2.1.2.2 .Ảnh hưởng của môi trường bên trong
2.2 Thực trạng kế tốn bán hàng tại Cơng ty CP Giải Pháp Dịch Vụ Số
2.2.1 Đặc điểm và yêu cầu quản lý của nghiệp vụ bán hàng.
2.2.1.1 Đặc điểm của nghiệp vụ bán hàng
Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp, nó chính là q trình chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa từ tay người bán sang tay người mua để nhận quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền được đòi tiền ở người mua.
* Phương thức bán hàng
Hiện nay, công ty chủ yếu áp dụng hai phương thức bán hàng đó là + Phương thức bán bn hàng hóa qua kho:
Bán bn hàng hóa qua kho là phương thức bán bn hàng hóa mà trong đó hàng bán phải được xuất ra từ kho bảo quản của doanh nghiệp.
Đây là phương thức bán hàng chủ yếu của công ty. Ưu điểm của phương thức này là tiêu thụ được một khối lượng hàng hóa lớn, thu hồi vốn nhanh, tránh được tình trạng tồn đọng hàng hóa trong kho. Mặt khác, hình thức này giúp cơng ty mở rộng quan hệ hợp tác kinh doanh với nhiều bạn hàng nhờ đó có thể mở rộng thị trường tiêu thụ nhờ chính sách chiết khấu kèm theo. Vì vậy để thu hút khách hàng, cơng ty đã ln đưa ra chính sách bán bn với những mức giá phù hợp với giá cả thị trường. Đơn đặt hàng có thể được chuyển bằng Fax, điện thoại hoặc trực tiếp với nhân viên công ty.
Công ty thường bán buôn cho các khách hàng thường xuyên, quen thuộc trên cơ sở những hợp đồng kinh tế hoặc những đơn đặt hàng, căn cứ vào những hợp đồng đã ký để thực hiện trách nhiệm giao hàng theo đúng địa chỉ và thời gian ghi trên hợp đồng. Tùy theo thỏa thuận giữa hai bên mà chi phí vận chuyển có thể do cơng ty chịu hoặc khách hàng chịu.
+Phương thức bán lẻ thu tiền tập trung:
Phương thức này được thực hiện chủ yếu ở cửa hàng. Khách hàng thường là khách lẻ, mua với mục đích phục vụ tiêu dùng. Hiện nay cơng ty đang có kế hoạch mở rộng mạng lưới cửa hàng bán lẻ ra các khu vực khác trên địa bàn Hà Nội. Mạng lưới bán lẻ giúp cơng ty tìm hiểu, nghiên cứu nhu cầu của thị trường và đáp ứng tốt hơn yêu cầu của khách hàng.
- Hình thức bán hàng thu tiền tập trung: khi khách hàng có nhu cầu mua sản phẩm với tổng số tiền trên 20 triệu đồng thì cơng ty áp dụng hình thức bán hàng thu tiền tập trung. Theo hình thức này thì khách hàng và cơng ty sẽ ký kết hợp đồng, công ty thu tiền của khách và khách hàng sẽ đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên bán hàng giao.
- Hình thức bán hàng thu tiền trực tiếp: đối với những đơn hàng có giá trị nhỏ hơn 20 triệu đồng, cơng ty áp dụng hình thức bán hàng thu tiền trực tiếp, nghĩa là nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách hàng. Hết ca, hết ngày bán hàng, nhân viên bán hàng phải kiểm kê hàng hóa tồn quầy, xác định số lượng hàng đã bán trong ca, trong ngày để lập báo cáo bán hàng đồng thời lập giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ.
* Phương thức thanh tốn
Trong q trình tổ chức tiêu thụ hàng hóa, cơng ty đã áp dụng đa dạng phương thức thanh toán nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong việc thanh toán. Việc áp dụng nhiều hình thức thanh tốn tuy làm cho cơng tác kế tốn có phần phức tạp hơn trong q trình theo dõi nhưng bù lại đây là một trong những biện pháp nhằm thu hút thêm khách hàng đến với công ty. Hình thức thanh tốn mà cơng ty thường áp dụng đó là:
+ Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc séc đối với những khách hàng mua ít, khơng thường xun hoặc những khách hàng có nhu cầu thanh tốn ngay.
+ Thanh tốn bằng hình thức chuyển khoản: hình thức này được công ty áp dụng chủ yếu khi thực hiện hoạt động bán hàng với công ty mua hàng với giá trị lớn.
