5. Kết cấu của khúa luận tốt nghiệp
2.2 Thực trạng kế toỏn bỏn mặt hàng camera tại cụng ty TNHH giải phỏp viễn
thụng cụng nghệ số SOHO
2.2.1. Đặc điểm tổ chức cụng tỏc kế toỏn và đặc điểm nghiệp vụ bỏn hàng tạicụng ty TNHH giải phỏp viễn thụng cụng nghệ số SOHO cụng ty TNHH giải phỏp viễn thụng cụng nghệ số SOHO
2.2.1.1. Đặc điểm tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại cụng ty TNHH giải phỏp viễn thụngcụng nghệ số SOHO cụng nghệ số SOHO
Tổ chức bộ mỏy kế toỏn tại cụng ty: Phũng tài chớnh - kế toỏn Cụng ty TNHH
giải phỏp viễn thụng cụng nghệ số SOHO gồm 4 người, được tổ chức theo mụ hỡnh kế toỏn tập trung.
Sơ đồ bộ mỏy kế toỏn tại cụng ty Soho: Phụ lục 2.0
- Kế toỏn trưởng: Là người chịu trỏch nhiệm trước giỏm đốc về cỏc cụng việc kế toỏn. Kế toỏn trưởng hướng dẫn chỉ đạo cỏc cỏn bộ, nhõn viờn của phũng mỡnh thực hiện tốt nhiệm vụ được giao đồng thời kế toỏn trưởng cũng kiờm nhiệm nhiệm vụ kế toỏn tổng hợp là lập bỏo cỏo chi tiết, bỏo cỏo tổng hợp, bỏo cỏo tài chớnh.
Kế toỏn cụng nợ , thuế: Chịu trỏch nhiệm về cỏc khoản nợ của cụng ty với cỏc nhà cung cấp và cỏc khoản khỏch hàng cũn nợ cụng ty và việc thanh toỏn tiền hàng
với khỏch hàng, đặc biệt là với khỏch hàng lẻ, kế toỏn thanh toỏn cũn chịu trỏch nhiệm trong phần thu chi cỏc khoản tiền phỏt sinh trong hoạt động của cụng ty. Ngoài ra kế toỏn cũn phải chịu trỏch nhiệm về cỏc khoản thuế của cụng ty đối với cơ quan thuế.
Kế toỏn ngõn hàng , thủ quỹ: Quản lý tiền mặt, thu tiền, thanh toỏn chi trả cho cỏc đối tuợng theo chứng từ được duyệt. Hàng ngày vào sổ quỹ, lờn bỏo cỏo quỹ, kiểm tkờ số tiền thực tế phải khớp số dư trờn bỏo cỏo quỹ. Phải bồi thường khi thất thoỏt, theo dừi tiền gửi ngõn hàng cho kịp thời, chớnh xỏc.
Kế toỏn bỏn hàng, tiền lương: Theo dừi tỡnh hỡnh mua, bỏn , nhập, xuất cỏc mặt hàng của cụng ty, thường xuyờn kiểm tra đối chiếu với thủ kho để quản lý chặt chẽ số lượng cỏc mặt hàng trong kho. Kế toỏn phải chịu trỏch nhiệm về tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương của cỏn bộ cụng nhõn viờn, cú trỏch nhiệm lập bỏo cỏo tiền lương, bảng thanh toỏn lương cho từng bộ phận, của cụng ty.
Chớnh sỏch kế toỏn ỏp dụng:
Chế độ kế toỏn ỏp dụng: theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC
Kỳ kế toỏn năm (bắt đầu từ ngày 01/01/2011 kết thỳc vào ngày 31/12/2011
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toỏn : VNĐ
Hỡnh thức kế toỏn ỏp dụng : Nhật ký chung
Phương phỏp kế toỏn hàng tồn kho :
-Nguyờn tắc ghi nhận hàng tồn kho : Theo giỏ thực tế
-Phương phỏp tớnh giỏ trị hàng tồn kho cuối kỳ : Đớch danh
-Phương phỏp hạch toỏn hàng tồn kho : kờ khai thường xuyờn
Phương phỏp khấu hao tài sản cố định đang ỏp dụng: Khấu hao đường
thẳng
Phương phỏp tớnh thuế GTGT: phương phỏp khấu trừ
2.2.1.2. Đặc điểm nghiệp vụ bỏn hàng tại cụng ty SOHO
Cụng ty TNHH giải phỏp viễn thụng cụng nghệ số SOHO là một cụng ty chuyờn cung cấp cỏc thiết bị điện tử trong đú mặt hàng chủ yếu là thiết bị giỏm sỏt: camera.
