triển quốc tế CHC JAPAN
Sơ đồ 2.2: Bộ máy quản lý của cơng ty.
(Nguồn : Phịng tổ chức – hành chính)
a) Ban giám đốc cơng ty: gồm 1 giám đốc và hai phó giám đốc là phó
giám đốc phụ trách kinh doanh, và phó giám đốc phụ trách tài chính.
Giám đốc cơng ty: giám đốc cơng ty là người điều hành chung mọi
hoạt động của công ty, là người đại diện theo pháp luật và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất cũng như kết quả sản xuất kinh doanh. Ngồi việc uỷ quyền cho phó giám đốc, giám đốc cịn chỉ đạo trực tiếp các phịng kế tốn và tổ chức hành chính.
Phó giám đốc phụ trách kinh doanh: phó giám đốc có nhiệm vụ triển
khai thị trường, thực hiện nhiệm vụ kinh doanh. Là người hỗ trợ cho Giám đốc trong công tác kinh doanh, công tác chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh của
Giám đốc
Phó giám đốc Phó giám đốc
Phịng tài chính - kế tốn Phịng tổ chức - hành chính Phịng kinh doanh 2 Phịng kinh doanh 1
Cơng ty, cùng với giám đốc tìm kiếm việc làm và chỉ đạo sản xuất có hiệu quả, đúng pháp luật, duy trì kỷ luật và các chế độ sinh hoạt khác.
Phó giám đốc phụ trách tài chính: Kiểm tra, khảo sát các nội dung tài
chính mà phịng kinh doanh nêu ra. Là người quyết định phương án có được thơng qua hay khơng. Giám sát, điều phối nhân sự, kiểm tra dịch vụ, báo cáo cuối cùng trước khi hoàn thành giao cho khách hàng. Phụ trách tồn bộ cơng tác tài chính kế tốn
b) Các phòng ban:
Việc tổ chức các phòng ban phụ thuộc vào yêu cầu quản lý kinh doanh của cơng ty. Đứng đầu các phịng là trưởng phòng chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc và đồng thời có nhiệm vụ trợ giúp giám đốc về các mặt mình phụ trách.
Phịng kinh doanh 1: cùng với giám đốc tham gia nghiên cứu thị
trường, quảng cáo và tìm kiếm khách hàng.
Phịng kinh doanh 2: Có chức năng tìm hiểu quá trình hoạt động,
nguyên tắc hoạt động , đặc thù ngành nghề của khách hàng mà phòng kinh doanh 1 đã tìm kiếm. Bàn thảo với phịng kế tốn tài chính để thương lượng mức giá. Thảo luận với khách hàng kế hoạch triển khai dịch vụ, thương lượng giá cả với khách hàg. Ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng. Bàn giao lại chứng từ, sổ sách của khách hàng cho phịng tài chính kế tốn
Phịng tài chính – kế tốn: Có nhiệm vụ quản lý về mặt tài chính của
doanh nghiệp, ghi chép, cập nhật và phản ảnh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nguyên vật liệu, tình hình tăng giảm tài sản cố định, biến động vốn bằng tiền mặt… theo dõi tình hình cơng nợ của khách hàng. Khi nhận hồ sơ khách hàng từ phịng kinh doanh 2, phịng tài chính kế tốn tiến hành phân cơng công việc cho từng thành viên, tổ chức triển khai hoàn thành dịch vụ, lập kế hoạch tư vấn quản lý cho từng đối tượng khách hàng.
Phịng tổ chức - hành chính: Đảm nhiệm cơng tác cán bộ, tổ chức bộ
máy quản lý lao động, theo dõi thi đua, công tác văn thư tiếp khách, bảo vệ tài sản,.. Ngồi ra cịn làm công tác tuyển dụng và hợp tác lao động, quản lý theo dõi bổ sung hồ sơ của nhân viên tồn Cơng ty.
2.1.3 Tổ chức cơng tác kế tốn tại Công ty TNHH dịch vụ phát triển quốc tế CHC JAPAN
Phịng kế tốn có chức năng phản ánh tới giám đốc một cách liên tục và toàn diện các mặt hoạt động kinh tế tài chính của cơng ty.Những thơng tin mà kế toán cung cấp được sử dụng để ra các quyết định quản lý.Tại cơng ty, ngồi chức năng ghi chép, phản ánh vào sổ sách mọi nghiệp vụ phát sinh giúp tính tốn chi phí, lợi nhuận của cơng ty, phịng kế tốn cịn nhận hồ sơ của những doanh nghiệp khách hàng, tiến hành lập báo cáo thuế, thực hiện nhiệm vụ tư vấn quản lý cho doanh nghiệp khách hàng nếu khách hàng yêu cầu. Không chỉ là ghi chép, và trình bày số liệu, dựa vào số liệu đó kế tốn có thể tiến hành phân tích sơ bộ giúp thực hiện quản trị nội bộ.Có thể nói phịng kế tốn là trợ thủ đắc lực cho lãnh đạo cơng ty trong việc đưa ra các quyết định.