+ Người mua ứng tiền trước: phương thức này được cơng ty áp dụng cho các khách hàng có nhu cầu đặt hàng mua theo yêu cầu, mua một lúc với số lượng lớn mà công ty chưa đáp ứng được ngay tức thời.
+ Thanh toán theo phương thức chậm trả: phương thức này được áp dụng cho khách hàng có quan hệ thanh tốn thường xun, có uy tín và mối quan hệ tốt với cơng ty. Tuy bán hàng theo hình thức này cơng ty sẽ bị chiếm dụng vốn nhưng bù lại khách hàng phải chịu lãi suất cho việc trả chậm.
Chính sách bán hàng có liên quan
Cơng ty CP Giải Pháp Dịch Vụ Số có áp dụng nhiều chính sách bán hàng nhằm tạo điều kiện để thu hút khách hàng đến với cơng ty, như:
Chính sách chiết khấu thương mại: Được công ty áp dụng cho các khách hàng mua hàng với số lượng lớn. Khoản giảm giá có thể được công ty chiết khấu trên khối lượng từng đơn hàng mà khách hàng đã mua, cũng có thể giảm giá trên tổng khối lượng hàng lũy kế mà khách hàng đã mua trong một thời gian nhất định. Ngồi ra cơng ty cịn thực hiện chính sách chiết khấu thương mại cho những khách hàng phải mua nhiều lần mới đạt được lượng hàng mua được hưởng chiết khấu và khoản chiết khấu này được ghi giảm trừ vào giá bán trên hóa đơn GTGT. Khách hàng sẽ được hưởng chiết khấu thương mại từ 10% tới 30% tùy thuộc vào trị giá của lô hàng với mức giá trị từ 10 tới 50 triệu đồng, giá trị càng lớn thì khách hàng được hưởng chiết khấu thương mại càng cao.
Chính sách giảm giá hàng bán: Cơng ty thực hiện chính sách giảm giá cho người mua khi hàng giao cho khách hàng bị kém, mất phẩm chất, xảy ra hỏng hóc do nhà sản xuất hay không đúng yêu cầu mà khách hàng đưa ra theo đúng hợp đồng kinh tế đã ký kết với phía người mua.
Chính sách đối với hàng bán bị trả lại: Công ty chấp nhận nhận lại hàng đã bán khi hàng bị lỗi do phía sản xuất, do vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng, hàng hóa bị kém chất lượng, không đúng chủng loại và quy cách mà người mua đã ký kết với công ty.
2.2.1.2 Yêu cầu quản lý nghiệp vụ bán hàng tại Công ty CP Giải Pháp Dịch Vụ Số .
Cũng như các doanh nghiệp thương mại khác, quản lý nghiệp vụ bán hàng là một yêu cầu thực tế, xuất phát từ mục tiêu của công ty. Quản lý tốt khâu bán hàng giúp công ty đánh giá một cách chính xác nhất hiệu quả kinh doanh qua mỗi kỳ. Do đó, vấn
đề đặt ra cho phịng Tài chính – kế tốn nói riêng và tồn cơng ty nói chung trong việc quản lý nghiệp vụ bán hàng là:
+ Quản lý, giám sát về phương thức bán hàng, từng khách hàng, tình hình thanh tốn của khách hàng để có kế hoạch đơn đốc thanh tốn đúng hạn, tránh hiện tượng thất thốt, ứ đọng vốn. Cơng ty ln có kế hoạch nghiên cứu để lựa chọn phương thức bán đối với từng đơn vị, từng thị trường, từng khách hàng cụ thể nhằm đẩy nhanh việc tiêu thụ đồng thời là điều kiện để nghiên cứu thị trường, mở rộng quan hệ buôn bán.
+ Việc hạch tốn tiêu thụ ln được tổ chức chặt chẽ, khoa học, đảm bảo việc theo dõi chính xác, phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước đầy đủ, kịp thời.
+ Quản lý kế hoạch và tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng cho từng thời kỳ.
2.2.2 Kế tốn bán nhóm hàng in ấn tại Cơng ty CP Giải Pháp Dịch Vụ Số.
2.2.2.1 Chứng từ kế tốn và trình tự ln chuyển chứng từ.
Chứng từ kế toán.
