3.2. Giải phỏp hoàn thiện quản lý chất lượng theo ISO9001:2008
3.2.2.4. Xõy dựng hệ thống ISO online nhằm giảm thiểu thụng tin khụng
hoàn hảo giữa cỏc bờn.
ISO online nghĩa là cụng ty cú thể xõy dựng hệ thống ISO trực tuyến trờn một mạng để cỏc bờn liờn quan cú thể cập nhật và thụng bỏo những thay đổi trong quỏ trỡnh thực hiện. Cụng ty cú thể xõy dựng nờn một sharepoint chung của dự ỏn và khi cú bất cứ thay đổi nào thỡ cỏc bờn liờn quan cú thể đưa lờn sharepoint này, và yờu cầu cỏc bờn liờn quan trong dự ỏn phải thường xuyờn theo dừi kiểm tra và hoàn thiện hệ thống sharepoint này, bảo đảm cho thụng tin được thực hiện thụng suốt, đỏp ứng tốt nhất yờu cầu của khỏch hàng.
Ưu điểm của giải phỏp này là:hiện nay mạng Internet đó được phổ cập rộng rói và dần trở thành một phần khụng thể thiếu của cỏc cụng ty, doanh nghiệp trờn thị trường, do đú với việc xõy dựng hệ thống ISO online cho phộp người dựng truy cập ở bất cứ mọi nơi và vào bất kỳ thời gian nào.
Thờm vào đú với việc ỏp dụng hệ thống ISO online như trờn doanh nghiệp sẽ tạo ra một mụi trường làm việc hiện đại và năng động hơn cho người lao động trong việc trao đổi thụng tin.
Hệ thống hỗ trợ một cỏch tốt nhất cho việc đỏp ứng nhanh cỏc yờu cầu cập nhật và truy cập trụng tin, bảo đảm tớnh nhất quỏn của thụng tin và kiểm soỏt luồng trung gian hiệu quả ( thụng tin đến trực tiếp từ khỏch hàng – cỏc thành viờn triển khai dự ỏn mà khụng thụng qua bất kỳ một trung gian nào khỏc ). Quản lý trờn sharepoint sẽ trỏnh được việc trựng lặp trong việc xử lý thụng tin, giảm thời gian và
chi phớ cho việc xử lý và lưu trữ thụng tin bằng giấy tờ, giảm chi phớ tỡm kiếm và in ấn, giảm chi phớ của bộ mỏy quản lý, nõng cao hoạt động sản xuất kinh doanh.
ISO online tạo ra mụi trường cho phộp doanh nghiệp trao đổi thụng tin nội bộ một cỏch dễ dàng và nhanh chúng, thụng tin thụng suốt mọi lỳc mọi nơi,giỳp cho dự ỏn cú thể rỳt ngắn thời gian hoàn thành, tăng năng suất lao động, quản lý tài liệu một cỏch tập trung và thống nhất. Đặc biệt hệ thống tài liệu và hồ sơ được quản lý một cỏch tập trung, cụng khai điều này cho phộo doanh nghiệp ban hành và phờ duyệt tài liệu một cỏch cụng khai dõn chủ trờn mạng, những bổ sung đúng gúp và sửa đổi cú thể cập nhật một cỏch thường xuyờn mà khụng hề tốn kộm chi phớ như cỏch truyền thống.
Đối với cỏc bờn liờn quan, ISO online cú những ớch lợi rất lớn cụ thể:
- Đối với cỏc quản lý hệ thống, việc xõy dựng hệ thống ISO online giỳp cho những người quản lý hệ thống cú thể quản lý được hồ sơ và tài liệu một cỏch đơn giản dễ dàng, nhanh chúng bằng cỏch nhập lờn tài liệu lờn hệ thống thỡ ngay lập tức những người cú liờn quan cú thể truy cập một cỏch dễ dàng thụng qua một dường link chung được quy định, như vậy sẽ giỳp cụng việc của những người quản lý đơn giản hơn,nhanh hơn.
