3.3 Phân tích thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Thiết Bị Lòng
3.3.2 Làm thủ tục hải quan
100% phiếu điều tra cho thấy công ty tự làm thủ tục hải quan, công việc này do nhân viên xuất nhập khẩu phụ trách. Công ty giao nhận sẽ lo các thủ tục và gửi thiết bị về sân bay Nội Bài, sau đó cơng ty sẽ liên hệ với trạm giao nhận của sân bay Nội Bài để làm thủ tục hải quan. Sau khi máy bay cất cánh, công ty giao nhận sẽ gửi fax cho công ty để thông báo thời gian cụ thể mà máy bay sẽ hạ cánh. Công ty cần chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan gồm:
- Tờ khai hải quan: 2 bản chính - HĐ nhập khẩu: 1 bản sao
- Hóa đơn thương mại: 1 bản chính, 1 bản sao
- Bản chi tiết đóng gói hàng hóa: 1 bản chính, 1 bản sao - Giấy chứng nhận số lượng và chất lượng hàng hóa - Vận tải đơn: 1 bản sao
- Các giấy tờ liên quan khác
Để tiến hành làm thủ tục hải quan, công ty cần thực hiện các bước sau: - Khai và nộp tờ khai hải quan, cơn ty áp dụng hình thức khai điện tử - Nộp và xuất trình chứng từ thuộc bộ hồ sơ hải quan
- Đưa hàng hóa đến địa điểm quy định để cơ quan hải quan kiểm tra - Nộp thuế và các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật
- Sau khi cơ quan hải quan tiếp nhận tờ khai họ sẽ tiến hành phân luồng. Do công ty luôn hồn thành các nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật nên thường được phân vào luồng xanh và luồng vàng, chưa có trường hợp nào bị phân vào luồng đỏ,
Sau khi kiểm tra cơ quan hải quan sẽ tính lại số thuế mà cơng ty tự khai xem có đúng với lô thiết bị không. Khi hồn tất các thủ tục cơng ty sẽ nộp thuế nhập khẩu và thiết bị được thơng quan. Tuy nhiên trong q trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu thiết bị lịng giếng cơng ty vẫn mắc một số sai sót như: Tra sai mã số thuế và tính sai thuế, thiếu một số giấy tờ cần thiết, nhầm với tên thiết bị khác ... các lỗi này được thể hiện rõ thông qua biểu đồ sau:
Lỗi sai trong làm thủ tục hải quan
Tra sai mã số thuế và tính sai thuế
Thiếu giấy tờ Nhầm tên thiết bị Sai sót khác
(Nguồn: Tự tồng hợp)
Biểu đồ 3.2 Đánh giá lỗi sai trong làm thủ tục hải quan
Nhìn vào biểu đồ ta thấy, việc tra sai mã số thuế xảy ra với tỷ lệ là 43% trong tổng số các lỗi sai, đây cũng là lỗi hay gặp nhất trong quá trình làm thủ tục hải quan. Một mặt hàng có thể áp dụng nhiều mã số thuế vì vậy một doanh nghiệp ln muốn áp dụng mã số thuế sao cho giá trị tính thuế là thấp nhất. Cũng vì lý do đó mà trong khi làm thủ tục cán bộ hải quan sẽ đề nghị nhân viên làm hải quan giải thích rõ về mã số thuế đã áp dụng.
Còn các lỗi khác như: Thiếu một số giấy tờ cần thiết, nhầm tên thiết bị hay các sai sót khác chiếm tỷ lệ nhỏ hơn từ 10% - 20% thường xảy ra trong quá trình chuẩn bị hồ sơ hải quan. Nếu phát hiện sớm có thể chủ động sửa chữa để không làm ảnh hưởng đến quá trình làm thủ tục hải quan dẫn đến chậm trễ trong khâu nhận hàng.
3.3.3 Thuê phương tiện vận tải
Công ty thuê phương tiện vận chuyển thiết bị từ sân bay về 100% ở bên ngồi với cơng ty CP Vận tải xây dựng TM và DV, vận chuyển bằng đường bộ.Vì thiết bị lịng giếng là thiết bị cơng nghệ cao, có giá thành rất cao nên cần được vận chuyển cẩn thận. Khi có hợp đồng nhập khẩu và khi cơng ty tiến hành nhận thiết bị thì sẽ liên lạc với công ty vận tải này với các điều khoản: nội dung công việc, giá trị hợp đồng, thời gian thực hiện, thanh toán, trách nhiệm vật chất các bên trong thực hiện hợp đồng, bất khả kháng, điều khoản khác.