Tổ chức hạch toán ban đầu là giai đoạn đầu tiên để thực hiện ghi sổ và lập báo cáo. Tại cơng ty, hệ thống chứng từ kế tốn ban đầu được tổ chức hợp pháp, hợp lý, hợp lệ và đầy đủ theo theo quy định số 15/2006/QĐ – BTC đảm bảo phản ánh đúng đắn các nghiệp vụ kinh tế, tạo điều kiện cho việc ghi sổ và đối chiếu kiểm tra. Đối với các chứng từ bắt buộc( Phiếu thu, Phiếu chi, Hóa đơn GTGT…) cơng ty đều áp dụng theo đúng mẫu do BTC ban hành. Các chứng từ thanh tính hướng dẫn (Bảng chấm công, giấy đề nghị tạm ứng …) công ty đều áp dụng phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh.
Sau đây là một số mẫu chứng từ mà cơng ty sử dụng: - Hóa đơn GTGT ( Phụ lục 2.3, 2.6, 2.9, 2.13, 2.15 ).
Khi bán hàng, kế tốn lập hóa đơn GTGT căn cứ vào hợp đồng kinh tế và phiếu xuất kho.
- Phiếu xuất kho ( Phụ lục 2.5, 2.7, 2.11, 2.14, 2.16 ): Dùng làm căn cứ cho thủ
kho xuất hàng và lập hóa đơn cho khách hàng. Trên Phiếu xuất kho chỉ ghi số lượng hàng bán, không ghi tiền. Phiếu xuất kho là căn cứ để xuất hàng và ghi số lượng hàng xuất vào thẻ kho của loại hàng hóa liên quan. Cuối ngày, kiểm kê số lượng hàng tồn để ghi vào cột tồn của thẻ kho. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên:
- Phiếu thu ( Phụ lục 2.4, 2.8, 2.10 ): Đối với các khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế tốn lập phiếu thu. Thơng thường kế toán sẽ lập làm 2 liên, 1 liên giao cho khách hàng làm chứng từ, 1 liên lưu lại công ty nhằm làm căn cứ thực tế.
- Phiếu chi: Được kế toán thanh toán lập tại thời điểm thực phát sinh các khoản chi phí của doanh nghiệp.
- Giấy báo Nợ, giấy báo Có: là chứng từ được gửi từ ngân hàng để xác nhận khoản tiền thanh tốn của cơng ty với khách hàng.
- Sổ ngân hàng của ngân hàng Techcombank - Ba Đình: Là chứng từ được ngân hàng cung cấp cho doanh nghiệp để xác nhận các khoản thanh toán thu, chi qua các tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp. Hàng tháng, kế toán thanh tốn có nhiệm vụ kiểm tra và đối chiếu số liệu trên phần mềm và sổ sách của công ty với số liệu được gửi từ ngân hàng.
- Ủy nhiệm chi, séc: Là các chứng từ ngân hàng được dùng để chuyển khoản bằng số dư trên tài khoản của công ty thanh toán cho các nhà cung cấp.
- Một số chứng từ khác: chứng từ khác được kế toán lập theo yêu cầu quản lý và hạch tốn của cơng ty.
Trình tự luân chuyển chứng từ.
Sau khi một hợp đồng in ấn được ký kết với khách hàng, kế toán sẽ tiến hành lập phiếu thu lần 1, làm khoản đặt cọc để thực hiện hợp đồng kinh tế. Phiếu thu này sẽ được in thành 2 liên, trong đó 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lưu lại tại công ty.
Đến khi nhận được thông báo của thủ kho là lô hàng đã được giao cho khách hàng, kế tốn thanh tốn tiến hành thu nốt số tiền cịn lại của hợp đồng. Đồng thời kế tốn lập hóa đơn GTGT với đầy đủ các nội dung, hóa đơn GTGT được lập làm 3 liên, trong đó liên đỏ được dùng để giao cho khách hàng. Căn cứ vào hóa đơn bán hàng lập phiếu xuất kho, đồng thời lập phiếu thu lần 2, mỗi loại được lập thành 2 liên trong đó 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lưu tại cơng ty làm chứng từ thanh tốn.
Đối với những khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản, kế tốn khơng lập phiếu thu mà theo dõi qua các chứng từ ngân hàng.