- Đối với nhõn viờn: thụng qua hệ thống chung, nhõn viờn cú thể tỡm thấy bất cứ tài liệu nào mà mỡnh cần tạo bất cứ thời điểm nào, cú thể đọc được một hướng dẫn hay tỡm thấy một quy trỡnh sử dụng bất kỳ nào phục vụ cho cụng việc của mỡnh mà khụng lo tài liệu ấy bị sử dụng nhầm hoặc lỗi thời. Vỡ việc quản lý hồ sơ tài liệu thống nhất thụng qua một mỏy chủ và cỏc hồ sơ tài liệu sẽ được phõn loại và lưu theo từng lĩnh vực từng cụng việc cụ thể như hệ thống ISO 9001:2008. Cộng thờm việc tạo hồ sơ và phờ duyệt và tạo hồ sơ cho phộp hệ thống phõn quyền truy cập và tỡm kiếm hồ sơ một cỏch dễ dàng.
- Đối với người quản lý : thụng qua hệ thống ISO trực tuyến cú thể theo dừi và kiểm soỏt được toàn bộ hồ sơ tài liệu, cụng việc và trạng thỏi của mỗi cụng việc đó giao xuống cho cấp dưới, cập nhật được một cỏch thường xuyờn tỡnh trạng cỏc chương trỡnh dự ỏn đưa ra. Hơn nữa thụng qua hệ thống này, nhà quản lý cú thể xem lại hàng loạt cỏc bỏo cỏo về cụng việc nhõn sự, khỏch hàng một cỏch tổng quỏt nhất tạo ra cơ sở tiền đề cho nhà quản lý đưa ra những phương hướng những định hướng mới phỏt triển ngắn hạn và dài hạn cho tổ chức, bảo đảm đưa tổ chức đi đỳng theo xu hướng chung và phự hợp trỡnh độ phỏt triển của nền kinh tế.
3.2.3. Nhúm giải phỏp trong quỏ trỡnh kiểm soỏt chất lƣợng
Tiến hành chuyờn mụn húa cụng việc, hỡnh thành những nhúm chất lƣợng trong cụng ty
Nhúm chất lượng này cú thể là nhúm ớt người , cựng trong một đội cụng tỏc trong cỏc dự ỏn phụ trỏch cỏc vấn đề về chất lượng và liờn hệ với khỏch hàng, bảo đảm up date được những thay đổi liờn tục, thường xuyờn của khỏch hàng về mọi mặt để cú những biện phỏp thay đổi nhanh chúng và phự hợp.
Nhúm này phải được hỡnh thành trờn cơ sở tự nguyện tham gia của cỏc thành viờn trong nhúm. Cỏc hoạt động chất lượng chớnh là kiểm soỏt và cải tiến chất lượng . Biết cỏch sử dụng thành thạo cỏc quy trỡnh cỏc cụng cụ và hiểu rừ nội dung bản chất của hệ thống chất lượng của cụng ty. Cỏc thành viờn của nhúm chất lượng này phải đúng vai trũ là những hạt nhõn tiờu biểu đi tiờn phong trong cỏc hoạt động chất lượng của cụng ty . Cỏc hoạt động phải nổi bật, sỏt với thực tế, thụng qua cỏc thành viờn trong nhúm dần dần đưa hoạt động chất lượng thành tỏc phong nề nếp của đội, của nhúm và dần dần thành tỏc phong của cỏc phũng ban của cỏc trung tõm và cuối cựng trở thành nội quy, thành văn húa của cụng ty.
Mục tiờu chớnh về chất lượng của nhúm này là : tạo ra hạt nhõn chất lượng, nõng cao ý thức của người lao động trong cỏc hoạt động chất lượng đẩy nhanh sự cải tiến và phỏt triển của cụng ty, tạo ra mụi trường hoạt động làm việc lành mạnh và năng động cho nhõn viờn.
Đưa văn húa chất lượng vào cụng ty.
3.3. Kiến nghị điều kiện thực hiện cỏc giải phỏp hoàn thiện
3.3.1. Thành lập một đội, hoặc một nhúm đào tạo chất lƣợng
Nhằm nõng cao chất lượng đào tạo cũng như quỏ trỡnh đào tạo được thực hiện một cỏch bài bản thỡ cụng ty nờn thành lập ra một đội chuyờn trỏch về đào tạo.
Đội ngũ đào tạo này cần cú những khả năng truyền đạt tốt,cú kiến thức chuyờn mụn cũng như kỹ năng về chất lượng quy trỡnh, kỹ năng làm việc với con người thật tốt.
Thờm vào đú chớnh đội ngũ này cũng phải được đào tạo bài bản từ những chương trỡnh đào tạo bờn ngoài hoặc bờn ngoài cụng ty .
