NGHIỆP HUYỆN QUẾ VÕ
1. Tình hình kế toán cho vay nói chung
Kế toán cho vay hộ sản xuất trong năm 2001 là 12.203 hộ bình quân dư nợ của mỗi hộ là 7,4 triệu đồng tăng so với 31/12/2001 là 1,9 triệu đồng/ hộ. Như vậy, công tác cho vay tại ngân hàng Quế Võ chủ yếu là cho vay hộ sản xuất, đây là hình thức ngân hàng cho vay được khách hàng chuyên dùng và phù hợp, hình thức ngân hàng cho vay này dùng chi phí sản xuất, thời hạn cho vay gắn với chu kỳ sản xuất lưu thông, áp dụng thời gian lưu vụ song thời gian kéo dài không quá 12 tháng đối với cho vay ngắn hạn, cho vay trung hạn và dài hạn từ 12 tháng đến dưới 5 năm, vốn cho vay dài hạn từ 5 năm trở lên.
Phải xác lập các hồ sơ, chứng từ cho vay một cách hợp lệ, đầy đủ, khoa học. Kiểm soát chứng từ trước khi phát tiền vay.
Hạch toán các khoản tiền vay kịp thời, chính xác trong quá trình sử dụng vốn này, từ khi giải ngân đến khi khoản vay được hoàn trả cả gốc và lãi.
Quản lý hồ sơ: Các chứng từ được sắp xếp bảo quản chặt chẽ và khoa học để đảm bảo thu hồi nợ kịp thời nhằm bảo vệ an toàn tài sản. Cuối tháng sao kê với sổ phụ phải khớp nhau.
Việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán cho vay diễn ra tốt thì việc đảm bảo về mặt pháp lý các khoản cho vay của ngân hàng càng tốt vì ngân hàng đều phải dựa vào các loại chứng từ hoạt động của kế toán cho vay, mọi liên giữa khách hàng và thu ngân về thu nợ, thu lãi cho khoản vay và căn cứ các chứng từ đó để ngân hàng xử lý những khoản vay không thực hiện đúng hợp đồng tín dụng trong đó các chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ.
2. Vấn đề lưu trữ hồ sơ của kế toán cho vay
Theo quy chế cho vay đối với khách hàng trong hệ thống NHNN và PTNN Việt Nam (Ban hành kèm theo quyết định số 72/QĐ - HĐQT - tín dụng ngày 31/3/2002 của chủ tịch hội đồng quản trị NHNo& PTNT Việt Nam).
Trong kế toán cho vay( phòng kế toán) lưu trữ hồ sơ, ngoài bộ hồ sơ kinh tế do phòng tín dụng giữ tất cả hồ sơ pháp lý hồ sơ cho vay vốn và các loại giấy tờ khác do phòng kế toán giữ việc lưu giũ theo danh mục hồ sơ được thực hiện trên máy tính.
Các giấy tờ đảm bảo tiền vay của khách hàng được lưu giữ tại kho theo chế độ quy định như đối với giấy tờ có giá.
Đối với khách hàng là hộ gia đình, các cá nhân mà không phải thực hiện thế chấp, bảo lãnh, cầm cố dùng sổ vay vốn thay hợp đồng tín dụng.
Khoản vay sau khi được ngân hàng ký duyệt cho vay thì bộ phận tín dụng chuyển hồ sơ cho bộ phận kế toán thực hiện các nghiệp vụ hạch toán.
Khi nhận được hồ sơ của cán bộ tín dụng chuyển đến cán bộ kế toán cho vay kiểm tra lại hồ sơ cho vay theo những danh mục quy định sau khi kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ. Đủ điều kiện kế toán tiến hành đăng ký sổ khế ước cho khách hàng vào sổ đăng ký khế ước. Sau đó kế toán viên phải gửi bản hợp đồng tín dụng cùng các giấy tờ có liên quan để làm căn cứ giải ngân.
Việc thực hiện tốt các quy định chung của ngân hàng về lưu trữ hồ sơ vay vốn của khách hàng giúp phòng kế toán cho vay tại ngân hàng huyện Quế Võ lưu trữ hồ sơ cho vay an toàn, hợp lý, khoa học.
3. Giai đoạn giải ngân
Việc giải ngân cho khách hàng được thực hiện sau khi cán bộ tín dụng đã đánh giá thẩm định dự án sản xuất kinh doanh của khách hàng có khả năng. Giao cho bộ phận kế toán khi đó bộ phận kế toán cho vay kiểm soát, đối chiếu đúng đủ theo danh mục hồ sơ cho vay, kiểm tra va quản lý theo quy định cho vay hiện hành, kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của bộ hồ sơ. Sau đó, căn cứ vào số tiền cho vay đã được ký kết kế toán lập chứng từ giải ngân theo quy trình giao dịch trực tiếp trên máy vi tính.
Số tiền trên chứng từ làm căn cứ cho kế toán giải ngân, hạch toán: Nợ: tài khoản cho vay thích hợp (của đơn vị hoặc cá nhân).
Có: tài khoản tiền mặt.
Đồng thời lập phiếu nhập tài khoản ngoại bảng “ tài khoản thế chấp cầm cố” nếu đơn vị vay có tài khoản cầm cố thế chấp.
Kế toán cho vay phải theo dõi và ghi chép trên hợp đồng tín dụng lấy chữ ký nhận tiền của khách hàng vay tiền.
Giao một liên hợp đồng tín dụng vay tiền cho khách hàng giữ, một liên kèm giấy tờ vay vốn lưu cùng bộ hồ sơ vay vốn tại bộ phận kế toán cho vay để theo dõi thu lãi hàng tháng và thu nợ.
Trong trường hợp khách hàng vay theo hạn mức tín dụng (nhận tiền vay nhiều lần trên một hợp đồng tín dụng, kể từ lần thứ hai giải ngân kế toán cho
vay phải kiểm tra đối chiếu tổng số tiền vay đã giải ngân các đợt không được vượt quá số tiền cho vay đã ký trên hợp đồng tín dụng”.
Trường hợp người nhận tiền vay không phải là người đứng tên trên hợp đồng tín dụng thì phải có giấy uỷ quyền hợp pháp của người đứng tên trên hợp đồng.