Tính l-ơng và trợ cấp bảo hiểm xã hội trong doanh nghiệp đ-ợc tiến hành hàng tháng trên cơ sở các chứng từ hạch toán lao động và các chính sách chế độ về lao động, trên l-ơng, bảo hiểm xã hội mà Nhà n-ớc đã ban hành và các chế độ khác thuộc quy định của doanh nghiệp trong khn khổ pháp luật cho phép.
Cơng việc tính l-ơng và trợ cấp bảo hiểm xã hội có thể đ-ợc giao cho nhân viên hạch toán ở các phân x-ởng tiến hành, phịng kế tốn phải kiểm tra lại tr-ớc khi thanh tốn. Hoặc cũng có thể tập trung thực hiện tại phòng kế tốn tồn bộ cơng việc tính l-ơng và trợ cấp bảo hiểm xã hội cho toàn doanh nghiệp.
Để phản ánh các khoản tiền l-ơng, tiền th-ởng, trợ cấp bảo hiểm xã hội phải trả cho từng cơng nhân viên, kế tốn sử dụng các chứng từ sau:
Bảng thanh toán tiền l-ơng (Mẫu số 02-LĐTL)
Bảng thanh toán tiền l-ơng là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền l-ơng phụ cấp cho ng-ời lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền l-ơng cho ng-ời lao động làm việc trong các đơn vị sản xuất kinh doanh đồng thời là căn cứ để thống kê về lao động tiền l-ơng. Trong bảng thanh tốn l-ơng cịn phản ánh các khoản nghỉ việc đ-ợc h-ởng l-ơng, số thuế thu nhập phải nộp và các khoản phải khấu trừ vào l-ơng.
Kế tốn căn cứ vào các chứng từ có liên quan để lập bảng thanh toán l-ơng, sau khi đ-ợc kế toán tr-ởng ký duyệt sẽ làm căn cứ để lập phiếu chi và phát l-ơng. Mỗi lần lĩnh l-ơng, ng-ời lao động phải trực tiếp ký vào cột ký nhận hoặc ng-ời nhận hộ phải ký thay. Sau khi thanh toán l-ơng, bảng thanh toán l-ơng đ-ợc l-u tại phịng kế tốn.
Bảng thanh toán bảo hiểm xã hội là chứng từ làm căn cứ tổng hợp và thanh toán bảo hiểm xã hội trả thay l-ơng cho ng-ời lao động, lập báo cáo quyết toán bảo hiểm xã hội với cơ quan quản lý bảo hiểm
Tuỳ thuộc vào số l-ợng ng-ời đ-ợc thanh toán trợ cấp bảo hiểm xã hội trả thay l-ơng trong tháng của đơn vị, kế tốn có thể lập bảng cho từng phịng ban, bộ phận ..... hoặc cho tồn đơn vị.
Cơ sở để lập b°ng n¯y l¯ “Phiếu nghỉ hưởng b°o hiểm x± hội” (Mẫu số 03-LĐTL) khi lập bảng phải phân ra chi tiết theo từng tr-ờng hợp nh- nghỉ ốm, nghỉ con ốm, nghỉ đẻ, sẩy thai, nghỉ tai nạn lao động.... Trong từng khoản phải phản ánh số ngày và số tiền trợ cấp trả thay l-ơng.
Các khoản phải nộp về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí cơng đồn, hàng tháng hoặc q doanh nghiệp có thể lập uỷ nhiệm chi để chuyển tiền hoặc chi tiền mặt để nộp cho cơ quản lý theo quy định.
Việc thực hiện chi trả tiền l-ơng th-ờng đ-ợc tiến hành vào nhiều thời gian nhất định trong tháng. Nếu quá thời gian quy định mà cịn có cơng nhân viên vì lý do nào đó ch-a đ-ợc nhận l-ơng, thủ quỹ phải nộp danh sách những công nhân viên ch-a nhận l-ơng, chuyển họ tên, đơn vị, bộ phận và số tiền của công nhân viên ch-a nhận l-ơng từ các bảng thanh toán tiền l-ơng sang bảng kê thanh tốn tiền l-ơng với cơng nhân viên ch-a nhận l-ơng, để trực tiếp theo dõi và phát l-ơng cho công nhân viên.
Đối với công nhân viên nghỉ phép hàng năm, theo chế độ quy định thì cơng nhân viên trong thời gian nghỉ phép đó vẫn đ-ợc h-ởng l-ơng đầy đủ nh- thời gian đi làm việc. Tiền l-ơng nghỉ phép phải đ-ợc tính vào chi phí sản xuất một cách hợp lý vì nó ảnh h-ởng đến giá thành sản phẩm. Nếu doanh nghiệp bố trí cho cơng nhân viên nghỉ phép đều đặn trong năm thì tiền l-ơng nghỉ phép đ-ợc tính trực tiếp vào chi phí sản xuất (nh- khi tính tiền l-ơng chính), nếu doanh nghiệp khơng bố trí đ-ợc cho cơng nhân viên nghỉ phép đều đặn trong năm, có tháng cơng nhân viên tập trung nghỉ nhiều, có tháng nghỉ ít hoặc khơng nghỉ, để đảm bảo cho giá thành không bị đột biến tiền l-ơng nghỉ phép của
cơng nhân viên đ-ợc tính vào chi phí sản xuất thơng qua ph-ơng pháp trích tr-ớc theo kế hoạch. Cuối năm sẽ tiến hành điều chỉnh số trích tr-ớc theo kế hoạch cho phù hợp với số thực tế tiền l-ơng nghỉ phép để phản ánh số thực tế chi phí tiền l-ơng vào chi phí sản xuất. Trích tr-ớc l-ơng nghỉ phép thực hiện đối với cơng nhân trực tiếp sản xuất.
Số trích tr-ớc theo kế hoạch tiền
l-ơng nghỉ phép của công sản xuất
trong tháng
=
Số tiền l-ơng chính phải trả cho công nhân sản xuất trong
tháng
x
Tỷ lệ trích tr-ớc theo kế hoạch tiền
l-ơng nghỉ phép của cơng nhân
sản xuất
Tỷ lệ trích tr-ớc theo kế hoạch tiền
l-ơng nghỉ phép của công nhân sản
xuất
=
Tổng số tiền l-ơng nghỉ phép phải trả cho công nhân sản xuất theo kế hoạch
trong năm
Tổng sơ tiền l-ơng chính phải trả cho cơng nhân sản xuất theo kế hoạch trong
năm
1.3.3 Hạch toán tổng hợp tiền l-ơng và các khoản trích theo l-ơng: Để theo dõi tình hình thanh tốn tiền l-ơng và các khoản khác với ng-ời lao động, tình hình trích lập, sử dụng quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn, tuỳ thuộc từng doanh nghiệp mà kế tốn có thể sử dụng các tài khoản sau:
Tài khoản 334: Phải trả cơng nhân viên Tài khoản 335: Chi phí phải trả
1.3.3.1.1 Kết cấu, nội dung phản ánh và ph-ơng pháp hạch toán kế toán một số hoạt động kinh tế chủ yếu:
1.3.3.1.1.1 Tài khoản phải trả công nhân viên:
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh tốn các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp xây lắp về tiền l-ơng, phụ cấp l-u động, tiền công, tiền th-ởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên (thuộc biên chế của doanh nghiệp) và tiền công phải trả cho lao động thuê ngoài.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản phải trả công nhân viên:
Bên Nợ:
Các khoản tiền l-ơng, phụ cấp l-u động, tiền công, tiền th-ởng, bảo hiểm xã hội và các khoản khác đã ứng, đã trả tr-ớc cho công nhân viên.
Các khoản khấu trừ vào tiền l-ơng, tiền công của công nhân viên.
Các khoản tiền công đã ứng tr-ớc, hoặc đã trả với lao động th ngồi.
Bên Có:
Các khoản tiền l-ơng, tiền công, tiền th-ởng, bảo hiểm xã hội và các khoản khác phải trả cho công nhân viên.
Các khoản tiền công phải trả cho lao động thuê ngồi. Số d- bên Có:
Các khoản tiền l-ơng, tiền công, tiền th-ởng và các khoản khác còn phải trả cho công nhân viên.
Tài khoản 334 có thể có số d- bên Nợ (trong tr-ờng hợp rất cá biệt), số d- bên Nợ tài khoản 334 (nếu có) phản ánh số tiền đã trả quá số phải trả về tiền l-ơng, tiền công, tiền th-ởng và các khoản khác cho công nhân viên.
