CMCsoft
2.3.1. Quản lý chất lƣợng theo tiờu chuẩn ISO 9001:2008 tại cụng ty
Hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn ISO 9001:2008 của cụng ty được tiến hành một cỏch liờn tục, bao trựm cụng ty và được thể hiện qua sơ đồ dưới đõy:
2.3.1.1. Lập kế hoạch chất lƣợng
Tiờu chuẩn ISO 9001:2008 được ỏp dụng trong mọi quỏ trỡnh, mọi bộ phận, mọi dự ỏn của CMCsoft. Việc lập kế hoạch chất lượng cũng được thực hiện ở mọi khõu, mọi dự ỏn quỏ trỡnh trong cụng ty.
Hoạch định hệ thống chất lƣợng
Lónh đạo cụng ty CMCSoft đó xỏc định và việc xõy dựng kế hoạch cho và ỏp dụng thành cụng hệ thống quản lý chất lượng, nằm trong một kế hoạch chung vỡ sự phỏt triển của cụng ty.
Mục tiờu chất lượng được thiết lập và xem xột trong cỏc cuộc họp xem xột của lónh đạo về chất lượng nhằm đưa ra những định hướng, điều chỉnh cần thiết. Cỏc mục tiờu chất lượng được ban hành thành cỏc văn bản riờng và được thiết lập tới cỏc phũng ban thớch hợp của cụng ty CMCSoft. Cỏc mục tiờu chất lượng phải được triển khai dưới dạng cỏc kế hoạch chất lượng và được xem xột, đo lường trong quỏ trỡnh triển khai.
Cỏc kế hoạch chất lượng của CMC được thể hiện ở hệ thống tài liệu chất lượng của cụng ty.
CMCSoft xõy dựng và phỏt triển hệ thống tài liệu chất lượng trờn cơ sở một thiết kế thống nhất . Cụng ty đó xõy dựng được hệ thống tài liệu trờn cơ sở mức độ khỏi quỏt của cỏc kế hoạch ngắn hạn hay dài hạn của cụng ty
Sổ tay CL Kế hoạch chất lƣợng. Quy trỡnh/Hƣớng dẫn
Biểu mẫu/ Qui định/Tiờu chuẩn. Văn bản phỏp qui
Chớnh sỏch chất lượng
Cỏc qui định chung của HTCL Kế hoạch chất lượng
Quy trỡnh hệ thống, hướng dẫn cụng việc
Mụ tả vị trớ cụng việc
Cỏc biểu mẫu
Tiờu chuẩn, cỏc VBPQ cú liờn quan
Cỏc tài liệu khỏc
Cỏc hồ sơ đó được hệ thống húa
Bằng chứng cho việc thực hiện quy trỡnh
Bằng chứng về kết quả thực hiện 1 2 3 4 Biờn bản. Hồ sơ chất lƣợng
Nhỡn vào sơ đồ trờn ta thấy cỏc kế hoạch chất lượng của CMCsoft được thể hiện rừ ràng thụng qua hệ thống tài liệu được lập ra qua cỏc năm. Cụ thể:
Sổ tay chất lƣợng
Sổ tay chất lượng bao gồm chớnh sỏch định hướng chiến lược về chất lượng, chớnh sỏch, qui định chung đối với cỏc hoạt động chất lượng của CMCSoft.
Đối tượng sử dụng Sổ tay chất lượng là lónh đạo cụng ty, trung tõm, trưởng cỏc phũng ban cú liờn quan.
Qui định: là cỏc qui định nội bộ cần tuõn thủ để bảo đảm cỏc hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng
Chớnh sỏch chất lƣợng
Cỏc chớnh sỏch chất lượng của cụng ty được quy định một cỏch cụ thể ở từng lĩnh vực, ở từng bộ phận sản xuất của cụng ty. Cụ thể là
Quy định - quy trỡnh duy trỡ tài liệu Quy định -về quản lý dự ỏn phần mềm Quy định -về quản lý yờu cầu phần mềm Quy định - quản lý cấu hỡnh phần mềm
Quy định - quy định bảo đảm chất lượng phần mềm Quy định – thực hiện xem xột
Quy định – quản lý sản phẩm dịch vụ Quy định – nhõn sự và đào tạo
Quy định – đo lường và phõn tớch Quy định – mua hàng
Quy định – ra quyết định
Kế hoạch chất lƣợng, Quy trỡnh, hƣớng dẫn, mụ tả cụng việc
Kế hoạch chất lượng là tài liệu cụ thể hoỏ việc thực hiện cỏc mục tiờu chất lượng trong từng thời điểm, cụng việc cụ thể.