Trong quỏ trỡnh đào tạo thỡ cố gắng đến mức tối đa cho bài giảng của cỏn bộ đào tạo sỏt với chương trỡnh với điều kiện làm việc của người lao động nhất, cho họ cú thể hỡnh dung và ỏp dụng tốt nhất bài giảng vào thực tế.
3.3.2. Về việc thành lập cỏc nhúm chất lƣợng trong cụng ty
Tuyển mộ được một đội ngũ cỏn bộ cụng nhõn viờn trẻ nhiệt tỡnh, cú khả năng làm việc nhúm, cú khả năng thuyết trỡnh tốt.
Và cụng ty nờn tạo điều kiện tốt cho nhúm hoạt động và hồn thành mục tiờu đó được đặt ra của nhúm, thường xuyờn theo dừi và đỏnh giỏ cỏc hoat động của nhúm, kiểm tra kiểm soỏt cỏc hoạt động này, bảo đảm cỏc hoạt động cú hiệu quả.
3.3.3. Bổ sung chớnh sỏch phỳc lợi cho nhõn viờn cụng ty
Việc nhõn sự thường xuyờn thay đổi đó ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của cụng ty, cụng ty nờn đẩy mạnh cỏc hoạt động đói ngộ với nhõn viờn hơn nữa . Cú thể tăng lương, thưởng hoặc trợ cấp cho người lao động
Thờm vào nữa việc tạo mụi trường tốt cho cụng ty bằng cỏc đợt thi đua trong cỏc nhúm cỏc bộ phận trong cụng ty là rất cần thiết.
3.3.4. ISO online
Để cú thể hỡnh thành và duy trỡ hệ thống ISO trực tuyến trong cụng ty thỡ yờu cầu đầu tiờn là cụng ty phải cú hệ thống mỏy tớnh và mạng nội bộ hoạt động tốt, cỏc thành viờn cụng ty cú thể truy cập vào hệ thống mạng một cỏch dễ dàng.
Sau đấy tựy thuộc vào hệ thống chất lượng và đặc trưng của mỡnh và dự ỏn mà cụng ty sẽ phải lựa chọn ra hệ thống ứng dụng làm nền tảng cho việc chạy ứng dụng như : hệ điều hành :Windows server, Unit…. và hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu cho phự hợp.
Và điều kiện bắt buộc để hỡnh thành và ỏp dụng hệ thống ISO online này là cụng ty phải tổ chức đào tạo cho cụng nhõn viờn của mỡnh một cỏch bài bản, chi tiết, bảo đảm cho mọi thành viờn cụng ty đều cú thể vận hành sử dụng một cỏch thành thạo hệ thống này.
Song song với việc đào tạo, khi tổ chức hệ thống chất lượng theo yờu cầu này, cụng ty nờn thành lập một đội tư vấn về hệ thống cho toàn nhõn viờn trong cụng ty .
Khi tiến hành phải bảo đảm thường xuyờn liờn tục up date những tiờu chuẩn tài liệu mới cho việc sử dụng hệ thống.
KẾT LUẬN
ISO 9001:2008 là phiờn bản mới nhất của bộ tiờu chuẩn ISO 9000, nú là bộ tiờu chuẩn hiện đại và được ứng dụng ở rất nhiều ngành nghề nhiều lĩnh vực.
Tuy nhiờn tựy theo đặc thự ngành nghề, lĩnh vực mà cỏc tiờu chuẩn ISO được xem xột ứng dụng với những tiờu chuẩn khỏc nhau, và cỏc tiờu chuẩn mà bộ tiờu chuẩn ISO đưa ra mang tớnh chất định hướng cho cỏc hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp . Khi tiến hành xõy dựng và ỏp dụng bộ tiờu chuẩn ISO 9000 doanh nghiệp cần căn cứ vào đặc điểm ngành nghề mà mỡnh đang hoạt động , tựy vào đặc điểm về nguồn lực và định hướng phỏt triển của doanh nghiệp trong từng thời kỳ mà lựa chọn những tiờu chuẩn trong bộ tiờu chuẩn cho phự hợp.
Trong quỏ trỡnh hoạt động trong nền kinh tế, với điều kiện nền kinh tế toàn cầu luụn luụn biến động, cỏc điều kiện luụn luụn biến động, ỏp dụng cỏc tiờu chuẩn doanh nghiệp nờn xem xột cỏc điều kiện để cải tiến, để thay đổi cho phự hợp. Trỏnh tỡnh trạng ỏp dụng một cỏch mỏy múc cỏc điều kiện vào doanh nghiệp.
