Do nguyên vật liệu là một khoản chi chủ yếu trong giá thành sản phẩm, vì vậy vấn đề sử dụng và bảo quản nguyên vật liệu cần phải hết sức chú ý.
Hiện nay ở công ty, hệ thống kho tàng chƣa đạt yêu cầu, điều đó có thể lý giải là do diện tích của cơng ty khá nhỏ nhƣng với sự phát triển ngày càng nhanh và lớn mạnh của cơng ty thì việc mở rộng quy mơ là một điều tất yếu. Vì vậy, trong thời gian tới công ty nên đầu tƣ cải tạo, xây dựng thêm hệ thống kho để công tác quản lý vật liệu đƣợc tốt hơn.
Xây dựng kho với định mức dự trữ tối thiểu vừa đủ để tránh gây nên tình trạng gián đoạn trong sản xuất và định mức dự trữ tối đa cũng vừa đủ để tránh dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn
Hơn nữa, công ty cần sắp xếp lại kho tàng theo những đặc điểm, tính chất hố học của từng loại vật liệu sao cho hợp lý nhất.
3.2.2 Hoàn thiện tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế tốn
Do u cầu của cơng tác quản lý công ty cổ phần thƣơng mại và xây dựng mở nhiều tài khoản cấp 4 và cấp 5 để theo dõi từng vụ việc. Tài khoản mở quá chi tiết tuy có nhiều thuận lợi trong cơng tác lập báo cáo quản trị nhƣng cũng
gây khó khăn cho kế toán trong việc cập nhật chứng từ, dễ nhầm lẫn khi hạch tốn và dẫn đến khó khăn trong việc kiểm tra, phát hiện lỗi sai.
Phƣơng pháp tính giá thành hiện nay của cơng ty là tƣơng đối chính xác, đơn giản, nhanh gọn cho cơng tác kế tốn. Cơng ty thực hiện tập hợp chi phí trên tồn bộ dây chuyền sản xuất và tính giá thành cho tất cả các công đoạn sản xuất. Tuy nhiên để đảm bảo đáp ứng yêu cầu quản trị chi phí giá thành của cơng ty cũng nhƣ đáp ứng yêu cầu thông tin cho cơ quan quản lý cấp trên, do vậy công ty cần tập hợp chi phí theo phân xƣởng, cơng đoạn.
3.2.3 Hồn thiện chứng từ và luân chuyển chứng từ
Công ty đã sử dụng đầy đủ các chứng từ bắt buộc theo quy định và thực hiện nghiêm túc các bƣớc trong quy trình luân chuyển chứng từ, tạo điều kiện cho cơng tác hạch tốn ban đầu đƣợc chính xác và cơng tác hạch tốn sau này đƣợc thuận lợi. Việc tổ chức, bảo quản, lƣu trữ chứng từ khoa học, đầy đủ, dễ kiểm tra, kiểm sốt, tạo điều kiện cung cấp thơng tin kịp thời chính xác khi cần thiết. Tuy nhiên cũng cần phải tăng cƣờng công tác quản lý chứng từ đề phòng khi bị mất mát.
Về việc sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ ghi chép ở doanh nghiệp đã đảm bảo chứng từ lập ra có cơ sở thực tế và có cơ sở quản lý, giúp cho cơng tác quản lý tình hình nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu đƣợc kịp thời, cung cấp thông tin cần thiết cho các bộ phận liên quan.
Trƣờng hợp có phế liệu cần thu hồi, sau khi có sự thơng báo của phịng vật tƣ, kế toán theo dõi vật tƣ nên làm thủ tục nhập và xuất phế liệu thu hồi để làm căn cứ chứng từ ghi chép ban đầu đƣa vào hạch tốn giảm chi phí giá thành sản phẩm. Khi làm xong thủ tục nhập, xuất kế tốn nhập số liệu vào máy tính để máy tính tự động định khoản.
Phiếu nhập kho phế liệu đƣợc viết thành 2 liên: + 1 liên lƣu lại nơi viết
+ 1 liên giao cho thủ kho giữ khi phế liệu đã nhập kho, định kỳ thủ kho giao cho kế toán nguyên vật liệu để vào sổ chi tiết.
Mẫu phiếu nhập kho phế liệu nhƣ sau:
Phiếu nhập kho phế liệu
Ngày tháng năm
Số: Số: 12
Họ và tên ngƣời giao hàng Nhập tại kho:
STT Tên phế liệu Đơn vị Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
Cộng
3.2.4 Hoàn thiện sổ kế tốn chi tiết
Hiện nay, Cơng ty cổ phần thƣơng mại và xây dựng Phƣơng Đông đang sử dụng phƣơng pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Phƣơng pháp này tuy đơn giản, dễ làm song công việc ghi chép nhiều, trùng lặp và tốn nhiều công sức.