Quy trỡnh, hướng dẫn cụng việc là cỏc tài liệu mụ tả cỏc quỏ trỡnh thực hiện và kiểm soỏt chất lượng cỏc hoạt động của CMCSoft.
Mụ tả cụng việc là tài liệu qui định về chức năng, quyền hạn, yờu cầu cho cỏc vị trớ cụng việc chủ chốt trong hệ thống chất lượng.
Đối tượng sử dụng cỏc tài liệu này là cỏc cỏn bộ, nhõn viờn tham gia trực tiếp trong cỏc hoạt động của CMCSoft.
Biểu mẫu, tiờu chuẩn, văn bản phỏp qui
Biểu mẫu là cỏc khuụn dạng qui định, nội dung và hỡnh thức phục vụ cho việc ghi nhận cỏc kết quả cụng việc
Tiờu chuẩn, văn bản phỏp qui: là cỏc tài liệu cú nguồn gốc bờn ngoài cú liờn quan đến hoạt động chất lượng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng
2.3.1.2. Tổ chức triển khai chất lượng
CMCSoft thiết lập hệ thống quản lý trờn cơ sở cỏc vị trớ cụng việc đảm bảo xỏc định rừ ràng trỏch nhiệm và quyền hạn của cỏc thành viờn trong hệ thống.
Chức năng và quyền hạn của cỏc thành viờn cũn thể hiện trờn sơ đồ tổ chức cũng như được qui định rừ trong từng Quy trỡnh cụ thể; quy định cụ thể với từng chức danh cụng việc.
a. Về đại diện lónh đạo
TGĐCT phõn cụng Phú Tổng giỏm đốc phụ trỏch về vấn đề Chất lượng là
Đại diện lónh đạo về chất lượng (QMR).
Đại diện lónh đạo về chất lượng cú trỏch nhiệm và quyền hạn
Đảm bảo cỏc quỏ trỡnh cần thiết của hệ thống quản lý chất lượng được thiết lập, thực hiện và duy trỡ.
Bỏo cỏo lónh đạo cao nhất về kết quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng và về mọi nhu cầu cải tiến
Đảm bảo thỳc đẩy việc toàn bộ tổ chức nhận thức được cỏc yờu cầu của khỏch hàng.
Là đại diện của lónh đạo đơn vị trong quan hệ với cỏc tổ chức khỏc trong cỏc cụng việc liờn quan đến vấn đề quản lý chất lượng.
b. Trao đổi thụng tin nội bộ
CMCSoft thiết lập và duy trỡ hệ thống thụng tin nội bộ thụng suốt giữa cỏc cấp và cỏc bộ phận chức năng khỏc nhau. Cỏc quỏ trỡnh trao đổi thụng tin nội bộ được cụ thể hoỏ trong cỏc Quy trỡnh và được thực hiện qua:
Hệ thống thụng tin điện tử nội bộ
Cỏc cuộc họp giao ban định kỳ tại cỏc cấp
Hệ thống bỏo cỏo chất lượng
Hệ thống hồ sơ cụng việc
c. Cam kết của lónh đạo
Ban giỏm đốc của CMCsoft cam kết thực hiện hệ thống quản lý chất lượng
và cải tiến thường xuyờn hiệu lực của hệ thống bằng cỏch:
Truyền đạt cho mọi nhõn viờn trong cụng ty về tầm quan trọng của việc đỏp ứng cỏc yờu cầu của khỏch hàng cũng như cỏc yờu cầu của phỏp luật.
Thiết lập chớnh sỏch chất lượng
Thiết lập cỏc mục tiờu chất lượng
Tiến hành xem xột của lónh đạo
Đảm bảo cỏc nguồn lực cần thiết cho hệ thống
CMCsofft đó qui định phương phỏp thống nhất trong việc tổ chức tất cả cỏc cuộc họp xem xột của lónh đạo về vấn đề chất lượng và hệ thống bảo mật thụng tin.