Kế toán căn cứ vào các chứng từ này để nhập liệu vào phần mềm kế tốn máy FAST, sau đó phần mềm sẽ tự động cập nhật vào các sổ có liên quan. Cuối kỳ, kế toán tiến hành in các sổ theo quy định của Nhà nước và lưu giữ tại cơng ty.
Nhìn chung, trình tự luân chuyển chứng từ tại Công ty theo quy định chung bao gồm 4 khâu:
- Lập Chứng từ. - Kiểm tra Chứng từ.
- Sử dụng Chứng từ cho Lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán. - Lưu trữ Chứng từ và huỷ Chứng từ.
Một số loại chứng từ cơng ty sử dụng: Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, các phiếu nhập, xuất kho, bảng chấm công, chấm lương...vv
2.2.2.2 Vận dụng tài khoản.
Tài khoản sử dụng.
Công ty CP giải pháp dịch vụ số sử dụng hệ thống tài khoản được ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Căn cứ vào quy mơ và nội dung nghiệp vụ phát sinh tại đơn vị mình, phịng kế tốn cơng ty đã xây dựng danh mục tài khoản cụ thể và có chi tiết các tài khoản thành các tiểu khoản theo đối tượng hạch tốn để đáp ứng nhu cầu thơng tin và quản lý tài chính. Cơng ty sử dụng chủ yếu các tài khoản cấp 1 sau:
- Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: kế toán mở sổ chi tiết cho TK 511 để theo dõi tình tình hình tiêu thụ cho từng mặt hàng, nhóm hàng.
Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong kỳ.
Doanh thu bán hàng và cung cáp dịch vụ là toàn bộ số tiền thu được hoặc sẽ thu được từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu như bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng bao gồm các khoản phụ thu và phí thu thêm ngồi giá bán ( Nếu có).
Hệ thống TK cấp 2 được thiết kế phù hợp với các đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty, trên cơ sở TK cấp 1 và các chỉ tiêu quản lý, mục đích để quản lý và hạch toán cho thuận tiện.
+ Tài khoản 5111: Doanh thu bán hàng hóa. + Tài khoản 5112: Doanh thu bán thành phẩm. + Tải khoản 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ. + Tài khoản 5212 : Chiết khấu thành phẩm.
- Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng: theo dõi chi tiết công nợ cho từng khách hàng.
Tài khoản này được sử dụng để phản ánh số tiền mà doanh nghiệp phải thu của khách hàng do bán chịu hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ và tình hình thanh tốn các khoản phải thu của khách hàng. Ngồi ra tài khoản 131 cịn được sử dụng để phản ánh số tiền doanh nghiệp nhận ứng trước của khách hàng.
Tài khoản này được mở chi tiết cho từng khách hàng để theo dõi chi tiết công nợ của từng khách hàng.
- Tài khoản 155 - Thành phẩm: Theo dõi tình hình biến động của các loại thành phẩm in ấn được tạo ra.
- Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán
Tài khoản này được sử dụng để phản ánh trị giá thực tế của số sản phẩm hàng hóa, dịch vụ được xác định là tiêu thụ.
- Tài khoản 3331 – thuế GTGT đầu ra: phản ánh số thuế GTGT đầu ra phát sinh từ hoạt động bán hàng công ty phải nộp cho Nhà nước.
- Tài khoản 521: Chiết khấu thương mại.
Tài khoản này dùng để phản ánh chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do người mua đã mua hàng của doanh nghiệp với số lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết về mua, bán hàng.
- Tài khoản 531: Hàng bán bị trả lại.
Tài khoản này sử dụng để phản ánh doanh thu của số hàng hóa đã được xác định là tiêu thụ nhưng vì lý do nào đó về chất lượng, mẫu mã, quy cách mà người mua từ chối thanh toán và trả lại cho doanh nghiệp.
- Tài khoản 532: Giảm giá hàng bán.
Tài khoản này được sử dụng để phản ánh khoản người bán giảm trừ cho người mua do hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách hoặc quá thời hạn ghi trên hợp đồng hoặc hàng hóa bị lạc hậu thị hiếu.
Ngồi ra, kế tốn cịn sử dụng một số tài khoản khác để hạch toán như: TK 111 – Tiền mặt, chi tiết: Tài khoản 1111 - tiền mặt. TK 112 – Tiền gửi ngân hàng, chi tiết: Tài khoản 11211 - Tiền gửi ngân hàng Techcombank.