Bộ phận tài chính kế tốn của cơng ty gồm 5 người: Kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán, kế toán kho, thủ quỹ và thủ kho.
Kế toán tổng hợp: Là người chịu trách nhiệm về tài chính của cơng ty
và làm cơng việc kế tốn tổng hợp. Kế tốn tổng hợp phụ trách chung và có quyền yêu cầu, giám sát và giao nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên kế toán và kiểm tra công việc của họ, giám sát sử dụng vốn của phịng kinh doanh, phân tích, đánh giá, thuyết minh báo cáo tài chính, là người tổng hợp, rà sốt cuối cùng tất cả các báo cáo thuế của khách hàng, đồng thời cũng là người đưa ra ý kiến tư vấn quản lý cho khách hàng. Kế toán tổng hợp chịu
Kế toán kho: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho của
từng loại nguyên vật liệu, vật tư trong quá trình sản xuất đối với những đối tượng khách hàng là doanh nghiệp sản xuất, xây dựng.
Kế toán thanh tốn: Có nhiệm vụ theo dõi quản lí tình hình chi tiền mặt
bảo đảm đáp ứng kịp thời, chính xác phục vụ tất cả mọi hoạt động của cơng ty. Tập hợp và kiểm sốt chứng từ trước khi thu chi, thanh tốn, cung cấp các thơng tin và lập báo cáo theo yêu cầu quản lý. Đồng thời cũng thực hiện nhiệm vụ tương tự đối với doanh nghiệp khách hàng
Thủ quỹ: Là người chuyên thu tiền, chi tiền khi có các nghiệp vụ liên
quan đến tiền mặt phát sinh, hàng ngày lập sổ quỹ tiền mặt và đối chiếu sổ tồn quỹ với kế toán thanh toán.
Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty.
(Nguồn : Phịng tổ chức – hành chính)
Hình thức kế tốn: Hình thức kế tốn được Cơng ty áp dụng là hình thức
Nhật ký chung sử dụng phần mềm kế tốn Foxman. Nhờ đó mà cơng tác ghi chép trở nên nhanh chóng, dễ dàng hơn.
Đây là hình thức ghi sổ kế tốn tiên tiến và rất phù hợp với cơng tác hiện đại hóa, chun mơn hóa cơng tác kế tốn theo trình độ phát triển tin học và đang được áp dụng khá phổ biến vì nó tiên tiến và phù hợp với việc sử dụng cơng tác kế tốn trên máy vi tính.
Theo hình thức này thì hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc
Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán kho Kế toán thanh toán toán
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cũng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, ghi Có để kế tốn nhập số liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn, máy vi tính sẽ tự động đưa số liệu vào các sổ kế tốn có liên quan như Sổ Nhật ký chung, Sổ cái và Sổ, thẻ chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào) kế toán thực hiện thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực thông tin đã được nhập trong kỳ.
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy vi tính.
(Nguồn : Phịng tài chính – kế tốn)
Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày.
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
PHẦN MỀM KẾ TỐN
+ Báo cáo tài chính
+ Báo cáo kế tốn quản trị SỔ KẾ TOÁN:
+ Sổ tổng hợp + Sổ chi tiết
Đối chiếu, kiểm tra.
a) Các chính sách kế tốn được áp dụng tại Công ty như sau:
Kế tốn áp dụng tại cơng ty tn thủ theo Luật kế toán và các Chuẩn mực kế tốn Việt Nam.
Chế độ kế tốn mà cơng ty đang áp dụng: Thơng tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016
Hình thức kế tốn: Nhật ký chung.
Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định là theo nguyên giá.
Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: Tài sản cố định được khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Niên độ kế toán: từ 01/01 đến 31/12 năm dương lịch. Đơn vị tiền tệ được sử dụng: Việt Nam đồng (VNĐ).