Tài khoản 334 – Phải trả cơng nhân viên, có hai tài khoản cấp hai:
Tài khoản 3341 – Phải trả công nhân viên: Dùng để phản ánh các
khoản phải trả và tình hình thanh tốn các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp xây lắp về tiền l-ơng, l-ơng phụ, phụ cấp l-u động, tiền chi cho lao động nữ, tiền công, các khoản mang tính chất l-ơng, tiền th-ởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên (thuộc biên chế của doanh nghiệp).
Tài khoản 3342 – Phải trả lao động thuê ngoài: Dùng để phản
ánh các khoản phải trả và tình hình thanh tốn các khoản phải trả cho các lao động th ngồi khơng thuộc biên chế của doanh nghiệp xây lắp.
Ph-ơng pháp hạch toán kế toán một số hoạt động kinh tế
chủ yếu:
1-Thanh tốn với cơng nhân viên của doanh nghiệp:
1.1-Tính tiền l-ơng, phụ cấp l-ơng, phụ cấp l-u động, tiền công, tiền ăn giữa ca, tiền chi cho lao động nữ, các khoản mang tính chất tiền l-ơng theo qui định phải trả cho công nhân viên hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, sản xuất công nghiệp, lĩnh vực đầu t- xây dựng cơ bản, tuỳ thuộc vào lĩnh vực ngành nghề của từng doanh nghiệp mà kế tốn có thể ghi:
Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang Nợ TK 622 – Chi phí nhân cơng trực tiếp
Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi công (6231) Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung (6271)
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (6411)
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421) ..........
Có TK 334 – Phải trả cơng nhân viên (3341) 1.2-Tính tiền th-ởng phải trả cho công nhân viên, ghi: Nợ TK 431 – Quỹ khen th-ởng, phúc lợi
Có TK 334 – Phải trả cơng nhân viên (3341)
1.3-Tính khoản bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn,....) phải cho công nhân viên, ghi:
Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác
Có TK 334 – Phải trả cơng nhân viên (3341)
1.4-Tính số tiền l-ơng nghỉ phép thực tế trả cho công nhân viên, ghi:
Nợ các TK 623, 627, 641, 642 hoặc Nợ TK 335 – Chi phí phải trả
Có TK 334 – Phải trả cơng nhân viên (3341)
1.5-Các khoản phải khấu trừ vào l-ơng và thu nhập của công nhân viên nh- tiền tạm ứng, bảo hiểm y tế, tiền bồi th-ờng...., ghi:
Nợ TK 334 – Phải trả công nhân viên (3341) Có TK 141 – Tạm ứng, hoặc
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác, hoặc Có TK 138 – Phải thu khác
1.6-Tính thuế thu nhập của công nhân viên, ng-ời lao động phải nộp Nhà n-ớc, ghi:
Nợ TK 334 – Phải trả cơng nhân viên (3341)
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà n-ớc (3338)
1.7-Khi thực thanh toán các khoản tiền l-ơng, các khoản mang tính chất tiền l-ơng, tiền th-ởng và các khoản phải trả khác cho công nhân viên, ghi:
Nợ TK 334 – Phải trả cơng nhân viên Có TK 111 – Tiền mặt, hoặc Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng 2-Thanh toán với cơng nhân th ngồi:
2.1-Xác định tiền công phải trả đối với nhân công th ngồi, ghi: Nợ các TK 622, 623,....
Có TK 334 – Phải trả công nhân viên (3342)
2.2-Khi ứng tr-ớc hoặc thực thanh tốn tiền cơng phải trả cho nhân cơng th ngồi, ghi:
Nợ TK 334 – Phải trả cơng nhân viên (3342) Có các TK 111,112
1.3.3.1.1.2 Tài khoản chi phí phải trả:
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi đ-ợc ghi nhận là chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh trong kỳ nh-ng thực tế ch-a phát sinh mà sẽ phát sinh trong các kỳ sau.
Đ-ợc hạch tốn vào tài khoản này những chi phí thực tế phát sinh, nh-ng đ-ợc tính tr-ớc vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh kỳ
này cho các đối t-ợng chịu chi phí để đảm bảo khi chi phí phát sinh thực tế khơng gây đột biến cho chi phí sản xuất kinh doanh.
Về nguyên tắc hạch tốn khoản chi phí phải trả tính vào chi phí kinh doanh của kỳ hạch toán kế tốn phải tơn trọng sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí sản phẩm của kỳ kế tốn.