Công ty gửi cho công ty vận tải các loại giấy tờ: - Hợp đồng nhập khẩu
- Hóa đơn thương mại - Packing list
- Vận đơn gốc
- Hối phiếu thanh toán
- Giấy chứng nhận chất lượng - Giấy chứng nhận xuất xứ - Tờ khai hải quan
- Tờ khai giá trị tính thuế - Phụ lục tờ khai hải quan - Giấy giới thiệu
- Phụ lục hàng hóa
Cơng ty vận tải căn cứ vào những giấy tờ này đến làm thủ tục xuất kho và vận chuyển thiết bị đi, nếu thiết bị khơng có vấn đề gì thì cơng ty vận tải chuyển hàng đến kho tạm của công ty.
Trong q trình vận chuyển, cơng ty vận tải phải thông báo tình hình vận chuyển cho cơng ty biết và các điều khoản trách nhiệm vật chất trong thực hiện hợp đồng. Nếu phát hiện thiết bị bị vi phạm thì phải bồi thường 100% giá trị vật chất.
Vì thiết bị lịng giếng là thiết bị công nghệ cao, giá thành cao nên cần loại xe vận tải chuyên biệt, công ty khơng có bộ phận vận tải riêng mà đi th ngồi, khơng ký hợp đồng lâu dài vớicơng ty vận tải mà chỉ khi có HĐNK thì cơng ty mới tiến hành ký hợp đồng vận tải nên trong một số trường hợp khi cơng ty liên lạc với cơng ty vận
tảinày thì họ đang chun chở cho cơng ty khác vì vậy cơng ty phải th đội vận tải khác. Do đó cơng ty vận tải mới khơng hiểu hết tầm quan trọng và tính chất của thiết bị nên dễ mắc sai sót dẫn tới việc chậm thời gian hàng đến kho của công ty. Trong việc gửi giấy tờ cho cơng ty vận tải vẫn cịn bị gửi thiếu, nhầm, có trường hợp cịn qn phụ lục hàng hóa làm cho cơng ty vận tải khơng biết rõ hàng hóa mình chở về là loại hàng nào, số lượng bao nhiêu khi làm thủ tục xuất kho với trạm giao nhận.
Các lỗi thường xảy ra trong quá trình này bao gồm: Các lỗi về giấy tờ gửi công ty vận tải, lỗi về hợp đồng gửi công ty vận tải, chọn th cơng ty vận tải. Chúng ta có thể quan sát tỉ lệ gặp phải các lỗi trên của công ty qua biểu đồ sau:
Lỗi sai trong thuê phương tiện vận tải chở về kho
Lỗi về hợp đồng gửi công ty vận tải
Lỗi về giấy tờ gửi công ty vận tải Chọn thuê công ty vận tải
(Nguồn: Tự tổng hợp)
Biểu đồ 3.3 Đánh giá lỗi sai trong thuê phương tiện vận tải chở về kho
Qua biểu đồ trên ta thấy lỗi về hợp đồng gửi công ty vận tải chiếm 46%, do trong một số hợp đồng công ty không chủ động liên hệ trước nên không thuê được chất lượng vận tải như ý muốn nên trong điều khoản hợp đồng các điều khoản như: “trách nhiệm vật chất trong việc thực hiện hợp đồng, mức bồi thường thiệt hại” công ty phải nhượng bộ và giảm nhẹ mức phạt. Cịn các lỗi về giấy tờ gửi cơng ty vận tải chiếm 34% do sự thiếu cẩn thận của nhân viên XNK trong việc chuẩn bị giấy tờ gửi cho công ty vận tải, đặc biệt là phụ lục hàng, việc này khiến cho cơng ty vận tải gặp khó khăn trong việc lấy đúng và đủ số lượng thiết bị. Và lỗi trong việc chọn thuê công
ty vận tải chiếm 20% vì hiện tại cơng ty chỉ kí hợp đồng với một cơng ty vận tải, do đó cơng ty nên có nhiều phương án dự trù khi khơng th được phương tiện vận tải của công ty Vận tải xây dựng TM và DV.
3.3.4 Mở L/C, thanh tốn
Theo phỏng vấn trưởng phịng kế tốn cơng ty cho biết: cơng ty thường kết hợp hai hình thức thanh tốn 20% giá trị hợp đồng được thanh toán bằng phương thức chuyển tiền T.T và 80% giá trị hợp đồng được thanh tốn bằng thư tín dụng chứng từ L/C.
Q trình thanh tốn bằng L/C được chia làm 3 giai đoạn: Giai đoạn 1 trả ngay 20% giá trị còn lại hợp đồng, giai đoạn 2 trả 60% khi nhận hàng, giai đoạn 3 trả phần cịn lại của hợp đồng khi hồn tất việc lắp đặt kiểm tra. Đồng tiền thanh tốn mà cơng ty chọn là EURO, tỷ giá được tính vào lúc thanh tốn.
