2.1. Tổng quan tình hình và ảnh hưởng của nhân tố mơi trường đến kế tốn bán hàng
2.1.2. Ảnh hưởng của nhân tố mơi trường đến kế tốn bán máy tính và linh kiện tạ
cơng ty TNHH Anh Tuấn.
2.1.2.1. Mơi trường bên ngồi.
Hiện nay Việt Nam với chính sách “mở cửa” nền kinh tế, đa phương hóa, đa dạng hóa các quan hệ đối ngoại, hội nhập với nền kinh tế thế giới và các nước trong khu vực, việc xây dựng và phát triển môi trường pháp lý cho hoạt động kế toán trở nên quan trọng và là vấn đề cấp thiết. Các văn bản pháp quy về kế toán được sửa đồi, bổ
sung nhằm tạo cơ sở vững chắc cho các hoạt động kế tốn, tài chính phát triển. Việc sửa đổi đó ln ảnh hưởng tới cơng tác kế tốn tại các doanh nghiệp trong đó Cơng ty Anh Tuấn khơng ngoại lệ. Thêm nữa là có những vấn đề khơng thống nhất giữa chế độ kế tốn và chuẩn mực điều này gây sự khó khăn khơng nhỏ tới cơng tác kế tốn của doanh nghiệp, chẳng hạn nghiệp vụ tiêu dùng nội bộ, theo chuẩn mực số 14- Doanh thu và thu nhập khác, đoạn 10: Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn (5) điều kiện; theo quyết định 48, doanh thu bán hàng nội bộ, trong phần phương pháp hạch toán đã nêu ra cách xử lý như sau: trường hợp xuất dùng hàng hóa tiêu dùng nội bộ, kế tốn phản ánh doanh thu bán hàng nội bộ, bằng cách ghi tăng chi phí sản xuất kinh doanh dở dang hoặc chi phí quản lý kinh doanh( TK 154, 642…)và ghi tăng doanh thu khác( TK 5118); ở đây trong nghiệp vụ tiêu thụ nội bộ, doanh nghiệp khơng chuyển giao hàng hóa và vẫn cịn nắm giữ quyền kiểm soát. Như vậy, nghiệp vụ này không thoả mãn các điều kiện ghi nhận doanh thu ghi nhận doanh thu của chuẩn mực số 14, tuy nhiên quyết định 48 đã xử lý ghi nhận doanh thu cho nghiệp vụ này. Như vậy giữa chuẩn mực và chế độ kế tốn đã khơng có sự thống nhất trong vấn đề ghi nhận doanh thu đối với nghiệp vụ tiêu thụ nội bộ. Nhìn chung hệ thống luật pháp của nước ta đối với mảng kế tốn vẫn chưa hồn chỉnh. Nhiều điều luật đưa ra rồi lại sửa đổi rất rắc rối và gây khó khăn cho người thi hành.
Nước ta theo chủ nghĩa xã hội nên hệ thống chính trị tương đối ổn định khơng có bạo loạn khủng bố, nhân tố này tạo điều kiện cho các doanh nghiệp tham gia đầu tư, phát triển mạng lưới kinh doanh. Từ đó cơng tác kế tốn tại đơn vị nói chung và cơng tác kế tốn bán hàng nói riêng cũng được ổn định, khơng bị ảnh hưởng nhiều bởi tác động chính trị.
Kỹ thuật - Công nghệ nước ta đang trên đà phát triển, trong đó có mặt của ngành cơng nghệ thơng tin và đi sâu vào là những phần mềm kế toán ra đời ngày càng nhiều giúp cho các đơn vị kinh doanh có nhiều cơ hội để lựa chọn những phần mềm ưu việt đáp ứng được u cầu quản lý. Từ đó cơng tác kế tốn nói chung hay kế tốn bán hàng nói riêng giảm đáng kể các thao tác thủ cơng khó nhọc của kế tốn và người quản lý, thao tác nhanh hơn và tiết kiệm được thời gian cơng sức, tiện ích và đảm bảo hiệu quả đem lại nhiều lợi ích, giá trị hơn cho bản thân doanh nghiệp.
