3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
2.1 Tổng quan về tình hình và nhân tố ảnh hưởng đến kế tốn bán hàng tại cơng
2.2.1 Đặc điểm về nghiệp vụ bán hàng của công ty
Công ty hiện đang kinh doanh các mặt lien quan đến bếp gas như: hệ thống hút mùi, hệ thống đánh lửa, gas, bếp gas….
Do đặc thù kinh doanh bếp gas nên đối tượng khách hàng của Công ty là các đại lý, công ty và cá nhân người tiêu dùng. Đa số sản phẩm được tiêu thụ chủ yếu ở Hà Nội và một số tỉnh thành lân cận.
Quy trình hoạt động kinh doanh:
- Công ty nhập các mặt hàng bếp gas như bếp âm và bếp dương.
- Bằng việc phân phối hàng hóa tới các đại lý, cơng ty đã mở rộng được thị trường kinh doanh của mình.
- Đồng thời với việc cung cấp các mặt hàng có chất lượng cao, mẫu mã đa dạng, giá cả phù hợp công ty đã tạo được niềm tin với khách hàng. Ngày càng có nhiều khách hàng truyền thống.
- Chiến lược phát triển lâu dài của đơn vị đó là ngồi việc cung cấp các sản phẩm thuốc chữa bệnh cho người có chất lượng cao qua các kênh phân phối đại lý, kênh kinh doanh bán lẻ nhằm chuyển tới người tiêu dùng cơ hội làm chủ các thành tựu công nghệ khoa học mới nhất. Công ty Cổ Phần Thương Mại và Dịch Vụ Lửa Xanh cũng định hướng tham gia vào thị trường dược phẩm cao như trang thiết bị sản xuất, nguồn gốc nguyên liệu…có các yêu cầu phức tạp để tạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm, giải pháp phục vụ tốt nhất khách hàng của mình.
Các phương thức bán hàng: Hiện nay, tại chi nhánh Công ty LỬA XANH
thực hiện theo 2 phương thức bán hàng là bán buôn và bán lẻ
Phương thức thanh toán chủ yếu:
+ Bán hàng thu tiền ngay (thanh toán nhanh) Theo phương thức này,hàng hố của cơng ty sau khi giao cho khách hàng phải được thanh toan ngay bằng mặt,séc hoặc chuyển khoản
+ Bán hàng chưa thu được tiền ngay (thanh toán chậm) Đây là hình thức mua hàng trả tiền sau.Theo hình thức này khi cơng ty xuất hàng thí số hàng đó được coi là tiêu thụ và kế tốn tiến hành ghi nhận doanh thu và theo dõi trên (sổ chi tiết)
2.2.2 Khái quát về vận dụng hệ thống kế toán bán hàng bếp gas của công ty
- Chế độ kế toán: Chế độ kế toán áp dụng ở Cơng ty là chế độ kế tốn cho doanh
nghiệp nhỏ và vừa theo quy định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
- Hình thức sổ kế tốn: Để phù hợp với quy mô cũng như điều kiện thực tế,
hiện nay Công ty Cổ Phần Thương Mại và Dịch Vụ Lửa Xanh đang áp dụng hình thức kế tốn Nhật ký chung với việc hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và sử dụng VND trong toàn bộ q trình hạch tốn của cơng ty. Cơng ty đăng ký mã số thuế và áp dụng phương pháp tính thuế theo phương pháp khấu trừ, niên độ kế toán áp dụng từ 01/01 đến 31/12. Ngồi ra Cơng ty cịn lập sổ chi tiết kinh doanh cho từng kênh phân phối. Công ty áp dụng phương pháp khấu hao tài sản theo phương pháp đường thẳng
Chứng từ và thủ tục kế toán
Để hồn thiện khâu tiêu thụ của mình, cơng ty đã sử dụng phương thức bán hàng trực tiếp( bán tại kho, bán tài cửa hàng theo hợp đồng), và bán hàng qua đại lý. Các chứng từ sử dụng trong quá trình bán hàng bao gồm nhiều chứng từ do các nguồn khác nhau, nhưng một bộ chứng từ bắt buộc phải có là hợp đồng bán hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng. Ngồi ra tùy thuộc và các hình thức bán hàng khác nhau mà có các loại chứng từ khác nhau như phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, bảng kê hàng hóa bán ra, hóa đơn vận chuyển, bảng kê hóa đơn bán ra trong kỳ của các đại lý…
- Giấy xác nhận đặt hàng ( nếu khách hàng mua lẻ), đơn đặt mua hàng ( đối với khách hàng mua theo hợp đồng).