Do đặc điểm vật liệu của Công ty là đa dạng về chủng loại, khối lƣợng nhiều nhƣng hạch toán chi tiết vật liệu theo phƣơng pháp thẻ song song chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, biến động ít... vì vậy theo em Cơng ty áp dụng phƣơng pháp thẻ song song là chƣa phù hợp. Trong điều kiện hiện nay, công ty nên áp phƣơng pháp sổ số dƣ trong việc hạch toán chi tiết về NVL. Ƣu điểm của phƣơng pháp này là sự kết hợp chặt chẽ giữa việc ghi chép của thủ kho với việc hạch toán nghiệp vụ của kế toán vật liệu.
tƣ thủ kho tiến hành ghi thẻ và chuyển lên cho kế toán phân loại nguyên vật liệu tuy nhiên khi nhận đƣợc thẻ thƣờng kế toán phân lọai và tập trung các phiếu trong cả tháng đến cuối tháng mới vào sổ . Khi thực hiện theo phƣơng pháp này thì cơng việc thƣờng dồn vào cuối tháng rất dễ nhầm lẫn . Vì các cơng trình ở xa nên chứng từ nhập , xuất đƣợc chuyên về phòng kế tốn khơng kịp thời , có cơng trình cuối tháng mới chuyển về .Theo em nên cứ 05 ngày thủ kho và kế toán tổng hợp nhập xuất và đối chiếu với nhau một lần , làm nhƣ thế cơng việc cập nhật tại phịng kế tốn chính xác kịp thời. Đối với cơng trình ở xa có thể là 15 ngày đối chiếu .
3.2.5 Hồn thiện kế tốn tổng hợp ngun vật liệu
- Để đảm bảo cho doanh nghiệp phản ánh đúng giá trị NVL tồn tại công ty không cao hơn so với giá thị trƣờng và giúp cho các báo cáo tài chính của cơng ty đƣợc phản ánh chính xác hơn. Mặt khác trong điều kiện giá cả không ổn định và chủng loại NVL mua vào ngày càng nhiều do yêu cầu mở rộng, tăng cƣờng sản xuất. Việc lập dự phịng NVL tại cơng ty TNHH Tuấn Tú là một điều cần thiết. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho sẽ giúp cơng ty bình ổn giá nguyên vật liệu cũng nhƣ hàng hoá trong kho, tránh đƣợc cú sốc của giá cả thị trƣờng. Bên cạnh đó, việc lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho nhiều khi cịn đóng vai trị là những bằng chứng quan trọng của cơng tác kiểm tốn và kiểm tra kế tốn tồn công ty.
- Ngoài ra, dự phịng giảm giá ngun vật liệu cịn có tác dụng làm giảm lãi của công ty trong niên độ kế tốn, nên cơng ty nên tích luỹ đƣợc một nguồn tài chính đáng kể mà nó đƣợc phân chia. Nguồn tài chính này đƣợc nằm tạm thời nằm trong tài sản lƣu động và kho cần sử dụng để bù đắp cho các khoản thiệt hại do vật tƣ, sản phẩm hàng hoá bị giảm giá phát sinh. Một điểm lợi nữa đó là lập dự phòng giảm giá đƣợc ghi nhận nhƣ một khoản chi phí làm giảm thu nhập doanh nghiệp phải nộp. Nguyên vật liệu tại cơng ty có giá trị lớn mà giá cả thị trƣờng thƣờng xuyên biến động
vì vậy, để chủ động trong các trƣờng hợp rủi ro giảm giá vật tƣ hàng hoá cơng ty nên tiến hành lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho.
Việc lập dự phòng phải dựa trên nguyên tắc: Chỉ lập dự phòng cho các loại vật liệu tồn kho, tại thời điểm lập báo cáo tài chính, có giá trị thƣờng thấp hơn giá trị ghi sổ.
Mức dự phòng cần lập = Số vật liệu tồn kho x Mức giảm giá Cho năm tới cuối niên độ vật liệu Trong đó:
Mức giảm giá NVL = Đơn giá ghi sổ - Đơn giá thực tế trên thị trƣờng Tài khoản sử dụng là TK 159.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Về cách hạch toán chi tiết thanh toán với ngƣời bán.