Áp dụng theo chế độ kế tốn hiện hành ở Việt Nam, báo cáo tài chính của Cơng ty bao gồm:
Bảng Cân đối kế toán - Mẫu số B01-DNN
Bảng Cân đối số phát sinh các tài khoản - Mẫu số F01-DNN Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh - Mẫu số B02-DNN Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp - Mẫu số B03-DNN Bản Thuyết minh báo cáo tài chính - Mẫu số B09-DNN Tất cả các báo cáo này do các nhân viên trong Phịng tài chính – kế tốn hỗ trợ cho kế tốn tổng hợp lập. Sau khi lập xong sẽ được Kế toán trưởng rà soát và xem xét đã lập đúng theo quy định và chuẩn mực quy định hay không. Tất cả các báo cáo này đều được lập theo đúng quy định về cách thức, biểu mẫu, thời gian, số lượng.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp vè sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Biểu số 2.2: Giao diện ban đầu phần mềm kế tốn Foxman sử dụng tại cơng ty
2.2. Thực trạng kế tốn doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh thực trạng về cơng tác kế tốn tại Cơng ty TNHH Dịch Vụ Phát doanh thực trạng về cơng tác kế tốn tại Cơng ty TNHH Dịch Vụ Phát Triển Quốc Tế CHC JAPAN
2.2.1 Kế toán doanh thu cung cấp dịch vụ
Dịch vụ hỗ trợ làm báo cáo thuế và dịch vụ tư vấn quản lý là hoạt động chủ yếu, tạo ra nguồn doanh thu với tỷ trọng lớn nhất cho công ty.
Nếu trong hợp đồng ghi rõ thanh tốn tồn bộ 1 lần khi dịch vụ hồn thành thì ghi nhận doanh thu và xuất hóa đơn khi Cơng ty đã hồn thành dịch vụ tư vấn quản lý cho khách hàng
Nếu hợp đồng ghi rõ thanh toán làm nhiều đợt đến khi dịch vụ hồn thành thì sẽ xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu theo từng lần.
Chứng từ sử dụng gồm có: Phiếu thu. Hợp đồng kinh tế. Hóa đơn giá trị gia tăng.
Tài khoản sử dụng : TK 111. TK 112. TK 131- chi tiết cho từng khách hàng. TK 5113- chi tiết từng hoạt động dịch vụ. TK 3331- Thuế GTGT đầu ra. Khi phát sinh doanh thu. trong cả trường hợp thanh tốn tồn bộ 1 lần khi dịch vụ hoàn thành và trường hợp thanh toán làm nhiều đợt đến khi dịch vụ hồn thành kế tốn đều hạch tốn thơng qua tài khoản trung gian là TK 131 được mở chi tiết cho từng khách hàng. Căn cứ để nhập số liệu là hóa đơn GTGT và phiếu thu sau khi đã đối chiếu với hợp đồng kinh tế. Hoá đơn giá trị gia tăng được lập làm 3 liên:
Liên 1: lưu
Liên 2: giao khách hàng Liên 3: nội bộ
Quy trình kế tốn doanh thu:
Để phản ánh nghiệp vụ cung cấp dịch vụ, phịng kế tốn dựa vào hợp đồng kinh tế căn cứ để ghi hoá đơn
Sau khi nhận hoá đơn kế toán định khoản
Nợ TK 131: 46.200.000
(cơng ty TNHH Hirosima Metal Work VN) Có TK 5113: 42.000.000
Có TK 3331: 4.200.000 Quy trình nhập liệu vào phần mền:
Trên màn hình nhập liệu chọn Tổng hợp, chọn tiếp chứng từ kế tốn khác Số chứng từ: 0000893
Ngày: 29/03/2019 Mã ơng bà: KCTL
Tên Ơng bà: Cơng ty TNHH Hirosima Metal Work Việt Nam
Địa chỉ: KCN Yên Phong, xã Long Châu, huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh Diến giải: Cung cấp dịch vụ hỗ trợ hoạt động sản xuất kinh doanh từ tháng 01/2019 đến tháng 06/2019
TK nợ: 131KCTL TK có : 511
Mã đối tượng ấn Tab hiện thị KCTL, Ấn Tab hiện công ty TNHH Hirosima Metal Work Việt Nam
Số tiền: 46.200.000 Ấn tiếp Ctrl+A để kế thuế gtgt trên ô : Ngày HĐ: 19/03/2019