2.1.2.2. Môi trường bên trong.
Mức độ phức tạp các chuẩn mực của Viêt Nam. Trong cơng tác kế tốn, việc vận dụng chuẩn mực, chế độ kế tốn phải ln cân nhắc mối quan hệ giữa chi phí bỏ ra với lợi ích đạt được. Ở góc độ vi mơ, mối quan hệ này liên quan đến trình độ của kế tốn viên, tại đơn vị bộ máy kế toán là những nhân viên nữ trẻ với trình độ chun mơn cịn có những hạn chế và kinh nghiệm thực tiễn chưa nhiều nên việc thực hiện công việc cơng tác kế tốn bán hàng nói riêng vẫn chưa được tốt.
Loại hình cơng ty Anh Tuấn là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do vậy mọi quyền hành thuộc Giám đốc nắm giữ tồn quyền chỉ đạo mọi phần hành. Và cơng tác kế tốn cũng khơng nằm ngồi phần chi phối của Giám đốc nên thực tế các kế tốn viên khi thực hiện cơng việc dưới sự chỉ đạo đó sẽ khơng tránh khỏi sai sót so với quy định.
Quy mơ của cơng ty Anh tuấn thuộc doanh nghiệp nhỏ và vừa vì vậy tình hình tài chính phục vụ cho việc trang bị thiết bị, cơng nghệ cho cơng tác kế tốn có những eo hep, tuy nhiên giá cả của các phần mềm hiện nay khơng q cao vì vậy tại cơng ty cơng tác kế tốn được trang bị phần mềm phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình từ đó mà kế tốn bán hàng tại đơn vị sẽ được đảm hơn về nhiều mặt trong việc hạch toán, ghi chép, cung cấp số liệu, thông tin…
Kênh phân phối của công ty chỉ là bán lẻ, công việc nhập dữ liệu bán hàng vào phần mềm khá nhỏ nhặt nên làm tăng khối lượng cơng việc của cơng tác kế tốn bán hàng.
2.2. Thực trạng kế tốn bán máy tính và linh kiện tại công ty TNHH Anh Tuấn.
2.2.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng tại công ty.
Đặc điểm về sản phẩm hàng bán:
Sản phẩm kinh doanh của cơng ty thuộc nhóm các sản phẩm cơng nghệ, lượng hàng hóa tồn kho ít, giá bán đơn vị sản phẩm cao so với mức thu nhập của dân cư. giá
bán của công ty được xác định căn cứ vào giá trị mua vào, chi phí bán hàng, giá cả thị trường và mối quan hệ của công ty với từng khách hàng. Vì vậy phịng kế tốn phải có trách nhiệm kiểm tra, giám sát kịp thời kể cả về số lượng và giá trị hàng hóa sau mỗi lần nhập, xuất hàng hóa.
Hiện nay các hàng hố của Cơng ty được tiêu thụ: bán cho cá nhân người
sử dụng, lắp đặt cho các dự án tại truờng học, bệnh viện, cơ quan nhà nước…với mục đích sử dụng vì vậy phương thức bán hàng của công ty chỉ duy nhất là bán lẻ máy tính và linh kiện.
Phương thức thanh toán: thanh toán ngay và thanh toán chậm trả. Về chính sách bán hàng tại cơng ty:
- Khuyến mại: Khi mua một máy tính sẽ kèm theo sản phẩm nào đó (theo dịp). - Chính sách thu tiền: là các biện pháp áp dụng để thu hồi những khoản nợ mua hàng quá hạn, những biện pháp đó bao gồm: gửi thư, gọi điện thoại, cử người đến gặp trực tiếp….
Hiện nay công ty định giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ (tháng). Việc tính giá vốn được phần mềm tự động tính tốn và cập nhật giá vốn một cách chính xác.
Giá bán máy và linh kiện của công ty được định giá:
Căn cứ vào giá vốn, chi phí liên quan đến bán hàng: chi phí thuế cửa hàng, chi phí lương, phí văn phịng phẩm, điện nước, chi phí thiết bị bán hàng…
Thời điểm ghi nhận doanh thu:
Theo VAS 14, đoạn 10: Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn tất cả năm (5) điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.