Hiện nay để theo dõi tình hình thanh tốn với ngƣời bán, doanh nghiệp đang mở các sổ chi tiết thanh toán với ngƣời bán và mở riêng cho từng nhà cung cấp. Cuối tháng, kế toán lấy số liệu tổng cộng trên mỗi sổ để lên bảng tổng hợp chi tiết TK 331. Theo em, thì việc mở sổ riêng theo dõi tình hình thanh tốn với mỗi nhà cung cấp là khơng cần thiết vì có những khách hàng trong một tháng hoặc nhiều tháng liền khơng có phát sinh. Do vậy, đối với những nhà cung cấp thƣờng xuyên, với giá trị lớn Xí nghiệp mới nên mở sổ chi tiết thanh tốn riêng để theo dõi, cịn đối với những nhà cung cấp không thƣờng xuyên và các lần giao dịch với giá trị nhỏ thì doanh nghiệp có thể mở chung sổ chi tiết theo dõi thanh toán hoặc mở cho một vài nhà cung cấp trên một sổ
Hiện nay việc áp dụng công nghệ thơng tin vào kế tốn đang ngày càng phát triển và phát huy đƣợc tính tích cực của nó. Tuy nhiên việc dùng hệ thống máy tính trong cơng tác kế tốn tại cơng ty cịn rất nhiều hạn chế, cơng tác kế tốn ở cơng ty chủ yếu là thủ công, khối lƣợng công việc lớn, việc cung cấp báo
cáo số liệu bị hạn chế. Do vậy để đáp ứng và phù hợp với điều kiện phát triển hiện nay công ty nên bồi dƣỡng và nâng cao trình độ của các nhân viên kế tốn trong cơng tác kế tốn máy, trang bị hệ thống máy tính cho phịng kế tốn nhằm giảm bớt khối lƣợng công việc cho nhân viên kế toán nhƣng lại nâng cao hiệu quả của cơng tác kế tốn nói chung và kế tốn vật liệu nói riêng tại đơn vị. Cơng ty hiện nay đang sử dụng phần mềm kế toán Macvpro, doanh nghiệp cần đào tạo đội ngũ nhân viên thành thạo sử dụng phần mềm để cơng tác kế tốn đƣợc tốt hơn.
3.2.6 Hoàn thiện báo cáo liên quan đến nguyên vật liệu
Do hệ thống tài khoản của công ty đƣợc mở rất chi tiết, nên hệ thống sổ sách và báo cáo tài chính, báo cáo quản trị của cơng ty ln đảm bảo tính chính xác và kịp thời đáp ứng cho công tác quản lý và chỉ đạo sản xuất kinh doanh của lãnh đạo công ty đạt hiệu quả cao. Song bên cạnh đó cho thấy số lƣợng sổ cái, sổ nhật ký chung, các loại sổ chi tiết và báo cáo của cơng ty nhiều cũng gây khó khăn trong cơng tác đối chiếu giữa các phần hành kế toán và trong khâu dự trữ.
3.2.7 Điều kiện thực hiện giải pháp nguyên vật liệu tại công ty
Để các giải pháp đƣa ra có tính chất khả thi địi hỏi có những điều kiện nhất định. Các điều kiện này phải có từ phía nhà nƣớc và doanh nghiệp.
- Về phía nhà nƣớc: Đây là điều kiện mang tính chất vĩ mơ phải đƣợc thực hiện một cách đồng bộ từ chính phủ đến cơ quan chức năng có liên quan. Tạo dựng và hồn thiện mơi trƣờng pháp lý thuận lợi nhƣ Bộ Tài Chính cần thơng qua và soạn thảo hồn chỉnh hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam trên cơ sở tham khảo chuẩn mực kế toán quốc tế, rà sốt xem xét lại các văn bản có liên quan đến cơng tác kế tốn, tài chính của doanh nghiệp để đảm bảo tính thống nhất giữa các văn bản, hạn chế mức tối đa việc liên tục ban hành văn bản dƣới dạng thông tƣ, nghị định.
Các giải pháp chỉ có thể thực hiện đƣợc nếu doanh nghiệp có nhận thức đúng đắn về kế tốn nói chung và ngun vật liệu nói riêng, có đội ngũ cán bộ quản lý, kế tốn đủ năng lực và trình độ chun mơn, có sự quan tâm đúng mức đến cơ sở vật chất kỹ thuật của bộ phận kế toán. Doanh nghiệp cần có chính sách phát triển nguồn nhân lực.
