1.2.2.5 .Trình bày báo cáo tài chính
2.1. Tổng quan về công ty TNHH Hương Linh
2.1.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của công ty
Công ty THHH Hương Linh được thành lập theo quyết định số 18E 8301/QĐ-UB ngày 15 tháng 01 năm 2006 của Sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Phú Thọ.
Tên cơng ty: CƠNG TY TNHH HƯƠNG LINH
Địa chỉ trụ sở chính: Khu 4 xã Đồng Xuân-Huyện Thanh Ba-Tỉnh Phú Thọ. Mã số thuế: 2600343362
Vốn điều lệ: 6.000.000.0000 đồng
Số tài khoản:102010001008177 NHTM CP công thương VN-CN Đền Hùng Email: cthuonglinh@gmail.com
Điện thoại: 02103885127 Fax: 02103885127
Ngành nghề kinh doanh chính: kinh doanh vật liệu xây dựng như: Đá, cát, sỏi, xi măng, sắt, thép…các loại trang thiết bị nội thất , ngồi ra cịn cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa …
Cơng ty TNHH Hương Linh là loại hình cơng ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, thành viên của công ty là các cá nhân đóng góp vốn và tài sản thành lập nên theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty TNHH hai thành viên trở lên, mã số doanh nghiệp: 2600343362. Công ty đăng ký lần đầu ngày 16/01/2006, đăng ký thay đổi lần thứ hai ngày 19/11/2010, thay đổi lần thứ ba ngày 30/5/2012.
Sau gần 8 năm xây dựng và phát triển, Cơng ty TNHH Hương Linh tuy có bề dày kinh nghiệm về nghiệp vụ với lượng bạn hàng đông đảo, tin cậy nhưng cũng khơng vì thế mà khơng cố gắng tìm kiếm thêm thị trường, khách hàng trong nước từ đó gia tăng doanh số, lợi nhuận cho Cơng ty. Bằng nhiều biện pháp tích cực như: nghiên cứu, tiếp cận khách hàng; tạo mối quan hệ hợp tác tốt đẹp với nhiều Ngân hàng, bạn hàng mới cũng như giữ gìn các mối quan hệ tốt đẹp trước đây… Tất cả những việc làm đó đều nhằm hướng tới một mục tiêu rõ nét chính là bán hàng.
Cơng tác bán hàng ở Hương Linh ln lấy tiêu chí “Uy tín, chất lượng, chuyên nghiệp”. Khơng những thế, cơng tác bán hàng cịn được quan tâm quản lý
chặt chẽ ở khâu hạch tốn, từ đó phân tích q trình tìm kiếm thêm nhiều phương pháp mới mẻ, hữu dụng trong việc nâng cao hiệu quả của hoạt động tiêu thụ. Nhờ vậy, trong mấy năm gần đây, hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng phát triển, kéo theo nguồn đóng góp cho Ngân sách Nhà nước được tăng cao, đáp ứng kịp thời một phần khơng nhỏ nhu cầu hàng hóa cho sản xuất và tiêu dùng trong Xã hội.
* Một số chỉ thiêu trong vài năm gần đây thể hiện quy mô doanh nghiệp.
Tuy năm 2013 là năm có nhiều khó khăn với cơng ty, nhưng cơng ty TNHH Hương Linh vẫn có lợi nhuận, đảm bảo mức lương ổn định cho nhân viên. Dưới dây là một số chỉ thiêu trong những năm gần đây thể hiện quy mô doanh nghiệp.
Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong 3 năm gần đây của Công ty TNHH Hương Linh
Đơn vị tính: VNĐ
STT Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
1 Tổng Nguồn vốn 30,507,000 32,081,000 34,600,000 2 Tổng Doanh thu 160,040,497,432 182,552,106,086 214.650.071.814 3 Tổng Lợi nhận 614,342,398 761,541,564 934.986.930
4 Tổng Lao động 123 127 135
(Nguồn: Phòng Kế tốn)
Nguồn vốn thể hiện sức mạnh tài chính của doanh nghiệp. Qua bảng ta thấy Nguồn vốn của Công ty tăng đều qua các năm, năm sau tăng nhiều hơn năm trước.Chứng tỏ sức mạnh tài chính của cơng ty ngày càng được nâng cao. Công ty ngày càng phát triển, mở rộng hoạt động kinh doanh trên tồn quốc, tự trang trải chi phí và kinh doanh có lãi, doanh thu ngày càng cao, lợi nhuận thu về khơng phải là nhỏ. Để đạt được điều đó cơng ty TNHH Hương Linh đã luôn chú trọng đến công tác tuyển dụng lao động số lượng lao động trong ngày càng tăng đồng thời cũng tăng cường bồi dưỡng nghiệp vụ, tay nghề thực hiện đầy đủ các chính sách cho cán bộ công nhân viên một cách đầy đủ.