Cỏc phương thức bỏn hàng tại cụng ty SOHO: Phương thức bỏn buụn và Phương
- Phương thức bỏn buụn: Cụng ty chủ yếu sử dụng phương thức bỏn buụn qua kho. Đõy là phương thức bỏn hàng ỏp dụng cho cỏc khỏch hàng là cỏc doanh nghiệp thương mại hay sản xuất mua với số lượng lớn. Theo phương thức bỏn buụn khỏch hàng cú thể được hưởng chiết khấu thương mại hay giảm giỏ tựy vào số lượng mua và chớnh sỏch của cụng ty. Sau khi ký hợp đồng với khỏch hàng, tựy điều khoản trong hợp đồng mà cụng ty sẽ xuất hàng tại kho giao cho khỏch hàng hoặc vận chuyển hàng từ kho cụng ty đến giao cho khỏch hàng tại địa điểm khỏch hàng yờu cầu. Chi phớ vận chuyển gửi hàng bỏn cú thể do bờn bỏn chịu hoặc cú thể do bờn mua chịu tựy theo hợp đồng kinh tế đó ký kết.
- Phương thức bỏn lẻ: Đõy là phương thức bỏn hàng ỏp dụng cho cỏc khỏch hàng mua lẻ với số lượng ớt để tiờu dựng mua hàng tại cụng ty. Khỏch hàng mua hàng theo hỡnh thức này sẽ khụng được hưởng chiết khấu thương mại hay giảm giỏ. Theo phương thức này khỏch hàng sẽ trực tiếp nhận hàng từ nhõn viờn bỏn hàng. Nghiệp vụ bỏn hàng hoàn thành trực diện với người mua và thường khụng cần lập chứng từ cho nghiệp vụ bỏn hàng. Nếu khỏch hàng cần húa đơn GTGT thỡ phũng kế toỏn cú trỏch nhiệm cung cấp húa đơn GTGT cho khỏch hàng.
Cỏc phương thức thanh toỏn tại cụng ty SOHO
- Phương thức thanh toỏn trả chậm: Đối với cỏc khỏch hàng thường xuyờn, mua hàng theo phương thức bỏn buụn cụng ty thường cho khỏch hàng nhận nợ trong một khoảng thời gian nhất định tựy thuộc vào mức độ tớn nhiệm đối với khỏch hàng và chớnh sỏch của cụng ty. Bờn cạnh đú sử dụng phương thức thanh toỏn trả chậm cũng là một trong những chớnh sỏch thu hỳt khỏch hàng của cụng ty.
- Phương thức thanh toỏn trực tiếp: Theo phương thức này khỏch hàng sau khi nhận hàng sẽ phải thanh toỏn ngay cho cụng ty bằng tiền mặt hay chuyển khoản. Khỏch hàng mua hàng theo phương thức bỏn lẻ sẽ phải thanh toỏn theo phương thức này. Khi khỏch hàng nhận hàng từ nhõn viờn bỏn hàng sẽ đồng thời tiến hành thanh toỏn bằng tiền mặt cho nhõn viờn.
2.2.2. Kế toỏn bỏn mặt hàng Camera tại cụng ty TNHH giải phỏp viễn thụngcụng nghệ số SOHO cụng nghệ số SOHO
2.2.2.1. Chứng từ ban đầu
Kế toỏn tiờu thụ sản phẩm tại Cụng ty đó sử dụng cỏc chứng từ chủ yếu sau:
- Hợp đồng kinh tế với khỏch hàng (Mẫu – Phụ lục số 2.1) - Phiếu xuất kho (MS 02-VT): (Phụ lục 2.2)
- Húa đơn GTGT (MS 01 GTGT-3LL): Gồm 3 liờn Liờn 1: Lưu tại quyển gốc (Phụ lục 2.3) Liờn 2: Giao cho khỏch hàng.
Liờn 3: Lưu tại phũng kế toỏn.
- Phiếu thu: (MS 01-TT) Khi khỏch hàng thanh toỏn tiền hàng, căn cứ vào số tiền trả kế toỏn viết phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 2 liờn: (Phụ lục số 2.4)
Liờn 1: Giao cho người nộp tiền. Liờn 2: Phũng kế toỏn thu. - Phiếu chi (MS 02-TT) (Phụ lục 2.5) - Giấy bỏo của ngõn hàng (sổ phụ).
Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ tại Cụng ty TNHH giải phỏp viễn thụng cụng
nghệ số SOHO theo quy định chung bao gồm 4 khõu: - Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toỏn
- Kế toỏn viờn, kế toỏn trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toỏn hoặc trỡnh Giỏm đốc doanh nghiệp ký duyệt; khi nhận chứng từ phải kiểm tra tớnh hợp lệ, hợp phỏp và hợp lý của chứng từ.
- Phõn loại, sắp xếp chứng từ kế toỏn, định khoản và ghi sổ kế toỏn;
- Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toỏn:Lưu trữ chứng từ và hủy chứng từ: chứng từ là căn cứ phỏp lý để ghi sổ đồng thời là tài liệu lịch sử của doanh nghiệp. Vỡ vậy, sau khi ghi số và kết thỳc kỳ hạch toỏn chứng từ được chuyển vào lưu trữ, bào đảm an toàn, khi hết hạn lưu trữ chứng từ được đem hủy, tựy thuộc vào mức độ quan trọng của chứng từ kế toỏn để quy định thời gian lưu trữ.
Đối với nghiệp vụ bỏn hàng: Sau khi xuất hiện nghiệp vụ bỏn hàng kế toỏn lập cỏc
chứng từ kế toỏn liờn quan như húa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu,.. Cỏc chứng từ này phải được kiểm tra tớnh hợp lệ hợp phỏp và được phờ duyệt của kế
toỏn trưởng hoặc giỏm đốc. Mỗi chứng từ cú thể gồm nhiều liờn và được chuyển cho bộ phận liờn quan để tiến hành định khoản và ghi vào cỏc sổ nhật ký chung, sổ cỏi cỏc Tk 511, 3331, 632, 156, 131,…, sổ chi tiết thanh toỏn, sổ thuế GTGT, sổ quỹ tiền mặt,… Sau khi ghi sổ cỏc chứng từ này sẽ được lưu trữ bảo.
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng
Đối với nghiệp vụ bỏn hàng, Cụng ty sử dụng những TK sau: - TK 511: Doanh thu bỏn hàng và cung cấp dịch vụ - TK 5211 – Chiết khấu thương mại
- TK 5212 – Hàng bỏn bị trả lại - TK 5213 – Giảm giỏ hàng bỏn - TK 156: Hàng hoỏ.
- TK 632: Giỏ vốn hàng bỏn.
Ngoài ra cụng ty cũn sử dụng cỏc tài khoản: TK 111, TK 112, TK 3331, TK 131, ….
2.2.2.3. Quy trỡnh hạch toỏn và ghi sổ kế toỏn
(1) Kế toỏn bỏn hàng húa
Theo hỡnh thức bỏn buụn.
Sau khi nhận được yờu cầu mua hàng của khỏch hàng, kế toỏn tiến hành kiểm tra hàng húa tồn kho. Khi lượng hàng húa tồn kho đỏp ứng đủ nhu cầu, cụng ty tiến hành ký hợp đồng với khỏch hàng. Sau đú, kế toỏn tiến hành lập Phiếu xuất kho. Phiếu này được lập thành hai bản. Một bản kho giữ làm cơ sở để theo dừi tỡnh hỡnh xuất hàng húa, một bản kế toỏn sử dụng để viết húa đơn GTGT. Húa đơn GTGT được lập thành 3 liờn trong đú liờn 2 giao cho khỏch hàng, cũn lại làm căn cứ để kế toỏn ghi sổ.
Kế toỏn hạch toỏn nghiệp vụ như sau: Nợ TK 111, 112, 131
Cú TK 511
Cú TK 333 (3331) Nợ TK 632
Do đõy là phương thức bỏn buụn nờn khỏch hàng thường khụng thanh toỏn ngay mà thanh toỏn chậm theo hợp đồng đó ký kết. Dựa vào húa đơn GTGT, phiếu xuất kho kế toỏn ghi sổ nhật ký chung rồi từ nhật ký chung vào sổ cỏi cỏc TK 511,131,3331,632,156. Húa đơn GTGT cũn làm căn cứ để kế toỏn ghi sổ chi tiết như: sổ thuế GTGT, sổ chi tiết thanh toỏn. Phiếu xuất kho là căn cứ để kế toỏn ghi sổ vật tư hàng húa
Theo hỡnh thức bỏn lẻ:
Khi xảy ra nghiệp vụ, nhõn viờn bỏn hàng lập HĐ bỏn lẻ cho khỏch hàng. Nhõn viờn bỏn hàng sẽ trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khỏch. Nếu khỏch hàng muốn lấy HĐ GTGT thỡ kế toỏn sẽ viết HĐ GTGT và giao cho khỏch hàng.