Thuộc loại chi phí phải trả gồm khoản liên quan đến cơng tác hạch tốn tiền l-ơng nh- trích tr-ớc chi phí tiền l-ơng phải trả cho cơng nhân sản xuất trong thời gian nghỉ phép.
1-Trích tr-ớc vào chi phí về tiền l-ơng nghỉ phép phải trả trong năm cho công nhân sản xuất, ghi:
Nợ TK 622 – Chi phí nhân cơng trực tiếp Nợ TK 623 – Chi phí sử dụng máy thi cơng Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Có TK 335 – Chi phí phải trả (3352)
2-Khi xác định tiền l-ơng nghỉ phép thực tế phải trả cho công nhân sản xuất, ghi:
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (3352)
Có TK 334 – Phải trả công nhân viên (3341)
3-Chi phí thực tế phát sinh trong thời gian ngừng sản xuất theo thời vụ, ghi:
Nợ TK 335 – Chi phí phải trả
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT đ-ợc khấu trừ (nếu có) Có TK 111 – Tiền mặt
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Có TK 331 – Phải trả cho ng-ời bán
1.3.3.1.1.3 Tài khoản phải trả, phải nộp khác:
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh tốn về các khoản phải trả, phải nộp ngoài nội dung phản ánh ở các tài khoản khác (từ tài khoản 331 đến tài khoản 336)
Nội dung và phạm vi phản ánh của tài khoản này có một số các nghiệp vụ liên quan đến hạch tốn tiền l-ơng nh- sau:
Tình hình trích và thanh tốn bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí cơng đồn
Các khoản khấu trừ vào tiền l-ơng và công nhân viên theo quyết định của tồ án (tiền ni con khi ly dị, con ngồi giá thú, lệ phí tồ án, các khoản thu hộ, đền bù,.....)
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản phải trả phải nộp khác
Bên nợ:
Bảo hiểm xã hội phải trả cho cơng nhân viên Kinh phí cơng đồn chi tại đơn vị
Số bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí cơng đồn đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí cơng đồn.
Các khoản đã trả và đã nộp khác
Bên có:
Trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí cơng đồn và chi phí sản xuất và kinh doanh.
Các khoản thanh tốn với cơng nhân viên về tiền nhà, điện n-ớc ở tập thể.
Trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế trừ vào l-ơng của công nhân viên.
Bảo hiểm xã hội và kinh phí cơng đồn v-ợt chi đ-ợc cấp bù Các khoản phải trả khác.
Số d- bên có
Số tiền cịn phải trả cịn phải nộp
Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí cơng đồn đã trích ch-a nộp đủ cho cơ quan quản lý hoặc số quỹ để lại cho đơn vị ch-a chi hết.
Tài khoản này có thể có số d- bên nợ phản ánh số đã trả, đã nộp nhiều hơn số phải trả, phải nộp hoặc số bảo hiểm xã hội và kinh phí cơng đồn v-ợt chi ch-a đ-ợc cấp bù.
Tài khoản này có sáu tài khoản cấp hai nh-ng trong đó có ba tài khoản liên quan tới việc hạch toán tiền l-ơng:
Tài khoản 3382- kinh phí cơng đồn: phản ánh tình hình trích và thanh tốn kinh phí cơng đồn ở đơn vị
Tài khoản 3383- bảo hiểm xã hội phản ánh tình hình trích và thanh tốn bảo hiểm xã hội của đơn vị
Tài khoản 3384- bảo hiểm y tế: phản ánh tình hình trích và thanh tốn bảo hiểm y tế theo quy định
Ph-ơng pháp hạch toán kế toán một số hoạt động kinh tế chủ yếu của tài khoản phải trả phải nộp khác
1- Hàng tháng trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí cơng đồn tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh và tài khoản liên quan, ghi:
Nợ TK334- phải trả công nhân viên (3341) (phần tính vào thu nhập cơng nhân viên theo quy định)
Nợ TK335- chi phí phải trả (phần đ-ợc phép tính vào chi phí) Nợ TK622- chi phí nhân cơng trực tiếp
Nợ TK627- chi phí sản xuất chung Nợ TK641- chi phí bán hàng
Nợ TK642- chi phí quản lý doanh nghiệp ....
Có TK338- phải trả phải nộp khác (3382, 3383, 3384)
Riêng đối với hoạt động sản xuất sản phẩm xây lắp, khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn, khơng hạch tốn