Sau khi giao thiết bị bên bán sẽ hoàn chỉnh bộ chứng từ, bộ chứng từ cùng hối phiếu đòi tiền sẽ được gửi đến ngân hàng mở L/C – Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam – chi nhánh Cầu Giấy. Ngân hàng sẽ thông báo cho công ty biết để kiểm tra.
Nếu bộ chứng từ hồn tồn phù hợp thì ngân hàng sẽ thanh tốn, sau đó u cầu cơng ty thanh tốn cho ngân hàng thì cơng ty mới lấy được bộ chứng từ và ký hậu vào một bản vận đơn gốc giao cho công ty để đi nhận hàng.
Nếu bộ chứng từ có sai sót, ngân hàng sẽ thơng báo cho cơng ty. Nếu cơng ty thấy sai sót đó khơng ảnh hưởng đến q trình nhận hàng thì có thể chấp nhận thanh tốn. Nếu cơng ty khơng đồng ý thì ngân hàng mở L/C từ chối thanh tốn và điện sang ngân hàng thông báo đề nghị bên bán làm lại bộ chứng từ cho ngân hàng.
Theo điều tra phỏng vấn nhân viên XNK thì những lỗi thường xảy ra ở khâu này là ghi sai tên hoặc địa chỉ người bán vì đối tác là bên Đức hay bên Nga mà nhân viên của công ty không biết nhiều về tiếng Đức hay tiếng Nga.
Thời hạn hiệu lực của L/C không phù hợp với khả năng giao hàng của công ty giao nhận, họ xin lùi lại thời gian giao hàng sự cố về máy bay hay do thời tiết không tốt.
Nhiều khi phải thay đổi lại L/C do công ty cần đặt thêm thiết bị để phục vụ u cầu cơng trình.
Bên bán gửi chứng từ sang còn chậm trễ, trong chứng từ cịn có sai sót về lỗi chính tả do đó khi ra làm thủ tục hải quan thì làm sai tên thiết bị hay thiếu nội dung.
Đặc biệt mối quan hệ của công ty với ngân hàng mở L/C chưa thật sự thân thiết và hứa hẹn làm ăn lâu dài, ngân hàng hứa cho vay vốn nhưng lãi suất không được ưu đãi bằng với lãi suất ngoài thị trường.
Lỗi sai trong thanh toán tiền hàng
Bên bán gửi chứng từ thiếu, chậm trễ
Sai sót trong nội dung chứng từ Các sai sót khác
(Nguồn: Tự tổng hợp)
Biểu đồ 3.4: Đánh giá lỗi sai trong thanh tốn tiền hàng
Nhìn vào biểu đồ ta thấy lỗi nhiều khi là do bên xuất khẩu gửi chứng từ cho công ty, họ hay gửi chậm và thường lấy lý do là do gấp quá họ chưa làm kịp, khiến cho công việc của công ty bị gián đoạn, phải chờ đợi và phải trả thêm chi phí kéo dài thời gian chiếm đến 40% trong tổng các lỗi sai thường gặp trong thanh tốn. Thơng thường hay xảy ra các sai sót trong nội dung chứng từ nguyên nhân là do trong khâu chuẩn bị bộ chứng từ nhân viên chưa thực sự thành thạo và hay cịn viết sai tên cơng ty, địa điểm ... của đối tác nước ngồi chiếm đến 50%. Cịn các lỗi sai khác chiếm 10%. Các lỗi sai này ít nhiều ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện hợp đồng của cơng ty, việc thanh tốn chậm trễ cũng đồng nghĩa với tiến độ nhận hàng cũng bị chậm lại.
3.3.5 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Điều kiện khiếu nại và giải quyết khiếu nại trong hợp đồng của cơng ty có ghi: “Các tranh chấp phát sinh từ hợp đồng sẽ được hai bên cùng nhau thương lượng, giải quyết. Nếu tranh chấp không tự giải quyết được sẽ đưa ra cơ quan có thẩm quyền tại Hà Nội,Việt Nam để giải quyết theo quy tắc phân xử của phịng TMQT, phán quyết
của cơ quan này là quyết định cuối cùng để hai bên thực hiện”.
Tuy nhiên, theo điều tra công ty chưa xảy ra vụ khiếu nại nào mà chỉ dùng đến biện pháp thương lượng. Do đối tác bên Châu Âu làm ăn có uy tín, đã hợp tác lâu dài với công ty nên việc thương lượng khá thuận lợi.