- Hợp đồng mua bán: áp dụng với việc bán bn hàng hóa, bán với số lượng lớn hoặc theo yêu cầu của khách hàng. Hợp đồng này được lập khi khách hàng gửi đơn đặt hàng tới công ty.
- Hóa đơn GTGT hay hóa đơn bán hàng thơng thường: được lập khi công ty chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa cho người mua. (xem biểu 2.2 phần phụ lục)
- Phiếu xuất kho ( xem biểu 2.1 phần phụ lục)
- Phiếu thu tiền mặt ( nếu thanh toán bằng tiền mặt ngay), hoặc ghi nhận nợ ( nếu khách hàng chưa thanh tốn ngay).
-Các chứng từ khác có liên quan.
Tài khoản sử dụng hạch toán kế toán bán hàng
Kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ
Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” : Tài khoản này
dùng để phản ánh doanh thu tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ thực tế phát sinh trong kỳ
-Kết cấu tài khoản: Bên nợ:
+ Phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu trong kỳ theo quy định + Chiết khấu thương mại kết chuyển cuối kỳ
+Trị giá hàng bán bị trả lại kết chuyển cuối lỳ +Giảm giá hàng bán kết chuyển cuối kỳ
+Thuế TTĐB,thuế xuất khẩu phải nộp tính trên doanh thu bán hàng thực tế chịu thuế TTĐB,thuế xuất khẩu
+Thuế GTGT(đối với các cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
+ Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh
Bên có :Doanh thu bán sản phẩm,hàng hoá,dich vụ thực hiện trong kỳ
+ Các khoản doanh thu trợ cấp trợ giá, phụ thu mà doanh nghiệp được hưởng TK 511 khơng có số dư và được chi tiết thành 3tài khoản cấp hai:
+ TK 5111 “Doanh thu bán hàng hoá” + TK 5112 “Doanh thu bán các sản phẩm” + TK 5113 “Doanh thu cung cấp dich vụ”
TK 512 “Doanh thu nội bộ”: Tài khoản này phản ánh doanh thu của hàng hóa,
dịch vụ tiêu thụ trong nội bộ doanh nghiệp, hàng hóa biếu tặng, khuyến mãi…… Nội dung TK 512 tương tự như tài khoản 511và được chi tiết thành 3 TK cấp hai
+ TK 5121 “Doanh thu bán hàng”
+ TK 5122 “Doanh thu bán thành phẩm” + TK 5123 “Doanh thu cung cấp dịch vụ”
TK 521 “Chiết khấu thương mại”: Tài khoản này dùng để phản ánh khoản
giảm giá của công ty cho khách hàng mua với số lượng lớn
-Kết cấu tài khoản
Bên nợ : Các khoản chiết khấu thương mại thực tế phát sinh trong kỳ Bên có : Kết chuyển tồn bộ khoản chiết khấu thương mại sang TK 511 TK 512 khơng có số dư
TK 531 “Hàng bán bị trả lại” Tài khoản này dùng để phản ánh số sản phẩm
công ty đã bán ra nhưng do kém chất lượng hoặc không đúng quy cách nên khách hàng trả lại và được công ty chấp nhận
-Kết cấu tài khoản
Bên nợ : Trị giá của hàng bán bị trả lại đã trả tiền cho người mua hoặc tính trừ vào nợ phải thu của khách hàng về số sản phẩm hàng hố bán ra Bên có : Kểt chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại vào bên nợ của TK 511 hoặc TK 512
TK 531 khơng có số dư
TK 532 “ Giảm giá hàng bán”: Tài khoản này dùng được sử dụng khi công ty quyết định giảm giá cho người mua
- Kết cấu tài khoản
Bênnợ: Các khoản giảm giá hàng bán đã chấp nhận cho người mua hàng Bên có: Kết chuyển toàn bộ khoản giảm giá hàng bán sang TK 511
TK 532 khơng có số dư
TK 632 – Giá vốn hàng bán: tài khoản này dùng để phản ánh giá vốn của hàng
hóa dịch vụ xuất bán trong kỳ - Kết cấu tài khoản
Bên nợ: Trị giá vốn của hàng hóa, dịch vụ xuất bán trong kỳ
Các khoản hao hụt mất mát hàng tồn kho sau khi trừ đi trách nhiệm của cá nhân gây ra
Trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho
Bên có: Kết chuyển chi phí giá vốn sang tài khoản 911 Hồn nhập dự phịng
Tài khoản này khơng có số dư
Sổ sách kế tốn
- Sổ chi tiết mở cho các tài khoản 511, 521, 531, 632…. - Bảng tổng hợp chi tiết Tk 511, 632, ….
- Sổ nhật ký chung…..
