hóa
tạicơng ty TNHH Hà Thủy.
Trong thời gian thực tập tại công ty, em đã khảo sát và thấy rằng HTTT quản lý kho hàng hiện tại của cơng ty cịn một số vấn đề tồn tại (đã nêu tại chương 2) khiến cho việc quản lý kho hàng gặp nhiều khó khăn. Từ những tồn tại của hệ thống quản lý kho hàng hiện tại và thực trạng công tác quản lý kho hàng của DN em thấy việc hoàn thiện HTTT quản lý kho hàng cho công ty là rất cần thiết . Em chọn phương pháp hồn thiện hệ thống thơng tin quản lý kho hàng theo hướng chức năng. Cụ thể như sau:
Xác định mục tiêu của hệ thống
Mục tiêu nghiệp vụ: Hệ thống mới có thể quản lý tốt các thơng tin về hàng hóa
trong kho, hàng nhập, hàng xuất...Quản lý các chứng từ xuất, nhập kho đồng thời cho ra các báo cáo. Tăng khả năng xử lý, đáp ứng yêu cầu về nghiệp vụ nhanh, chính xác, và tin cậy.
Mục tiêu về kinh tế: Giảm thời gian, chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh Mục tiêu sử dụng: Hệ thống dễ sử dụng, có khả năng mở rộng, nâng cấp.
Xác định yêu cầu của hệ thống
Yêu cầu về chức năng của hệ thống
Chức năng nhập dữ liệu (các dữ liệu đầu vào)
- Thông tin hàng nhập/xuất kho - Phiếu xuất/nhập kho
- Chứng từ giao hàng
Chức năng xuất dữ liệu (Dữ liệu ra)
- Danh mục hàng hóa trong kho - Báo cáo hàng xuất- nhập- tồn
Chức năng lưu trữ
- Lưu trữ thông tin hàng nhập/ xuất kho - Lưu trữ các chứng từ nhập/ xuất kho
- Lưu trữ chứng từ giao hàng - Lưu trữ các báo cáo
Chức năng tìm kiếm
- Tìm kiếm thơng tin hàng nhập/xuất kho - Tìm kiếm thơng tin phiếu xuất/nhập kho - Tìm kiếm thơng tin hàng tồn trong kho - Tìm kiếm thơng tin các báo cáo.
Yêu cầu phi chức năng
- Thông tin, yêu cầu được xử lý nhanh, chính xác.
- Dễ dàng liên kết các nội dung liên quan đến nhau và thơng tin đảm bảo an tồn
- Có thể lưu trữ thơng tin và xử lý thông tin với số lượng lớn.
Yêu cầu về giao diện
- Dễ thao tác và thân thiện với người sử dụng - Thao tác nhanh chóng và chính xác
- Hỗ trợ nhiều loại tương tác cho nhiều loại sử dụng khác nhau
3.2. Hồn thiện hệ thống thơng tin quản lý kho hàng 3.2.1. Mơ tả bài tốn
Sau khi có lệnh nhập kho từ bộ phận kinh doanh- bán hàng, hàng hóa được vận chuyển từ nhà cung cấp đến kho hàng của công ty. Thủ kho nhận chứng từ giao hàng, tiến hành kiểm tra về số lượng và chất lượng có đảm bảo đúng như chứng từ giao hàng hay khơng? Nếu đảm bảo thì tiến hành nhập kho đồng thời viết chứng từ nhập kho. Nếu khơng đạt u cầu thì thơng báo cho phịng kinh doanh- bán hàng để xử lý. Thủ kho cập nhật thông tin hàng nhập, chứng từ giao hàng, phiếu nhập kho vào HT quản lý kho hàng.
Hàng ngày thủ kho tiến hành sắp xếp các hàng hóa trong kho, lập sơ đồ kho và cập nhật sơ đồ kho khi có hàng hóa phát sinh vào HT quản lý kho hàng. Kiểm tra chất lượng hàng trong kho đảm bảo hàng hóa trong kho được bảo quản theo đúng yêu cầu của nhà sản xuất. Hàng ngày theo dõi số lượng hàng tồn trong kho (tịnh kho) HT quản lý kho hàng để đối chiếu với định mức hàng tồn tối thiểu theo quy định của cơng ty.
Khi có vấn đề phát sinh đối với hàng tồn trong kho thủ kho báo cáo cho ban giám đốc để xử lý.