Hàng ngày khi nhận được bảng kờ bỏn lẻ hàng hoỏ của mậu dịch viờn, kế toỏn định khoản:
Nợ TK 111 - Tiền mặt (theo tổng giỏ thanh toỏn)
Cú TK 511 - Doanh thu (theo giỏ bỏn chưa thuế GTGT) Cú TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (tớnh trờn giỏ bỏn). Đồng thời xỏc định giỏ vốn hàng bỏn
Nợ 632 Cú 156
Kế toỏn lập phiếu thu, và phiếu xuất kho. Từ đú làm căn cứ ghi sổ nhật ký chung, từ nhật ký chung lờn sổ cỏi cỏc TK 1111, 511,3331, 632,156. Kế toỏn vào cỏc sổ chi tiết như: sổ quỹ tiền mặt, sổ thuế GTGT, sổ vật tư hàng húa.
Trường hợp mậu dịch viờn thực nộp nhỏ hơn doanh số ghi trờn bảng kờ bỏn lẻ hàng hoỏ thỡ mậu dịch viờn phải bồi thường, kế toỏn ghi
Nợ TK 111 - Tiền mặt (số tiền thực thu)
Nợ TK 1388 - Phải thu khỏc ( số tiền nộp thiếu)
Cú TK 511 - Doanh thu theo giỏ bỏn chưa thuế GTGT ghi trờn bảng kờ
Cú TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp ( tớnh trờn doanh số bỏn)
Trường hợp mậu dịch viờn nộp lớn hơn doanh số ghi trờn bảng kờ bỏn lẻ hàng hoỏ thỡ khoản thừa được hạch toỏn vào khoản thu nhập khỏc của doanh nghiệp, kế toỏn ghi
Nợ TK 111 - Tiền mặt theo số tiền thực tế mậu dịch viờn thực nộp Cú TK 5111 - Doanh thu theo giỏ bỏn chưa thuế GTGT Cú TK 3331 - Thuế GTGT
Cú TK 711 - Thu nhập khỏc (theo số tiền thừa).
Chiết khấu thanh toỏn: Để khuyến khớch khỏch hàng trả tiền sớm cụng ty đưa ra
hỡnh thức chiết khấu thanh toỏn đối với khỏch hàng trả tiền trước thời hạn thanh toỏn. Số tiền chiết khấu tựy thuộc vào số tiền nợ và số ngày thanh toỏn trước hạn cũng như cỏc quy định về chiết khấu thanh toỏn của cụng ty.
Theo quy định của cụng ty khỏch hàng thanh toỏn trước hạn sẽ phải thanh toỏn cả phần được chiết khấu thanh toỏn. Sau đú dựa trờn hợp đồng đó ký kết về thời hạn chiết khấu và chứng từ về việc thanh toỏn của khỏch hàng cụng ty tiến hành lập phiếu chi hoặc chuyển khoản số tiền được chiết khấu cho khỏch hàng. Từ chứng từ này kế toỏn ghi:
Nợ TK 635 Chi phớ tài chớnh
Cú TK 1111, TK 1121 (theo số tiền thực chiết khấu cho khỏch).
Từ chứng từ kế toỏn như phiếu chi, giấy bỏo nợ,.. kế toỏn vào sổ nhật ký chung, sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi,..Từ nhật ký chung vào sổ cỏi cỏc tài khoản liờn quan như 635, 1111,..
Chiết khấu thương mại
Trong một số trường hợp khỏch hàng quen hay mua với số lượng lớn, cụng ty sẽ ỏp dụng chiết khấu thương mại. Khoản chiết khấu thương mại này sẽ ghi trực tiếp trờn húa đơn GTGT.Vớ dụ Cụng ty đưa ra chớnh sỏch: Đơn hàng USB 4G từ 100 chiếc trở lờn sẽ được chiết khấu thương mại 1%. Khi bỏn hàng cú phỏt sinh chiết khấu thương mại kế toỏn ghi
Nợ TK 111, TK 112, TK 131
Nợ TK 5211: theo số chiết khấu cho khỏch hàng
Cú TK 511: Tổng doanh thu chưa trừ chiết khấu TM
Cú TK 3331: Thuế GTGT phải nộp tớnh trờn doanh thu đó trừ chiết khấu TM
Từ húa đơn GTGT hay phiếu thu kế toỏn vào sổ nhật ký chung, sổ quỹ tiền mặt , sổ chi tiết thanh toỏn với người mua, sổ thuế GTGT,..Từ nhật ký chung vào sổ cỏi cỏc tài khoản 131, 111, 5211,…
Trong kỳ cụng ty ớt phỏt sinh nghiệp vụ này nờn em xin phộp khụng đi sõu nghiệp vụ này.
