IV. Kế tốn tính giá thành sản phẩm
2. Hình thức sổ kế toán Nhật ký sổ Cái
- Đặc điểm cơ bản: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đƣợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - sổ Cái. Hình thức hạch tốn Nhật ký - sổ Cái tách rời hạch toán tổng hợp với hạch tốn chi tiết, kế tốn khơng cần lập bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra số liệu trƣớc khi lập báo cáo kế tốn vì có thể căn cứ vào dịng cộng cuối kì trên Nhật ký - sổ Cái.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán ghi tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và kết hợp với ghi theo hệ thống của từng tài khoản liên quan vào cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - sổ Cái, sau đó ghi vào sổ, thẻ kế tốn chi tiết.
Cuối tháng, phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ Nhật ký - sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (đƣợc lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết)
3. Hình thức sổ kế tốn Chứng từ ghi sổ
Đặc điểm cơ bản của hình thức chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là Chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ kế tốn tổng hợp gồm có:
- Ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Ghi theo nội dung kế toán trên sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ đƣợc đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo thứ tự trong sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm, phải đƣợc kế toán trƣởng duyệt trƣớc khi ghi sổ kế tốn.
Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ gồm có các lại sổ: Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ; sổ Cái; các sổ, thẻ kế tốn chi tiết.
4. Hình thức sổ kế tốn Nhật ký chứng từ
Đặc điểm cơ bản: Hình thức hạch toán nhật ký chứng từ kết hợp việc ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống trên cùng một loại sổ là Nhật ký chứng từ. Phần lớn kết hợp hạch toán tổng hợp và hạch tốn chi tiết trên Nhật ký chứng từ. Khơng cần lập bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép ở dịng “Cộng cuối kỳ” của Nhật ký chứng từ
Ngun tắc cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký chứng từ:
- Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kế tốn phát sinh theo bên Có của các TK kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế theo các tài khoản đối ứng bên Nợ.
- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hố các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản).
- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế tốn và trong cùng một trình tự ghi chép.
- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính.
Hình thức kế tốn Nhật ký chứng từ gồm có các loại sổ: Nhật ký chứng từ; Bảng kê; sổ Cái; sổ hoặc thẻ kế tốn chi tiết.
Trình tự ghi sổ: Theo hình thức hạch tốn Nhật ký chứng từ, chi phí sản xuất theo phân xƣởng đƣợc tập hợp ở bảng kê số 4 rồi cuối tháng số liệu tổng hợp sẽ đƣợc chuyển về Nhật ký chứng từ số 7.
35
CHƢƠNG II
TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC CƠNG TÁC TẬP HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH Ở CÔNG TY VẬT LIỆU XÂY
DỰNG CẦU NGÀ
I. ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY VẬT LIỆU XÂY DỰNG CẦU NGÀ
1. Vài nét về lịch sử hình thành và phát triển của Cơng ty Vật liệu Xây dựng Cầu Ngà
Tên Công ty: Công ty Vật liệu Xây dựng Cầu Ngà
Công ty Vật liệu Xây dựng Cầu Ngà là một doanh nghiệp nhà nƣớc thuộc Sở Xây dựng tỉnh Bắc Ninh quản lý. Công ty đƣợc thành lập theo QĐ 989/CT-UB ngày 18/10/1995 của Chủ tịch UBND tỉnh Hà Bắc.
Công ty Vật liệu Xây dựng Cầu Ngà là một đơn vị tổ chức sản xuất kinh doanh về vật liệu xây dựng có đủ tƣ cách pháp nhân, hạch tốn độc lập, đƣợc mở tài khoản tiền gửi và tiền vay tại ngân hàng; đƣợc sử dụng con dấu riêng theo qui định của pháp luật.
Công ty nằm trên địa bàn xã Phƣơng Liễu, huyện Quế Võ, tỉnh Bắc Ninh. Công ty bắt đầu đi vào sản xuất kinh doanh từ tháng 8 năm 1996 đến nay. Công suất ban đầu của dây chuyền sản xuất gạch các loại của công ty là 20 triệu viên/ năm. Đƣợc sự giúp đỡ của các cơ quan quản lý cấp trên, q III năm 2001 cơng ty đã mạnh dạn đầu tƣ lắp đặt thêm 1 dây chuyền sản xuất gạch Block với công suất 1,8 triệu viên/năm.