Tham chiếu Trỏch nhiệm Tiến trỡnh Mụ tả/Kết quả/Biểu mẫu
3.1 4.1 4.2 4.3 4.5 ISMR TPCL LĐBP ISMR TPCL BGĐ ISMS team TPCL CBCL Bắt đầu Lập kế hoạch Tiến hành cuộc họp Kết thỳc 01/05QT/CL
Chuẩn bị bỏo cỏo
11/BM/CL
4.4 Lập biờn bản cuộc họp, ra quyết 02/05QT/CL định 3.2 BGĐ ISMR TPCL 02/05QT/CL Phổ biến và thực hiện quyết định
ISMR TPCL Thư ký ISMS team ISMR TPCL BGĐ
Nhỡn chung cỏc quỏ trỡnh họp xem xột của lónh đạo đó được quy trỡnh húa một cỏch chi tiết cụ thể trờn sơ đồ, thụng qua đấy quy định rừ quyền hạn và trỏch nhiệm của cỏc bờn liờn quan.
d. Trao đổi thụng tin với khỏch hàng
CMCSoft thiết lập phương thức trao đổi thụng tin với khỏch hàng thụng qua cỏc quỏ trỡnh kinh doanh, thực hiện dự ỏn, triển khai hợp đồng, quản lý thay đổi yờu cầu,. . . Người phụ trỏch thực hiện từng cụng việc cú trỏch nhiệm thống nhất phương thức trong từng trường hợp cụ thể và kiểm soỏt việc thực hiện/cải tiến phương thức đó thống nhất.
Cỏc thụng tin trao đổi với khỏch hàng phải được quản lý một cỏch khoa học theo cỏc phõn loại :Thụng tin liờn quan đến sản phẩm; Cỏc yờu cầu thay đổi đơn hàng, hợp đồng; Thụng tin phản hồi của khỏch hàng
e. Cung cấp nguồn lực
Nguồn lực cho cỏc hoạt động chất lượng luụn được đỏp ứng đầy đủ. CMCSOFT cam kết đảm bảo những nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện cỏc cam kết về chất lượng của Cụng ty với khỏch hàng .
Cụng ty luụn đảm bảo đủ số lượng và chất lượng cỏc nguồn lực cho việc phỏt triển, cung cấp cỏc sản phẩm dịch vụ ;duy trỡ cải tiến, nõng cao hiệu lực hệ thống quản lý.
Nguồn nhõn lực
Nhõn lực là nguồn lực chủ yếu và quan trọng nhất của CMCSoft.
Lónh đạo cỏc cấp cú trỏch nhiệm xỏc định những vị trớ, vai trũ quan trọng nhất trong tổ chức của mỡnh trong hiện tại cũng như trong kế hoạch phỏt triển.
CMCSoft xỏc định và yờu cầu về trỡnh độ chuyờn mụn và kinh nghiệm cụng tỏc đối với những cỏn bộ đảm nhiệm một số vị trớ cụ thể.
CMCSoft khuyến khớch và tạo điều kiện thuận lợi cho mọi nhõn viờn tự đào tạo, nõng cao trỡnh độ và hoàn thiện mỡnh.
Trong quỏ trỡnh ỏp dụng hệ thống chất lượng luụn đảm bảo:
Xỏc định năng lực cần thiết của những người được giao việc ảnh hưởng đến chất lượng.
Đào tạo để đỏp ứng yờu cầu cụng việc.
Đảm bảo người lao động nhận thức được vai trũ, mối liờn quan của cỏc hoạt động của họ trong hệ thống.
Cỏc hồ sơ về giỏo dục, đào tạo được duy trỡ và cập nhật thường xuyờn.