- Doanh nghiệp khơng cịn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm sốt hàng hóa
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng - Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
2.2.2. Kế tốn nghiệp vụ bán hàng tại cơng ty.
2.2.2.1. Chứng từ kế toán sử dụng.
- Hoá đơn giá trị gia tăng - Phiếu xuất kho bán hàng - Phiếu thu
- Chứng từ ngân hàng
- Các chứng từ khác có liên quan đến nghiệp vụ
2.2.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng
Tài khoản kế toán sử dụng chủ yếu sử dụng là: TK 131, TK 5111, TK 632, TK 156, TK 33311, TK 111( 111A, 111B), TK 112( 112A, 112B),…
2.2.2.3. Trình tự hạch tốn.
Tại Cơng ty chỉ đơn thuần có phương thức bán lẻ hàng hố:
Đặc điểm của phần mềm Weekend Accounting cơng ty đang áp dụng:
Bán hàng chỉ với số liệu được cập nhật ở phân hệ:
Hàng hóa – Hóa đơn bán hàng: Bán hàng cơng nợ.
Hàng hóa – Hóa đơn bán hàng, Tiền – Phiếu Thu: Bán hàng thu bằng tiền mặt. Hàng hóa – Hóa đơn bán hàng, Tiền – Báo có: Bán hàng thu bằng tiền gửi
ngân hàng.
Ngoài kết quả bút toán doanh thu trên các sổ được cập nhật. Bút tốn phản ánh giá vốn cũng được cập nhật vì phần mềm có chương trình cập nhật giá vốn. Chính vì vậy kế tốn khơng sử dụng phân hệ Hàng hóa – Phiếu xuất kho để có nguồn căn cứ từ chứng từ đó phản ánh giá vốn.
Đối tượng khách hàng có u cầu viết hố đơn GTGT
Sau khi có thơng tin đặt hàng từ các trường học, phịng giáo dục ở huyện(Trực Ninh, Gia Bình, Phú Lương Thái Nguyên…), Sở nội vụ Tỉnh Nam Định, Phịng Game net hộ gia đình, bệnh viện phụ sản Nam Định… phịng kinh doanh xác nhận lại thông tin và chuyển tới phịng kế tốn. Thơng qua dữ liệu trên phần mềm weekend accounting kế toán biết được số lượng hàng tồn kho tại thời điểm đó và làm căn cứ lập Hóa đơn GTGT, và được lập thành 3 liên. Liên 1: Lưu, Liên 2: Gửi cho khách hàng, Liên 3: chuyển bộ phận liên quan. Căn cứ những thơng tin trên hố đơn GTGT (Phụ lục 3), kế toán vào phân hệ Hàng Hố – Hóa đơn bán hàng, chọn Thêm xuất hiện hộp thoại Thêm mới chứng từ để nhập đầy đủ những dữ liệu trong các mục như: mục
Vật tư, mục Hóa đơn GTGT, mục Bút tốn . Hồn tất nhập liệu kế tốn chọn Chấp nhận. Kế toán sẽ in Phiếu xuất kho bán hàng về số hàng bán (Phụ lục 4) và đưa cho
các bộ phận liên quan ký vào cả phiếu xuất kho bán hàng và hoá đơn GTGT.
Với những trường hợp bán hàng thu tiền ngay bằng tiền mặt, kế tốn nhập
phần mềm:
Phân hệ Tiền – Phiếu thu, chọn Thêm và phản ánh các mục như: Ngày, số của phiếu thu, Đối tượng, Ông bà, Địa chỉ, Diễn giải, bút toán và số tiền, chứng từ kèm theo. Rồi Lưu . Kế toán in Phiếu Thu (phụ lục 5 ), chuyển ký tên.
Trường hợp khách hàng thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, sau khi nhận được giấy báo của ngân hàng, kế toán vào phân hệ Tiền – Báo có, chọn Thêm và phản ánh các mục như: Ngày, số của giấy báo có theo thứ tự cơng ty nhận được (phần mềm tự lập trình tuần tự tăng dần), Đối tượng, Ơng bà, Địa chỉ, Diễn giải, bút toán và số tiền, chứng từ kèm theo. Rồi Lưu .