Khi nhận được lệnh xuất hàng từ bộ phận kinh doanh- bán hàng, thủ kho tiến hành kiểm tra hàng trong kho nếu đáp ứng được yêu thì tiến hành xuất hàng đồng thời ghi phiếu xuất kho. Nếu khơng đáp ứng được u cầu xuất hàng thì báo lại cho bộ phận kinh doanh- bán hàng để chờ ý kiến xử lý. Thủ kho trực tiếp cập nhật thông tin hàng xuất và phiếu xuất kho vào HT quản lý kho hàng.
Cuối tháng thủ kho làm báo cáo hàng xuất, hàng nhập, hàng tồn gửi lên ban giám đốc để theo dõi tình hình và nhận ý kiến chỉ đạo về công tác quản lý kho hàng
Đây là bài tốn hồn thiện hệ thống thơng tin quản lý kho hàng của cơng ty TNHH Hà Thủy. Nó giúp quản lý tốt kho hàng của công ty đồng thời khắc phục những hạn chế của hệ thống thông tin quản lý kho hàng trên phần mềm quản lý Exccel hiện tại.Đề tài nghiên cứu hồn thiện HTTT quản lý kho hàng tại cơng ty TNHH Hà Thủy được sự ủng hộ của ban giám đốc cơng ty bởi nó đang là vấn đề cần thiết và quan trọng của công ty và phù hợp với công tác quản lý kho hàng của công
- Phạm vi hoạt động ở quy mô nhỏ
- Nguồn nhân lực là cán bộ quản lý kho hàng, không cần hiểu biết quá nhiều về lập trình cũng có thể vận hành hệ thống.
- Chi phí để hồn thiện HTTT quản lý kho hàng khơng lớn, phù hợp với khả năng của cơng ty.
3.2.2. Hồn thiện hệ thống a. phân tích hệ thống
Phân tích chức năng
Qua sự phân tích thực trạng về cơng tác quản lý kho hàng và tham khảo một số đề tài nghiên cứu trước đó thì HTTT quản lý kho hàng của công ty cần đảm nhận các chức năng sau :
Quản lý nhập kho: Quản lý các thông tin về hàng nhập, các thông tin về phiếu
nhập và chứng từ giao hàng.
Quản lý hàng trong kho: Cập nhật sơ đồ kho, quản lý số lượng hàng trong kho
cũng như cung cấp thơng tin tình trạng hàng trong kho khi có u cầu.
Quản lý xuất kho: Quản lý các thông tin về hàng xuất, các thông tin về phiếu
Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống
Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Sơ đồ 3.3.: Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Phân tích dữ liệu
Xác định các thực thể và thuộc tính của thực thể
Phân tích hệ thống quản lý kho hàng ta thấy hệ thống cần lưu trữ các thực thể và các thuộc tính của chúng như sau
- Hàng: Mã hàng, tên hàng, đơn giá
- Nhà cung cấp: Mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ nhà cung cấp, số
điện thoại nhà cung cấp.
- Thủ kho: Mã thủ kho, tên thủ kho, số điện thoại, địa chỉ
- Phiếu nhập kho: Mã phiếu nhập, ngày lập, mã thủ kho, mã hàng, tên hàng,
đơn giá, số lượng
- Phiếu xuất kho: Mã phiếu xuất, ngày lập, mã thủ kho, mã hàng, tên hàng, số
lượng, đơn giá
- Chứng từ giao hàng: Mã chứng từ, ngày lập, mã nhà cung cấp,tên nhà cung
Hàng Thủ kho MAHANG Ten hang dongia MANCC tenNCC
Phiếu xuất kho
MAPX ngaylap MAHANG Tenhang Dongia Soluong MATK MANCC tenNCC diachi SDT MAPN ngaylap MAHANG Tenhang Dongia Soluong MATK Nhà cung cấp MACT ngaylap MAHANG tenhang soluong dongia MANCC tenNCC MATK tenTK diachi SDT SoDienThoai Chứng từ giao hàng Phiếu nhập kho n-1 1-n n -n 1-n n-n 1-n Mơ hình thực thể liên kết
Sơ đồ 3.4: Mơ hình thực thể liên kết
b. Thiết kế hệ thống
Thiết kế cơ sở dữ liệu
Mơ hình quan hệ
HANG (MAHANG, Tenhang, dongia)
THUKHO (MATK, tenTK, diachi, SDT, CMT, quequan)
PHIEUNK (MAPN, ngaylap, mahang, tenhang, soluong, dongia, MATK) PHIEUXK (MAPX, ngaylap, mahang, tenhang, soluong, dongia, MATK)
CHUNGTUGIAOHANG (MACT, ngaylap, mahang, tenhang, soluong, dongia, MANCC, tenNCC)
NHACC (MANCC, tenNCC, diachi, SDT)