Hiện nay công ty đã tạo công ăn việc làm cho gần 300 lao động trong tỉnh.
Để thấy rõ tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ta xem xét một số vấn đề sau:
2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Vật liệu Xây dựng Cầu Ngà dựng Cầu Ngà
2.1. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh
Công ty thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu bằng vốn vay và vốn đầu tƣ (trong đó Tài sản cố định chiếm 83% tổng số vốn)
- Vốn đầu tƣ: 11.5 tỉ
- Vốn lƣu động cần thiết để sản xuất 20triệu viên gạch/năm: 2.5 tỉ
Số vốn hoạt động trên đơn vị chủ yếu vay với lãi suất ƣu đãi 1.1%/tháng. Trong điều kiện đó, q trình thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của đơn vị ban đầu gặp rất nhiều khó khăn, hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh thấp. Tuy nhiên bằng nội lực của mình và những nỗ lực và phấn đấu của tồn thể cơng ty tìm biện pháp khắc phục khó khăn đến năm 2000 doanh nghiệp đã bứt khỏi sự khó khăn và sản xuất kinh doanh đã có lợi nhuận.
SƠ ĐỒ CƠ CẤU HỆ THỐNG SẢN XUẤT CỦA CƠNG TY:
* Cơng tác tổ chức hệ thống cụ thể nhƣ sau:
Cơng ty gồm có: Một phân xƣởng sản xuất chính và một phân xƣởng sản xuất phụ, có các tổ sản xuất. Hầu hết các bộ phận làm việc 2 ca, tuy nhiên có một số bộ phận làm 3 ca, một ngày thay ca nhau làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, chủ nhật thay ca nhau nghỉ luân phiên.
CÔNG TY Bộ phận sản xuất chính Bộ phận sản xuất phụ Tổ SX Tổ SX Tổ SX T.phơi đảo T. Cơ điện T.xếp goòng
37
* Cơng ty sản xuất một số loại sản phẩm chính sau:
Stt Tên loại sản phẩm Quy cách Độ rỗng (%)
I Gạch nung 1 Gạch xây 2 lỗ rỗng 220 x 105 x 160 30% 2 Gạch xây 3 lỗ rỗng 220 x 70 x 220 40% 3 Gạch chống nóng 4 lỗ rỗng 220 x 115 x 60 35 4 Gạch chống nóng 6 lỗ rỗng 220 x 105 x 105 30% 5 Gạch đặc 220 x 105 x 160 6 Gạch nem tách 200 x 200 x 40 50% 7 Gạch lá dừa đơn 200 x 200 x 20 8 Gạch lá dừa kép 200 x 200 x 30 9 Gạch mắt na 200 x 200 x 40 II Gạch Block 1 Gạch block hình Sin 220 x 105 x 60 2 Gạch block tay vợt 220 x 105 x 60 * Vật tƣ chủ yếu để sản xuất gạch:
Stt Tên vật tƣ Đơn vị Định mức/ 1000viên
1 Đất sét tuyển chọn M3 1,4 2 Than cám 5 Tấn 0,150
SƠ ĐỒ DÂY CHUYỀN CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT GẠCH NHƢ SAU:
Bãi chứa nguyên vật liệu
Tƣới nƣớc ngâm ủ phong hoá tự nhiên Máy cấp liệu thùng
Pha than Băng tải số 1 Máy cán răng Băng tải số 2 Máy cán thô Băng tải số 3 Máy cán mịn Băng tải số 4 Máy nhào 2 trục
Máy đùn liên hợp có hút chân khơng Băng tải đƣa ra nhà kính Máy cắt tự động xe vận chuyển bánh hơi Nhà phơi chứa gạch mộc
Xếp vào xe goòng, xe phà Lò sấy, nung tuy nel Bãi thành phẩm
39
Thị trƣờng chủ yếu của công ty là tỉnh Bắc Ninh - một tỉnh nhỏ mới đƣợc tách ra từ tỉnh Hà Bắc cũ năm 1997. Bắc Ninh đang trên đà phát triển lại đƣợc đầu tƣ nhiều nên tốc độ xây dựng của tỉnh nhanh và mạnh. Nhiều cơng trình đƣợc xây dựng nên nhu cầu về vật liệu xây dựng trong đó có gạch là rất lớn.