* Hoạt động sản xuất kinh doanh chính hiện nay của cơng ty
- Công ty kinh doanh chủ yếu là các loại vật liệu xây dựng như: Xi măng, Sắt, Thép, Đá, Cát, Sỏi..
- Ngoài ra, Cơng ty cịn tham gia San lấp mặt bằng, xây dựng các cơng trình giao thơng, thủy lợi, Vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ…
2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty
Công ty TNHH Hương Linh là doanh nghiệp tư nhân,chuyên cung cấp VLXD cho các cơng trình trong và ngồi tỉnh, cung cấp các loại trang thiết bị nội thất, cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa cho các đơn vị và cá nhân… Khi thành lập cơng ty hoạt động với mục đích cung cấp VLXD, thi cơng các cơng trình trong phạm vi nội tỉnh là chính. Nhưng những năm gần đây nhờ sự trợ giúp của Nhà nước và các cơ quan, cùng với công ty đã nỗ lực không những cung ứng đầy đủ các loại VLXD chất lượng tốt cho các cơng trình trong tỉnh mà cịn chủ động khai thác thị trường ngồi tỉnh để đáp ứng cho các ngành kinh tế khác .
Cơng ty có mối quan hệ với nhiều đơn vị sản xuất hàng lớn như: Công ty Cổ phần Xi măng Sông Thao, Công ty cổ phần Xi măng Vĩnh Phú , Công ty Cổ phần thép hòa phát, Công ty Cổ phần Gang thép Thái Nguyên, Công ty CP Sơn NIKOTEX….Cơng ty ln được các hãng tín nhiệm về khả năng thanh tốn của mình. Khách hàng truyền thống của công ty là nhiều nhà cung cấp thiết bị, vật liệu xây dựng tại Việt Nam, nhất là các công ty, cửa hàng trên địa bàn tỉnh Phú Thọ.
Bên cạnh đó, việc duy trì và phát triển mối quan hệ tín dụng với các Ngân hàng cũng được công ty vô cùng chú trọng. Hiện tại cơng ty có mối quan hệ tốt với các Ngân hàng như: Ngân hàng Viettinbank, Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Agribank, Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam. Nhờ vậy, hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng trở nên thuận lợi và phát triển vượt bậc.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý tại công ty TNHH Hương linh
Công ty TNHH Hương Linh được tổ chức theo chế độ một thủ trưởng. Người đứng đầu công ty là giám đốc, tham mưu cho giám đốc là Phó giám đốc phụ trách kinh doanh. Tiếp đến là các bộ phận chức năng như : Phịng Marketing, phịng tài chính kế tốn, phịng hành chính. Tiếp đến là các bộ phận chức năng như : Phịng Marketing, phịng tài chính kế tốn, phịng hành chính. Ngồi ra cịn có các cửa hàng, các chi nhánh ở các huyện trong tỉnh như:
Chi nhánh I - Huyện Đoan Hùng. Chi nhánh II - Huyện Hạ Hòa. Chi nhánh III - Huyện Phù Ninh
Sơ đồ: Tổ chức bộ máy của Cơng ty TNHH Hương Linh
Để quản lý tốt tình hình kinh doanh của cơng ty thì từng bộ phận có các chức năng, nhiệm vụ như sau:
- Giám đốc: Phụ trách, giám sát mọi hoạt động chung của công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước, trước các cổ đơng góp vốn về tình hình kinh doanh của cơng ty cũng như việc chấp hành pháp luật của Nhà nước.
- Phó giám đốc: Là người giúp việc cho giám đốc, được giám đốc giao nhiệm vụ trực tiếp phụ trách kinh doanh của công ty.
- Các bộ phận chức năng:
+ Phịng Marketing: Có nhiệm vụ tìm hiểu thị trường, tiếp thị, giới thiệu sản phẩm, hàng hóa nhằm mục đích tiêu thụ được nhiều hàng hóa của cơng ty.
+ Phịng tài chính kế tốn: Nhiệm vụ chính là giúp giám đốc trong việc quản
lý kinh tế từ công ty đến các chi nhánh trực thuộc, có chức năng chỉ đạo hướng dẫn, kiểm tra chế độ hạch tốn tồn cơng ty, quản lý theo dõi tình hình biến động vốn và
GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC Phịng Mar keting Phịng tài chính kế tốn Phịng hành chính CN I - Huyện Đoan Hùng CN II-Huyện Hạ Hòa CN III-Huyện Phù Ninh
tài sản của cơng ty, thực hiện ghi sổ sách kế tốn theo đúng pháp lệnh kế toán mà Nhà nước đã ban hành.
