Những giải pháp nêu trên chỉ được áp dụng một cách có hiệu quả khi Tổng cơng ty đáp ứng được những điều kiện cần thiết dưới đây, hơn nữa đây cũng chính là những yêu cầu của thực tế hoạt động kinh doanh hiện nay của Tổng công ty.
1. Tổ chức lại hoạt động của các phịng kinh doanh
Mặc dù cơng tác tổ chức khơng phải là nhiệm vụ của kế tốn nhưng việc tổ chức hợp lý các hoạt độnh kinh doanh ngoài việc làm tăng hiệu quả của kinh doanh cịn giúp rất nhiều cho kế tốn trong cơng việc của mình.
Tổng cơng ty nên tổ chức lại hoạt động của các phòng kinh doanh theo hướng chun mơn hố, giao nhiệm vụ cụ thể cho từng phòng kinh doanh dựa trên cơ sở từng hoạt động và từng khu vực thị trường. Các nhiệm vụ có thể được giao như sau:
- Phòng KD1 chuyên trách xuất khẩu vào khu vực Châu Âu và Bắc Mỹ - Phịng KD2 chun trách thị trường Trung Đơng , Châu Phi và xuất khẩu theo Nghi định thư chủ yếu sang Iraq và các nước SNG.
- Phòng KD3 chuyên trách xuất khẩu vào thị trường Đơng Á, Nam Á - Phịng KD4 phụ trách việc mua hàng cho các phòng khác xuất khẩu.
- Phịng KD5 phụ trách tồn bộ các hoạt động nhập khẩu và tiêu thụ trong nước.
Việc phân công cụ thể theo các hoạt động và các thị trường sẽ giúp cho các phòng kinh doanh tập trung sâu hơn vào nghiệp vụ của mình, tránh được hiện tượng tranh mua tranh bán, chạy theo thành tích như hiện nay, như vậy hiệu quả cơng việc sẽ cao hơn.
2. Trang bị những thông tin, kiến thức mới, kỹ năng ngoại ngữ và tin học cho nhân viên nhân viên
Nhân viên phòng kế tốn cần được cập nhật thường xun những thơng tin về chế độ, chính sách về tài chính và kế tốn và ngoại thương để có thể điều chỉnh kịp thời phương pháp hạch tốn cho đúng với chế độ, chính sách.
Kế tốn nghiệp vụ xuất khẩu địi hỏi phải có trình độ Anh văn nhất định để có thể đọc được hợp đồng và bộ chứng từ xuất khẩu hàng hoá( thường được viết bằng tiếng Anh ).
Kế toán phải am hiểu máy vi tính và sử dụng thành thạo các ứng dụng tin học văn phòng như WINWORD, EXCEL và các phần mề kế tốn thơng dụng để có thể tự động hố cơng tác kế tốn, tăng năng suất và hiệu quả công việc.
Muốn vậy Tổng công ty phải tổ chức đào tạo, huấn luyện nâng cao trình độ nghiệp vụ và kỹ năng ngoại ngữ, tin học cho nhân viên phịng kế tốn.
3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế tốn
Để khắc phục những khó khăn do việc mở nhiều TK cấp 3, cấp 4 gây ra, giảm bớt gánh nặng công việc ghi chép sổ sách và kiểm tra đối chiếu cho kế tốn viên thì Tổng cơng ty nên trang bị cho phịng kế toán một phần mềm kế toán phù hợp và liên kết các máy thành một mạng nội bộ.
Hiện tại phòng kế tốn cũng đã sử dụng máy vi tính trong cơng việc của mình nhưng việc sử dụng này cịn mang tính thủ cơng, chưa khai thác hết năng lực của máy.
Phịng kế tốn có 12 chuyên viên nhưng mới chỉ được đầu tư 5 máy vi tính, các máy này chưa được nối mạng với nhau do đó khơng thể sử dụng chung thông tin trên máy. Thêm vào đó các máy này chưa được cài đặt một phần mềm kế tốn nào vì thế các máy chỉ được sử dụng để tính tốn, lập biểu bảng một cách hết sức thủ công bằng công cụ WORD và EXCEL. Kế toán mỗi phần hành sẽ tự vẽ những biểu bảng, sổ sách liên quan. Bộ chứng từ được luân chuyển cho từng người phụ trách từng phần hành để nhập số liệu vào máy rồi tính tốn trên máy và in ra những bảng biểu và sổ sách cần thiết. Công việc này mất rất nhiều thời gian và không hiệu quả.
Hiện nay các công ty phần mềm liên tục tiếp thị những phần mềm kế toán như EFFECT, ACSOFT,...và sẵn sàng nhận thiết kế các phần mềm kế toán theo yêu cầu thực tế và đảm bảo hướng dãn sử dụng thành thạo phần mềm đó. Giá cả của những phần mềm này cũng tương đối hợp lý ( dao động từ 30 triệu đến 40 triệu VND ).
Khi sử dụng phần mềm kế tốn phù hợp và các máy tính được nối mạng với nhau thì cơng việc kế tốn sẽ trở nên hết sức đơn giản; Phịng kế tốn chỉ cần một nhân viên chuyên trách nhập số liệu từ các chứng từ gốc vào máy, vì các máy trong mạng có thể dùng chung dữ liệu nên chứng từ gốc không cần phải chuyển
cho từng phần hành như hiện nay. Sau đó mọi cơng việc tính tốn, vào các sổ sách liên quan sẽ do máy tự động thực hiện theo chương trình. Khi cần sổ sách, bảng biểu nào kế toán chỉ cần chọn và in ra. Như vậy nhân lực ở phòng kế tốn sẽ có thể giảm đi một nửa mà hiệu quả công việc vẫn được đảm bảo.
KẾT LUẬN
Ngay từ khi thực hiện chính sách " mở cửa" nền kinh tế Đảng và Nhà nước ta đã rất quan tâm đến xuất khẩu, luôn xem xuất khẩu như là một mũi nhọn chủ lực trong công cuộc phát triển kinh tế. Tuy vậy xuất khẩu vẫn còn là một lĩnh vực kinh doanh mới đối với rất nhiều doanh nghiệp của Việt Nam. Do chưa có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất khẩu nên các doanh nghiệp không tránh khỏi những bỡ ngỡ, mơ hồ, nhiều người cho rằng hoạt động xuất khẩu cũng tương tự như bán hàng trong nước. Ngay cả trong công tác kế tốn nghiệp vụ xuất khẩu đơi khi cũng có những nhầm lẫn, sai sót.
Nhận thức được tầm quan trọng của cơng tác kế tốn nghiệp vụ xuất khẩu, nắm được những yêu cầu và thực tế địi hỏi đối với kế tốn xt khẩu, Luận văn đã khái quát lý luận của hoạt động xuất khẩu và cơng tác kế tốn nghiệp vụ xuất khẩu. Đi sâu nghiên cứu thực tế cơng tác kế tốn nghiệp vụ xuất khẩu tại Tổng công ty chè Việt Nam và từ thực tế đó Luận văn đã đưa ra những giả pháp nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn nghiệp vụ xuất khẩu hàng hố tại Tổng cơng ty chè Việt Nam.
Do hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn, Luận văn này khơng khỏi có những khiếm khuyết, vì vậy em rất mong nhận được những phê bình, góp ý của các thầy, cơ giáo và q bạn đọc để có thể rút kinh nghiệm và khắc phục những thiếu sót.
Em xin chân thành cảm ơn PGS .TS . Đặng Văn Thanh đã giúp đỡ em hoàn thành Luận văn này, xin cảm ơn các thầy, cô giáo sẽ đọc và cho ý kiến về bản Luận văn này.