Tuy nhiên trong những năm đầu đi vào hoạt động, việc sản xuất kinh doanh của công ty gặp rất nhiều khó khăn, sản phẩm mới đƣợc đƣa ra thị trƣờng chƣa đủ sức cạnh tranh với các đơn vị cùng ngành có bề dày kinh nghiệm nhƣ Nhà máy gạch Bích Sơn, Nhà máy Tân Xuyên, Nhà máy gạch Hồng Thái ...
Để cân đối giữa sản xuất với sản lƣợng là 20triệu viên/ năm và lƣợng hàng phải tiêu thụ, ban lãnh đạo công ty đã đặt ra câu hỏi: Làm thế nào để có thể tiêu thụ hết sản lƣợng đó, khơng để tồn đọng sản phẩm. Đây là một bài tốn khó. Để giải đƣợc bài tốn này ban lãnh đạo công ty đã đề ra chiến lƣợc kinh doanh nhƣ sau:
- Đa dạng hoá mặt hàng, chủng loại sản phẩm
- Tạo ra những mẫu mã mới thƣờng xuyên để đáp ứng đƣợc các nhu cầu đa dạng của thị trƣờng
- Nâng cao chất lƣợng sản phẩm để đáp ứng đƣợc đòi hỏi ngày càng cao của khách hàng.
- Hạ giá thành sản phẩm
Tôn chỉ của công ty là luôn giữ chữ tín, ln ln quan tâm chú trọng đến khách hàng, tạo mọi điều kiện thuận lợi trong công tác mua hàng, giao dịch với khách hàng niềm nở, hoà nhã; phục vụ khách hàng chu đáo, ln thực hiện khẩu hiệu “Vui lịng khách đến, vừa lịng khách đi”.
Bằng những chính sách trên, những năm gần đây công ty đã bắt đầu khẳng định vị trí của mình trên thị trƣờng và chiếm một thị phần đáng kể. Khơng những thế cơng ty cịn nhận thấy Hà Nội là một địa bàn lớn, một thị trƣờng tiềm năng đối với sản phẩm của công ty. Qủa đúng vậy trong năm 2001 thị trƣờng Hà Nội đã tiêu thụ đƣợc hàng triệu viên gạch các loại giải quyết hết số tồn đọng của những năm trƣớc cịn lại. Nhƣ vậy cơng ty đã khẳng định đƣợc hƣớng đi đúng đắn của mình về khâu tiêu thụ sản phẩm.
Ngồi ra cơng ty cũng đã mạnh dạn mở thị trƣờng ra các tỉnh khác nhƣ: Hà Tây, Bắc Giang, Quảng Ninh, Hải Dƣơng,...
2.3. Một số chỉ tiêu đánh giá hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây (2000, 2001, 2002): (Biểu số 01) năm gần đây (2000, 2001, 2002): (Biểu số 01)
Các chỉ tiêu về tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong những năm gần đây cho thấy hiệu quả hoạt động sản xuất của doanh nghiệp ngày càng cao hơn, lợi nhuận cũng lớn hơn. Tuy nhiên tỷ suất lợi nhuận từ các chỉ tiêu vẫn còn thấp, tài sản cố định vẫn chiếm phần lớn trong tổng tài sản, nợ phải trả so với tổng nguồn vốn cao do vậy khả năng thanh toán thấp. Các chỉ tiêu cũng cho thấy hoạt động của doanh nghiệp đang khởi sắc và trên đà phát triển mạnh
3. Đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Công ty Cầu Ngà là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập nên bộ máy quản lý của cơng ty đƣợc tổ chức khá hồn chỉnh để phục vụ tốt cho quá trình sản xuất kinh doanh. Sau đây là sơ đồ về bộ máy quản lý tại công ty hiện nay:
SƠ ĐỒ BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY VẬT LIỆU XÂY DỰNG CẦU NGÀ
GIÁM ĐỐC
Phó Giám đốc
Sản Xuất Phó Giám đốc Kinh Doanh
Phân Xƣởng Cơ điện Phịng KT, Cơng nghệ Dây chuyền Sản xuất Phịng HC Tổng hợp Phịng Tài chính Kế tốn Phịng Vật tƣ Phịng tiêu thụ
41
- Giám đốc: là ngƣời tổ chức điều hành lãnh đạo và chỉ đạo tồn cơng ty đồng thời phải chịu trách nhiệm trƣớc cấp trên về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình.