+ Phịng hành chính: Phục vụ cho những hoạt động hàng ngày của văn
phịng cơng ty, tổng hợp các loại hoạt động phục vụ cho việc điều hành trực tiếp của giám đốc, sắp xếp quản lý lao động nhằm sử dụng hợp lý có hiệu quả lực lượng lao động của cơng ty, nghiên cứu các biện pháp làm giảm lao động gián tiếp
Các cửa hàng, đại lý ,tại các chi nhánh: Chun bán bn, bán lẻ các loại VLXD, tìm kiếm các đối tác làm ăn để tham mưu với giám đốc ký kết hợp đồng của công ty.
2.1.4 Đặc điểm chung về cơng tác kế tốn tại cơng ty TNHH Hương Linh
2.1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn
Cơng ty tổ chức cơng tác kế tốn theo mơ hình tập trung: do đặc điểm SXKD phân tán, dàn trải nên tại các huyện, các chi nhánh có nhiệm vụ lập bảng kê các hoạt động thu chi phát sinh liên quan đến công ty. Cuối tháng gửi bảng kê kèm theo các chứng từ gốc về công ty. Tất cả các cơng tác kế tốn đều tập trung thực hiện tại phịng tài chính cơng ty. Đến cuối niên độ kế tốn thì phịng tài chính lập báo cáo tài chính tổng (cuối mục lục).
Sơ đồ: Sơ đồ bộ máy kế tốn của cơng ty
Bộ phận kế toán
lương
Nhân viên kế toán, nhân viên thống kê tại các chi nhánh Bộ phận kế toán quĩ, thủ quỹ Bộ phận kế tốn bán hàng và theo dõi cơng nợ Bộ phận kế tốn hàng tồn kho, TSCĐ KẾ TỐN TRƯỞNG
Phịng kế tốn của cơng ty thực hiện hạch tốn kế tốn các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh có tính chất chung của cơng ty, đồng thời hướng dẫn kiểm tra tồn bộ cơng tác kế tốn trong cơng ty. Ngồi ra phịng tài chính kế tốn cịn tham mưu cho giám đốc cơng ty về cơng tác tài chính kế tốn, đảm bảo phản ánh kịp thời chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tồn cơng ty, để từ đó giám có biện pháp SXKD đạt hiệu quả cao nhất.
Phịng kế tốn cơng ty gồm:
- Kế toán trưởng: Là người đứng đầu phịng tài chính - kế tốn, có nhiệm vụ
kiểm tra, giám sát, chỉ đạo trực tiếp việc phân tích, tổ chức điều hành bộ máy kế tốn phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của cơng ty. Kế tốn trưởng chịu trách nhiệm hướng dẫn chỉ đạo cơng việc cho các nhân viên kế tốn. Hàng tháng, hàng q kế tốn trưởng có trách nhiệm lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc và các cơ quan pháp luật về các thơng tin kinh tế mà mình cung cấp thơng qua các báo cáo.
- Bộ phận kế tốn quỹ, thủ quỹ: Theo dõi tình hình về quỹ, nguồn vốn của
công ty, bao gồm: tiền mặt, tiền gửi, các chứng từ có giá, đảm bảo tình hình tài chính trong doanh nghiệp.
- Bộ phận kế toán Thuế: Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý việc tính thuế, kê
khai và nộp thuế đúng qui định của pháp luật.
- Bộ phận kế toán hàng tồn kho, tài sản cố định: Chịu trách nhiệm theo dõi và
quản lý tình hình sử dụng vật liệu, cơng cụ, dụng cụ và tình hình hàng hóa trong doanh nghiệp đảm bảo tính phù hợp và kịp thời cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty. Đồng thời theo dõi sự tăng, giảm của TSCĐ, trích khấu hao và phân bổ khấu hao, đánh giá lại tài sản.
- Bộ phận kế tốn bán hàng và theo dõi cơng nợ: Theo dõi tình hình tiêu thụ
hàng hố và theo dõi chi tiết công nợ phải thu, phải trả, tạm ứng, nhận ký cước ký quỹ. - Bộ phận kế tốn lương: Thực hiện việc tính lương và trả lương cho nhân viên trong doanh nghiệp.
Dưới các đội và chi nhánh có các nhân viên thống kê và nhân viên kế toán thực hiện ghi chép số liệu tổng hợp thành các bảng kê cuối tháng gửi về phịng tài chính cơng ty.