Minh họa:
Bán hàng cơng nợ:
Nghiệp vụ bán hàng hóa đơn 00017434 ngày 25/02/2013 (Phụ lục 6), khách hàng là Công ty TNHH Một Thành Viên Cấp Thoát Nước NĐ, người đại diện mua Anh Trung. Bán Máy tính nguyên chiếc (đồng bộ) Dell 620MT I3 - 2120/2GB/500G, số lượng 01, đơn giá 8.900.000 (chưa VAT), VAT 10%, bảo hành 12 tháng. Khách hàng chưa thanh toán tiền hàng.
Kế toán sẽ nhập vào phần mềm:
- Phân hệ Hàng hóa – Hóa đơn bán hàng, thêm/ Hộp thoại thêm mới chứng
từ điền đầy đủ thông tin:
Ngày: 25/02/2013 và số hóa đơn: 00017434 Thơng tin về khách hàng:
Đối tượng: L000017 (vì đã được khai báo trong Danh mục đối tượng khách hàng). Ông bà: Anh Trung.
Địa chỉ: Cơng ty TNHH Một Thành Viên Cấp Thốt Nước NĐ. Diễn giải: xuất bán.
Mã nhập xuất (Đã được khai báo)
Tài khoản nợ: được tự động (131).
Mục Vật tư: MAYBO0012 (thuộc Danh mục nhóm vật tư).
Tên vật tư: Máy tính nguyên chiếc (đồng bộ) Dell 620MT I3 - 2120/2GB/500G được tự động sau khi khai báo Vật tư.
Đơn vị tính, Tk có( 5111), Kho: tự động. Số lượng: 1.
Đơn giá: 8.900.000. Thành tiền: tự động. Bảo hành: 12 tháng. Thuế GTGT (%): 10.
Tiền thuế, Tk nợ VAT, Tk có( 33311): tự động sau khi điền thuế suất VAT. Tiền hàng: 8.900.000, Tổng tiền: 9.790.000: tự động.
Nhập liệu kết thúc, chọn Chấp nhận . Kế toán in Phiếu xuất kho bán hàng và chuyển bộ phận liên quan ký (phụ lục 7).
Phần mềm sẽ tự động ghi các sổ có liên quan: Sổ Nhật ký chung (phụ lục 17), sổ cái TK 131 (phụ lục 18), sổ cái TK 5111 (phụ lục 19), sổ sái TK 3331 (phụ lục 20), sổ cái TK 632 (phụ lục 21), sổ cái TK 156 (phụ lục 22), sổ chi tiết thanh toán (Phụ lục 26), sổ Chi tiết doanh thu bán hàng (Phụ lục 27), Sổ chi tiết thuế GTGT đầu ra (Phụ lục 28), Sổ chi tiết TK 632 (Phụ lục 29d), Sổ chi tiết TK 156 (Phụ lục 30d).
Bán hàng thu bằng tiền mặt:
Hóa đơn số 00016769 ngày 08/01/2013 (Phụ lục 8). Khách hàng là UBND xã Trực Thuận người đại diện mua Chú Trần Văn Phương. Bán Modem TP link TD- W895ND, số lượng 01, đơn giá 750.000 (chưa VAT), VAT 10%. Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt (Phiếu thu số 014592).
Kế toán sẽ nhập vào phần mềm:
Phân hệ Hàng hóa – Hóa đơn bán hàng, thêm/ Hộp thoại thêm mới
chứng từ điền đầy đủ thông tin:
Ngày: 08/01/2013 và số hóa đơn: 00016769 Thơng tin về khách hàng:
Đối tượng: K14 (vì đã được khai báo trong Danh mục đối tượng khách hàng). Ông bà: Chú Trần Văn Phương
Địa chỉ: Trực Thuận Diễn giải: xuất bán.
Mã nhập xuất: 111B
Tài khoản nợ: được tự động (1111).
Mục Vật tư: MODEM 027 (thuộc Danh mục nhóm vật tư).