Trên thực tế, có một số trường hợp: Giao thiếu thiết bị, thời gian giao hàng chậm, chất lượng thiết bị khơng đảm bảo. Các lỗi sai có thể xuất phát từ bên bán hoặc từ phía cơng ty. Do thiết bị lịng giếng là thiết bị cơng nghệ cao, có nhiều chi tiết nhỏ cần được vận chuyển và bảo quản tốt mà công ty không thuê được xe vận tải chuyên dụng nên để xảy ra hỏng hóc, bị nhà thầu phản ánh. Trong trường hợp này cơng ty phải hồn tồn chịu trách nhiệm do lỗi sai thuộc về công ty.
Nếu lỗi sai thuộc về bên người bán thì cách giải quyết thường là bên bán tiến hành hướng dẫn sửa chữa bằng văn bản, nếu khơng được thì bên bán sẽ gửi trực tiếp chuyên gia sang làm việc với công ty. Trong HĐNK Thiết bị lịng giếng kí vào ngày 22/1/2011 với nhà sản xuất thiết bị Emerson, khi nhà thầu tiến hành lắp đặt tại giếng dầu đã xảy ra một số sai sót kỹ thuật nên khơng hoạt động được. Nhà thầu đề nghị công ty phải giải quyết vấn đề. Sau khi công ty Công ty đã liên hệ với đối tác đề nghị xử lý. Đầu tiên bên bán gửi hướng dẫn sửa chữa bằng văn bản cho công ty rồi công ty chuyển lại cho nhà thầu. Sau khi làm theo văn bản hướng dẫn nhưng vẫn khơng có kết quả, bên bán đã gửi chuyên gia trực tiếp sang sửa chữa. Các chi phí phát sinh do bên bán sẽ chịu.
Các chun gia cho biết cơng ty chưa từng có vụ kiện nào nhưng thực tế nếu cơng ty khơng hồn thiện khâu này thì sẽ tạo điều kiện cho đối tác vi phạm hợp đồng. Thống kê trong năm 2009 có tới 4 hợp đồng giao hàng không đúng thời gian, năm 2010 và 2011 có 3 hợp đồng vi phạm trong đó có 1 hợp đồng vi phạm điều khoản tên hàng và 2 hợp đổng sai về điều khoản chất lượng. Tuy khâu này chưa xảy ra vụ kiện, tranh chấp nào nhưng các lỗi mà công ty thường hay gặp như: hạn chế trong hiểu biết luật Việt Nam, luật Quốc tế ...
Lỗi sai trong khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Hiểu biết về luật Việt Nam Hiểu biết về luật quốc tế Các hạn chế khác
(Nguồn: Tự tổng hợp)
Biểu đồ 3.5 Đánh giá lỗi sai trong khiếu nại và giải quyết khiếu nại
Qua đó ta thấy cơng ty cịn nhiều hạn chế về việc hiểu biết luật quốc tế chiếm tới 55%, và đặc biệt công ty rất sợ xảy ra tranh chấp vì nếu có xảy ra tranh chấp thì nguồn lực cơng ty khơng đủ mạnh để giải quyết gây tổn thất về tài chính và cả uy tín của mình. Đồng thời pháp luật Việt Nam ngày càng hồn thiện và có nhiều điều luật cụ thể rõ ràng có yếu tố quốc tế hơn.
3.4 Đánh giá thực trạng thực hiện hợp đồng nhập khẩu Thiết Bị Lịng Giếng của cơng ty Thiết Bị Cơng Nghệ và Tự Động Hóa Việt Nam từ thị trường Châu Âu 3.4.1 Một số kết quả đạt được trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu Thiết Bị Lịng Giếng của cơng ty cổ phần Thiết Bị Công Nghệ và Tự Động Hóa Việt Nam từ thị trường Châu Âu
Trong những năm gần đây, do chịu sự ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế nên quy mô và số lượng thiết bị được cơng ty nhập về có sự sụt giảm, thể hiện thơng qua số lượng các hợp đồng được ký kết qua các năm và trị giá của các hợp đồng đó.
Bảng 3.4Kết quả hoạt động nhập khẩu Thiết Bị Lòng Giếng của công ty từ thị trường Châu Âu qua các năm 2009 – 2011
(Đơn vị: tỷ đồng)
Số hợp đồng
Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011
Số lượng Trị giá hợp đồng Số lượng Trị giá hợp đồng Số lượng Trị giá hợp đồng Số hợp đồng ký kết 5 25.12 4 20.41 3 15.15 Số hợp đồng thực hiện 5 25.12 4 20.41 3 15.15 (Nguồn: Phịng Tài chính kế tốn)
Qua bảng số liệu ta thấy được kết quả hoạt động nhập khẩu thiết bị lòng giếng