Giữa phiếu nhập và hàng có quan hệ nhiều- nhiều vì vậy giữa 2 thực thể này tách thành một thực thể nữa là CHITIETPN có các thuộc tính là thuộc tính khóa của thực thể phiếu nhập và thực thể hàngCHITIETPN (MAPN, MAHANG)
Giữa phiếu xuất và hàng có quan hệ nhiều- nhiều vì vậy giữa 2 thực thể tách thành một thực thể nữa là CHITIETPX có các thuộc tính là thuộc tính khóa của thực thể phiếu xuất và thực thể hàng CHITIETPX (MAPX, MAHANG)
Giữa chứng từ giao hàng và hàng có quan hệ nhiều- nhiều vì vậy giữa 2 thực thể tách thành một thực thể nữa là CHITIETCT có các thuộc tính là thuộc tính khóa của thực chứng từ giao hàng và hàng CHITIETCT (MAHANG, MACT)
sơ đồ 3.5.: Mơ hình quan hệ
Sơ đồ 3.6: Sơ đồ các module chức năng của hệ thống thông tin quản lý kho hàng
Một số thuật toán các nút xử lý
Thuật toán nhập dữ liệu vào bản ghi
Sơ đồ 3.7: Thuật toán nhập dữ liệu vào bản ghi
Sơ đồ 3.8: Thuật tốn tìm kiếm bản ghi
Thuật toán sửa bản ghi
Sơ đồ 3.9: Thuật toán sửa bản ghi
Thuật tốn xóa bản ghi
Sơ đồ 3.10: Thuật tốn xóa bản ghi
Form đăng nhập hệ thống thơng tin
quản lý kho hàng
Hình 3.1: Giao diện đăng nhập hệ thống quản lý kho hàng
Form giao diện chính của hệ thống quản lý kho hàng
Form quản lý thơng tin hàng
Hình 3.3: Form quản lý thông tin hàng
Form phiếu xuất kho
Form phiếu nhập kho
Hình 3.5: Form phiếu nhập kho
3.4. Nhận xét và một số đề xuất
Nhận xét:
Hệ thống quản lý kho hàng làm việc với menu bảng chọn tạo giao diện thuận lợi giữa người sử dụng với hệ thống các cửa sổ giao diện tạo thuận lợi cho người sử dụng.
Các dữ liệu được kiểm tra, hạn chế những sai xót của người sử dụng, có thể truy xuất đầy đủ thơng tin nhanh chóng.
Khả năng sửa chữa dữ liệu ngay trong q trình nhập, các giao diện của chương trình tương đối đơn giản, dễ hiểu, khơng địi hỏi người sử dụng hệ thống phải có một trình độ tin học cao.
Dữ liệu được phân quyền người dùng theo chức năng, quyền hạn nhất định vì thế nên độ an tồn dữ liệu tương đối cao.
Tuy nhiên khi hoàn thiện hệ thống quản lý kho hàng này em mới chỉ quan tâm đến các yêu cầu phục vụ cho riêng việc quản lý kho hàng tại công ty TNHH Hà Thủy chưa có chức năng đặt hàng tới nhà cung cấp, nhận đơn đặt hàng từ khách hàng, một số các báo cáo như báo phân tích u cầu về hàng hóa…Những chức năng trên vẫn cịn phải thực hiện thơng qua bộ phận kinh doanh- bán hàng.
Một số đề xuất
Do thời gian cũng như kinh nghiệm lập trình, thiết kế của bản thân cịn hạn chế nên hệ thống quản lý kho hàng mới chỉ dừng lại ở công đoạn phát triển về chức năng,
dữ liệu và mô hình giao diện, cần thiết phải phát triển thêm một số vấn đề cho phù hợp với công tác quản lý kho hiện nay
- Tiếp tục phân tích phát triển một số chức năng quản lý của kho hàng như đặt hàng tới nhà cung cấp, nhận đơn đặt hàng từ khách hàng.
- Hồn thiện giao diện chương trình đưa vào sử dụng trên thực tế và phát triển chương trình chạy trên mạng máy tính.
Để làm được những cơng việc trên thì em xin kiến nghị một số ý kiển của bản thân đối với công ty như sau:
- Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: Có những chương trình tập huấn, đào
tạo bài bản cho nhân viên về kiến thức hệ thống để nhân viên nắm vững quy trình, nghiệp vụ và cách điều hành hệ thống một cách chính xác và hiệu quả.
- Giải pháp về công nghệ: Đầu tư về vấn đề CNTT, HTTT hơn nữa để nâng
cấp hệ thống mạng máy tính trong Cơng ty để nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý kho hàng. Đồng bộ áp dụng linh hoạt các hệ thống quản lý khác nhau trong Công ty nhằm tạo ra hiệu quả trong quản lý.
