1.2 .Lí luận cơ bản về kế tốn các khoản thanh toán với người lao động
3.2 Các đề xuất và hoàn thiện kế toán các khoản thanh toán với người lao động
tại Cơng ty TNHH kiểm tốn quốc tế Unistars
3.2.1. Về kế tốn thanh tốn với người lao động
Cơng ty phải xây dựng đồng bộ các quy chế nội bộ để khi triển khai cơng tác thanh tốn với LNĐ, các cơ quan chức năng và các đơn vị chủ dộng thực hiện, tránh vi phạm các quy định về công tác quản lý như: Quy định về quản lý lao động, quy chế về quản lý tài chính, quản lý vật tư thiết bị, quy chế về phân phối lương và thưởng..
Công ty theo dõi các khoản phải trả CNV trên TK 334. Với TK 334 này Công ty nên sử dụng 2 TK cấp 2:
TK 3341: Phải trả công nhân viên TK 3342: Phải trả lao động thuê ngoài.
Ngoài ra, đối với từng chỉ tiêu tập hợp vào TK này như (lương chính, các khoản phụ cấp, các khoản khác chưa được theo dõi trên các TK chi tiết). Do vậy công ty nên
mở các sổ chi tiết của các TK này để thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra khi cần thiết.
Cần quan tâm và hồn thiện hơn cơng tác khen thưởng, phụ cấp: hàng quý và cuối năm, công ty tiến hành tổng kết thi đua, hội đồng thi đua của công ty do giám đốc làm chủ tịch hội đồng xét duyệt khen thưởng những cá nhân, tập thể có đủ tiêu chuẩn. Khi tiến hành các hoạt động khen thưởng hay lỗi phạt các CBCNV vi phạm quy chế cần có những quy định cụ thể. Phải có những quyết định khen thưởng, xử phạt từ người cấp trên trực tiếp của nhân viên đó. Tránh tình trạng xử lý chủ quan, cảm tính, khơng có giấy tờ quyết định kèm theo. Cần căn cứ vào các loại giấy tờ như: Bảng chấm công, biên bản xử phạt, quyết định khen thưởng để hạch toán cụ thể.
Đối với các khoản phụ cấp công ty cần chú trọng hơn ngoài phụ cấp ăn trưa, phụ cấp xăng xe, phụ cấp điện thoại thì cần có thêm phụ cấp trách nhiệm.
Ngồi việc theo dõi chặt chẽ ngày công đi làm qua “bảng chấm công” công ty cần theo dõi thêm số giờ làm việc của mỗi lao động. Nếu 1 lao động làm việc khơng đủ số giờ theo quyết định thì thực hiện trừ cơng theo giờ và nếu NLĐ làm việc thêm giờ thì nên lập thêm chứng từ “Phiếu báo làm thêm giờ” cùng mức thường hợp lý để thực hiện việc trả lương đúng đắn và khuyến khích NLĐ tăng năng suất lao động.
3.2.2. Các đề xuất khác
Phối hợp hoạt động giữa kế toán thanh toán với người lao động, phịng hành chính nhân sự, để nắm bắt kịp thời được những tình huống phát sinh. Bộ phận hành chính chịu trách nhiệm kiểm sốt vấn đề lao động trong cơng ty, kế tốn thanh tốn với người lao động chịu trách nhiệm các vấn đề liên quan đến thu nhập của người lao động. Do đó 2 bộ phân này phải kết hợp chặt chẽ với nhau để giảm tối đa thời gian và công sức của người lao động khi gặp những trường hợp bất thường. Kịp thời hỗ trợ người lao động trong lúc khó khăn. Mặt khác trong bản thân bộ phận kế tốn cũng phải có sự hợp tác hỗ trợ lẫn nhau. Tuy nhiên khơng có nghĩa là thực hiện chồng chéo cơng việc. Các phần hành kế tốn cũng kết hợp chặt chẽ với nhau để đảm bảo các chứng từ, số liệu luân chuyển không bị sai lệch. Trừ những trường hợp cần thiết, các kế tốn viên khơng nên thực hiện công việc của nhau.
Trả lương hợp lý có tác dụng khuyến khích cơng nhân khơng ngừng tăng năng suất lao động, sử dụng đầy đủ và hợp lý thời gian lao động, nâng cao chất lượng sản xuất. Việc tăng lương thỏa đáng, chính sách đãi ngộ kịp thời có tác dụng khuyến khích cơng nhân khơng ngừng tăng năng suất lao động, sử dụng đầy đủ và hợp lý thời gian lao động, nâng cao hoạt động kinh doanh và còn gắn giúp người lao động sẽ gắn trách nhiệm hết mình vì Cơng ty.
Cơng ty nên coi trọng hơn nữa công tác tuyển dụng cán bộ quản lý, cán bộ nghiệp vụ và người lao động, khơng ngừng nâng cao trình độ tay nghề cho CBCNV tạo điều kiện cho họ có cơ hội học hỏi, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao trong thời gian ngắn nhất. Đặc biệt công ty nên tuyển dụng, đào tạo thêm kế toán phụ trách phần kế toán các khoản thanh tốn cho người lao động vì hiện tại lượng nhân viên phụ trách phần kế tốn tiền lương và BHXH cịn ít mà khối lượng cơng việc tương đối nhiều.