Giảm giỏ hàng bỏn
Khi xỏc định khoản giảm giỏ hàng bỏn cho người mua về số lượng hàng đó bỏn ra do kộm chất lượng, phẩm chất, sai quy cỏch ghi trong hợp đồng thỡ kế toỏn lập húa đơn giảm giỏ hàng bỏn với nội dung “điều chỉnh giảm giỏ hàng bỏn theo HĐ …”. Kế toỏn ghi
Nợ TK 5213 - giảm giỏ hàng bỏn (theo giỏ bỏn chưa cú thuế GTGT) Nợ TK 3331 - Thuế GTGT (tớnh trờn trị giỏ hàng bị giảm giỏ)
Cú TK 111, TK 112, TK 131 (theo tổng giỏ thanh toỏn).
Căn cứ húa đơn giảm giỏ hàng bỏn (Phụ lục 2.6), phiếu chi, giấy bỏo cú,… kế toỏn ghi sổ nhật ký chung, từ nhật ký chung vào sổ cỏi cỏc TK 5213, 111, 112,.. và cỏc sổ chi tiết như sổ thuế GTGT, Sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết thanh toỏn với người mua,..
(2) Kế toỏn hàng bỏn bị trả lại
Khi cú cụng văn đề nghị trả lại hàng từ người mua, phũng kinh doanh sẽ tiến hành kiểm tra, xem xột lý do trả lại hàng của khỏch hàng. Nếu chấp nhận sẽ lập xỏc nhận hàng bỏn bị trả lại. Kế toỏn yờu cầu khỏch hàng lập húa đơn hàng bỏn bị trả lại giao cho cụng ty. Căn cứ húa đơn này kế toỏn lập phiếu chi hay chuyển khoản số tiền hàng bỏn bị trả lại đó bao gồm thuế cho khỏch hàng.
Khi cụng ty chấp nhận thanh toỏn với người mua hàng về số tiền của hàng bỏn bị trả lại, kế toỏn ghi
Nợ TK 5212 - Hàng bỏn bị trả lại (theo giỏ bỏn chưa cú thuế GTGT) Nợ TK 3331 - Thuế GTGT (tớnh trờn trị giỏ hàng bị giảm giỏ)
Cú TK 111, TK 112, TK 131 (theo tổng giỏ thanh toỏn).
Đồng thời, khi nhận lại số hàng húa bị trả lại, thủ kho kiểm tra và kế toỏn lập phiếu nhập kho hàng húa. Nếu hàng bỏn bị trả lại từ những lụ hàng đó xuất thời
gian trước, kế toỏn tiến hành nhập kho với giỏ là giỏ xuất tại thời điểm trước. Căn cứ vào cỏc chứng từ phỏt sinh, kế toỏn sẽ vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết TK 156
Nợ TK 156/ Cú TK 632
Nếu hàng bị trả lại chưa được chuyển về nhập kho thỡ kế toỏn ghi Nợ TK 157/ Cú 632
(3)Kế toỏn cụng nợ phải thu khỏch hàng
Đối với nợ phải thu khỏch hàng căn cứ vào húa đơn GTGT và cỏc chứng từ thanh toỏn kế toỏn vào sổ chi tiết TK 131 theo từng khỏch hàng và theo từng ngày.
Khi bỏn hàng, khỏch hàng chưa thanh toỏn tiền mua hàng, kế toỏn phản ỏnh vào sổ: ghi tăng khoản phải thu khỏch hàng (Nợ TK 131) vào nhật ký chung rồi vào sổ cỏi Tk 131 đồng thời ghi sổ chi tiết thanh toỏn với người mua (chi tiết cho từng khỏch hàng) (Phụ lục 2.7)
Khi khỏch hàng thanh toỏn tiền cũn nợ, kế toỏn ghi giảm cỏc khoản phải thu