Số serial: 01AA/11P Số HĐ: 0000893
Tiền trước thuế VND: 42.000.000 %VAT: 10%
Tiền VAT: 4.200.000 TK Nợ: 131KCTL
TK Có: 3331
ấn Tab để hiện mã đối tượng và tên đối tượng như ở trên ấn nhận và thoát
Đến Ngày 31/12/2019 kế toán căn cứ vào hợp đồng kinh tế và hố đơn GTGT viết phiếu thu:
Quy trình nhập liệu trên phần mền như sau:
từ màn hình nhập liệu vào Vốn bằng tiền chọn tiếp Phiếu thu: Loại phiếu thu: 5
Mã khách bỏ qua ấn Tab điền : Phan Mai Anh ấn tab ngày ht: 29/03/2019 Địa chỉ: Phịng kế tốn ấn tab điền ngày lập pt 29/03/2019
Ng. nộp tiền: Hồng Thị Yến
Lý Do nộp: phí hỗ trợ hoạt động sản xuất kinh doanh từ tháng 01/2019 đến tháng 06/2019
ấn Tab điền TK có 112 ấn tab điền TK có 131 Tên TK: Phải thu khách Hàng
Ps có: 46.200.000
Diễn giải: Thu tiền phí dịch vụ hỗ trợ hoạt động sản xuất kinh doanh từ tháng 01/2019 đến tháng 06/2019
ấn thoát chọn Ok
Từ số liệu trên, số liệu sẽ tự động chuyển vào sổ nhật ký chung phản ánh nghiệp vụ thu tiền thanh tốn phí dịch vụ hỗ trợ hoạt động sản xuất kinh doanh
Sau đó máy sẽ tự động chuyển số liệu sang các sổ chi tiết và sổ cái TK131,112.
Để xem sổ sách ta vào nhật ký chung.sau đúp chọn báo cáo kế toán ,chọn tháng , rồi chọn sụ cái. sổ chi tiết tài khoản 511- doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ.
Cuối tháng. kế toán thực hiện kết chuyển trên phần mềm kế toán TK 511 sang TK 911 để xác định kết quả cung cấp dịch vụ trong kỳ. Số liệu này sẽ được phản ánh trên sổ cái TK 511,911 và Báo cáo kết quả kinh doanh
Màn hình xem sổ sách báo cáo:
2.2.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu.
Vì hoạt động kinh doanh dịch vụ có những đặc thù riêng biệt như định trị giá cung cấp dịch vụ có tính chất mềm dẻo, dễ điều chỉnh và tùy thuộc vào mỗi dịch vụ. Cho nên trong cơng ty khơng có các khoản giảm trừ doanh thu.
Do vậy, doanh thu thuần từ hoạt động cung cấp dịch vụ chính là doanh thu của hoạt động đó mà khơng phải trừ đi bất cứ khoản mục nào.
2.2.3 Kế tốn Cơng nợ phải thu:
Kế toán sử dụng tài khoản 131 để phản ánh công nợ phải thu của khách hàng.Tài khoản này được mở chi tiết cho từng khách hàng của công ty để tiện theo dõi các khoản phải thu từ các khách hàng, đồng thời là các khoản khách hàng ứng tiền trước…
Bút tốn hạch tốn cơng nợ phải thu kèm theo bút toán hạch toán doanh thu bán chịu cũng như hạch toán doanh thu đã thu được tiền để tránh hiện tượng trùng nghiệp vụ khi nhập vào phần mềm kế toán.
Trường hợp khách hàng đặt trước tiền hàng, khoản này sẽ được cập nhật qua phiếu thu(nếu bằng tiền mặt) hoặc giấy báo có( nếu bằng tiền gửi ngân hàng).
Bút tốn:
Nợ TK 111. 112 Số tiền đặt trước Có TK 131
( Chi tiết cho từng khách hàng)
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT, kế tốn nhập số liệu vào máy:
Từ màn hình chọn menu: Vào nhật ký chung. chọn ghi sổ nhật ký chung .sau đúp chọn màn hình cập nhật định khoản, chọn bút tốn định khoản,nhập số liệu và nhập vào ô nợ TK131 chi tiết cho từng khách hàng và ơ có các tài khoản đối ứng,sau đó chọn nút ghi.
Khi khách hàng thanh tốn tiền hàng cho cơng ty, căn cứ vào phiếu thu hoặc giấy báo Có của ngân hàng, từ những sổ liệu trên máy sẽ tự động chuyển tíi sổ cái và sổ chi tiết TK 131
Biểu 2.4: Sổ cái tài khoản 131