → Cập nhật số liệu → Khai báo các bút tốn kết chuyển tự động. Trong đó, bút tốn kết chuyển tự động được khai báo từ đầu kỳ là: Ghi giảm cho doanh thu bán hàng trong kỳ ( TK 511) và ghi tăng cho TK các khoản giảm trừ doanh thu ( TK 521)

Trong q I năm 2013, khơng có nghiệp vụ hàng bán bị trả lại xảy ra. 2.2.2.3. Sổ kế toán

Cơng ty sử dụng phần mềm kế tốn để hạch toán. Khi nhập chứng từ, phần mềm sẽ tự động ghi sổ. Công ty sử dụng các sổ sau:

 Sổ chi tiết doanh thu ( phụ lục 2.6): Phản ánh doanh thu bán hàng. Cơ sở ghi chép: Hóa đơn GTGT, chứng từ kế tốn, hóa đơn bán hàng.

 Sổ chi tiết tiền mặt ( phụ lục 2.7): Được mở để theo dõi tình hình thu, chi tiền mặt trong kỳ. Cơ sở ghi chép: Phiếu thu, Phiếu chi

 Nhật ký chung ( phụ lục 2.8 và 2.14): Phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế. Cơ sở ghi chép: Hóa đơn GTGT

 Sổ cái TK 511 ( phụ lục 2.9): Phản ánh phát sinh Nợ, Có và số dư cuối kỳ TK 511. Cơ sở ghi chép: Sổ chi tiết TK 511.

 Sổ cái TK 1111- Tiền mặt ( phụ lục 2.10): Phản ánh số phát sinh Nợ, Có và số dư cuối kỳ TK 111

 Thẻ kho ( phụ lục 2.11)

 Sổ chi tiết hàng hóa ( phụ lục 2.12): Được mở chi tiết cho từng mặt hàng cụ thể. Cơ sở ghi chép: Hóa đơn mua, bán hàng hóa, Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho.  Sổ chi tiết giá vốn hàng bán ( phụ lục 2.13): Được mở chi tiết cho từng hàng hóa cụ thể. Cơ sở ghi: Hóa đơn bán hàng, Phiếu xuất kho, Hóa đơn GTGT.

CHƯƠNG III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT VỀ KẾ TOÁN BÁN MẶT HÀNG SƠN TẠI CƠNG TY TNHH HĨA CHẤT VÀ THƯƠNG MẠI TRẦN VŨ. 3.1. Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu kế tốn bán hàng tại cơng ty. 3.1.1. Những kết quả đạt được

- Tổ chức công tác kế tốn: Bộ máy kế tốn của cơng ty được tổ chức khoa học, hợp lý phù hợp với điều kiện thực tế của công ty, đáp ứng được yêu cầu quản lý đặt ra, đảm bảo tính thống nhất về mặt phạm vi, phương pháp tính tốn các chỉ tiêu kinh tế giữa kế tốn với bộ phận có liên quan cũng như giữa các nội dung của cơng tác kế tốn, đồng thời đảm bảo cho số liệu kế toán phản ánh trung thực, hợp lý, rõ ràng và dễ hiểu. Các nhân viên trong phịng kế tốn là những người có chun mơn tốt ln hồn thành tốt các nhiệm vụ được giao.

+ Cơng ty hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, kiểm soát hàng tồn kho cả về khối lượng và giá trị, tạo điều kiện cho việc lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch mua vào, bán ra hàng tồn kho. Cung cấp thông tin về hàng tồn kho kịp thời, quản lý chặt chẽ đảm bảo an toàn cho hàng tồn kho. Việc áp dụng