TỐN NGHIỆP VỤ XUẤT KHẨU CỦA TỔNG CƠNG TY CHÈ VIỆT NAM
Cơng tác kế tốn nghiệp vụ xuất khẩu tại Tổng công ty Chè Việt Nam chưa thực sự hồn chỉnh, vẫn cịn có đơi chỗ thiếu sót như ; hạch tốn chênh lệch tỷ giá sai nguyên tắc, phân bổ chi phí cho hoạt động xuất khẩu chưa đầy đủ,...Để cho cơng tác kế tốn nghiệp vụ xuất khẩu được hồn chỉnh, để mang lại hiệu quả, chất lượng hơn nữa cho cơng tác kế tốn của Tổng công ty em xin mạnh dạn đưa ra một số đề xuất sau:
1. Sử dụng TK 413 - Chênh lệch tỷ giá và tỷ giá thực tế
Theo quy định của chế độ kế toán hiện hành thì có hai phương pháp hạch tốn tỷ giá là phương pháp tỷ giá hạch toán và phương pháp tỷ giá thực tế. Tuy vậy cả hai phương pháp đều phải tôn trọng nguyên tăc:
- Tất cả các nghiệp vụ hoạt động SXKD trong kỳ có liên quan đến mức chênh lệch tỷ giá ( ngoại trừ hoạt động mua bán ngoại tệ ), chuyển đổi tỷ giá mới, đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ...sẽ tạo ra mức chênh lệch tỷ giá và phải được phản ánh vào TK 413 - Chênh lệch tỷ giá. Số dư của TK 413 chỉ được xử lý vào cuối niên độ kế tốn theo hướng dẫn của Bộ Tài chính tại thời điểm đó theo từng trường hợp cụ thể phát sinh chênh lệch.
Tổng công ty tiếp tục áp dụng phương pháp tỷ giá thực tế nhưng nên sử dụng TK 413 để hạch toán các khoản chênh lệch tỷ giá. Kế toán thực hiện như sau:
- Đối với các loại vốn bằng tiền như tiền mặt, tiền gửi, tiền đang chuyển, các khoản phải thu, các khoản phải trả, nợ vay là ngoại tệ khi nhập vào kế toán ghi theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh, khi xuất ra áp dụng một trong các phương pháp tính tỷ giá xuất giống như giá xuất kho hàng hoá;
+ Nhập trước xuất trước + Nhập sau xuất trước + Bình quân gia quyền + Giá thực tế đích danh
Khoản chênh lệch giữa tỷ giá xuất và tỷ giá thực tế tại thời điểm xuất ngoại tệ được hạch toán vào bên Nợ TK 413 nếu tỷ giá xuất lớn hơn tỷ giá thực tế hoặc vào bên Có TK 413 nếu tỷ giá xuất nhỏ hơn tỷ giá thực tế.
- Cuối kỳ kế toán cần đánh giá lại số dư cuối kỳ của các tài khoản theo tỷ giá thực tế cuối kỳ để tính số dư các tài khoản theo một tỷ giá thống nhất, dễ quản lý và truy xuất cho kỳ sau.
Sử dụng TK 413 như sau: TK 1112,1122,131,... TK 413 TK 1112,1122,131,... TK 711,421,411,... TK 811, 421,411 Mức chênh lệch tỷ giá giảm Mức chênh lệch tỷ giá tăng
Cuối năm giải quyết theo qui định của BTC
Cuối năm giải quyết theo qui định của BTC
DCK: mức CLTG giảm chưa giải quyết
DCK: mức CLTG tăng chưa giải quyết
2 . Phương pháp phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý cho hoạt động xuất khẩu xuất khẩu
Hiện nay các phịng kinh doanh của Tổng cơng ty đều có chức năng mua bán trong nước và xuất khẩu do đó những chi phí khơng xác định được cho riêng từng hoạt động như khấu hao TSCĐ, lương nhân viên...phải để đến cuối kỳ phân bổ cho chi phí SXKD chung. Trên cơ sở tổ chức lại hoạt động của các phòng kinh doanh theo hướng chuyên mơn hố các hoạt động; một số phòng chuyên xuất khẩu, một phòng chuyên mua hàng thì các khoản chi phí của các phòng kinh doanh thực hiện nghiệp vụ xuất khẩu có thể dễ dàng tập hợp vào các tài khoản chi tiết chi phí cho hoạt động xuất khẩu. Riêng đối với các chi phí mua hàng để xuất khẩu có thể xem như chi phí bán hàng và tính tất cả cho chi phí hoạt động xuất khẩu trong kỳ, hoặc phân bổ một phần cho số hàng xuất khẩu trong kỳ, phần còn lại phân bổ cho số hàng tồn kho theo công thức:
3. Thiết lập hệ thống báo cáo nhanh
Trong kinh doanh xuất khẩu cũng như trong hoạt động bán hàng, thị trường có ảnh hưởng rất lớn đến doanh thu và kết quả kinh doanh. Phòng kế tốn của Tổng cơng ty nên lập hệ thống báo cáo nhanh như các bảng tổng hợp hàng mua vào, bán ra, các chi phí... thể hiện các thơng tin cơ bản như số liệu về số lượng, giá mua, giá bán, chi phí để phục vụ cho việc lập phương án giá và cho cơng tác quản lý chung. Ví dụ kế tốn có thể lập bảng tổng hợp mua hàng định kỳ hàng tháng như sau: ( xem phụ lục 2 )
4. Tổ chức công tác theo dõi và xử lý chứng từ kế tốn
Với hình thức sổ kế tốn chứng từ ghi sổ khơng bắt buộc kế tốn phải ghi hàng ngày các chứng từ gốc vào chứng từ ghi sổ và sổ cái, do đó kế tốn ở Tổng cơng ty thường để dồn các chứng từ đến cuối tháng mới vào chứng từ ghi sổ và đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Có một thực tế là có những nghiệp vụ phát sinh liên quan đến nhiều tài khoản chi tiết, kế tốn đơi khi quên không vào hết các sổ liên quan. Cuối kỳ cộng số phát sinh thấy số liệu khơng khớp, lúc này phải dị sổ, đối chiếu chứng từ mất rất nhiều thời gian.
Phịng kế tốn nên quy định đối với chứng từ gốc bắt buộc phải vào sổ kế toán chi tiết, sổ quỹ và bảng tổng hợp chứng từ gốc hàng ngày .Hàng ngày hoặc ít nhất là hàng tuần phải lập chứng từ ghi sổ, ghi số của chứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó vào sổ cái các tài khoản liên quan. Như vậy sẽ khắc phục được tình trạng chứng từ để lưu cữu, lập báo cáo kế tốn khơng kịp thời như hiện nay. Chi phí phân bổ cho hàng tồn kho = Chi phí cho hàng tồn kho đầu kỳ + Chi phí phát sinh trong kỳ Số hàng tồn đầu kỳ + Số hàng mua trong kỳ x Số hàn g tồn cuối kỳ
Đối với nghiệp vụ xuất khẩu thì bộ chứng từ rất quan trọng, nó là bằng chứng chứng tỏ người bán đã hồn thành nghĩa vụ của mình, là cơ sở để thanh toán với người mua qua ngân hàng và cùng với hợp đồng nó là căn cứ để giải quyết các tranh chấp phát sinh.
Kế tốn Tổng cơng ty khơng nên phân loại bộ chứng từ theo từng loại chứng từ và lưu trữ theo từng tháng như hiện nay, như vậy khi cần kiểm tra, đối chiếu sẽ phải lục tìm từng chứng từ một rất mất thời gian. Kế toán nên tập hợp từng bộ chứng từ đính kèm với từng hợp đồng để lưu trữ, như vậy sẽ tiện lợi hơn cho việc kiểm tra, đối chiếu.
5. Áp dụng các biện pháp thúc đẩy, hỗ trợ xuất khẩu
Trong nền kinh tế thị trường, việc áp dụng các biện pháp hỗ trợ bán hàng là rất cần thiết, đặc biệt là đối với trường hợp của Tổng công ty vì hàng xuất khẩu chính của Tổng cơng ty là chè mà uy tín của chè Việt Nam trên thị trường thế giới khơng cao và có rất nhiều đối thủ cạnh tranh. Do đó Tổng cơng ty nên áp dụng các biện pháp marketing như quảng cáo, khuyến mại , chiết khấu cho khách hàng mua số lượng lớn, tổ chức hội chợ, triển lãm về chè và văn hoá trà của Việt Nam...và đặc biệt là việc đưa chè Việt Nam đi tham dự các hội chợ, triển lãm quốc tế để giới thiệu sản phẩm và tìm kiếm khách hàng.
Muốn vậy Tổng công ty phải mạnh dạn bỏ ra những khoản chi phí bán hàng lớn hơn nữa, chi phí bán hàng nên ở trong khoảng từ 15% đến 20% doanh thu và nên tập trung cho hoạt động marketing. Đối với các cơng ty nước ngồi chi phí bán hàng thường chiếm 25% - 30% doanh thu.