3.3 Phân tích thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Thiết Bị Lòng
3.3.1 Nhận hàng và kiểm tra hàng
Sau khi đã nhận được các giấy tờ cần thiết, công ty tiến hành làm thủ tục và
nhận hàng trực tiếp ở trạm giao nhận của sân bay Nội Bài theo trình tự các bước: - Chuẩn bị bộ chứng từ: Bill of Lading đã ký hậu; commercial Invoice; Packing List; Attacched list; tờ khai hàng hóa nhập khẩu, tờ khai trị giá tính thuế; hợp đồng, phụ lục hợp đồng, thơng báo ngày giờ máy bay hạ cánh ... để tiến hành nhận hàng.
- Liên hệ ký hợp đồng với trạm giao nhận tại sân bay: để tiếp nhận hàng khi hàng của công ty được chuyển đến, báo cho trạm giao nhận biết về lịch trình hàng sẽ đến để họ có kế hoạch tiếp nhận hàng.
- Tiến hành nhận hàng: căn cứ vào thỏa thuận trong hợp đồng giữa công ty và các đối tác, công ty tiến hành nhận đúng tên hàng, đủ số lượng, thơng số kỹ thuật, bao bì.
- Theo nghiên cứu từ phía các chuyên gia đánh giá thì trong q trình nhận hàng cơng ty vẫn thường gặp phải những lỗi xảy ra như: Không mang đầy đủ các loại chứng từ bao gồm phụ lục hợp đồng, lệnh giao nhận hàng, tờ khai giá trị tính thuế sai, chứng từ bị sai trả lại, trước khi công ty giao nhận giao hàng tới công ty chưa kịp liên hệ với trạm giao nhận nên khi hàng đến sẽ không được bốc dỡ giao nhận ngay. Do
Nhận hàng và kiểm tra hàng Bước 1 Làm thủ tục hải quan Bước 2 Thuê phương tiện vận tải Bước 3 Mở L/C, thanh toán Bước 4 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại Bước 5
thiết bị lòng giếng gồm nhiều thiết bị nhỏ ráp lại, mỗi thiết bị mang thông số kỹ thuật khác nhau, các thông số kỹ thuật tuy được cụ thể hóa ở phụ lục nhưng trong q trình nhận hàng đôi khi nhân viên vẫn nhận một số thiết bị không đúng với thông số kỹ thuật quy định. Chúng ta có thể quan sát rõ hơn các lỗi mà cơng ty gặp phải trong khâu này thông qua biểu đồ sau:
40%
Lỗi sai trong nhận hàng và kiểm hàng
Chứng từ sai bị trả lại Không mang đầy đủ giấy tờ chứng từ
Nhận thiết bị sai thông số kỹ thuật
Liên hệ muộn với trạm giao nhận
(Nguồn: Tự tổng hợp)
Biểu đồ 3.1 Đánh giá lỗi sai trong nhận hàng và kiểm tra
Nhìn vào biểu đồ trên ta có thể thấy khâu nhận hàng, chứng từ sai bị trả lại chiếm tỷ lệ cao nhất là 40%, không mang đầy đủ giấy tờ chứng từ chiếm 30%, liên hệ muộn với trạm giao nhận chiếm 20% và nhận thiết bị sai thông số kỹ thuật chiếm 10%. Với tỷ lệ đánh giá như vậy cho ta thấy trong khâu nhận hàng hoạt động chứng từ sai bị trả lại và khômg mang đầy đủ chứng từ hay xảy ra nhất mà nguyên nhân của sự sai sót này là do sự bất cẩn của nhân viên XNK và sự chuẩn bị thiếu chu đáo của cơng ty. Những sai sót này dẫn tới việc tổ chức nhận hàng nhập khẩu của công ty diễn ra không đúng tiến độ làm phát sinh thêm nhiều chi phí lưu kho và ảnh hưởng đến uy tín của cơng ty.
Kiểm tra hàng hóa:
Nhân viên phụ trách nhận hàng của công ty sẽ mời đại diện của công ty vận tải, đại diện của công ty giao nhận, đại diện của người bán (nếu có) và đại diện của cơ
quan hải quan để kiểm tra niêm phong kẹp chì trước khi dỡ hàng ra khỏi phương tiện vận chuyển. Sau khi tiến hành xong các thủ tục, công ty vận tải mà công ty thuê sẽ dỡ hàng và chở hàng về kho.
Qua phỏng vấn nhân viên XNK của cơng ty cho biết q trình tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa của cơng ty trên thực tế vẫn cịn nhiều hạn chế và vi phạm lỗi sai. Việc kiểm tra vẫn diễn ra qua loa và chưa cẩn thận, chuận bị chưa kỹ chứng từ là lỗi hay xảy ra nhiều nhất. Do sự thiếu chu đáo khi chuẩn bị hay do khách hàng yêu cầu gấp nên nhân viên của công ty đã gặp sơ suất khi chuẩn bị chứng từ.