Tên vật tư: Modem TP link TD-W895ND được tự động sau khi khai báo Vật tư. Đơn vị tính, Tk có ( 5111), Kho: tự động.
Số lượng: 1.
Đơn giá: 750.000. Thành tiền: tự động. Thuế GTGT (%): 10.
Tiền thuế, Tk nợ VAT, Tk có( 33311): tự động sau khi điền thuế suất VAT. Tiền hàng: 750.000, Tổng tiền: 825.000: tự động.
chọn Chấp nhận. Kế toán in Phiếu xuất kho bán hàng, chuyển ký (Phụ lục 9). Phân hệ Tiền – Phiếu thu và phản ánh các mục:
Ngày: 08/01/2013. Số: 014592
Đối tượng: K14 Ông bà: Chú Trần Văn Phương Địa chỉ: UBND xã Trực Thuận.
Phát sinh Nợ TK 1111: 825.000
Có TK 5111: 750.000 Có TK 33311: 75.000
Kèm theo: 01 chứng từ gốc. Rồi Lưu . Kế toán in Phiếu Thu (phụ lục 10), chuyển ký tên.
Phần mềm sẽ tự động ghi các sổ có liên quan: Sổ Nhật ký chung (phụ lục 17), sổ cái TK 5111 (phụ lục 19), sổ sái TK 3331 (phụ lục 20), sổ cái TK 632 (phụ lục 21), sổ cái TK 156 (phụ lục 22), sổ cái TK 1111 (phụ lục 23), Sổ chi tiết doanh thu hàng bán (phụ lục 27), Sổ chi tiết thuế GTGT đầu ra (Phụ lục 28), Sổ chi tiết TK 632 (Phụ lục 29a), Sổ chi tiết TK 156 (Phụ lục 30a), Sổ chi tiết TK 1111 (phụ lục 31), Sổ quỹ tiền mặt (phụ lục 34), Nhật ký thu tiền (Phụ lục 36).
Bán hàng thu bằng tiền gửi ngân hàng:
Ngày 30/03/2013 nhận được giấy báo có của ngân hàng về khoản tiền CN VIETTEL BN - tập đoàn viễn thơng qn đội thanh tốn tiền hàng. Số tiền: 7 210 500.000 đồng.
Phân hệ Tiền – Báo có, xuất hiện hộp thoại Báo có ngân hàng, chọn Thêm rồi cập nhật thông tin:
Ngày: 30/03/2013.
Đối tượng: 001 (tên công ty đã được khai báo Danh mục đối tượng). Ông bà, Địa chỉ: tự động.
Diễn giải: Thu nợ.
Phát sinh Nợ Tk 1121: 7 210 500.000 Đối tượng: tự động. Có Tk 131: 7 210 500.000 Diễn giải: tự động. Kèm theo 01 chứng từ gốc.
Lưu.
Kết thúc, phần mềm sẽ tự động ghi các sổ có liên quan: Sổ Nhật ký chung (Phụ luc 17), sổ cái TK 131(Phụ lục 18), Sổ cái TK 1121 (Phụ lục 24), Sổ chi tiết 131(Phụ luc 26), sổ chi tiết tài khoản 1121(Phụ lục 32), Sổ tiền gửi (phụ lục 35).
Khuyến mại: Với những mặt hàng đang trong chương trình được hưởng khuyến mại của cơng ty thì trên hóa đơn GTGT kế toán thể hiện:
+ Đối với hàng bán: Ghi đầy đủ số lượng, đơn giá và thành tiền.
+ Đối với hàng khuyến mại: Ghi đầy đủ số lượng và ghi rõ hàng khuyến mại khơng thu tiền.
Từ hóa đơn kế tốn vào Phân hệ Hàng hóa – Hóa đơn bán hàng, phản ánh như đối với nghiệp vụ bán hàng thông thường, chỉ khác trong mục đơn giá và thành tiền của mặt hàng khuyến mại thì bỏ trống.
Đối với bút toán định khoản được phản ánh trên các sổ chỉ có: Phản ánh doanh thu của hàng bán.