Cần quan tâm đến yếu tố con ngƣời để có đội ngũ kế tốn viên có trình độ chun mơn cao, nhà nƣớc cần có chính sách thích hợp trong đào tạo.
Cần tổ chức việc kiểm tra, kiểm sốt chất lƣợng cơng tác kế tốn.
Phân chia quyền và nghĩa vụ cụ thể, tránh tình trạng một ngƣời kiêm quá nhiều cơng việc dẫn đến khó kiểm sốt hay khơng khách quan.
KẾT LUẬN
Muốn tồn tại và phát triển trên thị trƣờng, các doanh nghiệp phải tiến hành hạch toán kế toán để phản ánh một cách khách quan, liên tục, tồn diện và có hệ thống về tình hình doanh nghiệp mình trƣớc và sau quá trình SXKD. Với điều kiện SXKD trong nền kinh tế hiện nay, để đứng vững trong môi trƣờng cạnh tranh, việc tiết kiệm chi phí đầu vào mà ở đây là chi phí nguyên vật liệu từ đó hạ giá thành là mục tiêu của mọi doanh nghiệp. Chính vì vậy việc hồn thiện và nâng cao cơng tác kế tốn nguyên vật liệu là một điều tất yếu và không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp.
Cùng với xu hƣớng phát triển ấy, việc hồn thiện cơng tác kế toán tại công ty cổ phần thƣơng mại và xây dựng Phƣơng Đông cũng vô cùng cần thiết. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp nói riêng và trong các doanh nghiệp nói chung, em đã mạnh dạn đi sâu tìm hiểu, phân tích thực trạng kế tốn nguyên liệu, vật liệu tại doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập ở doanh nghiệp, em nhận thấy cơng tác hạch tốn ngun liệu, vật liệu đã đáp ứng đƣợc u cầu hiện nay, góp phần quan trọng trong cơng tác quản lý, giúp doanh nghiệp đạt đƣợc mục tiêu đề ra. Tuy nhiên để phát huy hơn nữa vai trị của kế tốn nói chung và kế tốn ngun vật liệu nói riêng em đã đƣa ra một số ý kiến và giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn ngun vật liệu tại doanh nghiệp. Đó là những giải pháp về cơng tác quản lý, hạch tốn nguyên vật liệu nói riêng và cơng tác kế tốn tại doanh nghiệp nói chung với hy vọng sẽ đóng góp đƣợc phần nào vào cơng tác kế tốn của cơng ty.
Ngồi ra, do trình độ và thời gian tìm hiểu có hạn nên đề tài của em không tránh khỏi những sai sót nhất định. Em rất mong nhận đƣợc sự góp ý của các thầy cơ, các nhân viên trong phịng tài chính kế tốn cơng ty cổ phần thƣơng mại và xây dựng Phƣơng Đông để bài viết của em đƣợc hoàn thiện hơn.
ban lãnh đạo cùng các nhân viên phịng tài chính kế tốn cơng ty cổ phần thƣơng mại và xây dựng Phƣơng Đông đã giúp đỡ, chỉ bảo, tạo điều kiện cho em rất nhiều trong thời gian em thực tập và làm chuyên đề. Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn giáo viên hƣớng dẫn thực tập của em là cơ Phạm Thị Thủy Giáo viên Khoa kế tốn Trƣờng Đại học Kinh tế Quốc Dân Hà Nội đã tận tình chỉ bảo và giúp đỡ em rất nhiều trong thời gian em làm chuyên đề.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Giáo trình kế tốn tài chính doanh nghiệp. Chủ biên PGS.TS Đặng Thị Loan. NXB Đại học Kinh tế Quốc Dân.
2. Hƣớng dẫn thực hiện chế độ kế toán doanh nghiệp ( Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 ). TS. Nguyễn Phƣơng Liên - Bộ Tài Chính.
3. Kế tốn doanh nghiệp sản xuất - Vƣơng Đình Huệ.
4. Chế độ kế toán doanh nghiệp. Bộ Tài Chính - NXB Tài Chính Tháng 4, 2006.
5. Giáo trình Lý thuyết Hạch tốn Kế tốn . Chủ biên: PGS.TS. Nguyễn Thị Đơng.
6. Hƣớng dẫn thực hành Hạch toán kế toán - TS.Phạm Huy Đoán, ThS. Nguyễn Thanh Tùng - Nhà xuất bản tài chính.
7. Quyết định 15 /QĐ- BTC của Bộ tài chính ra ngày 20/03/2006.
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT .................................................................... 1
LỜI MỞ ĐẦU ...................................................................................................... 2
CHƢƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU