SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TỐN TẠI CƠNG TY IN
HỆ THỐNG CÁC ĐỊNH MỨC VẬT TƢ
Đơn vị sử dụng Vật tư cần định mức Định mức Phân xưởng chế bản Dầu tra máy
Xà phịng Giẻ lau
0.5 lít/tháng 7 hộp/tháng 1 kg/tháng Phân xưởng offset Mực in đen
Xà phòng Giẻ lau Giấy 1.5 lít/triệu trang in thực tế 37 hộp/tháng 150 kg/tháng 3 kg/triệu trang in thực tế
Đào xuân Mai Lớp A9 Khoá 36 33
Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty in:
Để sản xuất ra các loại sản phẩm khác nhau theo đơn đặt hàng Công ty in phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều loại, mỗi loại vật liệu có vai trị, cơng dụng, tính năng lý, hố học riêng. Để giúp cho cơng tác hạch tốn chính xác một khối lượng vật tư nhiều chủng loại, kế toán vật liệu phải tiến hành phân loại vật liệu. Việc phân loại vật liệu dựa trên tiêu thức nhất định để sắp xếp những vật liệu cùng tiêu thức vào mỗi nhóm, mỗi loại. Cơng ty đã tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở công dụng của từng thứ vật liệu đối với q trình sản xuất. Nhờ đó mà kế tốn theo dõi được tình hình biến động của từng thứ loại vật liệu, cung cấp thơng tin chính xác và giúp cho việc lập kế hoạch thu mua vật liệu được kịp thời. Vật liệu của công ty được phân loại như sau:
_Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của công ty khi tham gia vào q trình sản xuất, NVL chính là cơ sở cấu thành thực tế của sản phẩm. Nó bao gồm các loại giấy in có kích cỡ khác nhau, mực in các mầu như của VN, Nhật, TQ...và bản kẽm.
_Vật liệu phụ: Là vật liệu không cấu thành thực thể sản phẩm mà nó chỉ làm tăng thêm giá trị của sản phẩm, góp phần hồn thiện sản phẩm như các chủng loại ghim, thép đóng sách, chỉ khâu...
_Nhiên liệu: Bao gồm xăng, dầu thắp sáng và rửa lô máy in.
_Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết phụ tùng máy móc, mua sắm phục vụ cho sửa chữa các máy in, máy xén...như vịng bi các loại, dây cơroa các loại, cao su ốp sét...
_Phế liệu: Bao gồm giấy xước ở bên ngồi các lơ giấy cuộn, lõi của lô giấy, các tờ in bị hỏng...
_Đối với công cụ, dụng cụ: Để quản lý chặt chẽ công ty cũng đã phân loại và chia ra thành nhóm loại như sau:
+Nhóm bào hộ lao động gồm có: quần áo, khẩu trang, găng tay...
+Nhóm cơng cụ cầm tay: Kìm, cờ lê, tuốc nơ vít...
Có các loại CCDC, PTTT có thời gian sử dụng ngắn, giá trị thấp, loại này khi xuất dùng giá trị của nó sẽ được phân bổ 1 lần vào chi phí sản xuất trong kỳđó, cịn một số CCDC, PTTT có thời gian sử dụng dài, giá trị cao thì khi xuất dùng vào sản xuất thì giá trị của chúng được phân bổ vào chi phí sản xuất (theo từng đơn đặt hàng) nhằm tránh sự tăng đột biến của giá thành.
1.2 Đánh giá vật liệu dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định .
Nguyên liệu, vật liệu của Công ty in được nhập từ nhiều nguồn khác nhau chủ yếu là mua từ ngồi, khơng có vật liệu nhập từ nguồn góp vốn liên doanh. Cơng ty in đánh giá vật liệu theo giá thực tế.
Giá thực tế vật tư nhập kho:
Tuỳ theo nguồn nhập vật liệu mà giá trị thực tế của chúng được xác định theo các cách khác nhau.
Thường thường công ty mua vật liệu với phương thức buôn bán vận chuyển về tận kho cơng ty. Vì vậy chi phí vận chuyển bốc dỡ NVL đều do bên bán chịu. Do đó giá trị thực tế của vật liệu nhập kho chính là giá mua ghi trên hố đơn (giá chưa có thuế GTGT).Cịn một số vật liệu phụ mua lẻ thì do cán bộ cung tiêu mua về nhập kho. Trong trường hợp này giá thực tế của vật liệu nhập kho được kế tốn vật liệu tính là giá ghi trên hố đơn (giá chưa có thuế GTGT) cộng với chi phí vận chuyển, bốc dỡ.
Đối với phế liệu thu hồi: là giấy xước, giấy lề sản phẩm hỏng vì vậy trị giá thực tế phế liệu thu hồi được đánh giá theo giá ước tính (giá có thể bán được).
Giá thực tế vật liệu xuất kho:
Ở Cơng ty in Bộ LĐTB-XH thì NVL xuất kho chủ yếu sản xuất theo đơn đặt hàng. Khi xuất kho vật liệu kế tốn vật liệu tính giá thực tế vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Theo cách tính này thì cuối tháng mới tính được giá trị thực tế vật liệu xuất kho, bởi vì phải đến cuối tháng mới tổng
Đào xuân Mai Lớp A9 Khoá 36 35
hợp được NVL nhập kho trong tháng. Do vậy trong tháng khi xuất vật liệu để sản xuất kế toán chỉ theo dõi về mặt số lượng. Trên phiếu xuất kho cũng chỉ ghi chỉ tiêu số lượng, hàng ngày các chứng từ nhập xuất được thủ kho ghi song song vào thẻ kho rồi chuyển lên phịng kế tốn. Kế toán vật liệu phân loại thành phiếu nhập, phiếu xuất kho riêng, sau đó ghi vào sổ chi tiết của từng loại vật liệu. Phiếu xuất được tính riêng và ghi vào sổ chi tiết tương ứng với từng loại vật liệu xuất và được tập hợp vào bảng kê xuất. Cuối tháng kế toán vật liệu lập báo cáo tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền.
Giá trị thực tế NVL xuất kho được tính như sau:
Ở Cơng ty in Bộ LĐTB-XH việc tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền được kế tốn vật liệu thực hiện tính tốn ở ngồi sổ sách. Vì vậy theo dõi việc tính tốn này rất khó khăn.
Ví dụ : Trong tháng 6 năm 2003 có số liệu sau: NVl chính: Giấy Bãi Bằng 60g/m2
(42x60)
Trị giá tồn đầu kỳ : 19.224.140đ Số lượng tồn đầu kỳ : 117.820 tờ Trị giá giấy nhập trong kỳ : 30.481.000đ Số lượng nhập trong kỳ : 163.000 tờ
Đơn giá thực
tế bình quân
gia quyền =
Giá thực tế vật
liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế VL nhập trong kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập trong kỳ Giá thực tế vật liệu xuất kho = Số lượng vật liệu xuất trong kỳ x Đơn giá thực tế bình quân vật liệu
Số lượng xuất trong kỳ : 261.935 tờ Đơn giá xuất NVL (giấy Bãi Bằng60g/m2
(42x60)) là:
Giá thực tế vật liệu xuất kho = 177 x 261.935 = 46.362.495 đ
Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, yêu cầu quản lý NVL, công ty áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho đối với NVL là phương pháp kê khai thường xuyên. Hiện nay cơng ty áp dụng hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ, tuy việc ghi chép còn trùng lặp nhưng thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu và cung cấp số liệu kịp thời cho việc lập báo cáo kiểm tra.
2.Thực tế cơng tác kế tốn vật liệu ở Cơng ty in .
2.1 Thủ tục cần thiết khi nhập – xuất kho nguyên vật liệu
Thủ tục nhập kho.
Việc cung ứng NVL chủ yếu là mua ngồi theo quy định của cơng ty thì tất cả các loại NVL khi mua về phải tiến hành kiểm nghiệm và nhập kho, khi NVL về đến kho, cán bộ cung tiêu (nhân viên thu mua nguyên liệu) đem hố đơn lên phịng vật tư (trong hố đơn đó bên bán đã ghi các chỉ tiêu, chủng loại, số lượng, đơn giá, thuế VAT, thành tiền, hình thức thanh tốn) tiến hành lập ban kiểm nghiệm vật tư. Ban kiểm nghiệm vật tư tiến hành kiểm tra đối chiếu nội dung trong hoá đơn phù hợp với NVL đã mua về khớp với hợp đồng đã ký từ chủng
Đơn giá thực tế
bình quân GQ =
19.224.140 + 30.481.000
117.820 + 163.000
Đào xuân Mai Lớp A9 Khoá 36 37
loại đến chất lượng, thì đồng ý cho nhập NVl đó vào kho đồng thời làm phiếu nhập kho vật tư, trên cơ sở đó cán bộ cung tiêu đề nghị thủ kho cho nhập kho. Biên bản kiểm nghiệm bao gồm 1 đại diện phịng vật tư, 1 phịng kế tốn, 1 thủ kho. Ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra về số lượng chất lượng của từng loại vật liệu, nếu ban kiểm nghiệm thấy vật liệu mua về đúng quy cách, chất lượng, chủng loại thì mới tiến hành làm thủ tục nhập kho và căn cứ vào bản kiểm nghiệm thủ kho cho nhập kho, sau đó thủ kho phải ký nhận số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho do phịng kế tốn lập thành 3 liên.
Liên 1: Lưu tại phòng vật tư.
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đó chuyển lên phịng kế tốn. Liên 3: Giao cho cán bộ cung tiêu kèm hoá đơn để đi thanh toán.
Khi nhập vật liệu thủ kho phải ký nhận vào phiếu nhập căn cứ vào số liệu ghi trên phiếu nhập kho để ghi thẻ kho. Khi ghi vào thẻ kho chỉ ghi chỉ tiêu số lượng, các loại vật liệu được mua về nhập kho theo đúng quy định, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại vật liệu trong kho 1 cách khoa học hợp lý để kiểm tra và thuận tiện nhập-xuất NVl.
VD:Minh hoạ quá trình nhập vật liệu ở công ty in Bộ LĐTB-XH như sau: Ngày 21/6/2003 : Công ty mua 163.000 tờ giấy Bãi Bằng 60g/m2(42x60) Ngày 27/6/2003 : Công ty mua 318.500 tờ giấy Bãi Bằng 60g/m2
(39x54) và 5.000 tờ giấy cút sê 105g/m2(79x109)
của Nhà máy giấy Bãi Bằng
Mua mực in của cửa hàng văn phòng phẩm 42 Lý Thường Kiệt. Cơng ty nhận được các hố đơn sau:
NVL Phòng KH-SX Kiểm nghiệm Nhập kho HĐơn GTGT Phiếu NK BBản KN
Mẫu số : 01/ GTGT_3LL