- Phó giám đốc: có 2 phó giám đốc đƣợc uỷ quyền của giám đốc. Một phó giám đốc phụ trách trực tiếp về sản xuất, một phó giám đốc phụ trách trực tiếp kinh doanh
- Bộ phận sản xuất bao gồm:
+ Dây chuyền sản xuất có nhiệm vụ chính là sản xuất ra sản phẩm
+ Phòng kĩ thuật phụ trách về mặt kĩ thuật, sửa chữa thay thế các máy móc, phụ tùng của dây chuyền sản xuất.
+ Phân xƣởng cơ điện chuyên phụ trách về điện, dầu ... để cung cấp cho bộ phận sản xuất nói riêng và tồn cơng ty nói chung.
- Bộ phận kinh doanh gồm:
+ Phịng tài chính - Kế tốn: theo dõi tình hình tài chính của đơn vị, hạch tốn và kiểm tra tồn bộ quá trình SXKD từ khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ và các khoản thanh tốn, cơng nợ... đồng thời cung cấp thơng tin chính xác, kịp thời cho giám đốc về tình hình SXKD của đơn vị.
+ Phịng tiêu thụ: có nhiệm vụ chính là nghiên cứu thị trƣờng, theo dõi, giám sát, kiểm tra, đề ra các mục tiêu tiêu thụ hàng hoá, đề ra các chính sách bán hàng.
+ Phịng vật tƣ: có nhiệm vụ chính là quản lý, cung ứng vật tƣ thiết bị cho toàn nhà máy.
- Phịng hành chính tổng hợp có nhiệm vụ quản lý nhân sự và quản lý chung các thiết bị trong văn phịng nhƣ: máy tính, máy fax, điện thoại ...
Đây là sơ đồ theo kiểu trực tuyến chỉ huy. Giám đốc tập trung toàn bộ quyền lực dƣới quyền điều khiển của mình, kiểu tổ chức này phù hợp với doanh nghiệp có qui mơ vừa và nhỏ.
Ƣu điểm của tổ chức này là mọi quyết định đều đƣợc thực hiện một cách nhanh chóng, sản xuất kinh doanh linh hoạt, phản ứng kịp thời với những biến động nhanh chóng của thị trƣờng.
Nhƣợc điểm: khơng tập trung đƣợc trí tuệ tập thể do vậy việc sản xuất kinh doanh dễ gặp rủi ro vì chủ yếu dƣạ vào quyết định chủ quan của ngƣời lãnh đạo.
43
4. Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn ở Công ty Vật liệu Xây dựng Cầu Ngà
4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn ở Cơng ty
Căn cứ vào quy mơ SXKD và khối lƣợng nghiệp vụ kế tốn của công ty, bộ máy kế tốn của cơng ty đƣợc tổ chức theo hình thức kế toán tập trung đứng đầu là kế toán trƣởng chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc. Mọi cơng tác kế tốn nhƣ khâu tập hợp số liệu, ghi sổ, tính tốn, lập báo cáo, phân tích báo cáo và kiểm tra công tác kế tốn đều tập trung ở phịng kế tốn. Sơ đồ bộ máy kế tốn của cơng ty đƣợc tổ chức nhƣ sau:
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN
- Kế tốn trƣởng: Là ngƣời đại diện của phịng giúp Giám đốc tổ chức bộ máy kế toán, thống kê, quản lý, điều hành hệ thống để hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao. Hƣớng dẫn chuyên môn nghiệp vụ, giải quyết những vƣớng mắc trong từng khâu nghiệp vụ. Theo dõi, giám sát, đôn đốc, đối chiếu kiểm tra tiến độ và kết quả thực hiện công việc từng khâu, đảm bảo tiến độ hoàn thành kịp thời và chính xác. Phân tích hiệu quả SXKD, lập báo cáo tài chính theo quy định của pháp lệnh kế toán thống kê hiện hành đúng tiến độ và thời hạn quy định và chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc về số liệu và các thơng tin kế tốn cung cấp.
- Kế toán kho vật tƣ, tổng hợp: Theo dõi tình hình xuất nhập tồn kho vật tƣ; lập, vào sổ, thẻ chi tiết vật tƣ hàng ngày để theo dõi kho hàng đƣợc chặt chẽ. Phân tích thống kê chi phí của từng loại vật tƣ, phát sinh cho từng