2.1.4.2. Các chính sách kế tốn
Các chính sách kế tốn áp dụng tại đơn vị: Áp dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, báo cáo và chứng từ kế toán theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ/BTC ngày 14/09/2006.
- Kỳ kế toán năm( bắt đầu từ 01/01- 31/12 hàng năm) - Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp khấu hao đường thẳng. Căn cứ để tính khấu hao TSCĐ là nguyên giá và thời gian sử dụng hữu ích của tài sản.
2.2. Thực trạng kế tốn bán nhóm hàng xi măng tại công ty TNHH Hương Linh
2.2.1. Phương thức bán hàng và phương thức thanh tốn tại cơng ty TNHHHương Linh. Hương Linh.
Phương thức bán hàng
Hàng hóa của công ty sau khi mua về kết hợp cả bán lẻ và bán bn (có thể là nhập kho hoặc đem bán trực tiếp không qua kho) cho khách hàng khi có nhu cầu hoặc khi ký kết được hợp đồng
+ Cơng ty thường bán buôn với số lượng lớn cho các đơn vị, tổ chức kinh tế khác để các đơn vị tổ chức này chuyển bán cho các cửa hàng đại lý như Doanh nghiệp tư nhân Quang Hiền, Công ty TNHH TMV Trường Đạt HĐ Cửa hàng Nghĩa Nhung, Cửa hàng Lợi Triển, hoặc bán cho một số đơn vị sử dụng thi cơng các cơng trình xây dựng cơng ty như công ty TNHH Thái Sơn, công ty CP xây dựng Việt Hùng, cơng ty CP khống sản Minh Đức. Cơng ty coi phương thức bán hàng này là chủ yếu vì bán được với số lượng lớn tiết kiệm được CPBH vì vậy đối tượng khách hàng này sẽ được hưởng rất nhiều ưu đãi như: giao hàng đến tận nơi người mua, chiết khấu thương mại…
+ Bán lẻ thường bán hàng với số lượng nhỏ, người mua thường là người tiêu dùng cuối cùng mua hàng để phục cho việc xây dựng nhà cửa.. . Vì vậy khơng cần lập chứng từ cho mỗi lần bán, người bán tập hợp vào bảng kê bán lẻ, cuối ngày lập báo cáo bán hàng để phản ánh số hàng đã bán căn cứ vào đó để viết hóa đơn bán lẻ. Để thực hiện việc bán hàng cơng ty phải bỏ ra một khoản chi phí tiếp thị, bảo quản đóng gói, vận chuyển…
- Tổ chức bán hàng: có mạng lưới là các đại lý, các nhà phân phối cấp dưới, các khách hàng thường xuyên. Hàng về được đưa thẳng đến cho khách hàng, hoặc nhập kho hoặc khách đến lấy trực tiếp tại nhà máy.
- Nhóm hàng Xi măng của công ty được bán theo nhiều phương thức:
+ Đưa đến chân cơng trình: Cơng ty sẽ xuất hàng từ kho bảo quản của mình (nhà máy) và vận chuyển hàng đến tận nơi khách hàng yêu cầu (từng địa điểm cơng trình), nhưng phần lớn là mua hàng rồi vận chuyển thẳng đến cho khách hàng. Khi làm xong thủ tục bàn giao hàng hóa, hàng hóa đã được xác định là tiêu thụ. Khách hàng cơng trình chấp nhận thanh tốn (Cơng ty Hương Linh cho khách nợ trong hạn mức và thời hạn tín dụng theo quy đinh của cơng ty)
+ Đưa đến cửa hàng đại lý: Theo phương thức này, phần lớn công ty sẽ mua vận chuyển thẳng hàng đến, rất ít khi lấy hàng từ kho của mình (nhà máy) và vận chuyển hàng đến các cửa hàng đại lý, công ty không thực hiện gửi bán, mà thực chất là mua bán thẳng. Vì vậy, khi hàng hóa đã bàn giao xong thì hàng hóa đã được xác định là tiêu thụ, các đại lý phải thanh tốn 50% số tiền và phần cịn lại chấp nhận thanh toán.
+ Khách hàng tự vận chuyển từ nhà máy: Theo phương thức này công ty trực tiếp xuất hàng từ kho giao cho khách hàng mua hàng. Hàng hóa được coi là tiêu thụ khi khách hàng thanh tốn. Việc thanh tốn có thể bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
Phương thức thanh tốn
Phương thức thanh tốn thể hiện sự tín nhiệm lẫn nhau giữa các đối tác đồng thời nói lên sự vận động giữa hàng hoá và giá vốn, đảm bảo cho bên bán, bên mua