KẾT LUẬN
Đề tài “Hồn thiện hệ thống thơng tin quản lý kho hàng tại công ty trách nhiệm
hữu hạn Hà Thủy”. Em đã mơ tả tình hình thực tế của cơng tác quản lý kho hàng tại
công ty cũng như thực trạng hệ thống thông tin quản lý kho hàng hiện tại của công ty. Trên cơ sở đó em đã xây dựng giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin quản lý kho hàng cho công ty TNHH Hà Thủy.
Mặc dù cố gắng trong thời gian thực hiện đề tài tuy nhiên do lượng kiến thức cũng như kinh nghiệm thực tế cịn nhiều hạn chế nên đề tài khơng tránh khỏi những thiếu xót. Em rất mong nhận được sự góp ý của thầy cơ giáo, bạn bè và người sử dựng để hệ thống thông tin quản lý kho hàng sớm hoàn thiện và đưa vào sử dụng-
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Vũ Xuân Nam, Nguyễn Văn Hn. Giáo trình hệ thống thơng tin quản lý, Đại học Thái Nguyên, 2008
2. Bài giảng môn quản trị hệ thống thông tin- Bộ môn công nghệ thông tin, Đại học Thương Mại
3. Phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin, Nguyễn Văn Ba, Đại học quốc gia, 2003
4. Website: http://xuatnhapkhauvietnam.com 5. Website: http://www.tailieu.vn
PHỤ LỤC
Phụ lục 1: Các sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh_ Quản lý nhập kho
Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh_ Quản lý xuất kho
Phụ lục 2: Các bảng cơ sở dữ liệu
Bảng hàng hóa: Cập nhật, lưu trữ thơng tin của hàng hóa tại cơng ty
Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích
MAHANG Text 8 Mã hàng
tenhang nvarchar 100 Tên hàng
dongia float Đơn giá
Bảng 3.1. Bảng hàng hóa
Bảng thủ kho: Cập nhật, lưu trữ thơng tin về thủ kho
Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích
MATK Text 10 Mã thủ kho
TenTK nvarchar 100 Tên thủ kho
diachi nvarchar 100 Địa chỉ
SDT Text Số điện thoại
Bảng 3.2. Bảng thủ kho
Bảng nhà cung cấp: Cập nhật, lưu trữ thơng tin về nhà cung cấp hàng hóa của cơng ty
Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích
MANCC Text 10 Mã nhà cung cấp
tenNCC nvarchar 100 Tên nhà cung cấp
diachi nvarchar 100 Địa chỉ
SDT Text Số điện thoại
Bảng 3.3. Bảng nhà cung cấp
Bảng phiếu xuất kho: Cập nhật, lưu trữ thông tin phiếu xuất kho hàng ngày tại kho hàng
Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích
MAPX Text 10 Mã phiếu xuất
ngaylap Datetime Ngày lập
MÂHANG nchar 10 Mã hàng
tenhang nvarchar 100 Tên hàng
dongia float Đơn giá
soluong int Số lượng
Bảng 3.4. Bảng phiếu xuất kho
Bảng phiếu nhập kho: Cập nhật, lưu trữ thông tin phiếu xuất kho hàng ngày tại kho hàng.
Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích
MAPN Text 10 Mã phiếu nhập
ngaylap Datetime Ngày lập
MAHANG nchar 10 Mã hàng
tenhang nvarchar 100 Tên hàng
dongia float Đơn giá
soluong int Số lượng
MATK nchar 10 Mã thủ kho
Bảng 3.5. Bảng sơ đồ phiếu nhập kho
Bảng chứng từ giao hàng: Cập nhật, lưu trữ thông tin về chứng từ giao hàng của nhà cung cấp khi giao hàng
Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích
MACT Text 8 Mã chứng từ
ngaylap Datetime Ngày lập
MAHANG Text 8 Mã hàng
tenhang nvarchar 100 Tên hàng
dongia float Đơn giá
soluong int Số lượng
MANCC text 8 Mã nhà cung cấp
Bảng 3.6. Bảng chứng từ giao hàng
Bảng chi tiết chứng từ:
Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích
MACT Text 8 Mã chứng từ
MAHANG Text 8 Mã hàng
Bảng 3.6. Bảng chi tiết chứng từ
Bảng chi tiết phiếu xuất kho
Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích
MAPX Text 8 Mã phiếu xuất
MAHANG Tex 8 Mã hàng
Bảng 3.7:Bảng chi tiết phiếu xuất
Bảng chi tiết phiếu nhập
Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích
MAPN Text 8 Mã phiếu nhập
MAHANG Text 8 Mã hàng