Quy trỡnh đào tạo nguồn nhõn lực
Tham chiếu Trỏch nhiệm Tiến trỡnh Mụ tả/Kết quả/
Biểu mẫu Bắt đầu Lõp kế hoạch đào tạo Xỏc định yờu cầu (Kế hoạch& Đột xuất)
Chuẩn bị đào tạo
Tiến hành đào tạo (Nội bộ&Bờn ngoài)
Tập hợp kết quả, lập bỏo cỏo và lưu
hồ sơ Kết thỳc 3.1;3.2 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 3.1 CB Phụ trỏch bộ phận CB Phụ trỏch đào tạo CB Phụ trỏch đào tạo CB Phụ trỏch đào tạo CB theo dừi đào tạo
CB theo dừi đào tạo Giảng viờn
CB theo dừi đào tạo CB Phụ trỏch đào tạo
01/02QT/PM
Kế hoạch đào tạo
02/02QT/PM 02/DM/CN 03/DM/CN 03/02QT/CN 04/02QT/PM 05/02QT/PM 06/02QT/PM f. Cơ sở hạ tầng
CMCSoft từng bước xõy dựng cỏc tiờu chuẩn về cơ sở hạ tầng và mụi trường làm việc gồm: văn phũng, trang thiết bị phần cứng, phần mềm, cụng cụ lao động, cỏc điều kiện đảm bảo và dịch vụ hỗ trợ phự hợp với cỏc tiờu chuẩn chung của ngành cụng nghiệp cụng nghệ thụng tin.
Cơ sở hạ tầng và mụi trường làm việc của CMCSoft cần được xem xột định kỳ hàng năm để nõng cấp/cải tiến hoặc phỏt hiện và xử lý cỏc vấn đề phỏt sinh cú thể làm ảnh hưởng đến chất lượng của cụng việc và của sản phẩm.
Mụ tả quỏ trỡnh quản lý tài sản, thể hiện một chu trỡnh quản lý, sử dụng tài sản tại Cụng ty CMCSOFT.
Tham chiếu Trỏch nhiệm Tiến trỡnh Mụ tả/Kết quả/Biểu mấu
Kết thỳc 4.1 4.2 4.3 4.4 CB QLTS CB QLTS NSD CB QLTS NSD CB QLTS TP HCTH Bắt đầu 3.1 3.2 Lập hồ sơ và cập nhật danh mục tài sản Bàn giao tài sản trong nội bộ
Theo dừi cỏc thay đổi của tài sản
Kiểm kờ và thanh lý tài sản 13/BM/ISMS 22/BM/ISMS 13/BM/ISMS 05/BM/ISMS 09/BM/ISMS 04/BM/ISMS 13/BM/ISMS
2.3.1.3. Kiểm soỏt chất lượng a. Kiểm soỏt tài liệu a. Kiểm soỏt tài liệu
Đó qui định một phương phỏp thống nhất cho cỏc tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống bảo mật thụng tin của CMCsoft và cỏc tài liệu kiểm soỏt khỏc đối với việc ban hành, phõn phối, quản lý tài liệu và triển khai cỏc quy trỡnh được sử dụng hệ thống quản lý chất lượng và hệ thống bảo mật thụng tin trong Cụng ty Cổ phần Giải phỏp Phần mềm CMC (CMCSoft)
b. Kiểm soỏt hồ sơ
Đó qui định được phương phỏp thống nhất cho tất cả cỏc loại hồ sơ trong việc kiểm soỏt cỏc loại hồ sơ chất lượng trong cụng ty CMCSoft
Thủ tục kiểm soỏt hồ sơ như sau:
Tham chiếu Trỏch nhiệm Tiến trỡnh Mụ tả/Kết quả/Biểu mẫu
3.1;3.2 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 3.1 PTHS PTHS PTHS
Người cú yờu cầu và PTHS
PTHS
Bắt đầu
Lập danh mục hồ sơ
Lưu trữ. Bảo quản
Kết thỳc 03/DM/CL 01/02QT/CL 03/02QT/CL Tiếp nhận, phõn loại, sắp xếp hồ sơ
Truy cập, theo dừi,sử dụng
Xử lý hồ sơ
d. Đỏnh giỏ nội bộ
Nhằm quy định phương phỏp thống nhất trong việc tổ chức đỏnh giỏ nội bộ hệ thống chất lượng, hệ thống bảo mật thụng tin của cụng ty CMCSoft nhằm đảm bảo sự phự hợp của hệ thống so với yờu cầu của tiờu chuẩn và tớnh hiệu lực của hệ thống chất lượng .