Đề tài của em là đề tài về đỏnh giỏ thực trạng quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn ISO 9001:2008 và cú đưa ra một số giải phỏp tổng quan nhất để hoàn thiện . Em rất mong với kiến thức chuyờn ngành được học trong trường đại học cộng với tầm nhỡn của một sinh viờn kinh tế thỡ cỏc thực trạng cũng như cỏc giải phỏp em đưa ra là sỏt với thực tế và cú thể ỏp dụng cải thiện phần nào cỏc hạn chế cũn tồn tại của hệ thống quản lý chất lượng của cụng ty.
Cuối cựng em xin chõn thành cảm ơn cụ giỏo TS Nguyễn Thị Lệ Thỳy,cỏc chị Nguyễn Thu Hiền, Phạm Thị Thanh Hà, cỏc anh chị trong trung tõm CQ - cụng ty TNHH giải phỏp phần mềm CMCsoft đó giỳp đỡ và hướng dẫn tận tỡnh em trong quỏ trỡnh thực tập và hoàn thành chuyờn đề này.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Sổ tay chất lượng cụng ty TNHH giải phỏp phần mềm CMCsoft 2. Hệ thống cỏc thủ tục trong hệ thống quản lý chất lượng của CMCsoft 3. TCVN ISO 9001:2008 – Hệ thống quản lý chất lượng – Cỏc yờu cầu 4. Giỏo trỡnh khoa học quản lý – tập 2, nhà xuất bản Khoa học kỹ thuật 2008 5. Giỏo trỡnh quản lý chất lượng trong tổ chức, trường đại học Kinh tế Quốc dõn, nhà xuất bản giỏo dục
6. http://www. vietbao. vn
7. Bỏo cỏo chi tiết hoạt động của doanh nghiệp cụng ty CMCsoft 8. Luận văn : Phạm Thu Hương – kinh tế và quản lý cụng 46
9. Quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn quốc tế -TS Lưu Thanh Tõm, nhà xuất bản đại học quốc gia Thành phố Hồ Chớ Minh
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU ................................................................................................ 1
CHƢƠNG I: CƠ SỞ Lí LUẬN VỀ CHẤT LƢỢNG VÀ QUẢN Lí CHẤT LƢỢNG THEO ISO 9001:2008 ..................................................................... 3
1.1. Chất lượng và quản lý chất lượng ........................................................................... 3
1.1. 1 . Chất lượng ................................................................................ 3
1. 1. 2 . Quản lý chất lượng ................................................................... 4
1. 1. 2. 1. Quản lý chất lượng ........................................................................... 4
1. 1. 2. 2. Sự cần thiết cú một hệ thống quản lý chất lượng trong doanh nghiệp ...... 5
1. 1. 2. 3. Yờu cầu của quản lý chất lượng ...................................................... 6
1. 1. 2. 4. Nội dung của quản lý chất lượng .......................................... 6
1. 2. Tổng quan về bộ ISO 9000 ..................................................................................... 8
1. 2. 1. Giới thiệu chung ...................................................................... 8
1. 2. 1. 1. Giới thiệu chung............................................................................... 8
1. 2. 1. 2. Lợi ớch doanh nghiệp thu được khi ỏp dụng hệ thống tiờu chuẩn ISO 9001:2008 ................................................................................................ 10
1. 2. 2. Quy trỡnh ỏp dụng quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 (Hệ thống quản lý chất lượng- cỏc yờu cầu) tại cụng ty TNHH giải phỏp phần mềm CMCsoft ..... 12
1. 2. 2. 1. Lập kế hoạch chất lượng ................................................................ 12
1. 2. 2. 2. Tổ chức triển khai chất lượng ........................................................ 13
1. 2. 2. 3. Kiểm soỏt chất lượng ..................................................................... 16
1. 2. 2. 4 . MCỏc hoạt động điều chỉnh chất lượng ........................................ 19
1. 2. 3. Cỏc yếu tố ảnh hưởng đến quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn ISO 9001:2008............................................................................................ 19
1. 2. 3. 1. Cỏc yếu tố khỏch quan ................................................................... 19
1. 2. 3. 2. Cỏc yếu tố chủ quan ....................................................................... 20
CHƢƠNG II: THỰC TRẠNG QUẢN Lí CHẤT LƢỢNG THEO TIấU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI CễNG TY CMCSOFT................................................ 22
2. 1. Tổng quan cụng ty TNHH giải phỏp phần mềm CMCsoft ................................ 22