- Sổ cái các tài khoản……
- Sổ chi tiết thanh tốn……
Quy trình kế tốn bán hàng tại cơng ty
Hình thức kế tốn áp dụng tại Công ty Cổ Phần Thương Mại và Dịch Vụ Lửa Xanh là áp dụng theo hình thức nhật ký chung, ghi theo phần mềm kế toán Fast. Các chứng từ kế toán được nhập vào phần mềm theo sơ đồ sau :
Sơ đồ 1.3 -Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn trên máy tính
Ghi chú :
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Báo cáo tài chính Sổ kế tốn:
- Sổ kế tốn tổng hợp - Sổ kế toán chi tiết
Chứng từ kế toán
Phần mềm kế tốn Fast
Trình tự ghi sở:
Hàng ngày, kế tốn căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra, được dùng
làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn.
Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài
chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo theo quy định
Cuối tháng, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy,
đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Quy trình ghi sổ kế tốn bán hàng
Từ chứng từ phiếu xuất kho kế toán nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán theo đường dẫn sau: Phân hệ bán hàng và cơng nợ phải thu/ hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho.
Màn hình nhập sau:
Tương tự với trường hợp bán cho khách lẻ Xác định giá xuất kho hàng bán
Để xác định giá vốn xuất kho hàng bán. Kế toán làm như sau: Phân hệ hàng tồn kho/ danh mục hàng hóa vật tư/ khai báo các cách tính giá hàng xuất kho
Biểu 2.2 – Màn hình nhập thơng tin khai báo vật tư ban đầu
Sau khi đã nhập các chứng từ nhập xuất vào trong phần mềm, cuối tháng kế toán tổng hợp giá vốn hàng xuất kho: Phân hệ hàng tồn kho/ cập nhật tính giá trung bình di động theo tháng
Cuối ngày 30/09/2013 kiểm kê kho thấy tồn 15 chiếc bếp gas âm Rinnai mã RNA11 trị giá 45.000.000 đ. Trong tháng 10 phát sinh các nghiệp vụ sau:
- Ngày 01/10 xuất bán 01 cái cho khách lẻ đơn giá 4.500.000/ chiếc chưa thuế - Ngày 04/10 nhập mua của cơng ty Huy Hồng 10 cái, đơn giá nhập kho chưa thuế là 2.800.000đ/kg. Phiếu nhập kho 1212
- Ngày 16/10/2013 xuất kho 12 cái cho công ty Tân Đạt, giá bán chưa thuế 3.500.000đ/c. Do mua nhiều nên Công ty quyết định chiết khấu cho công ty Tân Đạt 2% trên tổng giá bán chưa có thuế. Phiếu xuất kho 1510
- Ngày 21/10/2013 công ty nhập kho 4 chiếc, đơn giá mua chưa thuế là 3.000.000đ/cái . Phiếu nhập kho 1213. Chưa thanh tốn cho cơng ty Huy Hồng
Ta có:
45.000.000+10x2.800.000+4x3.000.000
Đơn giá xuất = = 2.931.400
kho bình quân 15+10+4
- Giá vốn hàng xuất kho ngày 01/10 = 1 x 2.931.400 = 2.931.40 - Giá vốn hàng xuất kho ngày 16/10 = 12x 2.931.400= 35.176.800
Ở đây phần mềm kế tốn sẽ tự tính giá vốn bán hàng cho từng mặt hàng theo cách như trên
Hình thức thanh tốn - Bán hàng thu tiền ngay:
+ Sau khi nhập hóa đơn bánh hàng, kế tốn lập phiếu thu đơi với trường hợp khách hàng thu tiền ngay
+ Trình tự nhập chứng từ: Phân hệ tiền mặt, tiền gửi, tiền vay/ Phiếu thu tiền mặt
- Thu nợ cũ:
Tùy vào hình thức thanh tốn nợ của khách hàng như thế nào mà có các chứng từ tương ứng. Trong tháng này cơng ty có thu được một khoản nợ cũ của nhà hàng Tám Đỏ trị giá 17.350.000đ
Kế toán nhập dữ liệu theo đường dẫn sau: Phân hệ bán hàng và công nợ phải thu/ ghi nợ, ghi có tài khoản cơng nợ/ Nhập số liệu
Biểu 2.4 – Màn hình nhập phiếu ghi tăng, giảm cơng nợ
Cuối tháng kế tốn chọn sổ cần in và tiến hành in sổ ( các mẫu sổ lien quan được thể hiện trong phần phụ lục)
PHẦN 3: NHỮNG KẾT LUẬN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HỒN THIỆN KẾ TỐN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY LỬA XANH