Thủ tục
Tham chiếu Trỏch nhiệm Tiến trỡnh Mụ tả/Kết quả/Biểu mẫu
3.1 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 3.2 TPQLCL Giỏm đốc ISMR TĐĐG ĐDBP ĐGV TĐĐG Cỏc bộ phận cú liờn quan TĐĐG TPQLCL Bắt đầu Lập kế hoạch đỏnh giỏ
Bỏo cỏo đỏnh giỏ
Kết thỳc
02/03QT/CL
Tiờu chuẩn ISO 9000:2000 Tiờu chuẩn ISO 27001
01/03QT/CL 03/03QT/CL N Y Thụng bỏo đỏnh giỏ Chuẩn bị đỏnh giỏ 02/03QT/CL TPQLCL 4.6 Phờ duyệt Tiến hành đỏnh giỏ 03/03QT/CL 01/03QT/CL
Phạm vi và cỏc yờu cầu đỏnh giỏ
Việc đỏnh giỏ chất lượng nội bộ theo tiờu chuẩn ISO được tiến hành ở tất cả cỏc phũng ban của CMCsoft với mỗi phũng ban cú những mục tiờu đỏnh giỏ khỏc nhau:Cụ thể:
Cỏc phũng ban thuộc khối sản xuất:
Đỏnh giỏ cỏc dự ỏn phần mềm của trung tõm theo cỏc quỏ trỡnh thuộc sổ tay chất lượng cỏc quỏ trỡnh phần mềm
Đỏnh giỏ hoạt động lập kế hoạch và theo dừi kế hoạch của cỏc trung tõm đú thụng qua cỏc tài liệu và bằng chứng cụ thể.
Đỏnh giỏ hoạt động khắc phục phũng ngừa và hoạt động quản lý hồ sơ của từng trung tõm theo quy trỡnh thuộc sổ tay chất lượng.
Cỏc phũng ban thuộc khối chức năng:đỏnh giỏ nội bộ trờn cỏc nội dung sau:
- Phũng hành chớnh – quản lý mạng:đỏnh giỏ hoạt động theo cỏc quy
trỡnh thuộc sổ tay chất lượng và hoạt động lập kế hoạch, theo dừi kế hoạch.
- Phũng nhõn sự: Đỏnh giỏ hoạt động theo quy trỡnh tuyển dụng theo
hệ thống tiờu chuẩn ISO 9001:2008 và hoạt động lập kế hoạch, theo dừi kế hoạch của phũng.
- Phũng kế toỏn : đỏnh giỏ theo cỏc tiờu chuẩn chung của CMCsoft và
cỏc tiờu chuẩn theo hệ thống tiờu chuẩn ISO 9001:2008 được thể hiện qua cỏc quỏ trỡnh trong cuốn sổ tay chất lượng và hoạt động lập kế hoạch theo dừi việc thực hiện kế hoạch của phũng.
- Trung tõm CQ: ( chất lượng và đào tạo): đỏnh giỏ cỏc quy trỡnh chất
lượng, quy trỡnh đào tạo theo hệ thống tiờu chuẩn ISO 9001:2008 được ghi trong cuốn sổ tay chất lượng và hoạt động lập kế hoạch theo dừi việc thực hiện kế hoạch của trung tõm.
Phƣơng phỏp đỏnh giỏ: đỏnh giỏ theo phương phỏp bảng hỏi với cỏc tiờu
chuẩn được tài liệu húa trong checklist đỏnh giỏ nội bộ.
e. Theo dừi và đo lƣờng cỏc quỏ trỡnh
Cỏc quỏ trỡnh được theo dừi và đo lường bằng cỏc phương phỏp thớch hợp theo kế hoạch hoạt động chung của hệ thống chất lượng hay theo yờu cầu của lónh đạo.
Việc đo lường cỏc quỏ trỡnh nhằm:
Chứng tỏ khả năng của cỏc quỏ trỡnh để đạt được cỏc kết quả đó hoạch định.
Nếu quỏ trỡnh khụng đạt kết quả như hoạch định phải tiến hành cỏc biện phỏp khắc phục để đảm bảo sự phự hợp của sản phẩm.
f. Theo dừi và đo lƣờng sản phẩm
CMCSOFT xỏc định việc kiểm tra, kiểm soỏt cỏc sản phẩm theo cỏc giai