2. 2. Trung tõm chất lượng và đào tạo CQ ................................................................... 22
2. 2. 1. Chức năng .............................................................................. 23
2. 2. 3. Mụ hỡnh tổ chức ............................................................................... 24
2. 2. 4. Chức năng, nhiệm vụ cỏc nhúm trong trung tõm ..................... 24
2. 2. . 4. 1. Chất lượng quy trỡnh và sản phẩm .............................................. 24
2. 2. 4. 2. Đào tạo ........................................................................................... 25
2. 2. 4. 3. Kiểm tra chất lượng phần mềm...................................................... 25
2. 2. 5. Mối quan hệ với cỏc bộ phận .................................................. 25
2. 3. Thực trạng quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn ISO 9001:2008 tại CMCsoft .. 26
2. 3. 1. Quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn ISO 9001:2008 tại cụng ty 26 2. 3. 1. 1. Lập kế hoạch chất lượng ................................................................ 27
Hoạch định hệ thống chất lượng ..................................................................... 27
2. 3. 1. 2. Tổ chức triển khai chất lượng ........................................................ 29
2. 3. 1. 3. Kiểm soỏt chất lượng ..................................................................... 33
2. 3. 1. 4 Khắc phục ........................................................................................ 39
2. 3. 2. Kết quả thu được từ việc ỏp dụng tiờu chuẩn ISO 9001:2008 tại cụng ty TNHH giải phỏp phần mềm CMCsoft. .................................... 43
2. 3. 2. 1. Lập kế hoạch .................................................................................. 43
2. 3. 2. 2. Triển khai tổ chức quản lý chất lượng ........................................... 44
2. 3. 2. 4. Khắc phục phũng ngừa .................................................................. 49
2. 3. 2. 5. Hiệu quả khỏc thu được từ quy trỡnh quản lý theo ISO 9001:2008 49 2. 3. 3. Những hạn chế trong quỏ trỡnh ỏp dụng tiờu chuẩn ISO 9001:2008 tại cụng ty ........................................................................ . 53
2. 3. 3. 1. Quỏ trỡnh lập kế hoạch .................................................................. 53
2. 3. 3. 2. Quỏ trỡnh tổ chức thực thi .............................................................. 54
2. 3. 3. 3. Quỏ trỡnh kiểm soỏt chất lượng ...................................................... 55
2. 4 . Cỏc yếu tố ảnh hưởng đến quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 tại cụng ty CMCsoft .......................................................................................................................... 55
CHƢƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUẢN Lí CHẤT LƢỢNG THEO TIấU CHUẨN ISO 9001:2008 .......................................... 57
3. 1. Định hướng hoàn thiện quản lý chất lượng tại cụng ty CMCsoft ...................... 57
3. 1. 1. Tiếp tục duy trỡ và hoàn thiện hệ thống hồ sơ chất lượng theo tiờu chuẩn ISO đó cú sẵn làm nền tảng cho mọi hoạt động quản lý chất lượng của cụng ty. ............................................................................. 57
3. 1. 2. Triển khai theo dừi theo cỏc điểm mốc dự ỏn, tổ chức cỏc buổi review với lónh đạo cụng ty, bỏm sỏt cỏc chương trỡnh chất lượng với
cỏc chương trỡnh hoạt động của cụng ty ............................................... 57
3. 1. 3. Tiến hành xõy dựng, hoàn thiện và dần đưa vào hệ thống đỏnh giỏ chất lượng mới: hệ thống hingliht- hệ thống xõy dựng và bật đốn cho cỏc dự ỏn. ..............................................................................................
57 3. 1. 4. Dần đưa hoạt động chất lượng trở thành dịch vụ trong cụng ty 59 3. 1. 5. Tăng cường dần cỏc hoạt động đào tạo,dần đưa hoạt động đào tạo vào phỏt triển một cỏch ổn định và rừ nột. .................................... 59
3. 2. Giải phỏp hoàn thiện quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008 .......................... 59
3. 2. 1. Nhúm giải phỏp trong quỏ trỡnh lập kế hoạch chất lượng......... 59
3. 2. 2. Nhúm giải phỏp trong quỏ trỡnh tổ chức, chỉ đạo triển khai chất lượng. ....... 59
3. 2. 2. 1. Tiến hành cỏc khúa đào tạo về chất lượng cho toàn thể cỏn bộ